貴陽(yáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)研究

摘 要：貴陽(yáng)市檔案館是中共貴陽(yáng)市政府直屬的文化事業(yè)單位，率先建成數(shù)字檔案館是其的重要任務(wù)。貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館已上線運(yùn)行，設(shè)有檔案門戶網(wǎng)站“貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)”，預(yù)計(jì)到2018年，市檔案館館藏?cái)?shù)字化率將達(dá)到50%。筆者調(diào)查貴陽(yáng)數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館現(xiàn)狀；建設(shè)；對(duì)策

數(shù)字檔案館是指以檔案管理的基本原理為前提，以信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)，以數(shù)字化長(zhǎng)期保存、資源共享與遠(yuǎn)程服務(wù)為目的，通過(guò)信息管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站，對(duì)由傳統(tǒng)檔案資源經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換、由電子文件歸檔形成的數(shù)字檔案資源以及檔案館收藏的其他數(shù)字資料進(jìn)行管理的新型檔案管理方式，其實(shí)質(zhì)是一種序化的數(shù)字信息空間。

1 貴陽(yáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，貴陽(yáng)也在不斷推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館已上線運(yùn)行，設(shè)有檔案門戶網(wǎng)站“貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)”。自2011年啟動(dòng)總投資250萬(wàn)元的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目以來(lái)，至今已基本建成數(shù)字檔案館基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)和硬件建設(shè)。

貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)（貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館）設(shè)有網(wǎng)站首頁(yè)、局館概況、新聞動(dòng)態(tài)、信息公開等十二個(gè)主欄目。主欄目除了一些普通的主欄目外，還設(shè)有館藏指南、網(wǎng)上展廳、貴陽(yáng)記憶（包括筑城掠影、貴陽(yáng)掌故、解讀老照片）、互動(dòng)交流等，其內(nèi)容具有共性與個(gè)性并存的特點(diǎn)。各個(gè)主欄目均有延伸，還設(shè)有查詢對(duì)話框。檔案網(wǎng)站標(biāo)題清晰，人性化設(shè)計(jì)比較強(qiáng)。首頁(yè)設(shè)有“在線查檔”、“在線咨詢”等提供的在線服務(wù)，還有“站內(nèi)搜索”，在搜索框中輸入關(guān)鍵字，點(diǎn)擊搜索，便可查到相關(guān)檔案信息。這幾點(diǎn)就突出了貴陽(yáng)市檔案館在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中，即考慮到熟悉、了解計(jì)算機(jī)的人，也充分考慮到不熟悉、不了解計(jì)算機(jī)的人，縮小了數(shù)字鴻溝，實(shí)現(xiàn)全民查檔的想法。

貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)（貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館）除了早期的建立比較完善之外，后期的維護(hù)建設(shè)也相應(yīng)完善。但仍然存在一些問(wèn)題，比如館藏資源數(shù)字化率比較低，預(yù)計(jì)到2018年，市檔案館館藏?cái)?shù)字化率將達(dá)到50%；網(wǎng)站檢索語(yǔ)言單一，沒(méi)有翻譯成除中文以外的多種外國(guó)語(yǔ)言，不便于檔案資源的交流與互通；檔案專業(yè)性較強(qiáng)的信息提供較少，一次檔案較少，更多的是一些館內(nèi)文件——二次檔案信息。

2 建設(shè)發(fā)展中存在的問(wèn)題

數(shù)字檔案館的建設(shè)不可能是一蹴而就的，貴陽(yáng)數(shù)字檔案館在實(shí)踐中勇于嘗試，在理論上不斷探索，盡可能地做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，但還是在建設(shè)中存在一些不可避免的問(wèn)題。

（一）資金缺乏

數(shù)字檔案館的建設(shè)是需要大量的資金支持，經(jīng)費(fèi)匱乏則是制約我國(guó)檔案館館藏?cái)?shù)字化建設(shè)的重要因素。貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)館藏資源進(jìn)行“標(biāo)準(zhǔn)化”和“數(shù)字化”的整理，還要進(jìn)行庫(kù)房建設(shè)和軟硬件設(shè)施的建設(shè)，檔案數(shù)字化就需要檔案館購(gòu)置必需的音像采集設(shè)備、圖片采集設(shè)備、文字采集設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，這些都需要強(qiáng)大的資金支持。

（二）館藏檔案的數(shù)字化程度較低

“存量數(shù)字化”是我國(guó)數(shù)字檔案館普遍存在的問(wèn)題，所以要不斷加強(qiáng)對(duì)館藏資源數(shù)字化的整理。2015年，貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館已上線運(yùn)行，市民可以在線查閱300多萬(wàn)頁(yè)數(shù)字檔案資料，同年完成200萬(wàn)頁(yè)。預(yù)計(jì)到2018年，市檔案館館藏?cái)?shù)字化率將達(dá)到50%。

（三）信息不健全，訪問(wèn)量低

貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)（貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館）主要提供的檔案類型主要是圖像和文字檔案信息，缺少具有聲音、視頻信息；網(wǎng)站內(nèi)對(duì)館藏、檔案部門工作、信息公開、在線查檔等的數(shù)字化文字信息較多，而對(duì)檔案專業(yè)性較強(qiáng)的全總目錄、案卷目錄、全宗檔案等信息提供較少，網(wǎng)站中歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的檔案原文和圖像等一次檔案較少，更多的是一些館內(nèi)文件，檔案部門文件、簡(jiǎn)報(bào)、新聞、領(lǐng)導(dǎo)視察等二次檔案信息等。訪問(wèn)量低這一問(wèn)題在貴州的各檔案信息網(wǎng)站中同樣存在。這種現(xiàn)象從側(cè)面反映了人們的檔案意識(shí)太低，各部門對(duì)檔案的重視程度不夠高。

3 應(yīng)對(duì)措施

（一）貴陽(yáng)市檔案局應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)，加大投入資金

加大對(duì)檔案檔案工作的支持保障力度，事關(guān)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展和安全發(fā)展。貴州省最為西部大開發(fā)的重點(diǎn)省份，其發(fā)展是有目共睹的。貴陽(yáng)市檔案館應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)，加大資金投入力度，使得數(shù)字檔案館的建設(shè)具有更加堅(jiān)實(shí)的支持和保障。通過(guò)從意識(shí)、資金、技術(shù)和宣傳教育等各方面對(duì)貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館建設(shè)提供支持，促進(jìn)數(shù)字檔案館的建成。

（二）重視人才培養(yǎng)，建設(shè)一支高專業(yè)、高素質(zhì)的館員隊(duì)伍

數(shù)字檔案館的建設(shè)與檔案人員息息相關(guān)，只有數(shù)字檔案館人員意識(shí)有所提高，才能從根本上解決數(shù)字檔案館建設(shè)的一系列問(wèn)題。因此，加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)與能力的培養(yǎng)，既要了解基礎(chǔ)的檔案專業(yè)知識(shí)及其管理理論，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，不斷培養(yǎng)和引進(jìn)數(shù)字檔案方面的復(fù)合型人才。還要加強(qiáng)與高校的合作，提高學(xué)校師生乃至全民的檔案意識(shí)，提高數(shù)字檔案館的實(shí)用性，推動(dòng)數(shù)字檔案館對(duì)檔案的宣傳與引導(dǎo)作用，切實(shí)展示檔案的社會(huì)公眾效用，最終實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站以及檔案的真正價(jià)值。

（三）豐富館藏資源，建立健全數(shù)字檔案館

館藏資源是數(shù)字檔案館的“頂梁柱”，要不斷豐富館藏資源。如美國(guó)在線檔案館存檔175000份野生動(dòng)物的聲音，英國(guó)民間歌舞協(xié)會(huì)也將本國(guó)傳統(tǒng)的民間舞蹈、歌曲、風(fēng)俗等檔案在線向公眾免費(fèi)開放。貴陽(yáng)數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中，就要結(jié)合貴州本土特色設(shè)立相關(guān)專題，展示貴州的風(fēng)土人情。目前，貴陽(yáng)檔案信息網(wǎng)就設(shè)有“貴陽(yáng)記憶”，還有一些圖片及網(wǎng)上展廳，但是還是缺乏音像方面的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)聲音、視頻檔案的收集。只有健全網(wǎng)站內(nèi)各方面檔案信息，讓查詢者初次訪問(wèn)網(wǎng)站是就能感受到站內(nèi)信息量豐富、直觀并且布局合理，給人舒適感的同時(shí)能夠充分利用檔案網(wǎng)站健全的檔案信息，以消除檔案查詢者對(duì)檔案利用的困惑，完成對(duì)檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子文件管理，加快檔案數(shù)字化

加快數(shù)字檔案館的建設(shè)需要加大電子文件的收集歸檔力度。由于計(jì)算機(jī)的普及，電子文件源源不斷地產(chǎn)生，各個(gè)黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公務(wù)文件部分符合檔案歸檔的要求，將這些公務(wù)文件和相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)載體文件一并歸檔，可以加快檔案數(shù)字化，豐富檔案數(shù)字化資源，從為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量、方便快捷的利用服務(wù)。貴陽(yáng)市數(shù)字檔案館不僅要實(shí)現(xiàn)電子文件的資源共享，還有對(duì)其進(jìn)行合理的維護(hù)與管理。首先是建設(shè)數(shù)字檔案室，利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)本單位電子文件信息共享，其次是建設(shè)數(shù)字文件中心，依托全市電子政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)面向全市各單位電子文件共享，第三是全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的館室一體化。

4 總結(jié)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字檔案館建設(shè)與利用成為了發(fā)展的趨勢(shì)。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生與發(fā)展以提供檔案服務(wù)為基礎(chǔ)，與傳統(tǒng)檔案館形成了有機(jī)的互補(bǔ)，為檔案利用者提供專業(yè)服務(wù)。貴陽(yáng)數(shù)字檔案館從開始建設(shè)至今，都在不斷地轉(zhuǎn)變其工作方式，既能提供傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，又能滿足需求者的信息技術(shù)需求。貴陽(yáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)一直都以服務(wù)廣大檔案利用者為目標(biāo)，并在不斷地豐富館藏資源，提升檔案管理人員意識(shí)，加快檔案數(shù)字化。最后，隨著檔案意識(shí)在不斷向前發(fā)展的形勢(shì)下，數(shù)字檔案館的建設(shè)也在與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，完善各方面功能，為檔案利用者提供更加便利的需求。

文獻(xiàn)參考

[1]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010.

[2]賓雁.貴陽(yáng)市檔案館建一流平臺(tái) 打造檔案事業(yè)升級(jí)版[N].貴陽(yáng)日?qǐng)?bào)，2015-06-09.

[3]黃霄羽.外國(guó)檔案事業(yè)史[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2015.

作者簡(jiǎn)介

徐雙（1994-），女，山東濟(jì)南，本科，檔案學(xué)專業(yè)。