淺議規(guī)范檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

羅思云

摘 要：近年來(lái)，隨著改革開(kāi)放的不斷深入，我國(guó)無(wú)論是社會(huì)經(jīng)濟(jì)還是科學(xué)技術(shù)都得到了迅速發(fā)展，各行各業(yè)都取得了巨大的進(jìn)步。我國(guó)政府一直以來(lái)都十分注重現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，并出臺(tái)了一系列政策大力扶持現(xiàn)代企業(yè)。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作中，檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，因?yàn)闄n案記錄著企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及管理過(guò)程中所有具有價(jià)值的歷史信息，是企業(yè)積累的重要財(cái)富。可以說(shuō)，檔案管理的成效直接關(guān)系著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。本文主要針對(duì)檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)代企業(yè)機(jī)制

檔案資料是真實(shí)收錄企業(yè)各個(gè)層面信息的資源材料。既反映企業(yè)過(guò)去的行走步伐，更對(duì)其未來(lái)的發(fā)展方向提供借鑒。但是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，對(duì)企業(yè)管理的各方面要求都越來(lái)越高，如果管理水平落后，模式傳統(tǒng)、保守，就會(huì)跟不上市場(chǎng)的腳步，從而影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)，制約企業(yè)的發(fā)展速度。所以在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)企業(yè)管理提出新要求的背景下，檔案管理也必須掙脫傳統(tǒng)的束縛，跟上信息化的潮流，力求規(guī)范化、專業(yè)化。事實(shí)上，許多企業(yè)已經(jīng)在這方面有所嘗試，積極改革檔案管理機(jī)制，引用先進(jìn)管理的系統(tǒng)，挖掘?qū)I(yè)人才，但是總體上看還不夠規(guī)范，還需要繼續(xù)在實(shí)踐中不斷完善，不斷學(xué)習(xí)。

一、企業(yè)檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)行機(jī)制

（一）檔案既采用集中管理，又配合采用分散管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)代替計(jì)劃經(jīng)濟(jì)后，我國(guó)企業(yè)的檔案管理已經(jīng)不再單一采用集中管理模式，而是采取了部門(mén)自主分散管理自己具體事務(wù)檔案，自主保存、利用，同時(shí)由企業(yè)一級(jí)管理層統(tǒng)一收檔、存檔的形式。這種形式有利于各部門(mén)對(duì)具體事務(wù)的管理與把控，權(quán)責(zé)清晰，可以借助檔案自主規(guī)劃部門(mén)發(fā)展方案，且能夠準(zhǔn)確衡量本部門(mén)的業(yè)績(jī)水平。

（二）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)一體化統(tǒng)籌管理檔案。如今，網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)已經(jīng)普及，現(xiàn)代企業(yè)一般都采用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，或者找專門(mén)的軟件開(kāi)發(fā)公司為自己設(shè)計(jì)特色的檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的收錄與整合。電子檔案代替紙質(zhì)文件是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)代企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)各類檔案的資源整合與處理，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間資源信息的快捷交流與互動(dòng)分享。

（三）企業(yè)檔案資料越來(lái)越要求記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案所使用的名詞術(shù)語(yǔ)、著錄、代碼代號(hào)、標(biāo)引語(yǔ)言乃至于檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化。這些標(biāo)準(zhǔn)化的要求，可以對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長(zhǎng)期性保存。

二、檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性及作用

任何企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，都會(huì)留下很多歷史信息，這些歷史信息體現(xiàn)著企業(yè)歷來(lái)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及管理等情況，是企業(yè)積累的重要財(cái)富，而檔案的作用正是真實(shí)地記錄和反映這些歷史信息。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，其在發(fā)展過(guò)程中同樣會(huì)留下很多歷史信息，所以其信息財(cái)富更加寶貴和具有價(jià)值。因此，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)工作，其對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著非常深遠(yuǎn)的影響。特別是一些省級(jí)重點(diǎn)企業(yè)，其發(fā)展過(guò)程往往并非獨(dú)立的，而是與本市的發(fā)展息息相關(guān)、一脈相承的，并且發(fā)展過(guò)程也相對(duì)坎坷，大多都?xì)v經(jīng)過(guò)幾次社會(huì)和市場(chǎng)變革，攀上過(guò)高峰也跌落過(guò)谷底，而這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)都是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)。當(dāng)現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中遇到瓶頸和阻礙時(shí)，一般企業(yè)管理人首先想到的就是查閱檔案中以往類似情況的記載，然后根據(jù)當(dāng)時(shí)的解決方式并結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際情況來(lái)探討有效的解決方法，檔案在這其中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)性作用，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和隱患

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。隨著我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的整體業(yè)績(jī)發(fā)展，檔案管理工作也取得了一定的進(jìn)步，但較現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的其他各項(xiàng)工作而言，檔案管理工作仍舊是比較落后的，這其中最主要的一個(gè)問(wèn)題就是很多現(xiàn)代企業(yè)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視。一些現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人都存在著這樣一個(gè)誤區(qū)：只重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理，認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作。這種誤區(qū)導(dǎo)致了這些企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)非常不嚴(yán)謹(jǐn)，甚至只是敷衍了事，并且企業(yè)內(nèi)用于進(jìn)行檔案管理的經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所及人員等也得不到保障，管理效率自然也較低。

（二）檔案管理人員及人員素質(zhì)不高。由于檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和機(jī)密性都較強(qiáng)的工作，所以負(fù)責(zé)管理檔案資料的人員也必須是專業(yè)的管理人員。不過(guò)，就目前實(shí)際情況來(lái)看，很多現(xiàn)代企業(yè)只一味追求人員效益，在招聘員工之時(shí)更加注重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員的招聘，而導(dǎo)致檔案管理人員配置不足，有些大型現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)甚至都沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理人員，而是由其他相關(guān)崗位的員工來(lái)兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作。人員配置的不足造成了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作效率的低下，非專業(yè)性的檔案管理人員既沒(méi)有過(guò)多時(shí)間也沒(méi)有過(guò)多精力去鉆研各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，自然也難以適應(yīng)檔案管理工作的需求。

（三）檔案管理制度落后。企業(yè)的檔案管理制度還不夠健

全，一些重要的檔案分散在各部門(mén)、各子公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。

（四）檔案管理設(shè)備陳舊。目前，我國(guó)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理建設(shè)投入尚遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這導(dǎo)致了其檔案管理設(shè)備比較陳舊，管理手段也相對(duì)落后。有些企業(yè)一直還在采用手工編輯、檢索的方式來(lái)管理檔案資料，而沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理軟件。這導(dǎo)致了一些重要的檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔整理，且在記錄過(guò)程中容易出現(xiàn)許多人工疏漏或錯(cuò)誤，致使檔案資料收集不完整、不真實(shí)。

四、檔案管理規(guī)范化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

（一）檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)人員管理的重要性。說(shuō)到檔案管理，企業(yè)的人事檔案首當(dāng)其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業(yè)人員的詳細(xì)信息，包括員工的自然情況、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景等。企業(yè)用人必須要依據(jù)人事檔案提供的基本信息來(lái)衡量人才所適應(yīng)的工作崗位。人才是企業(yè)良性發(fā)展的基石，而檔案管理是發(fā)掘人才、開(kāi)發(fā)人才的基石。沒(méi)有一套規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)將會(huì)極大的限制企業(yè)發(fā)展，降低市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也會(huì)流失已有的人才，給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。千金買骨可能會(huì)引來(lái)人才但是不一定會(huì)留住人才。有著規(guī)范的、優(yōu)異的、有發(fā)展的檔案管理 模式的企業(yè)才是一個(gè)有吸引力的企業(yè)。

（二）檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)財(cái)政管理的重要性。規(guī)范化的檔案管理可以集中整合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況軌跡，為企業(yè)高層管理者提供企業(yè)業(yè)務(wù)分析的依據(jù)，從而有利于科學(xué)規(guī)劃企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，規(guī)范化的財(cái)政管理下，企業(yè)每一筆財(cái)務(wù)賬目都分門(mén)別類、清楚明確，可以減少財(cái)務(wù)糾紛，挺高工作效率，有利于企業(yè)的制度化管理，同時(shí)又對(duì)外樹(shù)立了企業(yè)良好的形象。

（三）檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性。從企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展角度看，規(guī)范化的檔案管理有利于企業(yè)管理層更加及時(shí)、全面的掌握和分析企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況，以便抓住時(shí)機(jī)調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)策略，做出科學(xué)的判斷。企業(yè)檔案雖然記錄的是企業(yè)過(guò)去的運(yùn)營(yíng)資料，但卻是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的依據(jù)。它在很大程度上決定著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、對(duì)持續(xù)提高企業(yè)的管理效率具有深遠(yuǎn)影響。所以，為了企業(yè)自身的長(zhǎng)足發(fā)展，使它在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更加具有不敗的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，必須做好檔案的規(guī)范化管理。

結(jié)語(yǔ)：面對(duì)不斷變化的社會(huì)形勢(shì)，所有企業(yè)都在尋找符合自身特點(diǎn)的發(fā)展之路。檔案管理雖然只是企業(yè)管理的一個(gè)部分，不是影響企業(yè)生死存亡的直接因素，但在一定程度上卻起著關(guān)鍵性作用。企業(yè)應(yīng)該充分重視起檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，并積極采取措施適應(yīng)時(shí)代潮流。這樣才能夠更大程度的享受到檔案管理為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的效益。

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