Excel在防汛抗旱素材管理中的應(yīng)用

唐 敏

（廣西壯族自治區(qū)水利廳，南寧 530023）

Excel在防汛抗旱素材管理中的應(yīng)用

唐 敏

（廣西壯族自治區(qū)水利廳，南寧 530023）

介紹了如何運(yùn)用Excel對(duì)防汛抗旱素材管理日常信息進(jìn)行提煉、加工，分類分項(xiàng)存放Excel表素材庫(kù)中，并以防強(qiáng)降雨通知為例，論述了Excel的VBA編程功能設(shè)計(jì)防汛抗旱素材管理應(yīng)用程序的方法。

防汛抗旱；素材管理；Excel；VBA

0 引言[1]

對(duì)廣大防汛抗旱工作者來(lái)說(shuō)，防汛抗旱工作匯報(bào)、通知等的編寫是一項(xiàng)日常工作，為了使論述的問(wèn)題更加具體、形象，以達(dá)到警示或示范作用，在編寫過(guò)程中常常要以事實(shí)為依據(jù)，引入實(shí)例進(jìn)行論述，或者一些重要的講話等，因?yàn)樨S富的素材可以讓寫出的內(nèi)容貼近實(shí)際具有較強(qiáng)針對(duì)性。在防汛抗旱日常工作中每天都要面對(duì)和處理種類繁多的信息，很多重要信息、素材往往淹沒在這些繁雜的日常信息堆中，如果沒有及時(shí)提煉并進(jìn)行必要管理，很多有價(jià)值的信息、素材將被淡忘，當(dāng)需要采用時(shí)卻因細(xì)節(jié)模糊等而無(wú)從下筆，可以說(shuō)，防汛抗旱工作信息、素材的有效管理是一項(xiàng)非常必要也是非常重要的工作。

Excel是常用辦公軟件，有較好地應(yīng)用基礎(chǔ)，具有電子報(bào)表的優(yōu)點(diǎn)，還支持VBA（Visual Basic For Application）編程。在Excel中，數(shù)據(jù)是一個(gè)相關(guān)二維表格，相當(dāng)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件，通過(guò)VBA對(duì)表格進(jìn)行處理，并利用Excel程序可視編程環(huán)境進(jìn)行輸入輸出，可構(gòu)造一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用程序。本文以Excel作為工具，闡述防汛抗旱素材管理及應(yīng)用的一些做法和體會(huì)。

1 對(duì)素材進(jìn)行分類、分項(xiàng)等結(jié)構(gòu)化處理

防汛抗旱工作中編寫防御工作通知是重要內(nèi)容，本文建立sheet1、sheet2、sheet3等3個(gè)表格分別存儲(chǔ)強(qiáng)降雨防御、臺(tái)風(fēng)防御、干旱防御素材及相關(guān)工作信息，可視為3個(gè)素材數(shù)據(jù)庫(kù)。本文僅以強(qiáng)降雨過(guò)程防御通知為例。為更加有效地管理和應(yīng)用素材，對(duì)通知中常用的工作事項(xiàng)進(jìn)行分項(xiàng)，而獲得素材時(shí)及時(shí)提煉材料反應(yīng)的問(wèn)題結(jié)合分項(xiàng)即其支持的論點(diǎn)在素材庫(kù)進(jìn)行存放。防強(qiáng)降雨過(guò)程通知的分項(xiàng)內(nèi)容大致分為：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)；②加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)；③加強(qiáng)水庫(kù)水電站安全度汛；④加強(qiáng)山洪災(zāi)害防御；⑤加強(qiáng)江河防洪；⑥加強(qiáng)監(jiān)測(cè)預(yù)警預(yù)報(bào)；⑦加強(qiáng)應(yīng)急處置；⑧加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)和信息報(bào)送等。

在數(shù)據(jù)庫(kù)中，設(shè)置序號(hào)、分類、日期、關(guān)鍵詞（句）、內(nèi)容等字段。各內(nèi)容在數(shù)據(jù)庫(kù)分項(xiàng)中根據(jù)時(shí)間先后依次排列（應(yīng)用時(shí)則相反，由近遞遠(yuǎn)優(yōu)先顯示最近素材）。

3 應(yīng)用設(shè)計(jì)

在素材的結(jié)構(gòu)化處理、分類管理的基礎(chǔ)上，通過(guò)Excel的編程功能，顯示、瀏覽、甄別、選擇素材，為寫作提供材料，操作簡(jiǎn)單，提高工作效率，對(duì)輔助防汛抗旱工作人員做好材料組織等工作提供便利。本文所設(shè)計(jì)的運(yùn)行流程和使用的事件方法等均以簡(jiǎn)單實(shí)用為原則，注重運(yùn)行的快速準(zhǔn)確，操作界面僅采用Excel表格及自帶窗體等控件，無(wú)特效等。

3.1 運(yùn)行流程

本程序運(yùn)行流程如圖1所示。

3.2 操作界面效果

操作界面效果圖如圖2所示，主要有：類型選擇、模糊查找、內(nèi)容瀏覽、分項(xiàng)及條款選擇、生成、使用說(shuō)明等?？傮w而言，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，層次和結(jié)構(gòu)合理，便于后期操作和運(yùn)行維護(hù)。

為克服Excel在顯示較長(zhǎng)內(nèi)容是單個(gè)單元格顯示不全等缺點(diǎn)，加載了一個(gè)form的窗口及相應(yīng)顯示和操作控件。在未選定內(nèi)容前，需要逐條進(jìn)行仔細(xì)查閱時(shí)，通過(guò)在相應(yīng)列點(diǎn)擊右鍵彈出。

圖1 程序設(shè)計(jì)流程圖

圖2 界面效果圖

3.3 設(shè)計(jì)原理和方法[1，2]

本程序主要采用VBA語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)程序相關(guān)功能。顯示主界面和操作主界面均為在Excel表格實(shí)現(xiàn)，通過(guò)單元格的隱藏和顯示控制進(jìn)行轉(zhuǎn)換顯示。程序設(shè)計(jì)采用主要方法、屬性等：

（1）Before Double Click事件。從簡(jiǎn)單實(shí)用方面考慮，程序設(shè)計(jì)中主要采用雙擊單元格觸發(fā)Be?fore Double Click事件，通過(guò)識(shí)別單元格的行列號(hào)來(lái)識(shí)別并運(yùn)行指定程序，實(shí)現(xiàn)預(yù)設(shè)目的。本程序的選擇操作均采用雙擊單元格來(lái)實(shí)現(xiàn)，如雙擊選擇類型、分項(xiàng)、內(nèi)容以及生成等，Before Double Click事件在本程序使用最廣泛。

（2）Change事件。程序提供了模糊查尋功能，即設(shè)置查尋字段，程序?qū)⒆詣?dòng)在所屬分項(xiàng)的素材數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容中，查找并列出包含查尋字段的子項(xiàng)內(nèi)容，并在內(nèi)容中紅色標(biāo)示出查找的字段，本功能有利于對(duì)特定內(nèi)容的查尋，有利于提高工作效率，查尋功能的實(shí)現(xiàn)就是利用觸發(fā)單元格Change事件，運(yùn)行查尋功能程序。

（3）引用Microsoft Word對(duì)象庫(kù)，利用代碼實(shí)現(xiàn)與Excel和Word進(jìn)行會(huì)話并控制它們，最終生成文檔材料。在其中主要運(yùn)用了Application對(duì)象和Document對(duì)象，并利用對(duì)象的Add、Insert After等方法實(shí)現(xiàn)對(duì)word文檔生成及過(guò)程控制，最終完成文檔生成。

（4）為便于Excel表格對(duì)已選分項(xiàng)內(nèi)容和待選分項(xiàng)內(nèi)容的顯示和選擇，本文設(shè)計(jì)對(duì)相關(guān)列的Hid?den屬性進(jìn)行True和False設(shè)置，以根據(jù)需要控制相關(guān)列隱藏或顯示，減少相互干擾，確保整體設(shè)計(jì)的合理性和便利性。

4 應(yīng)用效果及后續(xù)工作

本程序強(qiáng)化了素材的收集、管理以及后期應(yīng)用的便利，在工作實(shí)踐中經(jīng)設(shè)計(jì)人員小范圍試用和維護(hù)，效果較好，數(shù)據(jù)更新簡(jiǎn)便，有利于提高工作效率，且操作簡(jiǎn)單，運(yùn)行穩(wěn)定，便于后期維護(hù)。但是此程序僅提供輔助功能，雖然操作簡(jiǎn)單，但是針對(duì)相關(guān)通知等的編寫仍要加強(qiáng)日常寫作鍛煉，提高能力，再借助本程序?qū)?huì)大大提高工作效率?？傮w而言，本程序?qū)v次防御通知的查尋管理，生成新防御通知，提高工作效率是非常有效的。

[1] 唐 敏.河道恒定流水面曲線EXCEL程序化計(jì)算[J].紅水河，2010（6）：31-33.

[2] 曹青，邱李華，郭志強(qiáng).Visual Basic程序設(shè)計(jì)教程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2002.

（責(zé)任編輯：劉征湛）

Application of Excel in management of flood and draught control materials

TANG Min
（Guangxi Water Resources Department，Nanning 530023，China）

An introduction was made on summarization，processing，classification and storage of flood and draught control materials with Excel.Taking the notification of intense rainfall protection as example，the author presents the method of designing flood and fraught control materials management APP by use of the VBA programming func?tion of Excel.

Flood and draught control；management of material；Excel；VBA

TP392

B

1003-1510（2016）05-0086-03

2016-07-06

唐 敏（1979-），男，福建建陽(yáng)人，廣西壯族自治區(qū)水利廳工程師，碩士，從事防汛抗旱管理工作。