京滬高速鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編制工作的體會(huì)

李林信（中國水利水電第十工程局有限公司，四川　成都　610072

京滬高速鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編制工作的體會(huì)

李林信
（中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都610072

對(duì)于施工單位來說，檔案管理工作是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要而最關(guān)鍵的內(nèi)容。筆者親自參與京滬高速鐵路項(xiàng)目竣工檔案的收集、分類、編目、組卷和排架等竣工檔案的編制工作。現(xiàn)將在竣工檔案編制工作中的幾點(diǎn)體會(huì)與心得進(jìn)行總結(jié)，為以后項(xiàng)目科技檔案管理相關(guān)人員參考。

京滬高速鐵路 竣工檔案編制 管理體會(huì)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，項(xiàng)目管理工作的不斷提升，檔案管理工作已趨于信息化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。對(duì)于京滬高速鐵路是我國第一條具有世界先進(jìn)水平的高速鐵路，是世界上一次建成線路最長、標(biāo)準(zhǔn)最高的高速鐵路，也是我國建國以來繼三峽工程之后的又一次投資規(guī)模最大的建設(shè)項(xiàng)目。項(xiàng)目竣工檔案管理的編制與管理工作更是要求具有完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，竣工檔案不僅僅是項(xiàng)目在建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，而且是項(xiàng)目施工進(jìn)度過程控制、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本控制、安全文明施工及合同管理等部分的重要依據(jù)和指導(dǎo)，是項(xiàng)目施工的直接成果之一，因而提高竣工檔案編制工作已成為工程項(xiàng)目檔案管理工作中一個(gè)值得重視的重要部分。

1　項(xiàng)目竣工檔案特點(diǎn)

1.1竣工檔案編制依據(jù)

1.1.1依據(jù)國家相關(guān)規(guī)范

為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，使檔案資源和檔案信息管理工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，并更加有效地為項(xiàng)目“建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營三位一體”管理服務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目職能活動(dòng)特點(diǎn)和檔案構(gòu)成實(shí)際，依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》【2004】4號(hào)、《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》（辦檔 【2002】8號(hào)）、《鐵路客運(yùn)專線竣工驗(yàn)收暫行辦法》（鐵建設(shè) 【2007】183號(hào)）、《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交接辦法》（鐵建設(shè) ［2001］117號(hào)）、《鐵路歸檔文件整理細(xì)則》（辦檔 【2003】14號(hào)）、《鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程》（TB10443-2010）及其他有關(guān)規(guī)定。

1.1.2結(jié)合項(xiàng)目文件構(gòu)成實(shí)際情況

京滬高速鐵路項(xiàng)目竣工檔案編制工作除了參照國家相關(guān)規(guī)范，主要依據(jù)業(yè)主單位編制的“關(guān)于印發(fā)《京滬高速鐵路股份有限公司竣工文件編制立卷歸檔管理辦法》（暫行）的通知【2010】19號(hào)”和施工單位編制的“京滬高速鐵路項(xiàng)目管理文件制度”。

1.2項(xiàng)目竣工檔案編制要求

項(xiàng)目竣工檔案有其自身的特殊性，一方面必須如實(shí)反映項(xiàng)目施工的整個(gè)過程，不能有任何增加、減少、遺漏和更改；同事又要對(duì)其進(jìn)行精心組織，規(guī)范歸檔制度，科學(xué)分類，以便于今后工程使用過程中查詢、檢索和編研。因此，對(duì)于項(xiàng)目竣工檔案編制工作總體目標(biāo)要求是應(yīng)保證項(xiàng)目竣工檔案的“內(nèi)在質(zhì)量，注重提高外在品質(zhì)”，進(jìn)而進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

京滬高速鐵路項(xiàng)目文件在歸檔方式上采用物理歸檔，在歸檔時(shí)間上采用定期歸檔和實(shí)時(shí)歸檔相結(jié)合。京滬高速鐵路項(xiàng)目竣工檔案編制工作中的竣工檔案指的是科技檔案部分，形成由“業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位”四位一體的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，整個(gè)竣工檔案形成及監(jiān)管過程如圖1所示：

圖1　檔案形成及監(jiān)管過程

2　提高項(xiàng)目竣工檔案編制質(zhì)量和效益的幾點(diǎn)體會(huì)

2.1強(qiáng)化項(xiàng)目施工單位竣工檔案編制工作的管理

1）建立、健全項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，分工明確、責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，杜絕重建輕管或者是只建不管的普遍思想。根據(jù)京滬高速鐵路項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工情況需要，項(xiàng)目部將部門分為工程部、質(zhì)量部、安全環(huán)保部、計(jì)劃合同部、實(shí)驗(yàn)室、測(cè)量隊(duì)。這些部門統(tǒng)一由項(xiàng)目總工程師領(lǐng)導(dǎo)，由項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)提出檔案竣工編制總體計(jì)劃、總體要求，并指導(dǎo)、監(jiān)督和定期按照目標(biāo)結(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查等，從領(lǐng)導(dǎo)層開始重視起來。根據(jù)以上分工，各部門目標(biāo)清晰、分工明確、責(zé)任到人。要求相關(guān)人員按時(shí)按量完成施工任務(wù)，及時(shí)填報(bào)相關(guān)報(bào)表，通過驗(yàn)收和返回的資料應(yīng)及時(shí)完整地交質(zhì)量部歸檔管理。項(xiàng)目部還專門設(shè)置一名專業(yè)檔案管理人員，及時(shí)將資料進(jìn)行分類，統(tǒng)一歸檔。

（2）各部門間相互溝通，相互協(xié)作。這里各部門溝通除了指項(xiàng)目施工單位內(nèi)部溝通，還指與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)相關(guān)單位對(duì)口部門的溝通。各部門間加強(qiáng)技術(shù)協(xié)作的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關(guān)制度，以求達(dá)到最佳效果。完成的資料通過質(zhì)量部檢查后，及時(shí)填報(bào)質(zhì)檢報(bào)表，并交工程部核查，以確?？⒐n案準(zhǔn)確真實(shí)反映施工情況，最后由質(zhì)檢部上報(bào)監(jiān)理驗(yàn)收。

（3）加強(qiáng)資料的過程控制管理。

（1）提高竣工檔案資料形成過程的完整性。不完整的檔案會(huì)導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)、全面的反映單位工程的實(shí)際狀況。京滬高速鐵路項(xiàng)目由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)牽頭開展了所有相關(guān)人員的檔案管理專題會(huì)議，編制項(xiàng)目檔案管理制度文件，明確責(zé)任分工。并嚴(yán)格項(xiàng)目收發(fā)文登記制度等，使施工資料管理工作做到“收發(fā)文有存檔，檢查有根據(jù)”。同時(shí)，建立了相應(yīng)的借閱制度。

（2）確保竣工檔案資料形成過程的真實(shí)性、及時(shí)性。檔案資料的真實(shí)性和及時(shí)性，就是要求及時(shí)收集施工過程中的一手資料，在工程一開始就要從原材料、構(gòu)件、半成品、成品和施工過程中的各個(gè)施工環(huán)節(jié)收集資料。比如：進(jìn)出場(chǎng)設(shè)備記錄、原材料檢驗(yàn)記錄、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、單元工程工序驗(yàn)收資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄和試驗(yàn)記錄、工程技術(shù)核定單、設(shè)計(jì)修改通知單、工作聯(lián)系單等，做到邊施工、邊驗(yàn)收、邊收集歸檔，把握好過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，確?？⒐n案資料的真實(shí)性，有效避免以“回憶錄”形成收集資料。

2.2建立、健全歸檔制度、明確收集范圍，科學(xué)分類，統(tǒng)一集中保管

竣工檔案編制整個(gè)過程中，各項(xiàng)管理制度健全，各參建單位職責(zé)、歸檔制度及收集范圍明確，分類存放。京滬高速鐵路在項(xiàng)目竣工前期的資料收集過程中，就嚴(yán)格按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與政府、業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往函件雖在施工過程中不歸檔，但在日常業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)中也要進(jìn)行分類整理，最后工程竣工驗(yàn)收時(shí)再進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；對(duì)于用于施工中的各種表格根據(jù)監(jiān)理單位提供的劃分標(biāo)準(zhǔn)分單位工程、按編號(hào)放好。便于迅速、準(zhǔn)確使用，再根據(jù)單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

2.3重視竣工檔案編制人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

竣工檔案編制工作是檔案管理工作中一項(xiàng)復(fù)雜的項(xiàng)目，從事此項(xiàng)工作的人員必須具備綜合業(yè)務(wù)能力，只有在了解工程結(jié)構(gòu)的組成及作用之后，才能有條不絮地進(jìn)行整理，并且能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題，便于及時(shí)查找、補(bǔ)齊。同時(shí)竣工檔案的編制人員，還要了解工程資料歸檔的規(guī)范和業(yè)務(wù)的特殊要求，才能按工程資料歸檔要求做好竣工資料的目錄編制和裝訂。京滬高速鐵路項(xiàng)目在監(jiān)理的牽頭下定期對(duì)檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，項(xiàng)目部還外派技術(shù)骨干進(jìn)行業(yè)務(wù)再學(xué)習(xí)，開展以老帶新、示范幫助活動(dòng)，全面提高檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案員日常管理水平。

3　提高竣工檔案編制工作質(zhì)量與效率還需要注意的事項(xiàng)

3.1建立檢查、約束的自我監(jiān)督機(jī)制

從績效考核制度和激勵(lì)機(jī)制入手，將竣工檔案編制工作納入基建工程目標(biāo)管理，并將其作為工程相關(guān)部門的職能范圍和總工程師、技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，是項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。項(xiàng)目明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，并將竣工編制工作列為先進(jìn)評(píng)比的條件，不斷強(qiáng)化相關(guān)部門收集原始資料的意識(shí)。

3.2匯總、審核竣工檔案

在竣工檔案即將形成時(shí)，及時(shí)檢查清點(diǎn)報(bào)驗(yàn)資料中有無保漏、書寫錯(cuò)誤等情況；將所有工序評(píng)定表的點(diǎn)數(shù)匯總并計(jì)算填寫工序質(zhì)量評(píng)定匯總表、分部質(zhì)量評(píng)定表、單位工程質(zhì)量評(píng)定表，所有工序、分部和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評(píng)定資料和竣工圖按相關(guān)規(guī)范統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。同時(shí)，在建立資料的過程中由對(duì)口部門的人員進(jìn)行審核，即當(dāng)施工過程在某一階段時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，竣工驗(yàn)收之前根據(jù)檔案類目由業(yè)主、監(jiān)理的對(duì)口部門進(jìn)行審核。

3.3加強(qiáng)竣工檔案文件數(shù)字管理

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息化以來，信息化浪潮不斷沖擊人們生活方方面面，當(dāng)然也給檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化歸檔等形成一條流水線。檔案數(shù)字化沖破了檔案實(shí)體管理的瓶頸，使檔案竣工編制工作更加完善。當(dāng)然，竣工檔案文件后期進(jìn)行的電子文檔備案是一項(xiàng)竣工檔案數(shù)字化工作重點(diǎn)，目的是避免出現(xiàn)因計(jì)算機(jī)問題造成重要文件丟失。

3.4提高項(xiàng)目聲像檔案管理質(zhì)量

雖然很多項(xiàng)目對(duì)聲像檔案都有或多或少不同程度的記錄，但對(duì)聲像資料的形成、收集、制作、保管都不太重視，造成聲像檔案流失，致使竣工檔案不完整?？⒐n案材料有文字、圖表、計(jì)算機(jī)、聲像等不同形式的載體記錄，但聲像是最富有形象、生動(dòng)特殊載體材料，特別是在隱蔽工程中突顯出來的作用更加明顯。因而，從工程開工至完工過程中的各個(gè)階段形象面貌及節(jié)點(diǎn)目標(biāo)面貌進(jìn)行及時(shí)拍攝記錄。

3.5保證竣工檔案編制人員穩(wěn)定性

施工單位人員流動(dòng)性大，很多項(xiàng)目自始至終往往不能由一人主要負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作。人員變動(dòng)時(shí)，資料交接不清楚，不齊全，資料失散嚴(yán)重，使資料的準(zhǔn)確性，完整性得不到保證。因此，施工企業(yè)在成立項(xiàng)目部之初，應(yīng)組建竣工檔案編制小組，并確保人員組成穩(wěn)定。如有特殊情況需要工作調(diào)動(dòng)，必須將其所負(fù)責(zé)的全部資料移交清楚，并辦理交接手續(xù)。

4　結(jié)語

針對(duì)鐵路工程規(guī)模龐大、路線長、工期緊、參建單位多、人員更換頻繁的特點(diǎn)，做好檔案管理工作，需要我們實(shí)行竣工檔案管理“三同步”的管理制度：即工程開工與竣工檔案收集同步，工程施工過程與竣工檔案形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工檔案驗(yàn)收同步，做好“人、財(cái)、物、環(huán)境”幾方面的和諧共進(jìn)。

［1］王傳宇.科技檔案管理學(xué)第三版.中國人民大學(xué)出版社.2009.

［2］金小紅.朱立波.淺談竣工資料編制的管理和建議.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2012.

F530.1