探析公安機(jī)關(guān)專業(yè)檔案歸檔管理中存在的問題及對策

駱永琴

摘 要：專業(yè)檔案案卷是公安機(jī)關(guān)活動的重要載體，是檢驗(yàn)公安人員辦案和執(zhí)行活動準(zhǔn)確性、合法性、嚴(yán)肅性的重要依據(jù)，它既是公安機(jī)關(guān)檔案的重要組成部分，又是公安民警辦案結(jié)案的綜合體現(xiàn)，案卷類目較多。本文從工作實(shí)際出發(fā)，就專業(yè)檔案歸檔管理中存在的主要問題及對策作一探析，便于專業(yè)檔案的歸檔工作能夠更加及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，為公安檔案的開發(fā)利用提供條件。

關(guān)鍵詞：公安機(jī)關(guān)；專業(yè)檔案 歸檔管理；問題；對策

公安專業(yè)檔案是公安機(jī)關(guān)在依法偵查審理案件、處理違法犯罪、實(shí)施治安和行政管理等職能活動中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的專用歷史記錄。公安專業(yè)檔案按載體形式可分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案三種類型，以紙質(zhì)為主。

公安專業(yè)檔案既是民警個(gè)人、公安機(jī)關(guān)依法辦案、辦事的記錄和見證，又是工作成績的反映、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累。由于保存了部分公民及犯罪嫌疑人特別是罪犯的信息，利用檔案資料信息，分析社會治安形勢，為黨委政府維護(hù)社會穩(wěn)定大局提供決策依據(jù)，意義不可小覷。對刑事犯罪檔案信息的梳理，也可為公安機(jī)關(guān)自身的“打防控”及破獲重大疑難案件提供參考。在現(xiàn)今正在推行辦事辦案考核制，特別是在錯(cuò)案追究責(zé)任制中，公安專業(yè)檔案以真實(shí)性、可靠性強(qiáng)成為必不可少的依據(jù)。

長期以來，公安專業(yè)檔案的歸檔工作一直不夠完善，雖然浙江省公安廳（以下簡稱省廳）從2005年開始在全省開展公安專業(yè)檔案年檢考核制度，專業(yè)檔案的歸檔率和準(zhǔn)確率有所提高，但從部分公安機(jī)關(guān)特別是基層公安單位現(xiàn)狀看，歸檔管理還存在諸多問題。為此，本人結(jié)合實(shí)際，以歸檔工作為切入點(diǎn)，分析存在的問題，剖析產(chǎn)生問題的原因，提出解決問題的對策，以期對公安機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的歸檔管理工作有所幫助。

1 專業(yè)檔案歸檔管理中存在的問題及原因

在專業(yè)檔案歸檔實(shí)際工作中，主要存在歸檔不按時(shí)、歸檔案卷質(zhì)量不高、檔案分類統(tǒng)計(jì)數(shù)與法制科臺帳不相符等問題。具體表現(xiàn)為：

（一） 檔案不能按規(guī)定時(shí)限歸檔

公安專業(yè)檔案實(shí)行由公安機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門立卷，檔案部門集中統(tǒng)一管理的原則。而在實(shí)際工作中，各業(yè)務(wù)部門很少及時(shí)、主動地移交相關(guān)案卷，常常需由檔案管理員與各部門內(nèi)勤溝通催交；內(nèi)勤也有力不從心，因?yàn)檗k案紀(jì)律和保密規(guī)定，她們有時(shí)也不知哪些民警承辦哪些案件？進(jìn)展如何？是否已結(jié)了案？所以每年專業(yè)檔案的移交都是一而再，再而三的拖延。而有些承辦民警，總有可以推諉的理由遲遲不交案卷，導(dǎo)致檔案部門案卷歸檔率低下。

（二）初次歸檔的檔案合格率不高

針對移交的專業(yè)檔案，發(fā)現(xiàn)部分案卷有不少問題，一是案卷封面內(nèi)容書寫和審批手續(xù)不規(guī)范；二是批稿、改稿甚至簽名字跡不符要求；三是案卷內(nèi)容不齊全；五是裝訂不規(guī)范。以上這些問題直接影響了專業(yè)檔案的質(zhì)量和保管限期。

（三）檔案分類臺帳數(shù)據(jù)與法制科臺帳數(shù)據(jù)不符，造成專業(yè)檔案案卷歸檔有誤

一般“三類案卷”①中，“刑事偵查卷”和“行政（治安）管理處罰卷”依據(jù)專業(yè)檔案年檢考核表格中所核算出的數(shù)據(jù)與法制科臺帳經(jīng)常不符，特別是“刑事偵查卷”中的刑事下行案件各分類打擊數(shù)差錯(cuò)較多，與實(shí)際案卷不一致。再有“刑事下行案卷”轉(zhuǎn)“行政處罰卷”時(shí)數(shù)據(jù)劃分統(tǒng)計(jì)也各有誤差。以上諸類問題，對于檔案管理員在核對鑒定各單位移交的專業(yè)檔案時(shí)極易產(chǎn)生誤解，并且對于專業(yè)檔案案卷的類別定性也產(chǎn)生了負(fù)面影響。

（四）由于辦案人員的調(diào)崗離職，造成部分案卷散失或丟失現(xiàn)象

公安專業(yè)檔案的收集、整理、立卷由案件承辦人員負(fù)責(zé)，誰辦結(jié)、誰立卷、誰歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。而辦案部門人員調(diào)動是常有的事，有的調(diào)動部門，有的調(diào)離公安崗位，他們走時(shí)，不少人沒有將第一手資料及時(shí)移交，導(dǎo)致部分案卷散失、甚至丟失。這不僅對最后的歸檔率不利，也會對案件偵破工作造成嚴(yán)重影響。

造成上述問題的原因，主要是單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，沒把檔案工作擺上應(yīng)有位置，不少民警也是檔案意識淡泊，只重辦案業(yè)務(wù)，輕視檔案工作。

2 專業(yè)檔案歸檔管理好的對策

（一）依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的重視

俗話說：“工作好與壞，全靠領(lǐng)導(dǎo)帶”，領(lǐng)導(dǎo)是否重視對于一項(xiàng)工作的開展起著舉足輕重的作用，檔案工作也是如此。如何得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，本人認(rèn)為檔案管理員首先要自己過得硬。要具備愛崗敬業(yè)的精神，以出色的工作業(yè)績，給領(lǐng)導(dǎo)和同事們留下良好的印象。要善于請示匯報(bào)，不斷地增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。要有大局意識，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，使檔案管理工作的知名度和影響力得以提升。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)填報(bào)人員的技能和素質(zhì)

要想專業(yè)檔案填報(bào)數(shù)據(jù)規(guī)范、準(zhǔn)確，除了法制科應(yīng)經(jīng)常組織刑大、治大、各派出所等部門進(jìn)行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)外，必要時(shí)還應(yīng)酌情分析、講解，使填報(bào)打防控表格工作者對各數(shù)據(jù)的含義能一一領(lǐng)會，不能混淆，錯(cuò)報(bào)數(shù)據(jù)，通過培訓(xùn)提高填報(bào)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保每個(gè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，便于專業(yè)檔案歸檔率準(zhǔn)確、齊全。

（三）規(guī)范案卷裝訂，提高專業(yè)檔案案卷質(zhì)量

專業(yè)檔案案卷質(zhì)量既反映公安水平，又體現(xiàn)公安作風(fēng)，所以案卷裝訂歸檔工作不容忽視。現(xiàn)在采取一系列的措施加強(qiáng)案卷管理、全面提高案卷歸檔質(zhì)量顯得尤為重要。

1、案卷封面和卷內(nèi)手寫資料要符合檔案規(guī)定，書寫字跡包括領(lǐng)導(dǎo)審批簽名一律用碳素、藍(lán)黑墨水書寫，確保字跡永久性。案卷題名（即姓名）要準(zhǔn)確無誤，與身份證信息一一核對，經(jīng)確認(rèn)后方可在案卷封面上書寫，確保檔案信息化管理查閱利用的有效性。

2、在立卷歸檔中要特別注意刑事偵查卷副卷材料的完整性和準(zhǔn)確性。“刑事判決書”應(yīng)集中裝訂到副卷中，不應(yīng)散失在其他部門或獨(dú)立裝訂成冊。同時(shí)，裝訂方法應(yīng)用三孔一線，案卷裝訂后要美觀整齊且牢固。

（四）及時(shí)掌控人員調(diào)動信息，做好案卷移交工作

機(jī)關(guān)單位人員調(diào)動是經(jīng)常會發(fā)生的，尤其對調(diào)動工作的辦案民警，各單位領(lǐng)導(dǎo)要引起高度重視，務(wù)必組織人員對調(diào)動民警手中的案卷進(jìn)行及時(shí)收集或組卷。為此，檔案管理人員也要及時(shí)掌控人員調(diào)動信息，指導(dǎo)或監(jiān)督承辦人員做好相關(guān)移交手續(xù)，若調(diào)動人員手中有未辦結(jié)的案件則要妥善移交，已辦結(jié)的由內(nèi)勤保管或組卷，直至移交檔案室為止，避免歸檔時(shí)缺少或丟失。

（五）檔案歸檔制度要與業(yè)務(wù)考核掛鉤，實(shí)行獎懲分明

之所以承辦民警對歸檔工作敷衍了事，意識不強(qiáng)，主要原因是檔案歸檔與承辦民警的考核沒有密切關(guān)聯(lián)，所以在思想上他們可以漠視，言語上可以推諉，行動上甚至可以拒之不交。因此，要倒逼承辦民警及時(shí)歸檔，就必須與業(yè)務(wù)考勤待遇相關(guān)聯(lián)，將承辦民警案卷移交工作列入公安機(jī)關(guān)單位崗位目標(biāo)責(zé)任制的考核內(nèi)容，嚴(yán)格獎懲，增強(qiáng)承辦民警的檔案意識，促進(jìn)公安機(jī)關(guān)專業(yè)檔案歸檔率和準(zhǔn)確率“兩提升”。

（六）加強(qiáng)專業(yè)檔案的開發(fā)利用，為現(xiàn)實(shí)決策提供參考

檔案說到底是“死”東西，它的“活”最終在于利用，在其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮。如何“用活”檔案也是我們檔案工作者最值得思考的問題。因此，要開發(fā)好公安專業(yè)檔案，首先要為領(lǐng)導(dǎo)和民警的善于利用檔案資源做好參謀服務(wù)工作。要梳理出有規(guī)律性的檔案信息，建立完善的檢索系統(tǒng)，做到有據(jù)可依，有據(jù)可查，不斷提高公安機(jī)關(guān)綜合檔案室為社會提供檔案信息服務(wù)的能力，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為利用者服務(wù)，為現(xiàn)實(shí)決策提供參考。

參考文獻(xiàn)

1、淺議稅務(wù)部門的檔案管理存在問題及對策，江蘇省興化市國稅局，2011.06.16

2、陳沉，施工檔案存在的問題及對策，紹興市檔案信息網(wǎng)，2012.04.23