創(chuàng)建一流學生助理團隊 共促高校與學生雙贏
——西安石油大學就業(yè)指導中心學生助理管理的實踐探索

張帆 孟松演 尚高峰 王立偉 (西安石油大學 陜西西安 710061）

創(chuàng)建一流學生助理團隊 共促高校與學生雙贏
——西安石油大學就業(yè)指導中心學生助理管理的實踐探索

張帆 孟松演 尚高峰 王立偉 (西安石油大學 陜西西安 710061）

高校職能處室部門引進學生助理能充分發(fā)揮學生在學校學生工作中的主體作用，提高學校教學管理、學生工作管理和畢業(yè)生就業(yè)工作。本文對西安石油大學就業(yè)指導中心實施學生助理制度進行了研究探索，主要分析了就業(yè)指導中心對學生助理招聘、管理和培訓的具體措施，同時積極探索如何更好的搭建統(tǒng)一管理平臺、規(guī)范學生助理管理制度。并結合工作實際提出意見，以完善學生助理團隊建設，引導大學生以學生助理的身份參與高校管理工作、從事輔助性工作，實現(xiàn)學校和學生個人成長發(fā)展的雙贏。

學生助理；管理；培訓

現(xiàn)今高校教育、管理與服務工作已經(jīng)不再只是強調“管理”，而是堅持 “管理與服務并重”的理念，將“為學生服務”作為工作的中心指導思想。同時，大學生在完成學習任務以外，渴望得到更多的學習、工作和實踐鍛煉機會。同時，高校擴招致使教學管理人員不足。高校就業(yè)指導中心作為負責全校畢業(yè)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)指導、教育、服務等工作的職能部門，面對全校畢業(yè)生的就業(yè)創(chuàng)業(yè)教育、招聘活動組織開展、畢業(yè)生派遣改派事務的工作，專職人員相對不足的情況也越發(fā)明顯。因此，引進學生助理參與部分輔助性工作顯得尤為重要。

一、西安石油大學就業(yè)指導中心引進助理的目的和意義

學生助理，屬于秘書行業(yè)的一種。不同院校有不同定義，但內涵大致相同。他們是專門幫助某位老師進行日常工作的助理，具有從屬性；他們的基本工作都是協(xié)助老師打理日常事務，還要接觸廣泛的學生，具有服務性；在實踐工作中能力范圍的事情還能提出一些建議，具有參謀性。學生助理還有一個最大的特點，他們首先是學生，以上課學習為主業(yè)，在課余時間到辦公室協(xié)助老師處理相關工作，這也是學生助理和專業(yè)助理的最大區(qū)別。[1]

1.引進學生助理，有助于提高就業(yè)日常工作效率

以西安石油大學為例，就業(yè)指導中心現(xiàn)共有助理29名，分別來自學校5個院系，三個年級。正是因為就業(yè)指導中心工作的強度、工作內容的多樣性、工作精細化程度高使得就業(yè)指導中心的學生助理成為工作中不可或缺的成員。學生助理可以協(xié)助處理辦公室的日常事務，解決一些程序性、條例性的問題，如，教室申請、材料蓋章，往屆畢業(yè)生報到證補辦、改派登記，文件收發(fā)登記、參與組織校園宣講招聘會、場地申請、協(xié)助用人單位的面試工作等。學生助理的參與大大提升了就業(yè)指導中心辦公績效，教師可以將更多工作重心放在拓展就業(yè)市場，提高畢業(yè)生整體就業(yè)質量以及業(yè)務學術研究等工作上。

2.引進學生助理，有利于就業(yè)指導中心服務質量和精細化程度的提升

學生助理的引進不僅將工作效率大幅度提升，服務質量也更加優(yōu)質，尤其提升了工作精細化程度。助理分工明確，業(yè)務熟練，精準化程度高，將紛繁復雜的日常工作通過分工變得井井有條。

3.引進學生助理，有利于增強學生個人綜合能力

通過長期的學生助理工作實踐，學生具備了良好的政治素養(yǎng)和自律能力，能夠自覺地嚴格要求自己，時刻反思自己的工作，不斷進步。處理就業(yè)指導中心的日常事務工作，可以讓學生積累實踐經(jīng)驗，培養(yǎng)學生的動手能力、觀察能力、自主能力、探究能力以及團隊協(xié)作能力。就業(yè)指導中心的學生助理作為用人單位了解學校學生的一個窗口，學生會自動自發(fā)的嚴于律己，以禮待人，以身作則。辦公室各類事務看似簡單，但要做的井井有條，還需要非常認真的學習與探索，溝通協(xié)調能力、事務處理能力、公文寫作能力的鍛煉，都為助理以后的個人發(fā)展提供了有力砝碼。

4.學生助理勤工儉學，適應社會提供良好機會

學生助理制度在一定程度上解決了家庭經(jīng)濟困難學生的生活壓力，我校學生助理報酬為100元/月。家庭經(jīng)濟困難的學生，存在與社會接觸機會較少、缺乏與人溝通交流、社會基本常識和生活經(jīng)驗匱乏等問題，其溝通能力、適應社會的能力、對事物的理解能力等各項能力急待提高。通過學生助理制度可以讓他們在工作中接觸和學會使用為完成某項工作而必須掌握的各種儀器、設備，通過工作幫助他們逐漸走進社會，進而引導他們不斷改變自己的不足，提高溝通、理解能力，有效增強團隊合作能力和樹立開創(chuàng)大好未來的信心。

二、就業(yè)指導中心助理聘用與管理制度建設

1.就業(yè)指導中心助理聘用

就業(yè)指導中心助理聘用本著公正公平公開的原則，在全校范圍內公開招募、學生自薦或者老師、輔導員推薦申請加入就業(yè)指導中心。就業(yè)指導中心助理招募流程如下：

就業(yè)指導中心助理招募條件：一是品學兼優(yōu)，通過CET-4。良好的學習成績代表了助理的學習能力，同時起到模范帶頭的作用。二是工作能力強，有責任心。助理工作內容多為流程性工作，但工作精細化程度高，，要求耐心、細心地完成，要求對助理工作有強烈的責任心。三是具有良好的服務意識及溝通表達能力。助理的工作性質決定了其在工作中要經(jīng)常與人溝通，因而出色的人際溝通能力是必備素質之一。在窗口性的工作中，正確理解來訪者來意、正確表達解決辦法是這項工作圓滿解決的關鍵，如進行簡單政策的咨詢、答疑等。四是熟悉office辦公軟件操作。辦公室工作經(jīng)常會有各類文件排版、編寫，電子表格的處理、數(shù)據(jù)的運算管理、統(tǒng)計以及制作幻燈片用于用人單位宣講等其他活動，要求助理能較熟練掌握辦公軟件操作。五是有較強的組織紀律和積極進取的態(tài)度。助理隊伍同時存在穩(wěn)定性和流動性，較強的組織紀律有利于隊伍的管理。一名學生擔任學生助理的基本出發(fā)點源于對這份工作的興趣和積極進取的態(tài)度，這也是在日后的工作中其能夠較好完成任務的基本保證。通過初步面試的助理登記備案，實習期結束后進行考核，通過考核的助理正式加入就業(yè)指導中心學生助理團隊。

2.就業(yè)指導中心助理培訓與管理

無規(guī)矩不能成方圓，就業(yè)指導中心建立了嚴明的制度保障團隊良好運行。實踐出真知，在歷屆助理對工作中出現(xiàn)問題的總結與不斷反思中，就業(yè)指導中心助理團隊建立了各種比較完備和人性化的制度，如《培訓制度》、《值班制度》、《梯隊建設制度》、《招聘制度》、《工作交接班制度》、《文件收發(fā)制度》、《單位聯(lián)系記錄制度》等，逐漸形成了一套完備助理體系，利于助理學習與管理。

（1）培訓制度

在助理不斷實踐過程中，我校就業(yè)指導中心助理培訓制度已經(jīng)逐漸趨于完善。經(jīng)過幾年的探索，就業(yè)指導中心專門組織人員歷時兩個多月編纂了《就業(yè)指導中心助理手冊》，將學生助理日常工作匯編成文，便訂成冊，共計。每屆助理修訂完善以便更好地指導和開展新助理培訓。新助理工作培訓分為：

通過培訓制度使每位助理熟悉就業(yè)指導中心工作內容，掌握了每類工作的處理方法，同時經(jīng)過理論學習又通過實際操作，使每位新助理快速融入辦公室的工作和生活中。

在經(jīng)過一段時間培訓和實習之后，進行考核。考核內容為書面試卷和上機操作，書面試卷以《就業(yè)指導中心助理手冊》的內容為主，上機操作主要考察其后臺信息發(fā)布、郵件處理、辦公設備操作等。考核通過方可成為就業(yè)指導中心助理。

表1 就業(yè)指導中心工作分類

（2）值班制度

就業(yè)指導中心助理值班合理分配其課余時間，值班人員的分配遵循以老帶新的原則，即每次安排老助理與新助理共同值班，老助理幫助新助理快速學習。每位助理必須嚴格遵守值班表值班，并有請假銷假制度。工作時間外及周末值班采取自愿措施，助理可根據(jù)自身情況選擇值班，以便為廣大學生提供更好更便利的服務。

通過值班制度可以更好地增強助理們的責任心與團隊合作能力。在值班的過程中，“您好，請問”、“不客氣”、“謝謝”等看似很簡單的文明禮貌用語經(jīng)過大量的重復操作，在不經(jīng)意間就會提高助理們的溝通表達能力與細心耐心。經(jīng)過實習期的歷練，助學生助理理對工作會自行產(chǎn)生目標，從原來的“等任務”到現(xiàn)在的主動“找任務”，完全自動自發(fā)，一點一滴的成長使得助理對就業(yè)指導中心產(chǎn)生一種歸屬感。

（3）學生助理梯隊建設

梯隊式隊伍建設的基本思想是由大一到大四的學生構成整個團隊。比例大約為1:2:3:4，在這個助理團隊中，大三大四為核心骨干助理，大一大二作為培養(yǎng)儲備對象。在大四的助理畢業(yè)前就會招募一批新的助理，以保證新老助理順利交接。招收新助理后，依據(jù)培訓制度培訓新助理，老助理協(xié)助并指導新助理學習有關就業(yè)指導中心相關工作，通過一個月實習期的學習后最終考核確認通過助理人數(shù)。

在平時管理工作中，就業(yè)指導中心以“團”與“家”的核心管理思想管理助理。即30人之多的助理組成一個完整的隊伍，利用制度的規(guī)范和團隊意識的培養(yǎng)真正地把這個團隊凝聚在一起,成為一個真正的團體。從辦公室助理團隊成立之初就將團隊理念貫徹到每個細節(jié)之中，通過助理們對每一項工作的處理，使每個人的能力充分展示的同時能最大化的為團隊做出貢獻，讓每個學生都能體現(xiàn)個人價值，讓每個人都感受到團隊的力量。

三、學生助理團隊建設的思考與建議

1.規(guī)范學生助理管理制度，提高培訓制度化、精細化程度

目前，很多高校部門沒有建立相對健全的學生助理管理制度，對于學生助理的管理比較松散，常見有些助理不遵守班組紀律，不請假不銷假，抱著多一事不如少一事的消極心態(tài)不按時上崗值班等現(xiàn)象。因此，高校相關部門有責任規(guī)范學生助理管理制度，加強學生助理的制度化管理和執(zhí)行，能夠提升學生助理所在部門的工作效率及其組織和管理能力。學生對于學生助理的培訓應該注重規(guī)劃培訓內容和培訓方式，以使得培訓制度化。如果條件允許，可以定期請專業(yè)老師對負責相應工作的學生助理進行專業(yè)技能的精細化培訓，來幫助其更好的投入工作，更好地服務師生。

2.學生助理待遇偏低，建議支付薪酬方式多樣化

引進學生助理，既可以滿足全校師生的需求，學校又因此節(jié)省了很大一部分的人力開支。在大部分高校里，學生助理在整個工作過程中付出較多，在保證助理自身學習任務的同時，還要為學校的各個部門付出自己的時間與精力，而所得薪酬偏低。以我校為例，就業(yè)指導中心現(xiàn)階段有29名學生助理，每人每月的補助是100元，由學校勤工儉學部發(fā)放到每位助理的校園卡內。建議學校相關部門提高助理薪酬待遇，進一步鼓勵和激發(fā)學生助理的工作積極性。除了固定補助之外，學?？梢詫⒅Ц缎匠甑姆绞阶兊亩鄻踊瑢τ诠ぷ鲀?yōu)秀的學生助理提供類似獎學金的獎勵等。

3.建議學校搭建統(tǒng)一管理招聘助理平臺

建立一個統(tǒng)一管理招聘助理平臺，校內所有部門助理招聘的信息都由該平臺統(tǒng)一發(fā)布，有意向的學生可以通過該平臺獲得完整的、最新的、準確的信息。有學生助理需求的學校職能部門還可根據(jù)需要發(fā)布招募信息以擴大招募對象。據(jù)調研，國內已經(jīng)有部分高校在學生助理管理工作中走在前列，例如北京大學早在1997年就成立了“北京大學助理學校”選撥和培養(yǎng)學生助理才與學校日常工作。助理受聘后，自動編入學生助理學校，學生助理學校掛靠學生工作部。筆者認為這種統(tǒng)一管理平臺值得借鑒學習，并在高校中推行，以擴大學生助理參與學校管理與服務工作的覆蓋面，系統(tǒng)建立學生助理制度。

[1]王準、羅曉花、權瀟潔.高校學生助理工作及其對個體的影響[J].青春歲月，2013(14):180-180.

[2]王瑋、李亞薇、張藝山.完善學生助理制度 促進高校與學生雙贏[J].北京教育(德育)，2012，(06):34-35.

[3]彭芳.積極發(fā)揮高校企業(yè)優(yōu)勢 為學生提供多功能勤工儉學崗位[J].吉林廣播電視大學學報，2012，(8):103-107.

10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.12.106