信息化電力系統(tǒng)檔案管理工作的探討

梁潔瑜

（增城市聯(lián)電供電用工程有限公司）

信息化電力系統(tǒng)檔案管理工作的探討

梁潔瑜

（增城市聯(lián)電供電用工程有限公司）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及電力系統(tǒng)信息化進(jìn)程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)給檔案管理帶來了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”管理模式受到全新的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，文件的接收、儲(chǔ)存、應(yīng)用和文件的真實(shí)性、完整性巨大的沖擊，擺在我們面前的緊迫任務(wù)是怎樣使檔案數(shù)字化建設(shè)加快，使信息化技術(shù)利用充分，服務(wù)的更快、更好。電子檔案的管理也漸漸被納入到信息化建設(shè)的日程中。本文對(duì)信息化電力系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行了簡單的探討，希冀同行能夠借鑒。

電力系統(tǒng)；信息化建設(shè)；檔案管理

引言

檔案是各個(gè)企業(yè)發(fā)展的記錄，是對(duì)于客戶糾紛處理的重要依據(jù)，還是企業(yè)最重要的核心信息資源與知識(shí)資產(chǎn)，與企業(yè)的發(fā)展和生存有著直接關(guān)系。隨著電力行業(yè)在我國的飛速發(fā)展，電力企業(yè)的檔案信息內(nèi)容變得日益豐富，使用的價(jià)值也隨著提高。在信息時(shí)代飛速發(fā)展的背景下，電力企業(yè)管理工作的主要任務(wù)是怎樣管理電力企業(yè)寶貴的信息資源，使其提供更好的服務(wù)為電力行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)決策和科技研究。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

信息通信網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)的迅猛發(fā)展給我們創(chuàng)造了一個(gè)廣闊的數(shù)字世界，電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是檔案的電子化管理。如今檔案電子化的存在形式主要是由計(jì)算機(jī)直接生成的電子檔案、數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)掃描的圖形檔案材料、圖像，以往單一的紙質(zhì)檔案已融入了圖像、電子文本、影音等新型載體，具有更形象、全面和生動(dòng)的表現(xiàn)形式，檔案管理方法和手段的多樣化和數(shù)字化也被激發(fā)，注入了全新的活力為檔案信息的管理。電子檔案具有以下優(yōu)勢(shì)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比。

1.1 優(yōu)越的保管方式

紙質(zhì)的檔案載體很容易老化，微縮拷貝或復(fù)制時(shí)很易出現(xiàn)降低清晰度、丟失信息、畸變等問題，并且不停增長的紙質(zhì)文件的需要是有限的存儲(chǔ)空間不可以滿足的，但電子檔案只需占據(jù)極少量的空間，已而為是電子化的信息處理，在復(fù)制時(shí)，具有完好的保存度。

1.2 方便操作

對(duì)遺漏文件的補(bǔ)漏增缺非常有利，方便增、刪、改形成檔案之前的電子文件，使檔案管理人員的復(fù)雜的整理工作減輕，為他們對(duì)檔案的編研和二次信息的開發(fā)利用騰出更多得時(shí)間和精力，使利用效率和工作質(zhì)量有著很大的提高，發(fā)揮更好的時(shí)效價(jià)值。電子檔案還有著高度的標(biāo)準(zhǔn)性，更加方便的進(jìn)行檢索。

1.3 歸檔及時(shí)，保密性強(qiáng)

為了保證電子文件在傳送、處理和接收檔案時(shí)準(zhǔn)確無誤，電子檔案要及時(shí)確認(rèn)文件信息，設(shè)置密碼保護(hù)。同時(shí)，電子文件可以隨時(shí)歸檔在處理好之后，選取定期進(jìn)行歸檔的方式或使用備份的形式，經(jīng)過傳輸?shù)男问接缮刹块T移交給檔案的管理部門，管理人員進(jìn)行電子檔案的號(hào)碼編排、訪問權(quán)限和密碼保護(hù)的設(shè)置，便于后期使用查找。

1.4 傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是處理電子檔案的環(huán)境，免受紙質(zhì)檔案只可以在某時(shí)、某地才能讀閱讀的限制，信息傳遞在網(wǎng)絡(luò)上方便快捷，并且，能夠同時(shí)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端發(fā)送一個(gè)電子文件，速度快并且效率高，不受存儲(chǔ)載體的限制和空間和時(shí)間的制約，真正的實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的共享。

2 檔案信息化采用的技術(shù)

現(xiàn)代化檔案管理是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，應(yīng)用這一科學(xué)技術(shù)，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向“無紙”的數(shù)字載體將檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使工程檔案資料的數(shù)字存儲(chǔ)與查閱得以實(shí)現(xiàn)。使用掃描、手工著錄等形式將紙質(zhì)載體檔案信息存儲(chǔ)到光盤、服務(wù)器等計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器中是現(xiàn)在普遍的使用方法。

數(shù)字化技術(shù)。

信息的離散化表述、感知、定量、處理、控制、傳遞、存貯以數(shù)字電子計(jì)算機(jī)硬軟件、協(xié)議、周邊設(shè)備為基礎(chǔ)的集成技術(shù)就是數(shù)字化技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中，把紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一，而把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠使用的數(shù)字信息的過程應(yīng)用現(xiàn)代掃描技術(shù)是紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的過程。這種數(shù)字化掃描技術(shù)使用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，符合國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。

2.1 設(shè)備選型

檔案紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的設(shè)備就是掃描設(shè)備，經(jīng)過我們分類分析紙質(zhì)載體檔案，技術(shù)要求，和對(duì)檔案進(jìn)行掃描的要求與掃描設(shè)備參數(shù)對(duì)照，符合“技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合理”的原則，對(duì)功能適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備進(jìn)行選擇。

（1）檔案類型分析

目前，依照檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體的檔案如下：

科技檔案：對(duì)公司基本建設(shè)、生產(chǎn)等活動(dòng)反映的檔案。

文書檔案：對(duì)公司行政、黨務(wù)管理等活動(dòng)反映的檔案。

照片檔案：對(duì)視察工程項(xiàng)目的照片、施工的照片、各種活動(dòng)的照片等反映的檔案。

紙質(zhì)載體的檔案，因?yàn)楣δ堋⒈９芷谙?、用途等不一樣，所以紙張的大小、厚薄、裝訂形式不同等。掃描的設(shè)備在客觀上有著不一樣的要求，使設(shè)備選型的復(fù)雜性增加。

（2）技術(shù)要求

《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》當(dāng)中，提出了明確的技術(shù)要求對(duì)數(shù)字化文件的質(zhì)量：①圖像的頁面要清晰可辨；②不能有雜點(diǎn)、黑邊等在數(shù)字圖像中；③圖像的偏斜角度要不能大于1度；④圖像的偏斜不可以超過頁面內(nèi)半個(gè)文字。

（3）檔案掃描的要求和掃描設(shè)備參數(shù)對(duì)照表1。

表1

結(jié)合上述分析，在論證充分的基礎(chǔ)上面，通過對(duì)掃描設(shè)備的經(jīng)濟(jì)技術(shù)比較、市場調(diào)查分析，依照“優(yōu)質(zhì)高效適用、滿足功能要求”，使用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀，其可以使高速和平板掃描的一體化實(shí)現(xiàn)。在100～600dpi的分辨率之間，對(duì)各種清晰度的要求都能夠滿足。有黑白和24位真彩色兩種圖像輸出，對(duì)圖像的原貌能夠最大程度的保持。圖像處理軟件R.T.I.V.可以對(duì)數(shù)字文件進(jìn)行去污、糾偏等技術(shù)處理。

2.2 檔案“數(shù)字”載體的形成

轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體把一份紙質(zhì)載體的檔案，通常要經(jīng)過以下工序：

（1）檔案出庫，對(duì)檔案進(jìn)行整理，除去裝訂物。

（2）對(duì)檔案的紙張厚薄、大小進(jìn)行檢查，選擇自動(dòng)高速掃描或手動(dòng)平板掃描。

（3）調(diào)整分辨率，依據(jù)檔案原件的清晰度。

（4）采用真彩色掃描來掃描彩色圖像，其它的就使用黑白二值。

（5）進(jìn)行去污、糾偏等技術(shù)處理對(duì)掃描的圖像。

（6）保存到服務(wù)器上將數(shù)字文件，采用TIFF文檔保存科技檔案和文書檔案的文件，采用JPG文檔保存照片檔案。用實(shí)體檔案的檔號(hào)命名文件，逐個(gè)對(duì)應(yīng)。

（7）把檔案恢復(fù)原裝訂，交還庫房。

（8）把數(shù)字文件刻錄成光盤備份。

3 電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

電力企業(yè)中應(yīng)用電子檔案還屬于新興的事物，與紙質(zhì)文檔相比，雖然優(yōu)勢(shì)很大，但不足也存在很多。

3.1 安全系數(shù)低

使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案，只要其中一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題在處理過程中，就造成全部文檔都不能確定。電子數(shù)據(jù)的易復(fù)制性、易改動(dòng)性、易消失性和網(wǎng)絡(luò)的易被侵害性，帶來了極大的威脅給電子檔案的安全保密。這些是如今電子檔案管理存在的較為突出的問題。此外，對(duì)于有些缺乏責(zé)任感的管理人員，沒有進(jìn)行較好的備份和存檔，使文件損毀現(xiàn)象變得很容易出現(xiàn)。

3.2 認(rèn)識(shí)不足電子檔案管理的重要性

電力企業(yè)通常對(duì)加快電力工程的建設(shè)較為注重，卻對(duì)企業(yè)的檔案建設(shè)忽視。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用對(duì)企業(yè)的發(fā)展，不夠重視檔案的管理工作，不夠重視庫藏的檔案資源。對(duì)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性沒有充分意識(shí)到，沒有對(duì)信息社會(huì)的需求適應(yīng)調(diào)整封閉守舊的檔案管理觀念，使得檔案管理電子化的建設(shè)受到影響。

4 結(jié)語

伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國電力企業(yè)檔案管理工作面臨著較為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。檔案管理應(yīng)該與電力企業(yè)自身的發(fā)展緊密結(jié)合，開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，不斷將新的檔案管理辦法和思路探索出來，從而使其適應(yīng)新形勢(shì)下電力單位檔案工作發(fā)展的具體需求。

[1]李志興，王芳.電力企業(yè)信息化建設(shè)的前景與展望[J].價(jià)值工程，2011（03）：12～13.

[2]夏利宏.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].新西部，2009，8.

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1004-7344（2016）13-0009-02

2016-4-15

梁潔瑜（1985-），女，大專，主要從事檔案管理工作。