提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率研究

陳常芳

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案文件管理的電子化、信息化已成為主流必然趨勢(shì)，本文借鑒相關(guān)檔案管理的規(guī)范文件，并結(jié)合實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以水利工程檔案管理為視角切入，探討水利工程電子文件與電子檔案管理的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行梳理歸納，探析出提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率的原則與思路，對(duì)水利部門檔案管理提供有益的參考意見。

關(guān)鍵詞：水利工程；電子文件；電子檔案；管理效率

1 水利工程電子文件的收集與積累

（一）收集積累的原則

根據(jù)相關(guān)的法規(guī)與規(guī)范管理的要求，水利工程電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價(jià)值的水利工程電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證水利工程電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動(dòng)。應(yīng)定期備份水利工程電子文件，并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷貝一次。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的水利工程電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的水利工程電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型水利工程電子文件。對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的水利工程電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔水利工程電子文件的完整性與穩(wěn)定性時(shí)，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式。與水利工程電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息必須與水利工程電子文件一同收集。對(duì)采用統(tǒng)一套用格式的水利工程電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與水利工程電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與水利工程電子文件一同收集。

（二）收集積累的程序

收集積累水利工程電子文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定：工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。應(yīng)運(yùn)用水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對(duì)每份水利工程電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。對(duì)已登記的水利工程電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對(duì)經(jīng)過初步鑒定的水利工程電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對(duì)已收集積累的水利工程電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來組織存儲(chǔ)。對(duì)存儲(chǔ)的水利工程電子文件的命名，宜由3位阿拉伯?dāng)?shù)字或3位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號(hào)，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。水利工程電子文件保管單元的命名規(guī)則可按水利工程電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。水利工程電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。

2 規(guī)范電子文件的整理、鑒定與歸檔

（一）電子文件整理與鑒定

水利工程電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。對(duì)于水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項(xiàng)目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對(duì)該案件或項(xiàng)目的電子文件進(jìn)行整理。整理應(yīng)遵循水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項(xiàng)目?jī)?nèi)水利工程電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于水利工程電子檔案的保管和利用。同一個(gè)保管單元內(nèi)水利工程電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。

本文認(rèn)為鑒定工作應(yīng)貫穿于水利工程電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前，水利工程電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項(xiàng)目，對(duì)水利工程電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。水利工程電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。水利工程電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。

（二）規(guī)范電子文獻(xiàn)歸檔與檢驗(yàn)

水利工程電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。歸檔的水利工程電子文件應(yīng)符合以下要求：已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過程。水利工程電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕?jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)行電子文件的歸檔。水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。

水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)行交接?？辈?、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格后方可向建設(shè)單位移交。在對(duì)水利工程電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：水利工程電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性。水利工程電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致，是否已建立關(guān)聯(lián)。3）載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕。登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全。

3 提升電子檔案的管理效率與水平

（一）脫機(jī)保管

水利工程電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水利工程電子檔案的在線管理與集成管理。并將水利工程電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線水利工程電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的水利工程電子檔案，以保障水利工程電子檔案的安全保存。脫機(jī)水利工程電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式三套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。脫機(jī)水利工程電子檔案的保管，應(yīng)符合以下條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。環(huán)境溫度應(yīng)保持在17～20℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%～45%。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光。單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

（二）強(qiáng)化電子檔案利用

水利工程電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用水利工程電子檔案時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。對(duì)具有保密要求的水利工程電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須按照國(guó)家、地方及部門有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報(bào)經(jīng)國(guó)家或地方保密管理部門審批，確保國(guó)家利益和國(guó)家安全。利用時(shí)應(yīng)采取在線利用或使用拷貝文件，電子檔案的封存載體不得外借。脫機(jī)水利工程電子檔案（載體）不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或人員不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限。

參考文獻(xiàn)

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