事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及處理措施

摘 要：檔案管理是檔案室（館）對檔案信息及實體進行歸納、管理，并提供相應服務工作的總稱。檔案管理包含收集、整理、存檔、鑒定、統(tǒng)計、運用六個組成部分。事業(yè)單位的檔案管理是我國檔案管理的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展，檔案管理日趨現(xiàn)代化，但是仍存在很多問題。本文深入分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并以此為根據(jù)提出相應的處理措施。

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；措施

檔案資料是一個國家的信息基礎，科學的檔案管理對整個國家和社會的發(fā)展具有重要意義，能夠最大程度的提高國家和單位經(jīng)濟文化水平[1]。事業(yè)單位的檔案管理是一個國家檔案管理的基礎。隨著社會的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理日趨現(xiàn)代化，但是不得不承認檔案管理作為一項復雜的工作，在實際操作和運行中仍存在很多問題，這些問題嚴重阻礙著事業(yè)單位的進一步發(fā)展，因此實施科學的檔案管理措施勢在必行。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1、對檔案管理工作認識不清

雖然隨著社會的進步，人們已經(jīng)日益意識到檔案管理的重要性，但是對于檔案管理工作認識不足，將檔案管理局限于對資料的整理和存放。缺乏對檔案的系統(tǒng)管理，沒有建立明確的檔案管理規(guī)則，也沒有明確的檔案管理制度。這使得事業(yè)單位的檔案管理存在著很大的漏洞，一些檔案資料借出后，沒有及時進行記錄，從而檔案丟失。

2、檔案管理人員的素質(zhì)水平較低

首先檔案管理人員的自身素質(zhì)水平較低，缺乏責任心。一些檔案管理人員，雖在其位，不謀其業(yè)，工作態(tài)度極不認真。在我國事業(yè)單位的社會地位較高，這使得事業(yè)單位的工作人員往往有較強的優(yōu)越感，這些工作人員以事業(yè)單位為“鐵飯碗[2]”，在工作中缺乏積極性，工作效率普遍較低，對檔案收集和管理及相關問題的處理極不及時。

其次，現(xiàn)階段我國從事檔案管理工作的工作人員往往不具備相應的專業(yè)知識，，專業(yè)能力水平很低，這一本質(zhì)原因決定了事業(yè)單位的檔案缺乏科學的管理，由于專業(yè)知識的不足，不能發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，也缺乏對專業(yè)問題的處理能力。

3、檔案的交接問題嚴重

任何一個工作人員都不可能長期處于自己的崗位上，這就帶來了相關的檔案交接問題?，F(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理交接不合理，檔案管理人員一旦缺崗、換崗、死亡，緊接著就會使很多檔案被廢棄或丟失，新的管理人員往往對以往的檔案管理掌握不全面或很少掌握，對于需要調(diào)出的檔案往往不知道存放在哪里，從而失去了檔案管理的應有價值。

4、檔案管理思想陳舊，缺乏現(xiàn)代化的管理方式

隨著檔案管理的現(xiàn)代化，很多領域都在檔案管理中應用了現(xiàn)代化科技手段，但是不否認仍有很多部門使用著傳統(tǒng)的檔案管理方式。事業(yè)單位的檔案資料繁雜，且利用率較低，檔案管理思想守舊，很多事業(yè)單位都仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集、管理、歸檔的方式。這一現(xiàn)狀導致事業(yè)單位中的檔案管理往往耗費了大量的人力、物力、財力，成效卻很低，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，在需要相關檔案時，調(diào)取往往要耗費很多時日[3]。

5、檔案管理設施不齊全

檔案管理設施包含硬件設施和軟件設施兩個方面，硬件方面缺乏對檔案的保護設施，如一些事業(yè)單位的檔案室十分封閉、干燥，不通風，也沒有相關人員值班管理，一旦發(fā)生火災、水災等各種破壞性的災害，所有檔案資料也將被損毀。軟件設施在于檔案管理沒有做好檔案的備案工作，一旦檔案丟失就將永久丟失。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的對策

1、提高對檔案管理的重視

事業(yè)單位提高對檔案管理的重視水平是優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的關鍵。事業(yè)單位只有切實認識到檔案管理的重要地位和作用才能，才能加大對檔案管理的投入力度。國家和事業(yè)單位可以通過制定相應檔案管理條例的方式來推進檔案管理，讓管理人員充分認清檔案管理的同時，加大對其重視力度。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先事業(yè)單位必須提升檔案管理人員的專業(yè)水平，這要求事業(yè)單位在招聘時根據(jù)崗位來選擇聘入對象。此外知識在不斷更新，檔案管理方式也在不斷進步，事業(yè)單位應該定期組織檔案管理人員學習新的檔案管理理念和方法。另外必須轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理人員的思想觀念，他們的優(yōu)越感是社會賦予的，必須切實為社會發(fā)展做出貢獻，定期對檔案管理人員進行崗位培訓和思想教育。

3、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案管理十分繁雜，浪費人力、物力、財力，必須運用現(xiàn)代化的管理方式，利用現(xiàn)代化手段對檔案進行管理，運用計算機對檔案資料進行收集、整理、歸檔，建立數(shù)字化的檔案管理數(shù)據(jù)庫。這種方式極大的避免的檔案的丟失，同時方便管理和交接，不會出現(xiàn)因為交接不當而導致檔案資料的流失。

4、完善檔案管理的軟硬件設施

硬件方面，事業(yè)單位必須建立現(xiàn)代化的檔案管理室，購進先進的檔案管理設備，同時注意做好檔案室的管理和維護。軟件方面，事業(yè)單位應該購進現(xiàn)代化的檔案管理軟件對檔案進行管理。

5、做好紙質(zhì)檔案的管理

當然并不是所有的檔案都適用于現(xiàn)代化的管理方式可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案在事業(yè)單位中不可缺少，但是紙質(zhì)檔案一旦保護不當就會永久消失，因此必須加大對紙質(zhì)檔案的保護力度。定期對紙質(zhì)檔案進行查看。同時為了防止人員缺崗對檔案管理造成的破壞，在安排人員對檔案進行管理時，要保持“多個蘿卜一個坑”也就是安排多個人員對一種檔案進行管理。

6、提高檔案利用率

長期以來，事業(yè)單位的檔案利用水平都很低，檔案生成后往往被“束之高閣”不再利用，事業(yè)單位應該定期組織查閱檔案，學習前人的經(jīng)驗教訓。

3 總結(jié)

科學的檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理存在著很多問題，檔案利用率極低，嚴重阻礙著事業(yè)單位的經(jīng)濟文化發(fā)展水平，因此利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，采取有效的檔案管理措施，建立科學的檔案管理制度極其必要。

參考文獻

[1]趙暉.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].才智，2015（11）：56-56.

[2]孫西寒.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].才智，2015（18）：228-228.

[3]律繼生.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].黑龍江檔案，2015（1）.

作者簡介

張文艷（1972-），女，河南商丘人，本科，講師，研究方向：檔案管理。