劉崢鵬+劉琳娜

會議活動組織得多了，往往會發(fā)現(xiàn)，出錯的經(jīng)常是那些“想當(dāng)然”的地方。比如，籌備過程中發(fā)現(xiàn)問題時，“想當(dāng)然”地認為有人解決；籌備過程中有關(guān)方面提出要求時，“想當(dāng)然”地全盤接受；實施過程中出現(xiàn)疑問時，“想當(dāng)然”地任其發(fā)展。這些情況難免導(dǎo)致差錯和失誤。只有用非常謹慎的態(tài)度，“較真”到底，才能保證會議的順利進行。這里跟大家分享幾個案例。

案例一：前幾年，市里的季度工作會要求現(xiàn)場直播。第一次籌備時，我們就想到如果會議期間停電怎么辦。當(dāng)時有關(guān)部門都說沒事，有備用電源，短時間內(nèi)就可以切換。但牽頭領(lǐng)導(dǎo)繼續(xù)追問：“‘短時間到底是多久？”這一問，沒人回答了。供電公司實地查看后才發(fā)現(xiàn)備用線路根本就沒接上，即使有發(fā)電車也供不上電。為此，牽頭領(lǐng)導(dǎo)召集有關(guān)部門進行專題研究，越研究發(fā)現(xiàn)問題越多：即便備用線路接上了，轉(zhuǎn)換也要十幾分鐘，想要快速供電必須對線路進行改造，而改造成功后，轉(zhuǎn)換也需要3至5分鐘。所以后來的會議直播采用了延后播出的方式，為萬一停電留出了轉(zhuǎn)換時間。另外，電視臺還準(zhǔn)備了一組短片和標(biāo)語，以便在線路轉(zhuǎn)換不過來時備播。

案例二：某次籌備與外商的會見活動，前期溝通時，外商提出會談內(nèi)容涉及商業(yè)敏感話題，新聞媒體不能參加，因此活動方案是按照媒體不參加的情況擬定的，領(lǐng)導(dǎo)也已經(jīng)簽批。但就在外商到達的前一天，突然有人提出，之前某個活動因為沒有新聞媒體參加，無法達到領(lǐng)導(dǎo)提出的保留照片等資料的要求，導(dǎo)致工作被動。我們重新審視這次會見，感覺對方不讓新聞媒體參加的主要原因可能是不想對外宣傳報道。我們再次與外商溝通，對方表示確實是出于此種考慮，忽略了留存資料的問題，感謝我們的提醒。我們將溝通情況報告領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)同意后，及時通知新聞媒體參加，并強調(diào)僅作資料留存不作相關(guān)報道。

案例三：某次召開全市性會議，主持領(lǐng)導(dǎo)一人，發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)四人。第二位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)開始講話時，音控室的工作人員突然問我們：“有幾個領(lǐng)導(dǎo)需要講話??？話筒可是只能同時開三個?！甭牶蟠蠹叶加行┿铝?，以前在這個會場開會從未出現(xiàn)過這種情況。還是科長臨場經(jīng)驗豐富，他迅速了解了會場情況：一是主持領(lǐng)導(dǎo)和前兩位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的話筒都沒有關(guān)閉；二是我們手頭沒有主持詞，只知道有哪些領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，不確定發(fā)言順序；三是會議正在進行，已經(jīng)無法告知每位領(lǐng)導(dǎo)；四是目前發(fā)言的第二位領(lǐng)導(dǎo)和接下來發(fā)言的其中一位分別坐在主席臺東、西兩側(cè)。為此，三名工作人員做了兩手準(zhǔn)備，一位向有關(guān)人員電話詢問領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的順序；另兩位分坐臺下兩側(cè)，注意聽主持領(lǐng)導(dǎo)講話，確定下一位發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo)，如果電話反饋不及時，可根據(jù)情況上臺關(guān)閉或打開領(lǐng)導(dǎo)面前的話筒。結(jié)果不錯，沒有出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)講話時話筒不響的情況。

每一次會議活動都是“現(xiàn)場直播”，無論在籌備階段還是在實施階段，都不允許有任何的“想當(dāng)然”。如果在籌備過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時解決、不留隱患；如果有關(guān)方面提出要求，應(yīng)勤于溝通、妥善應(yīng)對；如果實施中出現(xiàn)突發(fā)狀況，應(yīng)沉著冷靜、積極補救。唯有如此，才能把服務(wù)做到位，事后不留遺憾。

（摘自《秘書工作》）endprint