郭艷龍

摘 要：檔案管理目前的硬件、軟件都非常落后，急需要更新這些物質(zhì)設(shè)施設(shè)備，但僅僅解決這些基礎(chǔ)建筑、硬件投入也是不夠的，還要解決要思想觀念、人才培養(yǎng)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等這些因素，只有綜合協(xié)調(diào)發(fā)展，才能推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，才能發(fā)揮檔案在工作中的積極作用，發(fā)揮出其價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化

一、檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前社會(huì)中，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)較為膚淺，檔案的意識(shí)很淡薄，一般認(rèn)為閑余人員才會(huì)被安排到檔案室工作，其中一些單位領(lǐng)導(dǎo)亦不重視檔案工作，有的單位甚至沒有單獨(dú)的檔案室，這些因素，嚴(yán)重影響了檔案管理的進(jìn)程。

（二）現(xiàn)代化的人才不足。人才的優(yōu)良配置才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員不僅要掌握嫻熟的檔案專業(yè)知識(shí)，而且需要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和軟件應(yīng)用的能力。從現(xiàn)在檔案管理人員現(xiàn)狀看，無論是政府部門、事業(yè)單位、企業(yè)等都不能達(dá)到專業(yè)檔案管理人員的水平，大多停留在收發(fā)文件，有些甚至不懂計(jì)算機(jī)知識(shí)。

（三）檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。目前的檔案管理只停留在較低的層次。有些單位沒有固定的檔案室和專門的檔案柜，檔案資料雜亂無章地堆放一個(gè)柜子里。有些單位基本沒有專門的檔案人員，檔案由單位辦公室分屬管理，只在辦公室里設(shè)幾個(gè)柜子來存放檔案資料，這些硬件設(shè)備的滯后原因，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（四）檔案基礎(chǔ)工作太差。只有建立在規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上的檔案管理才能保障檔案的查閱便利性、價(jià)值性。許多單位檔案管理并未按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來操作，導(dǎo)致了檔案嚴(yán)重浪費(fèi)。

（五）檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高。檔案管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，是由各個(gè)方面的因素相互制約均衡影響的。需要各個(gè)不同的部門、各級(jí)各層的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的共同重視，只有相互協(xié)調(diào)，以總體目標(biāo)為指導(dǎo)，共同合作。

（六）檔案資料利用不夠。許多檔案管理人員從思想上同樣認(rèn)識(shí)不到檔案的價(jià)值。認(rèn)為檔案管理就是按時(shí)收發(fā)，然后存放在固定的盒子里就是自己的工作。而長(zhǎng)期以來，檔案管理又被政府所邊緣化，每年投入的預(yù)算經(jīng)費(fèi)少之又少，只能保證檔案管理工作的最低水平甚至有些無經(jīng)費(fèi)預(yù)算。導(dǎo)致了很多檔案室連臺(tái)電腦都沒有。檔案的二次開發(fā)利用無從談起。

二、檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

（一）必須更新檔案管理觀念。觀念即思想認(rèn)識(shí)，只有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，真正從思想上重視檔案工作。才能促進(jìn)檔案目前現(xiàn)狀的轉(zhuǎn)變，只有改變傳統(tǒng)根深蒂固的檔案無用的思想，才能建起檔案現(xiàn)代的的高樓大廈。檔案工作人員要鼓起信心，立足本職，認(rèn)識(shí)到自身價(jià)值所在，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)的工作模式，不等不靠，主動(dòng)出擊。

（二）加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。對(duì)于人才，一方面是引進(jìn)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的對(duì)口專業(yè)人才，不僅具有吃苦耐勞、甘于清貧、立志于檔案事業(yè)的優(yōu)良品質(zhì)。另一方面還具有較好的專業(yè)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、寫作知識(shí)。

（三）加快硬件設(shè)施建設(shè)實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)現(xiàn)代化。檔案管理首先要解決硬件上的差距，要加快檔案硬件設(shè)備的投入力度，配備工作開展相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。

（四）重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理必須以是《國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》為指導(dǎo)，在相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下開展工作，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是建立檔案最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

（五）正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。首先是認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到手工操作與現(xiàn)代化管理之間并不是矛盾關(guān)系，也不是替代關(guān)系，而是相互促進(jìn)和互相補(bǔ)充的關(guān)系。只有兩者的互相彌補(bǔ)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。才能發(fā)揮出最大的功效。

（六）檔案利用現(xiàn)代化。檔案管理的價(jià)值歸根結(jié)底在于利用。檔案管理信息化在當(dāng)前信息環(huán)境下，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式為用戶提供便利的服務(wù)。檔案的二次開發(fā)已成為目前的重點(diǎn)，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，用戶可不必到實(shí)地，就可查閱到自己權(quán)限內(nèi)可看的資料。而檔案管理員也必須要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。積極的開展好工作，利用網(wǎng)絡(luò)不斷向用戶提供可靠的資源，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。它將真正使使檔案由封閉走向開放，由有限走向無限。將為社會(huì)各界提供最快、最新、最準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時(shí)檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認(rèn)識(shí)檔案的一個(gè)窗口，提高檔案的社會(huì)透明度和知名度，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。可見檔案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。

綜上所述，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，而各級(jí)檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，注重開發(fā)適合我國(guó)檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品，并且面對(duì)21世紀(jì)高科技和信息技術(shù)革命帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，相信檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)指日可待。