城建檔案館數(shù)字化建設(shè)之思考

摘 要：如今數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展，城建檔案管理工作正在向數(shù)字化建設(shè)方面努力發(fā)展，其數(shù)字化建設(shè)為城市建設(shè)提供有力保障，大大提升城市建設(shè)檔案管理水平，加快數(shù)字化建設(shè)，是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文結(jié)合實(shí)際工作以及對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的理解，分析了城建檔案數(shù)字化發(fā)展中存在問題，并提出數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)建議。

隨著網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公自動(dòng)化、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，城建檔案管理工作也向著全面落實(shí)數(shù)字化的趨勢(shì)轉(zhuǎn)變。近年，國家、?。ㄊ校┱俺墙n案主管部門高度重視城建檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷推進(jìn)城建檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化程度。面對(duì)新的形勢(shì)，城建檔案館信息化建設(shè)面臨著機(jī)遇，但同時(shí)也存在一些問題。

1 城建檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

城建檔案數(shù)字化建設(shè)重視程度不夠。當(dāng)前部分地區(qū)存在對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，特別是對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不足，部分地方仍存在著重建設(shè)、輕檔案的思想，這在一定程度上制約了城建檔案數(shù)字化的發(fā)展。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)投入資金不足。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要電腦、專業(yè)圖紙掃描儀以及其他輔助設(shè)備等硬件，而且還需要檔案管理平臺(tái)、應(yīng)用等軟件，但城建檔案數(shù)字化建設(shè)其資金來源主要來源財(cái)政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現(xiàn)狀而言，國家一二線城市撥款較多，城建檔案數(shù)字化建設(shè)起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)就受到制約。資金不足是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的主要因素。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)性人才。城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要的是在檔案管理和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)方面有所專長的復(fù)合型人才。但是在實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)從事城建檔案管理人員專業(yè)大部分不是對(duì)口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業(yè)人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業(yè)人員是半路出家對(duì)城建檔案工作不熟悉，也沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)城建檔案管理知識(shí)，甚至部分地方還存在著兼職現(xiàn)象。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)存在一定安全問題。城建檔案數(shù)字化安全性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是城建檔案數(shù)字化過程，因?yàn)檫@一過程中，檔案會(huì)在不同人之間進(jìn)行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復(fù)雜，對(duì)于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面電子檔案依賴于對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備，但由于計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等技術(shù)原因可能造成系統(tǒng)問題或者重要數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。

2 城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的建議

加大城建檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。城建檔案館要積極主動(dòng)爭(zhēng)取財(cái)政資金，加快推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)，加大城建檔案館的計(jì)算機(jī)硬件、辦公條件、庫房建設(shè)等硬件環(huán)境和系統(tǒng)的軟件平臺(tái)、檔案管理數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)管理軟件等軟件的開發(fā)，積極爭(zhēng)取與之發(fā)展需要相適應(yīng)的掃描儀、高拍儀、數(shù)碼設(shè)備、除濕、防蟲、防火、防盜報(bào)警等現(xiàn)代化設(shè)備。加大對(duì)城市基礎(chǔ)設(shè)施、重點(diǎn)工程、城市地下管線、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集力度，完善并豐富、優(yōu)化館藏資源，拓展館藏門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。在加強(qiáng)城建檔案建設(shè)、豐富館藏資源的同時(shí)，要充分發(fā)揮城建檔案館的利用效率，考慮對(duì)重要信息資源采取有償服務(wù)的方式，彌補(bǔ)城建檔案建設(shè)資金，為檔案館城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供內(nèi)在動(dòng)力。

提升從事城建檔案管理人員的整體水平。一要加大力度引進(jìn)人才，重點(diǎn)引進(jìn)在檔案管理和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)方面有所專長的復(fù)合型人才；二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，定期組織城建檔案進(jìn)行技能培訓(xùn)，通過多種渠道、形式對(duì)檔案管理人員教育，打造一支知識(shí)和專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，勇于開拓取、敢于當(dāng)擔(dān)、業(yè)務(wù)熟練同時(shí)有熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)的城建檔案干部隊(duì)伍。三是積極開展檔案業(yè)務(wù)觀摩活動(dòng)，取長補(bǔ)短，掌握檔案管理方面的最新科技動(dòng)態(tài)以及管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。

推進(jìn)城建檔案信息化的建設(shè)與其他平臺(tái)接軌，強(qiáng)化部門聯(lián)動(dòng)。目前建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)各平臺(tái)建設(shè)百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設(shè)工程項(xiàng)目一體化平臺(tái)和招投標(biāo)平臺(tái)，市審批中心的聯(lián)審聯(lián)批平臺(tái)，市發(fā)改委的企業(yè)征信平臺(tái)，市規(guī)劃綜合管理平臺(tái)、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺(tái)等。城建檔案信息化建設(shè)若能將將建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收備案過程中所有審批環(huán)節(jié)所需要的材料，進(jìn)行整理，去除重復(fù)的資料，在城建檔案數(shù)字化平臺(tái)上，形成一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺(tái)上傳到這個(gè)大數(shù)據(jù)中，各個(gè)部門、科室根據(jù)自己實(shí)際業(yè)務(wù)需要，從數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實(shí)準(zhǔn)確；而且還減少企業(yè)重復(fù)工作，簡(jiǎn)化手續(xù)事項(xiàng)，方便企業(yè)，推動(dòng)了城建檔案工作取得成效，為機(jī)關(guān)、企業(yè)提供了更好更有效的服務(wù)。與此同時(shí)，還通過電子政務(wù)平臺(tái)的發(fā)展，推進(jìn)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

做好城建檔案數(shù)字化可行方案。城建檔案數(shù)字化工作需將大量的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)、不懈探索的過程，我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制，科學(xué)設(shè)計(jì)、合理規(guī)劃，不可刻意追求最高、最新的技術(shù)，這樣要投入大量的人力、物力、財(cái)力，容易造成浪費(fèi)，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數(shù)字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應(yīng)選擇成熟、可靠、穩(wěn)定的技術(shù)，充分發(fā)揮資金利用效率。

加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。城建檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但是相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策都相對(duì)滯后，有的甚至是空白，嚴(yán)重制約著數(shù)字化工作的推進(jìn)。目前，我們應(yīng)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面的工作，要對(duì)檔案整理著錄標(biāo)準(zhǔn)、掃描數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要注重同規(guī)劃、國土、市政、工程質(zhì)量監(jiān)督部門等緊密合作，對(duì)整個(gè)建設(shè)系統(tǒng)檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，確保數(shù)字檔案在不同部門，但采取高度統(tǒng)一的格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)在不同部門、地區(qū)之間進(jìn)行資源的共享，共同推進(jìn)城建城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。

強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的安全建設(shè)。城建檔案安全工作是一項(xiàng)責(zé)任重大、紛繁復(fù)雜的工作，城建檔案安全性關(guān)系到城市的發(fā)展以及城市安全。因此在城建檔案館數(shù)字化過程中，必須要嚴(yán)格的保證城建檔案、數(shù)字化系統(tǒng)的安全性。一方面建立嚴(yán)格的防火墻體系，保證城建檔案網(wǎng)絡(luò)的安全，通過病毒查殺、防火墻等方式，防止病毒和黑客的入侵，造成資料泄漏，同時(shí)對(duì)訪問賬戶進(jìn)行控制，通過保密隔離卡、訪問賬戶控制等方式，限制訪問人員，同時(shí)做好城建檔案的異地備份與恢復(fù)系統(tǒng)工作。另一方面要在數(shù)字化的過程中，要選擇資質(zhì)較強(qiáng)的外包企業(yè)，增強(qiáng)數(shù)字化過程中的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)必要的安全保密措施建設(shè)，同時(shí)做好檔案出庫的登記、審查，清點(diǎn)工作，進(jìn)庫時(shí)要核對(duì)文件數(shù)量，防止出現(xiàn)丟失、損毀等問題。

綜上，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化工程，為加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)，我們要加大對(duì)城建檔案的投資力度，大力提升檔案從業(yè)人員專業(yè)水平，積極完善各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)度、規(guī)范，同時(shí)要強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)，為城市的建設(shè)規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。

作者簡(jiǎn)介

田軍明（1983-），男，山東威海人，本科，畢業(yè)于山東理工大學(xué)。