做好醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的有效措施

唐智慧

醫(yī)院是以防治疾病為主要任務(wù)的醫(yī)療預(yù)防機構(gòu)，在疾病預(yù)防、治療和行政管理等職能活動中形成了醫(yī)療護(hù)理、預(yù)防保健、科研教學(xué)、藥學(xué)管理、行政管理等多種門類、多樣載體的綜合檔案系統(tǒng)，這些檔案資料是做好醫(yī)院各項工作的依據(jù)，是醫(yī)院管理工作開展的重要條件。醫(yī)院檔案管理的最終目的是檔案最大限度地服務(wù)于科研與臨床，服務(wù)于所需用戶，只有以多樣的、及時的、方便的、有效的檔案信息服務(wù)，才可能充分滿足多層次用戶對檔案信息多層次的需求，從而達(dá)到有效利用的目的，充分實現(xiàn)檔案的價值。

一、更新服務(wù)觀念

在我國的經(jīng)濟(jì)體制由計劃經(jīng)濟(jì)向社會主義市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變過程中，醫(yī)院檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，深化改革，從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的守攤型舊理念中走出來，要樹立大市場、大檔案、大服務(wù)觀念，樹立效益意識、競爭意識、質(zhì)量意識，建立面向市場、面向生產(chǎn)，多渠道、多形式、多方位的服務(wù)機制。首先，要明確深化改革的目的和指導(dǎo)思想，即在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，進(jìn)一步繁榮和發(fā)展檔案事業(yè)，更好地履行檔案部門的職能，最大限度地發(fā)揮檔案部門的作用，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。其次，要解放思想、轉(zhuǎn)換腦筋、樹立市場經(jīng)濟(jì)意識、效益意識、競爭意識和協(xié)作意識等一系列發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)所必需的新觀念，克服“檔案工作無為”的思想，要真正認(rèn)識到檔案信息是一種有價資源，且蘊含著巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

檔案作為潛在的有歷史價值的信息，開發(fā)及時，應(yīng)用得法，會很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助醫(yī)院在市場競爭中取勝，如果缺乏系統(tǒng)、及時、準(zhǔn)確無誤的檔案信息依據(jù)，看不到檔案在振興醫(yī)院發(fā)展中的這種巨大作用，領(lǐng)導(dǎo)的決策和方針政策的制定就成了無源之水，無本之木，所以，檔案的利用工作有必要從一般的提供利用向主動開發(fā)檔案資源方面轉(zhuǎn)移。利用醫(yī)院檔案資源主動服務(wù)的主要方式：一是跟蹤服務(wù)，及時反饋信息。二是根據(jù)需求，開發(fā)專業(yè)性信息。

三、優(yōu)化服務(wù)氛圍

（一）完善激勵機制，鼓勵醫(yī)護(hù)人員開展科研。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，科研不單是高層科研機構(gòu)的任務(wù)，也已成為基層醫(yī)院主要任務(wù)之一。醫(yī)院檔案資源服務(wù)的對象主要是醫(yī)護(hù)人員，調(diào)動他們科研的積極性，是開發(fā)利用病歷檔案信息資源的一條主要途徑。各醫(yī)院應(yīng)建立健全激勵機制，鼓勵、支持醫(yī)護(hù)人員開展科研活動，為廣大醫(yī)護(hù)人員開展科研創(chuàng)造一個寬松的外部環(huán)境。

（二）加強檔案信息資源的交流。當(dāng)今的時代是最有效地運用信息資料的時代，誰的信息資料掌握的多，誰的科研成果就來得快，取得多。但醫(yī)學(xué)研究所需要的臨床數(shù)據(jù)，不像有些科學(xué)數(shù)據(jù)那樣，由人工試驗來提供，它受病種病人來源諸因素的限制。在臨床科研中，其周期的長短取決于病歷檔案資料的豐富與否。如果我們擴(kuò)大病歷檔案來源，無疑會縮短科研周期，提高科研效率。因此，檔案管理應(yīng)走出狹小、封閉的小圈子，在院與院之間建立檔案相互交流制度，定期地進(jìn)行檔案信息交流，以彌補某病種病歷檔案資源的不足，這樣才能更好地為本院醫(yī)、教、研提供有價值的信息資料。

（三）檔案管理人員要積極參與檔案內(nèi)容的研究。目前，基層醫(yī)院的檔案管理人員只局限于對檔案的收集、整理、編目、存取工作，對檔案內(nèi)容的深層次研究缺乏必要的手段和措施，檔案的利用絕大多數(shù)處于被動提供狀態(tài)。要解決檔案利用率偏低的矛盾，需要通過多種途徑培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其不僅具有管理檔案的能力，又具有檔案內(nèi)容研究的能力，這樣，除保證對醫(yī)療、教學(xué)、科研等正常調(diào)用檔案外，還通過檔案內(nèi)容研究開發(fā)新課題，有目的地指導(dǎo)科研工作，促進(jìn)檔案利用，使保存的檔案價值真正體現(xiàn)出來。

（四）擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域

①開展咨詢服務(wù)：開展咨詢輔導(dǎo)工作，可以正確引導(dǎo)利用者有重點有目的地查詢自己所需的資料。②定期跟蹤服務(wù)：檔案工作要全面服務(wù)于臨床、科研，滿足廣大用戶的需求。除了“坐”等用戶上門外，還必須有延伸服務(wù)的意識，深入到臨床第一線和科研教學(xué)活動中去。同時，還應(yīng)建立檔案利用效果的反饋制度，及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足，不斷完善服務(wù)內(nèi)容，提高檔案利用率。③進(jìn)行檔案情報研究：檔案情報研究是在檔案進(jìn)行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行的一項高層次的服務(wù)工作，這是開發(fā)檔案資源為臨床、科研及醫(yī)院管理服務(wù)工作中最佳而又必須做好的工作。④開展用戶教育：為了讓醫(yī)護(hù)人員更好地利用和了解檔案，掌握科學(xué)的方法和途徑來利用檔案資源，應(yīng)實現(xiàn)被動的“享受服務(wù)”向“自我服務(wù)”型轉(zhuǎn)化，加強對用戶的教育培訓(xùn)。⑤實現(xiàn)檔案資源共享：檔案利用要由傳統(tǒng)的封閉型管理轉(zhuǎn)變到開放式管理，打破院際、省際、國際界線，在上級部門統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)下，構(gòu)筑區(qū)域網(wǎng)醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，做到互通有無，資源共享，提高醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的深度、廣度。

四、強化服務(wù)效果

（一）開發(fā)利用檔案信息資源為醫(yī)院管理服務(wù)。在從事醫(yī)院管理過程中，信息管理起著重要的作用。通過對檔案資源的分析、研究、開發(fā)，將其轉(zhuǎn)換成醫(yī)療信息為醫(yī)院管理服務(wù)。通過檔案資源的提取，獲得大量的醫(yī)療信息，對深入研究醫(yī)院管理及合理評價醫(yī)療質(zhì)量，強化醫(yī)院管理工作起決定性的作用。為使檔案資源有效的開發(fā)利用，必須合理調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)，首先在三級甲等醫(yī)院中采取硬性規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)按比例引進(jìn)醫(yī)學(xué)院校、衛(wèi)生信息專業(yè)或醫(yī)院管理人員，從事檔案資源的分析、研究、開發(fā)利用工作。其次，要掌握衛(wèi)生行政事業(yè)管理，醫(yī)院管理的發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)其目標(biāo)的需要，確定檔案資源開發(fā)項目。

（二）開發(fā)利用檔案資源為臨床醫(yī)、教、研服務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員要更新觀念，適應(yīng)醫(yī)學(xué)科學(xué)的高速發(fā)展，改變傳統(tǒng)檔案管理被動的提取服務(wù)方式，增強檔案管理信息意識，疏通檔案管理渠道，開拓檔案管理新形式，走出檔案室，經(jīng)常與臨床科室溝通，聽取意見，密切關(guān)注學(xué)習(xí)動態(tài)，了解臨床醫(yī)、教、研內(nèi)容，確立正確的檔案資源研究課題，開發(fā)可利用檔案資源，為臨床醫(yī)、教、研服務(wù)。為了拓寬檔案資源開發(fā)利用的領(lǐng)域，檔案管理人員應(yīng)具備預(yù)測意識，注意研究總結(jié)不同目的的利用特點與規(guī)律，提高利用需求預(yù)測能力。