企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑探索

摘 要：伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求與國際化的趨勢(shì)，各大企業(yè)在迎來機(jī)遇的同時(shí)也面臨著挑戰(zhàn)，作為西部機(jī)場(chǎng)集團(tuán)這樣的大企業(yè)，檔案是企業(yè)管理中不可少的重要資源，與此同時(shí)，信息時(shí)代，電子文書和檔案的大面積普及也為企業(yè)檔案提供了技術(shù)支撐，傳統(tǒng)檔案管理在此形勢(shì)下已逐漸凸顯出于發(fā)展脫節(jié)的種種跡象。本文就新形勢(shì)下檔案管理工作上提出如何更規(guī)范化，更有效的服務(wù)企業(yè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；規(guī)范

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的意義

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深化帶動(dòng)了國內(nèi)各領(lǐng)域，行業(yè)的發(fā)展，同事也迎來了更多更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢(shì)，作為與國民經(jīng)濟(jì)息息相關(guān)的企業(yè)更是如此，檔案管理工作是至關(guān)重要的有機(jī)組成，為企業(yè)長期和可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

檔案資料載錄這企業(yè)發(fā)展的各個(gè)印記和發(fā)展歷程，是企業(yè)發(fā)展歷史與案例的重要平臺(tái)，是解決新問題、應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)的咨詢手冊(cè)，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容不僅僅包含了記錄企業(yè)上下，生產(chǎn)，后勤等一系列資料信息，同時(shí)記錄著相關(guān)財(cái)政收入和支出的財(cái)務(wù)檔案；工作人員基本信息和人員流動(dòng)清單的人事檔案，相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案等等?；谏鲜隹芍恳活惸康臋n案都有其收錄與管轄范圍，中心內(nèi)容也各不相同，但卻都與企業(yè)發(fā)展與運(yùn)作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規(guī)范化管理，借以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展觀提高檔案管理的整體水平。

2 提高檔案管理工作規(guī)范化的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲(chǔ)備信息，還包括重要的會(huì)議及談話記錄，這些都對(duì)企業(yè)未來發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)如通過決策者制定決策時(shí)所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，可明確企業(yè)未來發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人 留人提升人的依據(jù)；企業(yè)的財(cái)務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財(cái)務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。思想決定行動(dòng)，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負(fù)責(zé)人開始，從思想上提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí) 檔案管理工作者要從新的思維重視審視當(dāng)前檔案管理工作理念，采用科學(xué)發(fā)展觀，以此為指導(dǎo)改進(jìn)檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要切實(shí)作好檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性與預(yù)見性，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展 經(jīng)濟(jì)形式的認(rèn)識(shí)，全面了解用戶需求，才能更有針對(duì)性地為用戶提供服務(wù)；落實(shí)檔案管理工作的安全意識(shí)，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門采取專人專管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到位

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

1、重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理實(shí)踐的時(shí)候，想要真正地確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，必須根據(jù)需要制定一系列的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達(dá)到最佳這是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要手段和前提，若是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么檔案管理的質(zhì)量以及速度便很難真正的提高，所以在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)

2、提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

人是檔案管理工作的主要實(shí)施者與參與者，人員素質(zhì)的高低與檔案管理工作的科學(xué)化水平有著密切的關(guān)系，因此，現(xiàn)階段，要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，必須做好人員水平的提升 一方面，可吸引專業(yè)的檔案管理工作者加入，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，使人才結(jié)構(gòu)更為合理另一方面，通過對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn) 外派學(xué)習(xí)在職學(xué)習(xí)及對(duì)外交流等方式，全面提升人才的專業(yè)知識(shí)水平及技能水平培訓(xùn)內(nèi)容不僅涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，還應(yīng)開展包

括相關(guān)法律法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形式在內(nèi)的其他知識(shí)，以豐富并全面提高檔案管理人員知識(shí)面與技術(shù)水平 加強(qiáng)人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規(guī)范操作，保持嚴(yán)謹(jǐn)有序的工作態(tài)度，及時(shí)歸檔，確保資料全面且完整

3、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平

提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室 檔案網(wǎng)站信息共享平臺(tái)等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對(duì)信息的檢索，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率合理運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，采用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，使其更具科學(xué)化水平加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息 資料統(tǒng)一管理，建立 健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查 做好檔案的動(dòng)態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)加以修正，定期組織管理人員對(duì)檔案信息資料進(jìn)行檢閱規(guī)范與完善，使檔案資料與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，保障檔案管理.

4、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的投入

想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進(jìn)設(shè)備投入進(jìn)來 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識(shí)到檔案管理的地位和重要性，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化地進(jìn)行加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化資金設(shè)備方面的投入，在進(jìn)行檔案室設(shè)置的時(shí)候，必須做好通風(fēng)采光安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實(shí)際的需要還可以將電腦 監(jiān)視設(shè)備空調(diào)等設(shè)備運(yùn)用進(jìn)來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況 現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平 為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和

設(shè)備 而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益

4 總結(jié)

管理現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，必須真正地認(rèn)識(shí)到其中存在的問題，從思想人員素質(zhì)管理基礎(chǔ)建設(shè)等方式，深入研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與用戶的實(shí)際需求，采取切實(shí)有效的方式提高檔案管理的科學(xué)化水平，提高檔案管理的質(zhì)量

參考文獻(xiàn)

1 韓文琳.對(duì)提高檔案管理工作科學(xué)化水平的思考.[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)

2 陳冬菊.論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化.[J].華章.2013（19）

3 王利超.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用.[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè).2010，11：52-54

作者簡介

申春寧（1987—），女，大學(xué)本科學(xué)歷，現(xiàn)在陜西省地質(zhì)調(diào)查中心工作。