別小瞧特種設(shè)備的檔案管理

■文/呂亞林

別小瞧特種設(shè)備的檔案管理

■文/呂亞林

隨著社會的進(jìn)步和工業(yè)化水平的提升，特種設(shè)備日益增多，特種設(shè)備的檔案管理和利用也越來越重要。所謂特種設(shè)備檔案是指各種特種設(shè)備，如鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)、場內(nèi)機(jī)動車在投入使用前及整個使用過程的全部歷史記錄。它是各單位特種設(shè)備管理工作的重要組成部分。特種設(shè)備管理對各單位的管理經(jīng)營、安全生產(chǎn)、群眾的生命財產(chǎn)安全的保障起著重要的作用，其安全運行，關(guān)系到企業(yè)的效益和發(fā)展，關(guān)系到人民群眾的生命財產(chǎn)安全。為加強(qiáng)對特種設(shè)備的管理，確保安全生產(chǎn)，國家頒發(fā)了《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》，各地也制定了相關(guān)規(guī)范和辦法，加強(qiáng)特種設(shè)備的管理。特種設(shè)備檔案管理是特種設(shè)備管理的重要手段，也就是必須配備了特種設(shè)備檔案專門管理人員，通過對特種設(shè)備檔案管理，有效地加強(qiáng)了特種設(shè)備的綜合管理，防止了重大安全事故，保障了人民群眾的財產(chǎn)安全。

特種設(shè)備檔案包括設(shè)備購進(jìn)檔案和設(shè)備檢驗、維修檔案。平時工作中，要較為重視建立和整理設(shè)備購進(jìn)檔案，如何把設(shè)備的需求、論證、驗收、檢測、運行、維修等情況真實地反映在設(shè)備檔案中，需要我們進(jìn)一步建立、健全和完善特種設(shè)備檔案管理工作。在設(shè)備檔案具體管理工作中，通過特種設(shè)備檔案定期和不定期的檢測報告，特種設(shè)備質(zhì)量、運行狀況和檢測維修情況，使特種設(shè)備檔案管理真正地融入設(shè)備購進(jìn)、安全使用全部過程，最大限度地發(fā)揮特種設(shè)備檔案在服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的積極作用。

制定特種設(shè)備檔案管理制度

特種設(shè)備的高效有序管理離不開規(guī)范完善的規(guī)章制度，為此，我們結(jié)合特種設(shè)備使用管理，制定配套的特種設(shè)備檔案管理規(guī)章制度：

一是明確特種設(shè)備檔案應(yīng)收集歸檔的基本內(nèi)容，使檔案收集齊全完整。特種設(shè)備檔案內(nèi)容包括：設(shè)備全套圖紙，產(chǎn)品出廠合格證書、質(zhì)量證明書，安裝和使用證明書，強(qiáng)度計算書等技術(shù)資料，省或市勞動部門簽發(fā)的使用證、檢驗報告和審批意見等。

二是檔案人員要參加特種設(shè)備安裝總體竣工驗收，要深入了解特種設(shè)備安裝及設(shè)備實體分布情況，要求施工單位按檔案歸檔要求，提供齊全的設(shè)備技術(shù)資料，否則不予驗收結(jié)算。通過制度規(guī)范和經(jīng)濟(jì)約束，確保了特種設(shè)備檔案收集工作的順利進(jìn)行。

三是要向本單位各部門宣貫管理制度，設(shè)定兼職檔案員，定期移交特種設(shè)備檔案，以達(dá)到及時匯總歸案，防止檔案遺失。

四是要明確規(guī)定特種設(shè)備管理的直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并把特種設(shè)備的管理納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的考核、獎懲內(nèi)容。

五是要明確規(guī)定，特種設(shè)備管理人員有協(xié)助檔案管理人員搞好特種設(shè)備運行狀況的登記和保管好檔案資料的責(zé)任。技術(shù)管理人員在進(jìn)行安全檢查的同時，注意將每臺在用特種設(shè)備進(jìn)行編號登記，及時記錄反饋設(shè)備運行情況。

六是檔案專管人員要采取運態(tài)管理的方式，建立健全設(shè)備檢修記錄、改造記錄、每年的檢驗鑒定記錄等，以不斷充實特種設(shè)備檔案內(nèi)容。實現(xiàn)檔案資料運轉(zhuǎn)設(shè)備的真實對應(yīng)，真正使特種設(shè)備檔案為特種設(shè)備使用、檢修提供準(zhǔn)確依據(jù)。

提高特種設(shè)備檔案利用效率

特種設(shè)備檔案在企業(yè)的管理經(jīng)營中利用率很高，每次的定期監(jiān)督檢驗，日常維護(hù)保養(yǎng)等都要參考相關(guān)檔案資料。為了提高利用效率，在檔案管理中，要把特種設(shè)備檔案提取出來，單獨組卷、分類、編號，形成條目，系統(tǒng)排列。根據(jù)特種設(shè)備檔案資料匯編特種設(shè)備檔案專題目錄，并將目錄下發(fā)給特種設(shè)備管理人員、生產(chǎn)技術(shù)人員共同檢索、查閱，使他們利用檔案資料，及時處理潛在隱患，提高運行設(shè)備的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生產(chǎn)生活秩序。

發(fā)揮特種設(shè)備檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)功能

特種設(shè)備檔案是以“購置、驗收、使用、定期和不定期檢驗、維修、報廢”等方面為基本內(nèi)容整理和建檔的。特種設(shè)備檔案管理的積極作用在于發(fā)揮它的有效監(jiān)督指導(dǎo)功能，變存放在檔案柜里的“死”檔案為走出檔案柜的“活”檔案，直接為生產(chǎn)服務(wù)。

設(shè)備檔案一般分為，特種設(shè)備臺購置臺賬、特種設(shè)備監(jiān)督檢驗部門定期檢驗記錄、特種設(shè)備的維修記錄。特種設(shè)備在實際的使用過程中，最先反映在設(shè)備狀況的是設(shè)備日常運行狀況的記錄，因此要編制設(shè)備日常運行記錄表格，讓特種設(shè)備使用管理部門每天交接班時登記設(shè)備運行狀況，檔案員定期收集整理歸檔，為特種設(shè)備正常運行提供可靠、有用的依據(jù)。設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，通過查閱設(shè)備日常運行記錄檔案，根據(jù)設(shè)備運行過程中的數(shù)據(jù)變化情況，查找原因采取有效的方法及時排除故障。因此特種設(shè)備檔案管理對設(shè)備安全運行發(fā)揮有效的監(jiān)督指導(dǎo)作用。

特種設(shè)備的正常運行是企業(yè)安全生產(chǎn)，社會和諧穩(wěn)定，人民健康生活的保障，而特種設(shè)備檔案對特種設(shè)備有重要的指導(dǎo)監(jiān)督意義，因此，做好特種設(shè)備檔案的管理工作是檔案工作者的重要職責(zé)和光榮的使命，愿廣大的檔案工作者繼續(xù)為做好特種設(shè)備檔案工作而努力。

（作者單位：山東省煙臺市特種設(shè)備檢驗研究院）