人事檔案管理在人力資源管理中的重要性探究

顧麗麗

摘 要：在人力資源管理中，員工的各種信息都匯集成為人事檔案，在整個(gè)人力資源管理中，人事檔案管理占有重要地位。高效的人事檔案管理能夠使事業(yè)單位及時(shí)了解員工的情況，從而充分開發(fā)與利用好人力資源。隨著人力資源管理理念的更新，如果事業(yè)單位不能夠及時(shí)提高人事檔案管理水平，那么勢必會(huì)阻礙單位人力資源管理水平的提高。在本文中，筆者采用辯證的視角來對人事檔案管理的重要性加以闡述，并提出優(yōu)化人事檔案管理的有關(guān)策略，對全面提高事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 事業(yè)單位

針對當(dāng)前事業(yè)單位的改革和發(fā)展來說，人力資源管理就是綜合各方面物力來有效地運(yùn)用人力，借助多種科學(xué)合理的手段來對人力資源進(jìn)行培訓(xùn)、組織與配置，從而使得其能夠?qū)崿F(xiàn)效能最大化。在此過程中，事業(yè)單位需要從人性的角度來控制、協(xié)調(diào)與引導(dǎo)員工的行為，使得員工的主觀能動(dòng)性能夠被充分調(diào)動(dòng)起來。從本質(zhì)上講，事業(yè)單位的人力資源管理就是對“人”進(jìn)行管理，其核心為“人”。人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理中的重要組成部分。其是企事業(yè)單位在進(jìn)行人事活動(dòng)的過程中而形成的，其為員工個(gè)人情況、工作情況等的記錄材料，具有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性。在人才選拔的過程中，人事檔案是最為重要的參考資料，其能夠反映出員工在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)的各種情況。從某種程度來講，人事檔案管理從屬于人力資源管理，人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要方面，也是為了有效進(jìn)行人力資源管理而采取的措施。因此，事業(yè)單位在優(yōu)化人力資源配置的過程中，要想充分發(fā)揮人力資源的價(jià)值，必須要積極完善人事檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)明確人事檔案的重要性，從多方面提升人事檔案管理的質(zhì)量水平。

一、人事檔案管理的重要價(jià)值

針對那些企業(yè)化的事業(yè)單位來說，隨著市場競爭的白熱化，其只有依賴人才能夠得到生存與發(fā)展。很多事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到人才的重要性，紛紛提高其人力資源管理水平。在人力資源管理中，人才的選拔成為重要工作。而人事檔案能夠反映出員工的各項(xiàng)信息，對于事業(yè)單位選拔人才、運(yùn)用人才具有重要意義?？梢哉f，人力資源管理與人事檔案管理之間存在著千絲萬縷的關(guān)系，密不可分。

1.給事業(yè)單位的人力資源開發(fā)提供可靠的數(shù)據(jù)支持。對于事業(yè)單位的人力資源管理者來說，通過人事檔案其能夠快速而全面地了解員工的人生軌跡。針對人事檔案內(nèi)的各種信息，相關(guān)工作人員可以進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，了解員工的過去，從而針對員工設(shè)計(jì)出更為科學(xué)的培養(yǎng)機(jī)制。事業(yè)單位能夠通過人事檔案獲得各種最有價(jià)值的信息，能夠有針對性地挖掘人才，減少人才埋沒或流失的情況出現(xiàn)，除此之外，事業(yè)單位借助人事檔案，能夠針對員工的優(yōu)缺點(diǎn)合理安排工作，揚(yáng)長避短，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的效益最大化。

2.促使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。事業(yè)單位通過人事檔案能夠全面而深入的了解員工，從而更為科學(xué)地來管理員工。通過人事檔案，有關(guān)部門能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息的共享，事業(yè)單位在配置各項(xiàng)資源的過程中能夠遵從人才的自身狀況，充分利用人才優(yōu)勢。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的培訓(xùn)工作更具有目的性，不僅快速提高員工的工作水平，還有效地節(jié)約了培訓(xùn)成本。除此之外，各項(xiàng)人員流動(dòng)工作也更加合理，員工的積極性能夠得到充分調(diào)動(dòng)，有助于事業(yè)單位適應(yīng)市場的變化和改革。

3.使得事業(yè)單位能夠科學(xué)地預(yù)測人力資源需求。對于事業(yè)單位來說，其內(nèi)部的組織狀況是直接影響人力資源需求的因素，因此在預(yù)測人力資源需求的過程中，必須從事業(yè)單位組織的內(nèi)部入手，只有這樣才能保證預(yù)測結(jié)果的準(zhǔn)確性。事業(yè)單位能夠通過人事檔案獲得大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分析，從而及時(shí)了解事業(yè)單位的人才需求，從而制定出科學(xué)而合理的人力資源計(jì)劃，為事業(yè)單位的發(fā)展提供人力資源保證。

二、人事檔案管理不到位的危害

1.檔案資料失真導(dǎo)致人力資源配置不科學(xué)。檔案最基本的特點(diǎn)為真實(shí)。如果檔案資料存在失真的問題，那么檔案資料的價(jià)值就會(huì)喪失，無法被利用。在現(xiàn)實(shí)工作中，信息不對稱的情況非常嚴(yán)重，從而致使檔案失真的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，比方說學(xué)歷造假、工作年限虛假等。這些不真實(shí)的材料都會(huì)使得管理人員難以有效地評估人力資源狀況，難以及時(shí)針對員工的變動(dòng)作出相應(yīng)的人力資源計(jì)劃，如招聘、解聘等計(jì)劃。事業(yè)單位無法科學(xué)的配置人力資源，人才難以被有效利用，最終會(huì)影響其長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.檔案信息過于分散或雷同，導(dǎo)致人力資源無法充分發(fā)揮作用。事業(yè)單位人事檔案要想發(fā)揮作用，前提是其具有真實(shí)性，能夠客觀而全面地體現(xiàn)出員工的具體情況。然而，在實(shí)際工作中大多數(shù)的人事檔案都非常單一，內(nèi)容不夠具體，過于抽象，難以反映出員工的個(gè)體特征。這種情況下，事業(yè)單位難以充分了解員工的情況，在選用人才的時(shí)候，人事檔案無法發(fā)揮參考作用。最終，員工的晉升與選拔都缺乏科學(xué)性，事業(yè)單位不僅要蒙受經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)導(dǎo)致員工的積極性下降，甚至出現(xiàn)人才大規(guī)模流失的情況出現(xiàn)，危及事業(yè)單位的穩(wěn)定性。

3.人事檔案管理水平低下，制約了人力資源管理效率。對于事業(yè)單位員工來說，人事檔案材料相對陳舊，其記錄了其過往的方方面面。但是在現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位并不過分關(guān)注員工的過往情況，很少會(huì)對員工材料展開二次審核，而員工最新的檔案僅僅停留在程式層面，難以有效反映出員工最近的工作狀況。在這種情況下，事業(yè)單位人力資源管理部門將難以從這些人事檔案信息中獲得有價(jià)值的內(nèi)容，人事檔案資料的價(jià)值喪失。隨著事業(yè)單位員工流動(dòng)性的增強(qiáng)，單位難以查閱員工的個(gè)人檔案，人事檔案缺乏時(shí)效性，不但浪費(fèi)了單位的大量精力，還嚴(yán)重制約了事業(yè)單位人力資源管理水平的提高，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)定。

三、完善事業(yè)單位人事檔案管理的有關(guān)策略

在當(dāng)前社會(huì)中，越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到人力資源管理的重要性，基于此，事業(yè)單位要想提高人力資源管理水平，必須重視人事檔案管理，積極提高認(rèn)識(shí)檔案管理水平。

一是事業(yè)單位應(yīng)不斷優(yōu)化人事檔案管理，只有這樣，人事檔案才具有真實(shí)性，并且能夠動(dòng)態(tài)地反映出事業(yè)單位人力資源的具體狀況。在管理人事檔案時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)從自身發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境出發(fā)，積極改良各種規(guī)章制度，使得其人事管理機(jī)制始終符合自身發(fā)展的需要。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律要求，積極完善相應(yīng)的規(guī)章制度，使得人事檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與法制化。在此過程中，事業(yè)單位應(yīng)格外重視人事檔案材料登記與傳遞機(jī)制的完善。人事檔案中的有關(guān)內(nèi)容應(yīng)做到動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，從而使得人力資源管理部門能夠迅速而準(zhǔn)確的獲得員工的各項(xiàng)情況，從而全面提高檔案管理的效率。

二是全面提升認(rèn)識(shí)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平與職業(yè)道德水平。要想做好認(rèn)識(shí)檔案管理工作，相關(guān)工作人員必須具備較高的工作組織。針對此，事業(yè)單位應(yīng)針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力與道德水準(zhǔn)。事業(yè)單位也可以采用外聘的方式，聘用專業(yè)的檔案管理人員，使得各項(xiàng)工作更為規(guī)范。由于檔案管理的特殊性，相關(guān)工作人員不僅需要具備工作技能，還需要具備良好的道德水準(zhǔn)，能夠做好保密工作。除此之外，檔案管理人員自身也需要不斷學(xué)習(xí)，從而適應(yīng)人事檔案管理的發(fā)展需要。

四、結(jié)語

人事檔案是事業(yè)單位充分了解員工過往的重要路徑，是開展人力資源管理的重要基礎(chǔ)。人事檔案管理水平直接關(guān)系到人力資源管理水平，對事業(yè)單位的人力資源開發(fā)工作具有重要意義。因此，事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作，積極采取多種措施保障人事檔案的真實(shí)性，使得人事檔案能夠?yàn)槠淙肆Y源管理服務(wù)。

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