劉國華（連云港市海州區(qū)農(nóng)林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業(yè)系統(tǒng)關(guān)于美國白蛾防控檔案管理的實踐與思考

劉國華
（連云港市海州區(qū)農(nóng)林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業(yè)系統(tǒng)在美國白蛾防控工作中已形成了一整套的檔案，這些檔案的形成既是美國白蛾防控的重要成果和歷史記錄，同時也為林業(yè)系統(tǒng)進(jìn)一步開展美國白蛾防控工作提供了強(qiáng)有力的科學(xué)依據(jù)。

一、蘇北林業(yè)系統(tǒng)美國白蛾防控檔案工作的實踐

1.防控檔案的收集

連云港市地處蘇北地區(qū)最北端，自2010年8月連云港首次發(fā)現(xiàn)美國白蛾，幾年間疫情迅速蔓延，疫情林木成倍增長，加強(qiáng)管理美國白蛾防控產(chǎn)生的各種檔案資料就顯得尤為重要。現(xiàn)已形成了包括文字、圖表、監(jiān)測數(shù)據(jù)、圖片、音像在內(nèi)的1326卷冊防控檔案。內(nèi)容涉及：中央、省、市的相關(guān)文件；美國白蛾防控責(zé)任狀；防控方案；監(jiān)測預(yù)警開展情況；疫情監(jiān)測日報表、月報表、年報表、總結(jié)分析；防控簡報；音像；蟲體標(biāo)本；重災(zāi)區(qū)防控進(jìn)度及質(zhì)量報告；防控經(jīng)費(fèi)落實；藥劑藥械購置與發(fā)放記錄；飛機(jī)防治記錄；流入流出苗木出圃檢疫單；越冬基數(shù)調(diào)查統(tǒng)計表等。這些檔案對跟蹤疫情的發(fā)展，對美國白蛾防控工作有著至關(guān)重要的作用。

2.防控檔案的整理

美國白蛾防控檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量眾多，林業(yè)系統(tǒng)對白蛾防控檔案進(jìn)行了專題案卷式整理。我們對防控檔案材料進(jìn)行認(rèn)真分析，尋找出它們之間的緊密聯(lián)系，將文件材料進(jìn)行實體分類，做到檔案歸檔科目清晰。同時還編制了美國白蛾防控檔案材料總目錄，下列多個子目錄，如組織體系、防控技術(shù)材料、數(shù)據(jù)監(jiān)測、政策法規(guī)、蟲體標(biāo)本等。

3.防控檔案數(shù)字化的實施

為更好地利用美國白蛾防控檔案，我們將所有整理歸檔的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，統(tǒng)一錄入到文檔一體化系統(tǒng)中，自動完成各類檔案文件材料的統(tǒng)計工作，減少對實體檔案的利用頻次。還定期將美國白蛾發(fā)生面積、防治面積以及用藥等情況上報省森林病蟲害防治信息系統(tǒng)，為美國白蛾實現(xiàn)有效防控提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。工作中為了確保檔案實體和載體的安全，歸檔電子文件與歸檔紙質(zhì)文件采用“雙軌制”整理方法，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。

二、蘇北林業(yè)系統(tǒng)美國白蛾防控檔案管理工作中存在的不足

1.美國白蛾防控檔案整理不規(guī)范。目前，對于美國白蛾防控檔案國家尚無專門的管理辦法，檔案整理缺乏政策性引導(dǎo)和建議。工作中產(chǎn)生的監(jiān)測、預(yù)報、普查等有價值的文件材料不能及時規(guī)范地收集整理歸檔，甚至出現(xiàn)材料損毀、丟失現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了美國白蛾防控檔案的完整性，也致使林業(yè)系統(tǒng)難以對美國白蛾疫情發(fā)生情況和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷和掌控。

2.美國白蛾防控檔案信息化處理能力不高。隨著數(shù)字林業(yè)的開展，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代林業(yè)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，加快檔案數(shù)字化步伐已顯得十分迫切。但是目前美國白蛾防控檔案的信息化還存在諸多問題，特別是大多檔案管理員未經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，文檔錄入操作不夠熟練，尚未做到全文數(shù)字化，這嚴(yán)重制約著檔案信息化發(fā)展。

3.檔案管理專業(yè)能力欠缺

基層單位的檔案管理人員一般都是兼職較多，業(yè)務(wù)水平不高，對于處理林業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)的檔案更是有難度。檔案管理人員林業(yè)專業(yè)知識、歸檔材料鑒別能力的欠缺，造成了檔案材料分類不清，影響到美國白蛾防控檔案的建設(shè)。

4.防控檔案開發(fā)利用受限制

工作中對檔案材料的開發(fā)利用缺乏主動性。對于美國白蛾防控檔案的特殊性認(rèn)識不夠，收集的重點(diǎn)監(jiān)測數(shù)據(jù)材料不能及時與防治專家交流分析，檔案材料得不到充分利用。對檔案信息未能進(jìn)行有效撐握，防控知識得不到及時傳播、交流，造成社會熟知度低，防控參與意識淡薄。

市領(lǐng)導(dǎo)督查美國白蛾防治工作

三、加強(qiáng)美國白蛾防控檔案工作的幾點(diǎn)建議

針對目前美國白蛾防控檔案工作的現(xiàn)狀與不足，我們要立足當(dāng)前，貼近林業(yè)工作實際，以防控工作的需求為導(dǎo)向，不斷提升檔案的利用服務(wù)水平。

1.完善防控檔案管理制度

美國白蛾防控檔案管理是林業(yè)工作的重要組成部分，為了不斷完善美國白蛾防控檔案的管理，針對美國白蛾防控檔案自身的特點(diǎn)，我們制定了《連云港林業(yè)系統(tǒng)美國白蛾防控檔案管理制度》《檔案管理人員職責(zé)》和《美國白蛾防控檔案立卷歸檔制度》等，通過這些制度的建立，確保防控檔案工作步入制度化、規(guī)范化的軌道。同時堅持日報告制度，按照“監(jiān)測及時、預(yù)報準(zhǔn)確”的總體要求，提高監(jiān)測數(shù)據(jù)的科學(xué)性和預(yù)報的準(zhǔn)確性，形成規(guī)范的蟲情監(jiān)測檔案，為美國白蛾防控提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)。在實際工作中既要有制度又要有監(jiān)督，要定期、不定期地抽查基層單位材料歸檔情況，不斷提高防控檔案管理規(guī)范化水平。

2.規(guī)范防控檔案的收集歸檔

美國白蛾防控檔案的收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，遵照歸檔范圍分類收集，確保歸檔材料的真實性、完整性、系統(tǒng)性。按照檔案的相關(guān)操作規(guī)程與要求進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)文件與采集的電子文件對照，查漏補(bǔ)缺，在系統(tǒng)中生成件號、分類號、保管期限、頁號等信息，打印出歸檔文件目錄，按目錄類別編制便捷的檢索工具，完成實體檔案的專題案卷式整理工作。并且要設(shè)置檔案專柜，安排專人管理，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。

3.提高防控檔案信息化水平

隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展與普及，基層單位對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理具備了現(xiàn)實可行性。而加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案的數(shù)字化處理技能，是提升檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。在檔案信息資源利用和共享過程中，要重視信息安全問題，做好光盤備份和異地備份工作。

4.加強(qiáng)防控檔案開發(fā)與利用

一是加強(qiáng)檔案評價，提高資料分析科學(xué)性。檔案人員要定期將收集整理的文件材料與防控中心人員進(jìn)行交流，并就監(jiān)測性數(shù)據(jù)、疫情預(yù)報、普查報表等專業(yè)性強(qiáng)的材料進(jìn)行篩選，有價值的留存歸檔。二是尋求專業(yè)支持，與技術(shù)部門深度合作。為更好地發(fā)揮防控檔案作用，檔案部門應(yīng)與防控中心一起，對收集的檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與分析，借助專業(yè)的力量，對疫情發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)報，以使林業(yè)系統(tǒng)提前做好防范。三是主動提供利用，多措并舉，注重實效?？梢愿鶕?jù)美國白蛾疫情的季節(jié)性特點(diǎn)，通過專題講座、經(jīng)驗介紹、業(yè)務(wù)論壇等形式進(jìn)行線上線下交流。還可以利用防控檔案資料制作宣傳畫和光盤，免費(fèi)發(fā)放給學(xué)校、機(jī)關(guān)、社區(qū)，提高民眾的防范參與度。

在蘇北地區(qū)的美國白蛾防控工作中，檔案信息在不斷積累和豐富的同時，也發(fā)揮了不可替代的重要作用，得到了有關(guān)專家和機(jī)構(gòu)的高度肯定。美國白蛾的防控是一項長期性任務(wù)，我們將與廣大蘇北地區(qū)的同行就防控檔案的規(guī)范化管理與深度利用進(jìn)行廣泛交流，進(jìn)一步加強(qiáng)防控檔案信息共享，努力建立一個更為科學(xué)有效的防控檔案體系。