事業(yè)單位檔案管理工作效能探討

張國眉

摘 要：事業(yè)單位作為我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場中的主體，檔案管理工作是其重要的組成部分。如何優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率，是每位檔案管理者所關(guān)注的問題之一。本文通過對事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容闡述，挖掘檔案管理工作中所存的問題進(jìn)行深入的思考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀分析；措施探討

1 事業(yè)單位檔案管理的工作內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案管理是對于職工和政府兩部分進(jìn)行服務(wù)的重要內(nèi)容。對于職工的升職及加薪，也是重要的依據(jù)，并明確詳細(xì)記錄。通過其它部門的協(xié)調(diào)配合，提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息，促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作，還能夠幫助事業(yè)單位有效的認(rèn)清企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在的漏洞和缺陷，也為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展以及走社會(huì)主義發(fā)展道路提供有力的理論支持。同時(shí)，檔案管理監(jiān)督工作的開展，對規(guī)范檔案管理行為、以及促進(jìn)檔案管理部門的發(fā)展起到推動(dòng)作用。

2 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中常見問題

2.1 檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施條件較差

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理工作開展的重要前提。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理中，存在著的一個(gè)普遍問題就是檔案管理技術(shù)設(shè)計(jì)建設(shè)不完善，且管理機(jī)制不健全。眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)耗時(shí)長、規(guī)模大的管理工作，由于檔案數(shù)量龐大，在管理的過程中存在一定的困難。這就需要有為完善的基礎(chǔ)設(shè)施從中協(xié)助。目前，我國大部分事業(yè)單位，檔案管理硬件設(shè)施差，例如檔案柜等設(shè)施嚴(yán)重缺乏，使得大量檔案無處存放，最終致使檔案管理混亂或丟失。事業(yè)單位對檔案管理工作不重視，所下發(fā)的啟動(dòng)和維修資金較少，不能建立具有現(xiàn)代化的數(shù)字信息檔案管理室。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存放時(shí)間和存放環(huán)境上存在限制，若存放時(shí)間過長或環(huán)境潮濕，會(huì)使得檔案發(fā)霉，遮蓋原有的信息，給檔案管理造成較大損失。

2.2 單位檔案管理工作重視程度不夠

我國目前大部分事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，將重點(diǎn)放在了行政階層，對于基層的檔案管理較為放松，這不僅對檔案工作的匯總造成困難，也是事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)者對企業(yè)管理和經(jīng)營出現(xiàn)錯(cuò)誤認(rèn)知的重要表現(xiàn)?；鶎邮钦麄€(gè)事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)力源泉和基本保障。例如領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)情況過分重視，卻對檔案管理工作過于疏忽，致使檔案管理工作在事業(yè)單位中缺乏監(jiān)管和部署，檔案管理在開展的過程中，也很難進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督，檔案管理事故發(fā)生頻率也較高，這對事業(yè)單位的長期發(fā)展造成了阻礙。

2.3 檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)亟待提高

根據(jù)本人多地交流學(xué)習(xí)所獲，當(dāng)前大多基層事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的非專業(yè)人員，對檔案管理工作流程不熟悉，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)基本上都沒有相對深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務(wù)重但待遇低，從而喪失工作熱情，同時(shí)也就難以為檔案管理工作的有序開展提供人力與技術(shù)支持。

3 提升事業(yè)單位檔案管理工作效能的措施探討

3.1 健全檔案服務(wù)體系，充分發(fā)揮檔案作用

事業(yè)單位開展內(nèi)部檔案管理工作的最終目標(biāo)主要是能夠使得單位內(nèi)部檔案得以科學(xué)，合理地使用，以期讓檔案管理工作能充分發(fā)揮在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的積極作用，促進(jìn)并實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的和諧發(fā)展。由此，建立健全的檔案服務(wù)體系建設(shè)首要充分利用現(xiàn)有的檔案信息資源，優(yōu)化事業(yè)單位工作的檔案信息查詢服務(wù)，最大程度的將程序便捷化，簡易化。其次借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字化信息共享平臺(tái)，在公開部分檔案資料的同時(shí)，嚴(yán)密布控檔案信息的安全工作，讓檔案資源真正意義上的服務(wù)于社會(huì)主義新事業(yè)單位建設(shè)。

3.2 轉(zhuǎn)變過時(shí)思想觀念，指正領(lǐng)導(dǎo)高度重視

工作實(shí)踐中，本人發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展首要局限點(diǎn)在于大眾對檔案管理觀念的認(rèn)知偏差?；谶@一前提之下，單位各層應(yīng)轉(zhuǎn)變原有思想觀念，從意識(shí)層面提高對事業(yè)單位檔案重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)強(qiáng)化責(zé)任感與使命感，積極投身于社會(huì)主義新事業(yè)單位檔案工作中，深入學(xué)習(xí)國家與黨的政策方針，狠抓各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)，提高服務(wù)意識(shí)，改革以往被動(dòng)工作格局，以提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性，安全性與效益性為原則，以宣傳欄廣播電視，網(wǎng)絡(luò)等為宣傳平臺(tái)，以事業(yè)單位干部與廣大基層群眾為宣傳對象，逐步強(qiáng)化相關(guān)方針政策與法律法規(guī)的宣傳力度，明確劃分各級(jí)部門權(quán)責(zé)歸屬，為事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行提供全面保障。

3.3 積極開展定期培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員素質(zhì)

定期專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)能夠不斷強(qiáng)化管理人員的基礎(chǔ)理論知識(shí)，而只有提高檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，充分了解到本職工作職責(zé)，樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，了解當(dāng)前國內(nèi)外檔案管理最新理論，在實(shí)際工作中自覺將理論應(yīng)用于實(shí)踐，逐步提高專業(yè)技能，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作高效有序地進(jìn)行。須知事業(yè)單位檔案管理體系得以不斷完善，很大程度上要倚重于高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。打造一支業(yè)務(wù)熟練，政治覺悟高的檔案管理隊(duì)伍，不僅要嚴(yán)格把關(guān)人才的篩選，還要在革新管理工作骨干思想觀念的同時(shí)注重隊(duì)伍年輕化建設(shè)，招用熱愛檔案工作，綜合素質(zhì)良好的青年基層工作人員投身事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。需要注意的是，要想留住人才，首先必須為他們提供良好工作環(huán)境，落實(shí)正式編制，提高福利待遇，使人才能夠?qū)Ｗ⒂诒韭毠ぷ鳌?/p>

3.4 夯實(shí)管理工作基礎(chǔ)，建立嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)章制度

本人認(rèn)為，事業(yè)單位檔案管理工作要在提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專款專用，準(zhǔn)確預(yù)算，恰當(dāng)使用，詳細(xì)記錄，及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項(xiàng)資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案收集，整理歸檔，保管，利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。此外，還應(yīng)秉持中華人民共和國檔案法與黨的相關(guān)方針政策為依據(jù)，結(jié)合工作具體情況來制定行之有效的工作規(guī)范與獎(jiǎng)懲機(jī)制，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位檔案管理工作仍存在較大缺陷。近年來，事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)市場中發(fā)展較為迅速，但事業(yè)單位內(nèi)部管理仍較為混亂，尤其是檔案的管理工作問題更為突出。通過本文對事業(yè)單位檔案管理工作的分析與思考，并有針對性的提出了若干建議，給事業(yè)單位的檔案管理工作以及檔案管理的長效發(fā)展提供了合理參考。

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