淺談項(xiàng)目管理對(duì)招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度控制的一些認(rèn)識(shí)

國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司　王勛

河北豐寧抽水蓄能有限公司　何穎珊

淺談項(xiàng)目管理對(duì)招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度控制的一些認(rèn)識(shí)

國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司王勛

河北豐寧抽水蓄能有限公司何穎珊

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，招標(biāo)采購(gòu)已逐漸成為一種主流采購(gòu)方式，被廣泛地應(yīng)用在多種行業(yè)、多種領(lǐng)域以及國(guó)際合作項(xiàng)目中，其作用已成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。招?biāo)采購(gòu)是采購(gòu)管理中一種重要的采購(gòu)方式，是項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié)，具有唯一性、一次性、周期性等屬性，因此，可以利用項(xiàng)目管理的知識(shí)進(jìn)行分析，采用項(xiàng)目的管理方式進(jìn)行管控。本文運(yùn)用項(xiàng)目管理的知識(shí)，結(jié)合公司特點(diǎn)分析招標(biāo)采購(gòu)流程中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，深入分析招標(biāo)采購(gòu)中的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)可能影響招標(biāo)的時(shí)間因素和質(zhì)量因素進(jìn)行挖掘，優(yōu)化公司招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理工作，形成管理制度的閉環(huán)管理，為同類(lèi)型的項(xiàng)目采購(gòu)提供借鑒和參考。

采購(gòu) 項(xiàng)目管理 工期

1　新源公司介紹及相關(guān)概述

1.1公司概況

國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“新源公司”）每年至少開(kāi)工建設(shè)兩個(gè)工程項(xiàng)目，動(dòng)態(tài)投資達(dá)幾十億元，建設(shè)周期6～10年。新源公司籌建期和基建期單位均面臨或涉及大量的前期調(diào)研、設(shè)計(jì)監(jiān)理、土石開(kāi)挖、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、調(diào)試、運(yùn)營(yíng)管理等各類(lèi)活動(dòng)。新源公司根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目分解，將相同或類(lèi)似的項(xiàng)目按照批次進(jìn)行分類(lèi)，統(tǒng)一組織招標(biāo)或者非招標(biāo)形式的采購(gòu)活動(dòng)。招標(biāo)采購(gòu)時(shí)間從4個(gè)月到5年不等。本文重點(diǎn)內(nèi)容是介紹招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的任務(wù)分解、項(xiàng)目進(jìn)度管理的分析。

1.2研究對(duì)象

結(jié)合招標(biāo)實(shí)際情況，新源公司按計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，招標(biāo)采購(gòu)與非招標(biāo)采購(gòu)均需主要完成以下任務(wù)。（1）啟動(dòng)階段：綜合計(jì)劃編制與調(diào)整，表述編制及審查，招標(biāo)準(zhǔn)備工作。（2）規(guī)劃階段：開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)備工作、工期、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)設(shè)定。（3）實(shí)施階段：開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)工作、工期、質(zhì)量、成本風(fēng)險(xiǎn)控制。（4）收尾階段：完成評(píng)標(biāo)任務(wù)，與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判和簽訂、退還保證金，招標(biāo)采購(gòu)后開(kāi)展分析評(píng)估工作。

1.3采購(gòu)理論綜述

采購(gòu)是指商品流通過(guò)程中，政府、企事業(yè)單位及個(gè)人為獲取商品，對(duì)獲取商品的渠道、方式、質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間等進(jìn)行預(yù)測(cè)、抉擇，把貨幣資金轉(zhuǎn)化為商品的交易過(guò)程［1］。

1.4項(xiàng)目管理理論概述

項(xiàng)目管理（Project Management）就是把知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目各項(xiàng)工作之中，滿(mǎn)足或超過(guò)項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的要求和期望［2］。

1.5招標(biāo)采購(gòu)與項(xiàng)目管理的關(guān)系

招標(biāo)采購(gòu)工作具有項(xiàng)目的屬性，招標(biāo)采購(gòu)工作本身就具有一般項(xiàng)目的特征，即特定目標(biāo)的唯一性，臨時(shí)的一次性，漸進(jìn)并逐漸完善的周期性。完成一次招標(biāo)采購(gòu)任務(wù)也同樣涉及綜合、范圍、時(shí)間、質(zhì)量、費(fèi)用、人力資源管理、溝通、風(fēng)險(xiǎn)，甚至也包括資源采購(gòu)各方面的管理任務(wù)。

2　公司招標(biāo)采購(gòu)的現(xiàn)狀

隨著新源公司跨步式發(fā)展，每年新源公司新增項(xiàng)目2～3家，年動(dòng)態(tài)投資數(shù)十億元，加上以前的運(yùn)營(yíng)單位，新源公司招標(biāo)工作體現(xiàn)出以下特點(diǎn)。

2.1項(xiàng)目明顯增多

每個(gè)新建項(xiàng)目開(kāi)始施工建設(shè)，需要開(kāi)展設(shè)計(jì)、監(jiān)理、基建、設(shè)備等幾個(gè)主體標(biāo)段的招標(biāo)工作。而生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)單位主要是生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備檢修、后勤維護(hù)的招標(biāo)工作較多。根據(jù)不同的招標(biāo)需求，合理安排相應(yīng)批次的招標(biāo)時(shí)間，保障項(xiàng)目順利開(kāi)展。

2.2招標(biāo)時(shí)間把握不是很理想

由于國(guó)內(nèi)開(kāi)展招標(biāo)范圍剛剛擴(kuò)大，許多以前不招標(biāo)的項(xiàng)目已經(jīng)納入招標(biāo)范圍。而各個(gè)供應(yīng)商水平參差不齊，市場(chǎng)信息不對(duì)稱(chēng)、資質(zhì)要求不同，造成許多廠商未能正確投標(biāo)，或者通過(guò)資質(zhì)審核的廠商不足3家，造成流標(biāo)、廢標(biāo)、二次招標(biāo)現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，一般招標(biāo)項(xiàng)目從編制標(biāo)書(shū)到合同簽訂一般在125天左右，一旦發(fā)生流標(biāo)、廢標(biāo)情況，項(xiàng)目工期將相應(yīng)延長(zhǎng)一個(gè)月甚至幾年。

3　招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)度管理

從工期目標(biāo)來(lái)看，新源招標(biāo)項(xiàng)目時(shí)間跨度較長(zhǎng)，其結(jié)果對(duì)工程后期建設(shè)有著決定性的影響。因此，按期完成招標(biāo)項(xiàng)目，保障招標(biāo)工作順利進(jìn)行，確定招標(biāo)結(jié)果成功，且招標(biāo)結(jié)果滿(mǎn)足業(yè)主特殊要求是招標(biāo)項(xiàng)目必須達(dá)到的，合理的估算和安排招標(biāo)進(jìn)度是確保招標(biāo)工程按期完成的前提保證。

3.1招標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)間的估算

國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司的招標(biāo)采購(gòu)管理，技術(shù)支持人員和項(xiàng)目經(jīng)理利用豐富的知識(shí)，采取專(zhuān)家判斷法與類(lèi)比估計(jì)法對(duì)招標(biāo)時(shí)間進(jìn)行估算。經(jīng)過(guò)研究探討，得出時(shí)間估算結(jié)果如下。

招標(biāo)準(zhǔn)備工作，估算工期為45天，主要內(nèi)容是確定招標(biāo)計(jì)劃。招標(biāo)工作，工期30天，招標(biāo)代理公司根據(jù)招標(biāo)準(zhǔn)備工作開(kāi)展相關(guān)工作，編制招標(biāo)文件；開(kāi)標(biāo)與評(píng)標(biāo)工作，工期6天，根據(jù)招標(biāo)情況決定開(kāi)標(biāo)；定標(biāo)與備案，工期14天，新源公司根據(jù)推薦定標(biāo)并留檔備案；合同簽訂，工期30天，項(xiàng)目公司；與供應(yīng)商談判簽訂合同。上述工作就是項(xiàng)目的主要工作任務(wù)，具有前后的連續(xù)性，其他工作均穿插在相關(guān)工作之中。新源公司的招標(biāo)采購(gòu)流程一般需要經(jīng)歷125天，因此，務(wù)必要提前做好項(xiàng)目準(zhǔn)備工作。

針對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)控制主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的立項(xiàng)與劃分、標(biāo)書(shū)文件編制、審定時(shí)間、標(biāo)書(shū)文件發(fā)標(biāo)時(shí)間、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)時(shí)間的確定以及合同談判時(shí)間的掌握。

3.2項(xiàng)目工期進(jìn)度目標(biāo)分解

在項(xiàng)目工期目標(biāo)的控制上，除了建立工期控制總目標(biāo)以外，還要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，對(duì)工期目標(biāo)深入分解，設(shè)定短期目標(biāo)，在項(xiàng)目實(shí)施中分別控制。我們將招標(biāo)過(guò)程分為招標(biāo)文件編制、審查流程、招標(biāo)公告發(fā)布流程、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家管理流程、開(kāi)標(biāo)流程、評(píng)標(biāo)流程、定標(biāo)流程及評(píng)標(biāo)結(jié)果發(fā)布流程，共7大流程20項(xiàng)工作任務(wù)，通過(guò)工作分解結(jié)構(gòu)，我們分析出招標(biāo)項(xiàng)目是一個(gè)典型的按照子項(xiàng)目劃分的結(jié)構(gòu)，因此，我們將項(xiàng)目工期進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行分解，可以按照子項(xiàng)目設(shè)立分目標(biāo)的方式進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，我們將每個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分解，明細(xì)情況如下。

第一步：編制招標(biāo)計(jì)劃（15天），編制招標(biāo)文件（30天），編制標(biāo)底或限價(jià)（5天）。

第二步：發(fā)布招標(biāo)公告（或邀請(qǐng)招標(biāo)）（1天），開(kāi)展資格預(yù)審（4天），確定資格預(yù)審（2天），招標(biāo)文件發(fā)售（7天），投標(biāo)準(zhǔn)備會(huì)（2天）。

第三步：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)（2天），開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)備（2天）、開(kāi)標(biāo)（1天）、評(píng)標(biāo)（5天）、評(píng)標(biāo)報(bào)告（1天）。

第四步：招標(biāo)情況報(bào)告（7天）、中標(biāo)候選人公示（7天）、中標(biāo)通知書(shū)（30天）。

第五步：編制合同文件（20天）、協(xié)助合同談判（5天）、合同備案（2天）、投標(biāo)與履約保證金（10天）。

通過(guò)上述管理，我們將招標(biāo)總工期分解到每一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)中，明確了工期進(jìn)度要求，安排了工期順序，便于對(duì)工程進(jìn)度和關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行管控。

3.3項(xiàng)目工期進(jìn)度跟蹤與控制措施

有了工期項(xiàng)目分解，各級(jí)管理人員就可以參照項(xiàng)目工期目標(biāo)和進(jìn)度計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行執(zhí)行和控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度偏差，積極糾正，保障招標(biāo)項(xiàng)目工期進(jìn)度順利完成。

3.3.1建立以項(xiàng)目經(jīng)理為核心的項(xiàng)目工期控制組織

項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的全面負(fù)責(zé)人，需要按照預(yù)算和工作范圍以及所要求的性能水平推動(dòng)招標(biāo)工作進(jìn)展，并盡力完成招標(biāo)任務(wù)。從招標(biāo)計(jì)劃編制的開(kāi)始到投標(biāo)保證金的退還，項(xiàng)目經(jīng)理都要管理日常的項(xiàng)目實(shí)施工作。招標(biāo)項(xiàng)目中，不同角色的工作人員體現(xiàn)了不同的價(jià)值職能。對(duì)于工期控制而言，不同部門(mén)的工作體現(xiàn)如下。

評(píng)標(biāo)委員會(huì)：評(píng)標(biāo)委員會(huì)的成員來(lái)自新源公司、項(xiàng)目單位、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)以及評(píng)標(biāo)專(zhuān)家，他們負(fù)責(zé)整個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目總控制。熟知項(xiàng)目招標(biāo)立項(xiàng)、標(biāo)書(shū)編制、標(biāo)書(shū)會(huì)審、發(fā)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等過(guò)程，經(jīng)驗(yàn)豐富，熟悉現(xiàn)場(chǎng)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心。按照招標(biāo)進(jìn)度參與招標(biāo)中的任務(wù)。

專(zhuān)業(yè)歸口部門(mén)：根據(jù)實(shí)際招標(biāo)內(nèi)容，區(qū)分招標(biāo)對(duì)口部門(mén)，參與標(biāo)書(shū)的審核工作，確保按期開(kāi)標(biāo)。

項(xiàng)目單位：項(xiàng)目招標(biāo)實(shí)際需求人，對(duì)標(biāo)書(shū)編制尤其是技術(shù)文件的確定具有關(guān)鍵作用，是項(xiàng)目工期要求的決定人。

投標(biāo)人：根據(jù)法律規(guī)定，是投標(biāo)過(guò)程中的參與者，自然成為了監(jiān)督人，對(duì)發(fā)標(biāo)開(kāi)標(biāo)時(shí)間、定標(biāo)時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)：對(duì)招標(biāo)整體項(xiàng)目提供項(xiàng)目經(jīng)理人員以及服務(wù)人員保障，對(duì)招標(biāo)文件商務(wù)部分編制起主要作用。

通過(guò)全流程項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)了工期環(huán)環(huán)相扣，工作人員職責(zé)分明，相互監(jiān)督，促進(jìn)工程順利進(jìn)行。其缺點(diǎn)是項(xiàng)目經(jīng)理作為總協(xié)調(diào)員，與眾多機(jī)構(gòu)和個(gè)人溝通協(xié)調(diào)，容易出現(xiàn)多重矛盾。因此，實(shí)際操作過(guò)程中，應(yīng)給予項(xiàng)目經(jīng)理更多的權(quán)利，在不違反紀(jì)律的情況下，在總費(fèi)用控制內(nèi)，開(kāi)展管理工作。

3.3.2建立招標(biāo)項(xiàng)目工期進(jìn)度控制信息交流平臺(tái)

根據(jù)主索引，將招標(biāo)流程分成招標(biāo)準(zhǔn)備工作、招標(biāo)工作、開(kāi)標(biāo)與評(píng)標(biāo)工作、定標(biāo)與備案、合同簽訂5個(gè)階段，每個(gè)階段結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理人根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度，填寫(xiě)進(jìn)度報(bào)告，對(duì)進(jìn)度的控制以及完成率統(tǒng)計(jì)匯總，及時(shí)與評(píng)標(biāo)委員會(huì)、項(xiàng)目公司及其他項(xiàng)目經(jīng)理溝通，通過(guò)采用不同趕工手段，確保工期順利進(jìn)行。

4　公司招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程管理方案的實(shí)施效果

國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程是一個(gè)較復(fù)雜的項(xiàng)目管理工作，本文對(duì)項(xiàng)目的工期管理、質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行了分析研究。在理論和實(shí)踐過(guò)程中，我們對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目管理進(jìn)行分析，檢測(cè)實(shí)際管理提升。

招標(biāo)進(jìn)度管理提升效果是這樣的，即根據(jù)新源公司安排，2009年國(guó)網(wǎng)新源公司組織公開(kāi)招標(biāo)13個(gè)批次，共計(jì)455個(gè)項(xiàng)目，平均每批次項(xiàng)目時(shí)間為36天。為保證工期進(jìn)度，各項(xiàng)目經(jīng)理平均同時(shí)分管3個(gè)批次的項(xiàng)目。2010年新源公司開(kāi)展招標(biāo)14個(gè)批次，組織能源公司項(xiàng)目5批次，共計(jì)608個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目，平均每批次項(xiàng)目時(shí)間僅為20天。各項(xiàng)目經(jīng)理平均分管批次高達(dá)4個(gè)，通過(guò)工期管理、人員編制調(diào)整，新源公司招標(biāo)工作得以順利開(kāi)展。

根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)度分解明細(xì)表，各單位根據(jù)新源公司采購(gòu)計(jì)劃結(jié)合招標(biāo)批次與進(jìn)度，統(tǒng)籌時(shí)間安排，倒排工期，及時(shí)報(bào)送采購(gòu)的招標(biāo)文件，及時(shí)參與招標(biāo)文件會(huì)審，按時(shí)聯(lián)系中標(biāo)單位進(jìn)行合同談判，為本單位采購(gòu)所需提供時(shí)間保障，便于各單位進(jìn)一步開(kāi)展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)。

根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)度分解明細(xì)表，招標(biāo)代理公司可以更好地控制招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度，適時(shí)督促推進(jìn)招標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)，及時(shí)有效地與項(xiàng)目單位或者新源物資部溝通，確保各批次的招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃順利進(jìn)行，避免因個(gè)別單位延誤時(shí)間導(dǎo)致全系統(tǒng)招標(biāo)項(xiàng)目的延期。充分利用招標(biāo)規(guī)則，盡量提前發(fā)標(biāo)，如果遇到不滿(mǎn)三家的投標(biāo)項(xiàng)目，立即聯(lián)系項(xiàng)目單位積極聯(lián)系供應(yīng)商參與標(biāo)書(shū)購(gòu)買(mǎi)或投標(biāo)，減少流標(biāo)等導(dǎo)致二次招標(biāo)的情況。按時(shí)籌劃開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)備工作，有序安排評(píng)標(biāo)專(zhuān)家參與評(píng)標(biāo)，確保開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)確。

通過(guò)2009年和2010年招標(biāo)采購(gòu)的對(duì)比，計(jì)劃編制和標(biāo)書(shū)編制時(shí)間從平均45天縮短到30天，發(fā)標(biāo)時(shí)間從30天以上縮短至28天，定標(biāo)時(shí)間由平均14天縮短至11天，合同談判簽訂從30天縮短至20天左右。招標(biāo)采購(gòu)時(shí)間由原來(lái)的125天縮短到現(xiàn)在的95天，時(shí)間效率提升了24%，這對(duì)推進(jìn)招標(biāo)工作的開(kāi)展提供了最有利的保證。由于有了明確的工期安排，各參與單位能夠提高效率，縮減工期，確保生產(chǎn)工作順利進(jìn)行。

5　結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的深入研究，我們采用完善的管理方法，運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)對(duì)招標(biāo)工作進(jìn)行系統(tǒng)梳理，通過(guò)2009年和2010年招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐的對(duì)比，招標(biāo)工期得到了有力保障，招標(biāo)產(chǎn)品的質(zhì)量、項(xiàng)目公司滿(mǎn)意度均有明顯上升，法律風(fēng)險(xiǎn)下降。新源公司招標(biāo)業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣泛，專(zhuān)業(yè)水平越來(lái)越高，已經(jīng)具備了創(chuàng)建行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，并著手編制了項(xiàng)目建設(shè)方面的標(biāo)書(shū)范本，對(duì)類(lèi)似招標(biāo)具有指導(dǎo)意義。

F203

A

2096-0298（2016）08（b）-138-02

王勛（1983-），男，山東人，碩士，工程師，主要從事項(xiàng)目管理方面的研究；何穎珊（1978-），女，北京人，大專(zhuān)，館員，主要從事檔案管理方面的研究。

［1］孔曉.項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購(gòu)［M］.北京：中國(guó)計(jì)劃出版社，2009.

［2］宋偉.項(xiàng)目管理學(xué)［M］.北京：人民郵電出版社，2008.