企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

王濤

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國內(nèi)各個類型的企業(yè)中的檔案信息也隨之增多。提高企業(yè)中的檔案信息建設(shè)水平成為了企業(yè)建設(shè)的一大焦點，本文將對現(xiàn)在國內(nèi)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的、企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)狀、企業(yè)檔案信息化的改善進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵字：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀及改善

隨著目前我國電子信息技術(shù)尤其是電子掃描技術(shù)的飛速進(jìn)步，使企業(yè)對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)不再是不可能實現(xiàn)的技術(shù)。在企業(yè)檔案的信息化建設(shè)中，最主要的組成部分就是對相關(guān)資料進(jìn)行信息化的過程。將企業(yè)的檔案進(jìn)行信息處理后，不僅可以讓企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)處于優(yōu)化狀態(tài)，而且進(jìn)一步的使企業(yè)與社會發(fā)展進(jìn)行合理的接軌。對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理是讓企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要手段，有效的提高企業(yè)對于檔案的管理水平。不過在企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，仍然存在著很多的不足需要進(jìn)行完善，一旦忽視了這些問題，就會大大的影響企業(yè)進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)的正常實施。

1 進(jìn)行檔案信息化建設(shè)對企業(yè)的目的和意義

對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)指的是利用各種計算機(jī)內(nèi)部的硬件或者軟件的各項功能對企業(yè)的檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃。

1.1 促進(jìn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化

因為在企業(yè)的檔案管理信息中，數(shù)字的信息占有最大的比例。因此，一些企業(yè)想將原有的書面的信息管理轉(zhuǎn)變成電子系統(tǒng)的管理，那么就需要提高其數(shù)字化的水平，對于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)來說，主要的目的就是加強(qiáng)電子版信息的管理、逐漸完善電子信息庫中的資料管理模式。

1.2 利于企業(yè)信息的檢索

將書面的信息管理模式轉(zhuǎn)換成電子系統(tǒng)共管理模式就要合理的利用計算機(jī)，這就需要企業(yè)的計算機(jī)中的信息管理系統(tǒng)有正確的檢索程序，否則會極大地降低信息的搜索效率，降低工作效率，使檔案信息化管理變得毫無意義，只要使用正確的檢索軟件，保證檢索達(dá)到一定的速度，那么就可以運(yùn)用多種檢索形式，這樣對企業(yè)檔案的管理和搜索效率就大大的提高了。

1.3 利于企業(yè)信息的網(wǎng)絡(luò)化

對企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)后，可以將傳統(tǒng)的人工服務(wù)或者面對面服務(wù)轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的形式。如果企業(yè)想進(jìn)行上述轉(zhuǎn)化，就必須制定一系列的相關(guān)制度，包括網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的流程和服務(wù)方式等等，并將相關(guān)的信息報備到上一階層的管理處。做到上述幾點，檔案的管理就不需要進(jìn)行人工的當(dāng)面交流，只需要在網(wǎng)絡(luò)上按照指示一步一步的完成就可以找到需要的信息，因此大大的提高了信息管理方面的工作效率。

2 目前國內(nèi)企業(yè)檔案管理建設(shè)的問題

因為致之前信息的傳統(tǒng)書面管理模式，導(dǎo)致了許多檔案信息丟失或者堆放雜亂，所以是檔案的信息管理效率大大的降低。但是，目前該有很多企業(yè)仍舊進(jìn)行檔案信息的人工管理模式，導(dǎo)致了檔案管理工作在進(jìn)行時非常不利于與其他工作的進(jìn)行。比起其他職位或者工作人員來說，這種企業(yè)中的檔案信息管理人員經(jīng)常受到上層領(lǐng)導(dǎo)的忽略，因此檔案的管理調(diào)用的效率極大地降低。由此看來，目前檔案的傳統(tǒng)的書面的管理制度已經(jīng)不再適合應(yīng)，因為這種方式已經(jīng)沒有辦法滿足現(xiàn)在國內(nèi)的快節(jié)奏的工作方式，不能夠即使的提供有效的資料信息等。

2.1 檔案資料無法進(jìn)行數(shù)字化

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期相關(guān)的技術(shù)手段還不夠完善，因此，最傳統(tǒng)的檔案信息管理都是通過紙質(zhì)形式進(jìn)行管理，長期存放和管理不當(dāng)導(dǎo)致了很多紙質(zhì)的檔案因為環(huán)境問題所以泛黃發(fā)脆，使很多油性字跡因為耐熱性較低而發(fā)生擴(kuò)散，導(dǎo)致字跡或者圖像的模糊不清，為相關(guān)人員對資料保管及使用都帶來了很大的麻煩。最后就會使很多的資料因為保存時間過長而遭到破壞后丟失不見，使很多資料的保存期限大大的縮短后沒有辦法保證企業(yè)檔案信息的安全性和可靠性，從某一方面來說，為國內(nèi)企業(yè)發(fā)揮帶來了巨大的而經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 檔案信息管理手段較為落后

我國長期以來都將檔案信息管理、保存或者搜索信息進(jìn)行傳統(tǒng)的人工管理形式，換句話說就是周所周知的對檔案進(jìn)行簡單的電腦管理，這種管理方式的主要手段就是利用手工進(jìn)行檔案信息的輸入、用戶登錄后進(jìn)行相關(guān)信息的搜索，并不是完全的檔案信息管理形式，因為這種檔案信息的管理手段較為落后，因此，我國很多企業(yè)都沒有辦法將存放時間過長的資料信息導(dǎo)入到先進(jìn)的檔案管理庫，這樣機(jī)會使很多資料沒有辦法進(jìn)行合理的利用，也就是說這部分的資料信息的資源價值不復(fù)存在了。

2.3 企業(yè)中檔案的信息利用率極低

很多企業(yè)進(jìn)行信息的搜索都是進(jìn)行人工當(dāng)場查閱，這也作為目前國內(nèi)眾多企業(yè)警醒檔案管理是搜索資料信息的主要手段，因為這種搜索手段很單一，導(dǎo)致了很多人在使用時浪費大量的時間，并且還有一點就是在同一個檔案信息在同一時間范圍內(nèi)只可以供一個人進(jìn)行查看，導(dǎo)致了資料的利用率分享率都極低。從另一個方面來看，因為資料的直接搜索翻閱，資料極有可能發(fā)生磨損、破壞，甚至?xí)?dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失。所以，傳統(tǒng)的這種檔案的管理手段并沒有一個較為完善的信息搜索系統(tǒng)，無論是在企業(yè)使用檔案時檔案的及時性，還是在企業(yè)進(jìn)行使用這用資料管理系統(tǒng)時的系統(tǒng)性和安全性等都沒有辦法得到合適的保證。

2.4 企業(yè)中的員工隊伍能力參差不齊

對于企業(yè)檔案的相關(guān)管理人員來說，因為很多的企業(yè)都很過多的注意人員的數(shù)量而忽略了人才高質(zhì)量的重要性，結(jié)果就直接導(dǎo)致了很多企業(yè)的相關(guān)的檔案信息管理人員的素質(zhì)水平普遍降低，就是因為很多企業(yè)的相關(guān)的檔案管理人員較低的工作能力，導(dǎo)致了許多的檔案的管理只看重保存程序然后忽略了資料的利用率，這就使很多的檔案資料信息等形成了“半封閉”甚至“全封閉”的現(xiàn)狀。并且很多相關(guān)的工作人員因為傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，過分的重視檔案資料信息的保存，進(jìn)一步的導(dǎo)致了相關(guān)的管理手段也處于“半封閉”或者“全封閉”的模式。除此之外，無論是進(jìn)行資料信息管理的手段和設(shè)備，還是資料信息的管理技術(shù)，都因為相關(guān)的工作人員的工作素質(zhì)水平普遍不高，所以并不能夠及時的學(xué)習(xí)和利用當(dāng)下先進(jìn)的技術(shù)手段和成果，導(dǎo)致了比起很多利用先進(jìn)的生產(chǎn)手段系統(tǒng)的企業(yè)，很多企業(yè)不管是在信息資料的管理手段，還是在利用方式上都較為落后，所以不管是檔案信息的適用效率上，還是檔案信息的實時更新效率上，都不可能得到進(jìn)一步的完善，上述的這幾點就是導(dǎo)致我國內(nèi)很多企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢的主要原因。

3 進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)意見

3.1 企業(yè)應(yīng)給予高度重視，加大各種硬件軟件的投入力度

因為當(dāng)下電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)的強(qiáng)大訴求，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案資料管理手段顯而易見的已經(jīng)不再適合與當(dāng)下眾多企業(yè)的檔案管理的模式。想要讓企業(yè)的進(jìn)步的需求得到充分的滿足，用此來適應(yīng)當(dāng)下的先進(jìn)的企業(yè)信息管理的發(fā)展，就必須進(jìn)一步的改善目前企業(yè)中原有的檔案信息管理手段，此時對企業(yè)中原有的檔案信息管理手段進(jìn)行改善后，正好可以改變了傳統(tǒng)的檔案信息管理形式中紙質(zhì)信息管理模式的不足之處，進(jìn)一步的推動了企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理模式的改進(jìn)，所以，對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是必不可少的。想要快速的提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)速度和企業(yè)信息化管理水平，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與高度的重視，同時制定出相應(yīng)的規(guī)劃用來改善企業(yè)的而相關(guān)管理制度，實際行動上來增加企業(yè)硬件和軟件的設(shè)備投入，這樣才能使企業(yè)檔案信息化建設(shè)更加迅速，尤其是要讓各級的高層領(lǐng)導(dǎo)起到主要的調(diào)控作用，制定一系列的領(lǐng)導(dǎo)管理系統(tǒng)，這樣能夠更加完善的督促企業(yè)的檔案的信息官建設(shè)，讓企業(yè)的檔案管理信息化的腳步逐漸加快。

3.2 對企業(yè)中進(jìn)行檔案信息化管理人才進(jìn)行嚴(yán)格篩選

想要對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，最主要的環(huán)節(jié)還是要應(yīng)有一支健全的人才建設(shè)隊伍；要求隊伍中的人才不僅擅長數(shù)字化信息的管理，而且可以對信息化的資料進(jìn)行熟練地處理。因為進(jìn)行檔案的管理，既需要很搞得科學(xué)性，有需要將理論知識原理和工作技能合理的結(jié)合在一起，所以，想要對那些多元化的、類型較多的檔案信息資料進(jìn)行合理的管理，來促進(jìn)很多企業(yè)產(chǎn)品的信息化及信息管理的人性化，就必須做到一下四點。第一點，企業(yè)可以每隔一段時間就聘請準(zhǔn)假或者本行業(yè)內(nèi)的能力較強(qiáng)的程序工程師對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行較為專業(yè)的培訓(xùn)，這樣可以及時提高工作人員的工作能力；第二點，相關(guān)的工作人員應(yīng)該熟練掌握利用計算機(jī)系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案的技能，例如將紙質(zhì)檔案上的信息導(dǎo)入到計算機(jī)的信息庫當(dāng)中，這樣可以大大的提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的采集和處理技術(shù)，更加便于建設(shè)檔案信息資料庫和信息資料服務(wù)平臺的順利進(jìn)行；第三點，因為企業(yè)會為了提高信息處理水平，會及時引進(jìn)很多先進(jìn)的設(shè)備，這就要求相關(guān)的工作人員能夠熟練地掌握新進(jìn)設(shè)備的使用，這樣能夠大大的提高企業(yè)檔案信息管理人員的工作效率，更加方便的為客戶提供正確的、完整的檔案信息資料，可以給客戶提供一種高質(zhì)量高效率的高級服務(wù)；第四點，建立一個較為完善的檔案人員管理制度，制定明確并且合理的獎罰規(guī)定，形成高效率的激勵制度，從多方面來提升相關(guān)工作人員的知識掌握面和相應(yīng)的工作能力，這樣就可以為企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)提供一個扎實的前提。

3.3 對企業(yè)中的檔案實施電子化的管理制度

為了符合一些企業(yè)對檔案資料信息的管理需求，可以利用例如高像素相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，以現(xiàn)代化的電子處理手段，將原來是紙質(zhì)的檔案信息資料和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字形式，并根據(jù)數(shù)據(jù)類型的不同，對大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行分類并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，這樣就可以將傳統(tǒng)的手工管理信息的模式轉(zhuǎn)換成完全的檔案信息化模式。除此之外，對于數(shù)據(jù)庫原有的一些檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的更新，加強(qiáng)和其他部門的共同合作，實時的掌握各個部門的數(shù)據(jù)的更新，提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立速度，更加便于將相關(guān)資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息的形式，無論是在搜索過程、調(diào)用過程還是在使用過程中都很方便。

3.4 建立完善的檢索系統(tǒng)

對于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)來說，一個健全的檢索系統(tǒng)可以提供較為有效的提供檔案信息資料，還可以提高數(shù)據(jù)庫中檔案信息的利用率。從現(xiàn)在的技術(shù)發(fā)展水平來看，建立健全的目錄檢索系統(tǒng)，是檔案資料的信息化建設(shè)實現(xiàn)的重要手段。

4 結(jié)束語

綜上所述，想要釜底抽薪的改變現(xiàn)有的比較落后的檔案信息管理模式，就要進(jìn)一步進(jìn)行企業(yè)檔案資料管理的信息化建設(shè)，并以此為基礎(chǔ)建立適合每個企業(yè)發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，這樣就可以大大的提高檔案信息資料的管理水平，為企業(yè)的用戶提供高效率的服務(wù)。伴隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提高，計算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)作為較為先進(jìn)的管理系統(tǒng)，可以很大程度提高檔案信息的管理效率。所以，企業(yè)在生產(chǎn)實踐中應(yīng)該對檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行進(jìn)一步的思考和實踐，在提高企業(yè)信息資料的利用率的同時有促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展。

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