淺析人防檔案管理工作思路

摘要：人防檔案主要包括人民防空戰(zhàn)備建設(shè)和管理工作過程中形成的重要記錄，包括文字、音像等形式的文件資料。

關(guān)鍵詞：人防 檔案管理 問題 對策

一、人防檔案管理工作存在的主要問題

目前，人防檔案管理工作主要存在“散、亂、閑”等問題?！吧ⅰ笔侵笝n案信息分散。檔案信息都分散在各個部門，沒有集中整合起來，那么檔案的整體效應(yīng)就不存在了，也就沒有了綜合作用?！皝y”是指檔案管理工作不系統(tǒng)、不規(guī)范，造成檔案信息的不完整?！伴e”是指檔案利用率較低，很多檔案收集起來，分類歸檔后就束之高閣，無人問津，那么檔案的作用也就無從體現(xiàn)。

（一）管理不規(guī)范

檔案管理不規(guī)范造成檔案工作很難有效開展，很難發(fā)揮自身的作用。例如，很多地區(qū)對檔案的分類、案卷題名、卷內(nèi)目錄、文件編號和保管年限等的規(guī)定都是不統(tǒng)一的，甚至有些人對單位最基本的檔案管理要求都沒有達到，這樣不規(guī)范、不標準的檔案管理，勢必會造成檔案無法有效銜接和聯(lián)合，對今后的檢索引用和利用都是極大的阻礙。

（二）利用率不高

人防檔案利用率不高，是由多種原因造成的，主要有：一是人防部門有很多工作是涉密的，因此，很多檔案需要保密存檔，就使人們都存在重管理保護，而輕視了檔案利用；二是檔案整理開發(fā)工作進行不到位，很多檔案直接分類歸檔，沒有進行后期的開發(fā)整理，沒有深入挖掘檔案信息的潛能，使檔案的作用沒有完全發(fā)揮出來，從而影響檔案的利用率。

（三）管理手段落后

人防檔案管理工作主要是對人防檔案進行征集、收集，然后對收集到的檔案進行分類、立卷，接下來就是保管、保護，最后就是開發(fā)利用。隨著社會的發(fā)展，城市建設(shè)不斷擴大，人防檔案資料也不斷增多，無論是種類還是數(shù)量都越來越龐大，用傳統(tǒng)的檔案管理手段，已經(jīng)完全不能適應(yīng)現(xiàn)階段檔案工作的發(fā)展，嚴重影響了檔案應(yīng)有的作用。

（四）重視程度不夠

很多地區(qū)對人防檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致很多地區(qū)的人防檔案基本都存在各個部門中，也沒有進行統(tǒng)一的歸檔整理，只是將重要的文件留存起來，甚至都留存在個人手中，并沒有專門的檔案管理部門進行專業(yè)的管理和開發(fā)。

二、解決對策

解決人防檔案管理中的問題，一定要轉(zhuǎn)變思想，提高人們的意識，充分認識檔案管理工作的重要意義和重要作用，同時要規(guī)范檔案管理工作，加強對檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。另外，要不斷更新工作人員的知識，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段進行檔案管理，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（一）規(guī)范管理

人防檔案的作用是創(chuàng)造各種滿足人們對人防工程檔案利用的要求，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時、有效的方式提供人防檔案服務(wù)。為此，就需要進一步推進人防檔案的標準化和現(xiàn)代化管理。地方檔案部門和人防部門可以聯(lián)合檔案專業(yè)研究機構(gòu)，按照人防工程檔案的主要特點、案卷分類、管理方法及現(xiàn)階段檔案管理模式，對人防檔案的標準化工作進行研究，推動檔案保管的規(guī)范化和標準化。

（二）構(gòu)建檔案收集網(wǎng)絡(luò)

針對檔案“散”的狀況，需要構(gòu)建完整的檔案收集網(wǎng)絡(luò)。首先，要設(shè)立專門的檔案管理部門，其次，每個部門都應(yīng)該委派一個人兼職做檔案收集員，負責(zé)本部門檔案的收集，然后檔案管理員經(jīng)常與各個部門的檔案收集員聯(lián)系，以便及時完整地收集到檔案資料。

（三）加大宣傳，提高重視程度

在本單位要進行檔案管理工作重要性和重要意義的宣傳，可以通過各種形式進行宣傳，包括舉辦競賽、講座，發(fā)放資料，開相關(guān)會議等，通過各種豐富多彩的形式，將檔案管理工作深入到每個工作人員的內(nèi)心，提高他們對檔案管理工作的重視程度，從而使檔案管理工作順利開展起來，進一步為人防工作的發(fā)展保駕護航。

（四）提高利用率

為了提高檔案利用率，我們需要從以下幾個方面加強工作：一是要對檔案的秘密等級進行嚴格劃分，對保密級別較高的文件做好歸檔保管，對于保密級別較低或者不需保密的進行合理的分類歸檔和利用，同時嚴格遵守保密時限，對于解除保密的文件及時進行歸檔和利用；二是對檔案要進行合理的開發(fā)，總結(jié)出有用的信息，及時提供給相關(guān)部門作參考，從而提高檔案的利用效率。

（五）加大投入，完善管理手段

利用現(xiàn)代化管理手段進行檔案管理，已經(jīng)勢在必行，因此，需要加大投入，完善檔案部門的信息化建設(shè)，使檔案管理工作從收集整理到開發(fā)利用全程實現(xiàn)信息化，從而提高檔案管理工作的效率和準確性。同時，也要對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，包括計算機的使用和信息技術(shù)的應(yīng)用，使之能夠熟練掌握信息化技術(shù)管理手段，適應(yīng)新時期檔案管理工作。

（作者簡介：王曉輝，男，?？疲质」鲙X市人民防空辦公室，助理館員，研究方向：人防指揮，信息，通信，檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）