如何提升辦公室檔案管理的效率

吳軍

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，地勘單位也實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的創(chuàng)新發(fā)展。從本質(zhì)上來說，提升辦公室檔案管理工作效率是加強(qiáng)地勘單位內(nèi)部管理，推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的必然選擇。我國的大部分地勘單位很長時(shí)間以來都沒有對(duì)檔案管理引起足夠的重視，更沒有將檔案工作作為辦公室管理工作中的一項(xiàng)主要內(nèi)容。為了有效促進(jìn)檔案管理工作的改革，加強(qiáng)辦公室管理建設(shè)，本文就針對(duì)如何提升辦公室檔案管理的效率提出幾點(diǎn)簡單對(duì)策，以供日后參考。

關(guān)鍵詞：辦公室 檔案管理 效率

隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室管理工作也越來越先進(jìn)，檔案管理工作作為辦公室管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)該不斷的與時(shí)俱進(jìn)，充分的發(fā)揮出檢索和查詢的作用，以提高辦公室工作人員的工作效率。就辦公室檔案管理工作實(shí)際來說，檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)收集資料數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行整理保存的過程。實(shí)際上，檔案管理的實(shí)質(zhì)就是通過檔案管理來反映事物的發(fā)展過程，對(duì)辦公室工作具有切實(shí)的參考和借鑒作用。由于地勘單位自身的特殊性，導(dǎo)致辦公室檔案管理在其管理工作中起著非常重要的影響作用。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

首先，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案是企業(yè)和單位的一種重要的信息產(chǎn)業(yè)。實(shí)施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進(jìn)而提高辦公室工作的效率。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)辦公室工作的要求進(jìn)而更好的為人們服務(wù)。檔案管理工作在進(jìn)行時(shí)需要充分結(jié)合社會(huì)實(shí)際，如果忽略了社會(huì)性，那么檔案管理工作就會(huì)失去原有的價(jià)值。其次，完善檔案管理工作可以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點(diǎn)，鑒于檔案管理工作的幾個(gè)特點(diǎn)，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，然后采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，通過完善檔案管理工作來促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個(gè)長期的過程，具有歷史性和時(shí)間性的特點(diǎn)，全面系統(tǒng)的管理紙質(zhì)檔案，有助于促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。最后，檔案管理工作跟國民經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，完善檔案管理工作有助于促進(jìn)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，提高國民經(jīng)濟(jì)。檔案管理工作可以有效促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。當(dāng)前，社會(huì)中的任何行業(yè)都需要檔案管理，而且不能被替代。檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展具有非常重要的意義。

二、如何提升辦公室檔案管理的效率

1.改進(jìn)檔案管理的思想觀念。第一，地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強(qiáng)地勘單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實(shí)施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎(jiǎng)懲制度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，改進(jìn)工作方式，以提高工作人員的工作效率，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，激發(fā)管理工作人員的工作積極，開展檔案管理教育和培訓(xùn)，幫助他們更新自身的管理理念和知識(shí)體系。管理人員自身的能力的提升了，檔案管理工作的效率就會(huì)隨之提高。

2.不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度屬于管理層，和企業(yè)、單位的行政管理、財(cái)政管理和人力資源管理同屬一層制度，這些制度共同組成了地勘單位的內(nèi)部管理制度框架。檔案管理制度在制定時(shí)要充分的結(jié)合工作實(shí)際，全面、系統(tǒng)的對(duì)企業(yè)內(nèi)外部的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，整理內(nèi)部組織框架，通過檔案管理工作不斷的推進(jìn)業(yè)務(wù)開展，完善企業(yè)內(nèi)部管理的需要。檔案管理制度在制定時(shí)要考慮到完整性，還要同時(shí)規(guī)范管理硬件和軟件；保管制度和借閱制度都要嚴(yán)格制定。檔案管理制度制定時(shí)要注意對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，明確各類檔案管理的保管期限和秘密級(jí)別；其次要科學(xué)的界定檔案的歸集規(guī)范，對(duì)各類檔案材料的規(guī)格和時(shí)限要認(rèn)真明確；然后，嚴(yán)格規(guī)定檔案的使用范圍和路徑，明確各種檔案的使用范圍和使用價(jià)值。建立健全檔案管理制度，以方便管理工作，協(xié)調(diào)工作進(jìn)程，規(guī)范管理人員工作，以及嚴(yán)格監(jiān)控檔案工作，明確各項(xiàng)工作的目標(biāo)。完善管理制度就是對(duì)監(jiān)督工作的完善，完善管理制度有助于提高檔案管理工作的效率。

3.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。當(dāng)前，企業(yè)、單位中的檔案管理工作人員能力和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團(tuán)隊(duì)缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和對(duì)專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善地勘單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。第三，著重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先要明確本單位的專門業(yè)務(wù)，通過采用輪崗的方式讓工作人員深入到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行跟班鍛煉，通過參與實(shí)踐工作提高檔案管理工作能力以及對(duì)檔案材料的辨識(shí)能力。第四，針對(duì)地勘單位檔案管理的特點(diǎn)，引進(jìn)專業(yè)的機(jī)構(gòu)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行評(píng)估和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織管理人員考核實(shí)際工作。第五，集中管理檔案，這樣有助于避免工作人員分散精力，而且系統(tǒng)化的檔案管理工作有助于促進(jìn)檔案管理的有效開展。

4.充分結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作也逐漸朝著系統(tǒng)化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，為地勘單位的檔案內(nèi)部管理提供了極大的便利[3]。第一，隨著辦公室自動(dòng)化的不斷推進(jìn)，檔案收集過程也逐漸自動(dòng)化，可以自動(dòng)獲取、識(shí)別、保存，大大減少了檔案管理人員的工作量，并且提高了檔案管理的工作效率。第二，現(xiàn)行的管理規(guī)范還沒有徹底廢除紙質(zhì)檔案，當(dāng)前還是電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理現(xiàn)狀，但是隨著信息技術(shù)安全性的不斷增加，電子檔案管理會(huì)成為將來檔案管理的主流。第三，充分的利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展檔案利用，建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理使用系統(tǒng)，核心是分層級(jí)授權(quán)查詢，這樣就可以發(fā)揮出電子檔案的分享功能和集散功能。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作是地勘單位管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理的主要作用是記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歷史軌跡，以給管理和其他工作提供憑證，只有保證檔案資料的完整性，才能給企業(yè)單位管理提供參考價(jià)值。地勘單位首先要對(duì)檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率。針對(duì)地勘單位檔案管理的特點(diǎn)，采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，以不斷提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而推進(jìn)地勘事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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