林業(yè)檔案管理問題研究

趙春梅

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，林業(yè)檔案管理也產(chǎn)生了新的變化，其目前的發(fā)展?fàn)顩r與人們?nèi)找嬖鲩L的需求之間逐漸產(chǎn)生了脫節(jié)。本文對林業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了簡要的分析，并提出了相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案；問題；措施

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，林業(yè)科研手段不斷創(chuàng)新、文件材料及載體種類也發(fā)生了較大變化，對檔案管理的內(nèi)容和方法提出了新的要求。林業(yè)作為國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，加快林業(yè)健康有序發(fā)展，是社會經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)保證。林業(yè)檔案管理作為林業(yè)生產(chǎn)、林業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段的基層檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前林業(yè)發(fā)展的需要。隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，信息量的劇增，手工進(jìn)行信息處理顯然無法滿足當(dāng)前林業(yè)發(fā)展的需要。利用計算機數(shù)據(jù)儲存技術(shù)，集中存儲管理，可以隨時進(jìn)行查詢和更新；可以方便、迅速地生成大量的控制報表；能準(zhǔn)確、及時地完成林業(yè)工程管理所需要信息的處理。

1 林業(yè)檔案概論

1.1 林業(yè)檔案的定位

林業(yè)檔案管理是林業(yè)發(fā)展過程的一部分，是林業(yè)系統(tǒng)的重要組成部分，必須納入整個林業(yè)發(fā)展的運行機制，林業(yè)檔案工作是開展技術(shù)創(chuàng)新、研究信息技術(shù)、研究林業(yè)歷史的基地。林業(yè)檔案的基本社會職能是服務(wù)社會、保存歷史，著眼未來，強化服務(wù)是林業(yè)檔案工作者的中心工作。

1.2 林業(yè)檔案的內(nèi)涵

隨著全社會信息化進(jìn)程的深入，林業(yè)檔案管理工作要讓林業(yè)信息作為一種重要的管理資源、經(jīng)濟資源參與現(xiàn)實生活，創(chuàng)造價值。既要體現(xiàn)林業(yè)信息的情報價值，又要發(fā)揮林業(yè)檔案實體的歷史憑證作用，要實行林業(yè)檔案實體管理與信息管理并重。林業(yè)檔案工作在信息時代的對外服務(wù)面臨三方面挑戰(zhàn)：一是林業(yè)檔案的對外服務(wù)領(lǐng)域范圍不寬。調(diào)查表明，林業(yè)檔案的主要服務(wù)領(lǐng)域是直接查詢，內(nèi)容包括林業(yè)工程建設(shè)、綠化造林、調(diào)查取證、規(guī)劃設(shè)計和管理、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍憑證等，利用者多為行政管理人員、專業(yè)技術(shù)人員。林業(yè)檔案在科研、學(xué)術(shù)研究方面的利用較少，社會利用方面的也不多，說明公眾對林業(yè)檔案的認(rèn)識、了解程度不高，林業(yè)檔案的開放程度不夠。二是對外宣傳力度不大。長期以來，林業(yè)檔案只抓內(nèi)部建設(shè)，不注重利用電臺、報紙等通訊工具對外宣傳，致使廣大民眾、社會各界對林業(yè)檔案的重要性了解甚少。三是對外服務(wù)提供的主要是原始信息，缺少編研成果。加之很少了解社會信息需求，無法將有效的信息服務(wù)主動提供給社會各方面。

2 林業(yè)檔案管理工作存在的問題

2.1 重生產(chǎn)輕檔案，檔案意識弱

林業(yè)科技項目項目工程建設(shè)單位不同程度地存在著“重實體建設(shè)，輕檔案記錄”的思想，沒有認(rèn)識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是林業(yè)科技項目管理的重要內(nèi)容，是林業(yè)科技項目檢查驗收、效益監(jiān)測、效益評估的重要依據(jù)。往往是“平時不燒香，急來抱佛腳”，等檢查驗收時，東拼西湊，閉門造車，致使檔案的真實性、準(zhǔn)確性大打折扣。

2.2 檔案管理缺乏有效的管理機制

新的林業(yè)經(jīng)營管理體系的建立，使得林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有了大幅度的提升，但也給林業(yè)檔案材料的歸檔帶來了許多困難。隨著各個層級的結(jié)構(gòu)逐步增多。原有的舊文件沒有了合適的收管部門，新的文件又源源不斷的下發(fā)，致使文件堆積而無法下手。檔案材料不僅沒有按照年份、類別歸檔，而且由于沒有規(guī)范的管理制度，對于檔案材料的保密性、鑒定和銷毀工作也很難做到統(tǒng)一的管理。

2.3 人才隊伍建設(shè)方面嚴(yán)重脫節(jié)

我國檔案部門對檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)，而忽略了綜合素質(zhì)，特別是專業(yè)素質(zhì)，一定程度上影響了檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入進(jìn)行。近年來，各級林業(yè)部門檔案管理工作人員隊伍水平有了提高，然而一些基層的工作人員大部分都是兼職做檔案工作，常常忙于其他與檔案工作無關(guān)的工作，對于檔案經(jīng)常放置一邊。

3 提高檔案管理工作的措施

3.1 健全林業(yè)基層單位林業(yè)檔案管理機制

林業(yè)基層單位是林業(yè)檔案的主要發(fā)源地，若其林業(yè)基層檔案健全，會給林業(yè)建設(shè)帶來諸多方便。相反，如果不重視對檔案工作的管理，會給林業(yè)事業(yè)建設(shè)帶來不便甚至是損失。隨著信息化的發(fā)展，為了增強林業(yè)檔案館（室）的競爭力，需要館藏特色檔案。大量事實證明，必須按照國家檔案管理的規(guī)范，重視林業(yè)檔案的開發(fā)利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，加大特色檔案收集力度。

3.2 加強檔案信息化建設(shè)加強檔案的服務(wù)信息建設(shè)

把同類文件材料歸檔在一個卷內(nèi)，不斷探索檔案信息管理系統(tǒng)的模式，檔案收集要進(jìn)一步了解企業(yè)對檔案利用的需求，收集利用效果的反饋情況，并把相關(guān)的信息進(jìn)行綜合性的分析；確保檔案管理質(zhì)量的提高。質(zhì)量是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的關(guān)鍵，檔案擬制格式要規(guī)范，字跡要鮮明、清晰，排版形式和尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，裝訂要在左側(cè)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理；加大對林業(yè)企業(yè)檔案工作的依法監(jiān)管力度。檔案管理部門依法對林業(yè)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管。把林業(yè)企業(yè)檔案工作作為企業(yè)檔案行政執(zhí)法工作的重要內(nèi)容來抓，落實好責(zé)任。經(jīng)常開展檔案行政執(zhí)法檢查活動。實行對不合格單位和個人的行政處罰等措施，提高林業(yè)企業(yè)法人和全體員工的檔案法律意識。使其認(rèn)識到檔案不是個人的私有財產(chǎn)，依法督促企業(yè)加強對文件的登記、交辦、歸檔程序的監(jiān)督和管理。以確保林業(yè)企業(yè)檔案資源的完整。

3.3 逐步提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

對于檔案管理工作來說，一直強有力的隊伍是做好這項工作的根本。社會的進(jìn)步、數(shù)字化進(jìn)程的加快，要求檔案管理人員必須盡快適應(yīng)社會發(fā)展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上，要加大對信息資料的采集、樹立、辨析，使形成的資料具有準(zhǔn)確性和時效性，形成一個系統(tǒng)的管理模式，以適應(yīng)時代的發(fā)展要求。同時單位也要加強對林業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，對他們進(jìn)行思想政治教育、專業(yè)水平和綜合常識等多方面的培訓(xùn)，使他們在工作中對于檔案資料的價值、檔案資料的開發(fā)再利用也能夠有所創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

提高林業(yè)檔案的管理水平，使檔案工作與時俱進(jìn)，不僅使檔案工作變得更加有效快捷，而且也提高了林業(yè)檔案的利用率，使得林業(yè)檔案真正發(fā)揮其原有的價值。在今后的工作中，林業(yè)工作者要真正的轉(zhuǎn)變工作思路和工作方式，從而使林業(yè)檔案管理的水平真正邁上一個更高的水平。

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