探究現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

龐麗

（國網(wǎng)重慶江津區(qū)供電有限責(zé)任公司 重慶市江津區(qū) 402260）

探究現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

龐麗

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作為電力企業(yè)的綜合管理部門，辦公室擔(dān)負(fù)著促進(jìn)企業(yè)上下級進(jìn)行良好溝通的橋梁作用，因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善有必要被重視起來。本文中，筆者依次介紹了現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)在含義、重要意義和存在的問題，最后提出了對現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善的措施。

現(xiàn)代電力企業(yè)；辦公室管理工作；優(yōu)化；完善

電力資源是人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡哪茉粗?，電力因此成為我國基礎(chǔ)的、具有壟斷性質(zhì)的重要產(chǎn)業(yè)，而電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展也變得格外重要。作為電力企業(yè)的綜合管理部門，辦公室擔(dān)負(fù)著促進(jìn)企業(yè)上下級進(jìn)行良好溝通的橋梁作用，因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善有必要被重視起來。

1 現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)在含義

辦公室管理工作在現(xiàn)代電力企業(yè)中充當(dāng)重要角色。辦公室管理可以被理解為一種決策能力，包括對企業(yè)運(yùn)營相關(guān)工作的安排和問題的處理。另外，其也是決策的執(zhí)行者，通過實(shí)踐企業(yè)運(yùn)營計劃，來完成對企業(yè)的監(jiān)控和管理。這樣一個過程，可以保證現(xiàn)代電力企業(yè)的科學(xué)有效運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，在現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室中，工作人員作為信息的傳遞者，維護(hù)著企業(yè)各個部門的通力合作。也就是說，只有現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室的管理工作做到位，企業(yè)才能夠穩(wěn)定運(yùn)行，這就是現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)在含義。

2 現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

2.1 現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作有利于各部門之間的信息交流

現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室工作對于調(diào)度企業(yè)的運(yùn)營、決策和管理具有不可替代的重要作用，對企業(yè)和人員進(jìn)行管理，對相關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，針對領(lǐng)導(dǎo)和員工做好服務(wù)，是辦公室管理工作人員的基本職能，這一過程中辦公室需要做到的是將上級領(lǐng)導(dǎo)的決策及時地傳達(dá)給下級的相關(guān)工作人員，同時將員工提出的問題和需求反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)著溝通橋梁的作用。而有關(guān)的決策和信息經(jīng)過辦公室的傳達(dá)和轉(zhuǎn)述，就形成了領(lǐng)導(dǎo)與員工的較為直接的、對等的溝通，有利于企業(yè)的統(tǒng)一管理。

2.2 現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作有利于促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)

企業(yè)文化是一個現(xiàn)代電力企業(yè)的軟實(shí)力，代表的是企業(yè)的精神追求，是由企業(yè)的價值觀、信念等組成的一種特有的文化形象。企業(yè)文化對于企業(yè)的發(fā)展非常重要，它是企業(yè)的靈魂，是推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的不竭動力。企業(yè)文化在激發(fā)員工的使命感、凝聚員工的歸屬感、加強(qiáng)員工的責(zé)任感、賦予員工榮譽(yù)感、實(shí)現(xiàn)員工的成就感上具有重大的推動作用。而關(guān)于企業(yè)文化的建設(shè)，辦公室管理工作肩負(fù)重要職責(zé)。辦公室管理人員是最貼近企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的特殊所在，在與雙方進(jìn)行溝通的時候，其可以對企業(yè)的發(fā)展、精神、價值觀等有深刻了解，這有利于企業(yè)及時解決企業(yè)文化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，也可以將企業(yè)文化的閃光點(diǎn)推廣至企業(yè)的每個角落，這非常有利于企業(yè)的良好發(fā)展。

3 現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

3.1 管理制度不健全

對辦公室管理人員進(jìn)行約束的一個重要方式就是管理制度的設(shè)立，良好的管理制度不但能夠保障辦公室管理工作的規(guī)范進(jìn)行，而且也可以在很大程度上提高辦公室管理人員的工作效率。但是，目前現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理制度普遍不夠完善，如此帶來的嚴(yán)重后果就是，辦公室管理人員的工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，隨意性很高，有的甚至將辦公室當(dāng)成了娛樂休閑場所，打游戲、上網(wǎng)購物、聊天的現(xiàn)象屢見不鮮，這對于辦公室管理工作的良好開展造成了極大的阻礙。

3.2 服務(wù)層次不夠高

目前，在現(xiàn)代電力企業(yè)中，辦公室管理工作人員主動性差、服務(wù)意識不強(qiáng)的現(xiàn)象廣泛存在。這些人員在日常的工作中，只是機(jī)械地完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作，時常抱著得過且過的態(tài)度，不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)。而且，他們在工作過程中喜歡避重就輕，對于較為輕便的事務(wù)工作比較重視，而但凡遇到審查信息等繁瑣的工作，就敷衍了事甚至直接忽略。這直接導(dǎo)致管理人員不能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工提供深層次的服務(wù)，服務(wù)效果也比較差，造成工作目標(biāo)難以達(dá)成而影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.3 管理人員專業(yè)水平不夠高

實(shí)際工作中，管理人員的專業(yè)水平直接影響到辦公室管理工作的質(zhì)量，尤其是在現(xiàn)代電力企業(yè)中，人的主觀性對于辦公室管理工作的影響非常大。然而，目前在現(xiàn)代電力企業(yè)中，辦公室管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，他們大多數(shù)都沒有經(jīng)過專業(yè)的教育或者培訓(xùn)，管理知識欠缺，專業(yè)水平較低，對于企業(yè)發(fā)生的問題，很難在第一時間給予解決。另外，一些辦公室管理人員的團(tuán)隊意識也比較差，不具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，因而給辦公室管理工作帶來比較大的漏洞。

4 對現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善的措施

4.1 完善現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理制度

完善的現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理制度對于提高辦公室管理人員的工作效率和工作質(zhì)量非常重要，因此，在實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)該依據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，量身定制一套適用于本企業(yè)和諧發(fā)展的完善的辦公室管理制度。辦公室管理制度的制定，一定要做到：一方面對辦公室管理工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范，另一方面也要利于現(xiàn)代電力企業(yè)文化的建設(shè)。同時，在制度建立完成后，一定要注意嚴(yán)格執(zhí)行，保障管理制度的每一條標(biāo)準(zhǔn)都落實(shí)到對辦公室人員的日常管理過程中，這樣才能實(shí)現(xiàn)對其的規(guī)范化管理，從根本上解決辦公室管理工作人員工作態(tài)度散漫，工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的現(xiàn)狀。

4.2 提高現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理人員的工作主動性

現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的工作范圍之廣，工作內(nèi)容之繁雜決定了相關(guān)工作人員的工作難度，在繁重復(fù)雜的工作中，工作人員很難保持持續(xù)的主動性和積極性，為了改善這樣的狀況，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有必要采取一定的措施來提升這些人員的工作熱情。具體地，可以通過宣傳教育等方式，讓辦公室管理工作人員意識到自己所擔(dān)負(fù)的工作的重要性，增強(qiáng)他們完成工作的責(zé)任感。另外，也可以設(shè)立一定的獎懲措施，如對于工作完成度高的工作人員，可以予以一定的物質(zhì)或者精神上的獎勵，鼓勵其繼續(xù)積極地投入到工作中去；對于工作懶散的工作人員，可以首先進(jìn)行批評警告，當(dāng)這一手段還是收不到成效，就可以進(jìn)行一定程度的懲罰，讓其意識到怠慢工作將帶來嚴(yán)重后果。

4.3 增強(qiáng)現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理人員的協(xié)調(diào)能力

辦公室管理工作的職能就是負(fù)責(zé)企業(yè)上上下下信息的傳遞和交流，這對辦公室管理工作人員的協(xié)調(diào)能力提出了要求。在日常的工作中，辦公室管理工作人員的主要工作內(nèi)容是對其他部門的工作以及工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，與他人進(jìn)行交流是必要的工作方式，因此增強(qiáng)現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理人員的協(xié)調(diào)能力非常重要。在日常的管理中，現(xiàn)代電力企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有意識地督促辦公室管理人員注重企業(yè)各種資料的搜集和積累，注重及時了解其他部門和員工的工作狀態(tài)，一旦出現(xiàn)需要協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)該采取中立的態(tài)度，站在雙方的角度考慮問題，處理問題不偏不倚，善于傾聽不同的聲音，以和善謙遜的態(tài)度解決問題。

4.4 創(chuàng)建良好的辦公室環(huán)境

一個優(yōu)良的工作環(huán)境往往能起到促進(jìn)企業(yè)員工增強(qiáng)工作積極性的作用，而和諧穩(wěn)定的辦公環(huán)境本身就是現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作所必需的，因此創(chuàng)建一個良好穩(wěn)定的辦公環(huán)境非常重要。關(guān)于現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理環(huán)境的創(chuàng)建，企業(yè)一定要從“以人為本”出發(fā)，充分考慮每一位辦公室管理人員的需求和生活狀況，力爭讓每一名工作人員都能感受到辦公室環(huán)境有家一般的溫暖，以此來促進(jìn)辦公室管理工作人員在工作過程中保持一個良好的心態(tài)。

4.5 提高現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理人員的專業(yè)技能

要想提高現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，提高辦公室管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。因此，現(xiàn)代電力企業(yè)應(yīng)該依據(jù)公司的辦公室管理工作人員的實(shí)際情況，定期開展一些有針對性的培訓(xùn)或者教育活動，聘請一些專家或者教授親臨企業(yè)，為員工解決在實(shí)際工作中遇到的各種問題。同時，也要培養(yǎng)員工自我學(xué)習(xí)的主動性，因為教育和培訓(xùn)往往要占據(jù)大量的時間，占用工作時間，將導(dǎo)致企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)；占用員工的休息時間，則會引起員工的抱怨之聲，而一旦員工將一些日常的碎片時間良好利用起來，也一樣會達(dá)到提高自身專業(yè)技能的目的，因而具有重要意義。

5 結(jié)束語

綜上所述，為了保障現(xiàn)代電力企業(yè)的良好健康發(fā)展，辦公室管理工作就一定要被重視起來。作為現(xiàn)代電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，一定要具備及時發(fā)現(xiàn)辦公室管理工作漏洞的能力，并能夠采取一定的措施予以妥善解決；作為現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作人員，一定要充分意識到本職工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，懂得從自身出發(fā)，不斷提高自身的工作積極性和工作能力，進(jìn)而達(dá)到幫助所在企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

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