文·孫樹清

淺談工程檔案在牟山水庫工程運行管理中的實時提醒作用

文·孫樹清

為充分發(fā)揮科技檔案對水庫現(xiàn)代化管理的作用，通過對檔案資料的編研利用，將牟山水庫重要工程設(shè)施、機電設(shè)備、物資需要維修、養(yǎng)護、更新、改造的時間節(jié)點、項目內(nèi)容等建立數(shù)據(jù)庫，建成靜態(tài)和動態(tài)信息實時提醒功能，實現(xiàn)對重要工程設(shè)施、機電設(shè)備、物資實施維修、養(yǎng)護、更新和改造。運用這種檔案編研成果指導(dǎo)水庫工程運行管理，促進(jìn)了水利工程信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，大大提高了工作效率和工程運行質(zhì)量。

一、實時提醒工作的形成過程

在過去的水利工程運行管理工作中，習(xí)慣于沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗和管理辦法，通過區(qū)分汛期與非汛期采取不同的巡視檢查辦法，工程技術(shù)人員巡視檢查發(fā)現(xiàn)工程設(shè)施、機電設(shè)備等存在隱患和問題后，對水庫工程設(shè)施、機電設(shè)備等進(jìn)行維修養(yǎng)護和更新改造。這種傳統(tǒng)的管理辦法，有時會錯過維修養(yǎng)護和更新改造時間，存在安全工作隱患，難以提高工作效率，也增加了運行成本。為進(jìn)一步規(guī)范水利工程運行管理，牟山水庫除險加固工程結(jié)束后，我局通過加強水庫工程檔案管理來提高工程運行管理水平，在完善工程檔案資料的同時進(jìn)行編研，用完善的檔案編研成果實時提醒功能來指導(dǎo)水庫工程運行管理。

該功能形成流程可分為三個階段：

1.收集階段。工程科科長負(fù)責(zé)所有工程、機電、物資等檔案資料的收集，確保檔案資料齊全完整。

2.整理階段。工程科檔案員負(fù)責(zé)工程、機電、物資等檔案資料的整理，確保檔案資料整理規(guī)范。

3.編研階段。綜合檔案室主任組織專兼職檔案員根據(jù)工程、機電、物資等檔案資料的維修養(yǎng)護和更新改造期限要求進(jìn)行分析，編研成靜態(tài)和動態(tài)資料，輸入微機建立實時提醒功能。

二、綜合檔案室履行實時提醒職責(zé)

1.綜合檔案室對工程科巡查工作實時提醒。一是提醒工程科，在非汛期每月1日，對水庫工程設(shè)施例行檢查，在汛期每月逢1日、6日，對牟山水庫巡視檢查；二是提醒工程科，完成非汛期每月1次，汛期每月2次對牟山水庫溢洪閘巡視檢查、溢洪閘設(shè)備檢查維護、溢洪閘備用發(fā)電機檢查維護、溢洪閘備用發(fā)電機試車、溢洪閘閘門、機電設(shè)備調(diào)試等工作；三是提醒工程科完成牟山水庫工程年度巡視檢查；四是提醒工程科完成牟山水庫汛前及汛后的自動化系統(tǒng)設(shè)備巡視檢查；五是提醒工程科完成牟山水庫汛前及汛后2次的溢洪閘及南北放水洞調(diào)試。（見表1）

表1：牟山水庫工程運行管理（檢查、維護、調(diào)度）實時提醒表

9　1、6、11、16、21、26 1、16 1、16　 　 1、16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長檢查日前一天按規(guī)定時間完成10　1、11、21、31　16　16　10　15 10　16　10　00003.5-040-011專職檔案員工程科長檢查日前一天按規(guī)定時間完成11　1、11、21　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長檢查日前一天按規(guī)定時間完成12　1、11、21、31　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長檢查日前一天按規(guī)定時間完成

2.綜合檔案室提醒財務(wù)科完成牟山水庫防汛物資更換。為了保證水庫安全度汛，牟山水庫管理局按國家規(guī)范常年配備防汛物資，并按要求及時更換。綜合檔案室利用提醒系統(tǒng)對財務(wù)科實時提醒，確保防汛物資優(yōu)質(zhì)足額配備并及時更換。（見表2）

表2：防汛物資管理實時提醒表

三、實時提醒工作的操作流程

綜合檔案室通過實時提醒功能的提醒，每月將牟山水庫水利工程要檢查維修和更新改造的時間和項目形成調(diào)度指令，以書面和檔案管理系統(tǒng)的形式提前1天通知到工程科，工程科接到指令后，立即安排專業(yè)維修養(yǎng)護人員按照程序做好檢查、維修、養(yǎng)護、更新、改造。完成后，工程科將完成情況及時匯報給局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組簽批辦結(jié)，整個過程的記錄和資料由檔案管理辦公室集中統(tǒng)一存檔。檔案管理辦公室將收到的工程維修養(yǎng)護和更新改造資料，按照項目、時間先后順序整編存檔，存檔形式為紙質(zhì)版和電子版，數(shù)字檔案另存?zhèn)浞荨?/p>

四、實時提醒工作的利用效果

1.指導(dǎo)重點水利工程設(shè)施、機電設(shè)備按時維修養(yǎng)護。通過檔案管理對溢洪閘、南北放水洞的機電設(shè)備和備用發(fā)電機組等水庫工程設(shè)施的運行調(diào)度，在維修養(yǎng)護方面可提前準(zhǔn)備充分，周密安排，降低了維修養(yǎng)護和更新改造費用。

2.利用檔案制度管事的規(guī)范化管理模式，取代過去“用人管事”的管理模式。水利工程管理千頭萬緒，通過檔案分類管理和檔案信息化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使檔案管理與工程管理工作有機結(jié)合，納入了程序化、數(shù)字化和現(xiàn)代化的快捷軌道，工作效率大大提高。

3.便于水利工程日后維修養(yǎng)護和更新改造的檔案查詢和利用。利用檔案工作的科學(xué)化管理整理工程檔案，使我局檔案利用更加快捷，提高了工程建設(shè)和維修養(yǎng)護質(zhì)量，保證了水庫工程的安全運行，大大提高了經(jīng)濟效益和社會效益。

總之，檔案工作是水利工程管理中一項基礎(chǔ)性工作，是衡量一個水利管理單位管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。我局檔案工作者堅持“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的管理模式，在水庫工程管理的日常維護、改革發(fā)展等各項工作服務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

（作者單位：濰坊市牟山水庫管理局）