淺析基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理

摘 要：檔案是記錄人類社會實踐活動各種信息的載體，這是現(xiàn)在的我們綜合已有各種檔案定義的成果和檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀。檔案也是檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。社區(qū)衛(wèi)生服務中心是政府舉辦的基層非營利性醫(yī)療機構，檔案涉及到醫(yī)療、預防、教學及黨政管理等多方面內容，它記錄著機構各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、設備、基建工程、會計等各項工作的歷史，是領導決策、制定工作標準等方面的科學依據(jù)，是指導醫(yī)療實踐并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料?？茖W規(guī)范地管理基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理，可再現(xiàn)基層醫(yī)療機構工作業(yè)績和管理水平，對基層醫(yī)療機構建設及發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理；檔案管理；問題；對策

1 引言

檔案是記錄人類社會實踐活動各種信息的載體，這是現(xiàn)在的我們綜合已有各種檔案定義的成果和檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀。檔案也是檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。社區(qū)衛(wèi)生服務中心是政府舉辦的基層非營利性醫(yī)療機構，檔案涉及到醫(yī)療、預防、教學及黨政管理等多方面內容，它記錄著機構各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、設備、基建工程、會計等各項工作的歷史，是領導決策、制定工作標準等方面的科學依據(jù)，是指導醫(yī)療實踐并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料?？茖W規(guī)范地管理基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理，可再現(xiàn)基層醫(yī)療機構工作業(yè)績和管理水平，對基層醫(yī)療機構建設及發(fā)展具有重要意義。

現(xiàn)代企事業(yè)單位對檔案的整理、保存工作愈加重視。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)及計算機應用的影響下，形式多樣的電子檔案逐步興起。本文通過介紹基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理現(xiàn)狀，闡述加強醫(yī)療機構檔案管理的重要性與必要性，結合現(xiàn)狀來討論基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理中存在的問題并提出解決的方法。對基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理來講，它具有不同行業(yè)的許多共性，同時也存在一些特有的特征，需要科學以及務實地去研究。

2 基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理工作的基本要求

（一）完整性

檔案工作中的完整性要求維護醫(yī)療機構檔案的完整，這是檔案管理的基本原則。首先，要保證基層醫(yī)療機構檔案數(shù)量齊全，分類明確，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護卷宗的完整；其次，要盡量保持基層醫(yī)療機構檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散，總結起來說檔案工作具有“物理上”的完整性以及“歷史上”的完整性。

（二）安全性

檔案工作中的安全性要求盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免基層醫(yī)療機構檔案中的機密泄露，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。

（三）科學性

現(xiàn)代的基層醫(yī)療機構檔案管理工作要求檔案管理人員采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，科學地管理基層醫(yī)療機構檔案，使管理工作向更高水平邁進。

（四）規(guī)范性

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間有其關聯(lián)的網(wǎng)絡性。將檔案文件統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源可以隨時隨地得以共享，更好地服務、反饋臨床科室。

基層醫(yī)療機構檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術如計算機技術、復制技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高基層醫(yī)療機構檔案現(xiàn)代化管理水平。

3 基層非營利性醫(yī)療機構檔案管理工作的特點

基層醫(yī)療機構檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。基層非盈利性醫(yī)療機構的檔案管理活動當然也具有以上特性，但又具備符合自身特點的個性 ：

（一）基層醫(yī)療機構檔案管理過程的階段性就基層醫(yī)療機構檔案的流轉程序而言基層醫(yī)療機構，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，基層醫(yī)療機構檔案管理方式也有不少差異?；鶎臃菭I利性醫(yī)療機構檔案管理過程大多只有檔案室的管理。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性；在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。

（二）基層醫(yī)療機構檔案管理活動對檔案形成者的依附性基層醫(yī)療機構檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點

4 基層醫(yī)療機構檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質，增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力基層醫(yī)療機構的檔案管理與基層醫(yī)療機構的醫(yī)療、管理是緊密相連的。隨著基層醫(yī)療機構管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展，檔案工作已成為基層醫(yī)療機構管理的重要組成部分，基層醫(yī)療機構檔案工作人員是基層醫(yī)療機構檔案工作的管理者，對基層醫(yī)療機構的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。

（二）完善基層醫(yī)療機構檔案管理的體制建設和制度建設

多數(shù)基層醫(yī)療機構原來的檔案管理沒有獨立的機構，造成檔案管理沒有自主權，工作處于被動狀態(tài)?；鶎俞t(yī)療機構應通過認真地調查研究，制定相應的改革措施，逐步建立基層醫(yī)療機構檔案管理的職能機構，確立檔案室在基層醫(yī)療機構中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作，基層醫(yī)療機構各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度?；鶎俞t(yī)療機構應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。

5 結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對基層醫(yī)療機構檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的基層醫(yī)療機構檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高基層醫(yī)療機構檔案管理水平，強化基層醫(yī)療機構的檔案管理，豐富基層醫(yī)療機構檔案管理的理論內容，促進基層醫(yī)療機構檔案管理現(xiàn)代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

作者簡介

譚笑怡（1986-），女，漢族，江蘇南京，大學本科，南京市玄武區(qū)孝陵衛(wèi)社區(qū)衛(wèi)生服務中心，辦公室主任，助理館員，檔案。