周國濤　張小波　吳思　郭曉蕾　張曉娟

（北京宇航系統(tǒng)工程研究所，北京，100076）

Wford模板在航天技術(shù)文件中的應(yīng)用

周國濤張小波吳思郭曉蕾張曉娟

（北京宇航系統(tǒng)工程研究所，北京，100076）

文摘：闡述企業(yè)對(duì)Word文件樣式的細(xì)化要求，總結(jié)歸納航天Word文件模板定制的具體做法，介紹模板的應(yīng)用效果。

航天技術(shù)文件；文件標(biāo)準(zhǔn)化；定制模板。

在航天產(chǎn)品研制過程中，需要編制大量各種格式的技術(shù)文件。從文件數(shù)量上看，一半以上是Doc格式。為提高航天技術(shù)文件的編寫效率和規(guī)范性，我們結(jié)合QJ 1714《航天產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件管理制度》標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的技術(shù)文件格式要求，采用多級(jí)自動(dòng)編號(hào)、雙頁模板自動(dòng)換頁等技術(shù)，對(duì)Word技術(shù)文件模板的外觀樣式、書簽、段落樣式、字體樣式進(jìn)行了統(tǒng)一，規(guī)范了航天技術(shù)文件的編制，提高了信息化管理水平。

1　航天技術(shù)文件的形式

航天企業(yè)承擔(dān)的航天產(chǎn)品從預(yù)研到批產(chǎn)的整個(gè)研制過程，涉及機(jī)械、電子、化工等多個(gè)領(lǐng)域，與其它制造類單位相比，航天產(chǎn)品技術(shù)文件的種類繁多，格式要求嚴(yán)格，編寫要求更加細(xì)致。

1.1技術(shù)文件的表達(dá)方式

航天技術(shù)文件按表達(dá)方式可以分為各類研究試驗(yàn)文件、圖樣文件、文字內(nèi)容設(shè)計(jì)文件、表格內(nèi)容設(shè)計(jì)文件等，各類文件還包含對(duì)應(yīng)的更改單、技術(shù)通知單 （偏離單）等。每個(gè)類別一般還會(huì)進(jìn)一步細(xì)分為一級(jí)或兩級(jí)子類，每類文件的文件編碼、審簽流程、生命周期不一樣。不同文件類別對(duì)應(yīng)的管理方式、文件屬性、電子文件格式不同，可以作為各類信息系統(tǒng)中技術(shù)文件的建模依據(jù)。

1.2技術(shù)文件的電子格式

初步統(tǒng)計(jì)，我單位每年編制各類技術(shù)文件約5萬份，其中用Word軟件編制的Doc格式的技術(shù)文件占了一半以上。各類技術(shù)文件常用的電子格式見表1。

表1　航天技術(shù)文件的電子格式

其中，表格內(nèi)容設(shè)計(jì)文件、更改單和技術(shù)通知單 （偏離單）曾經(jīng)采用Dwg格式，方便與相關(guān)的圖形文件一起管理。但由于Autocad的編輯功能遠(yuǎn)不如Word方便，這類文件早已經(jīng)統(tǒng)一為Doc格式。

1.3技術(shù)文件的簽署

文件簽署的信息是可以利用信息化工具寫入到文件中的信息，包括文件屬性和審批流程信息。文件屬性主要包括文件名稱、代號(hào)、型號(hào)（產(chǎn)品）代號(hào)、階段、密級(jí)等屬性，一般在文件封面或頁面底部標(biāo)題欄區(qū)。審批流程信息文件審簽單位、人員、時(shí)間等記錄，位置在文件的封面或首頁底部的標(biāo)題欄，會(huì)簽信息在左側(cè)裝訂區(qū)空白位置。

2　技術(shù)文件模板的定制要求

2.1格式標(biāo)準(zhǔn)化

在用Word軟件編輯Doc格式技術(shù)文件時(shí)，如果沒有統(tǒng)一段落樣式的模板文件，技術(shù)人員會(huì)在系統(tǒng)默認(rèn)樣式的基礎(chǔ)上修改或增加，Word會(huì)自動(dòng)記錄修改的樣式并自動(dòng)命名，造成文件中的樣式很多、名稱不一致，基本無法重用。

在不同文件之間復(fù)制粘貼內(nèi)容時(shí)，同名樣式會(huì)以目標(biāo)文件為準(zhǔn)，也就是源文件的同名排版樣式可能丟失，新樣式帶入到目標(biāo)文件，目標(biāo)文件樣式增多，都會(huì)造成使用中樣式混亂。

因此，合理規(guī)劃模板中的段落樣式名稱是非常重要的。按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)在模板中建立完整的規(guī)范命名的段落樣式庫，包括中英文字體、段落間距、行間距以及對(duì)應(yīng)的多級(jí)編號(hào)。樣式庫的定制修改是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要多年的持續(xù)改進(jìn)和磨合才能在單位內(nèi)部統(tǒng)一。

2.2簡化編輯操作

在模板定制過程中，還需要考慮根據(jù)技術(shù)人員的使用習(xí)慣，簡化文件編輯的操作步驟，提高文檔編制效率，如自動(dòng)進(jìn)行章節(jié)編號(hào)、圖表編號(hào)、預(yù)先定義后續(xù)的段落樣式等。在模板預(yù)先定義默認(rèn)的后續(xù)樣式方便操作，如技術(shù)通知單 （偏離單）的基本屬性是由系統(tǒng)自動(dòng)回寫的，正文區(qū)第一行的樣式默認(rèn)為 “技術(shù)通知單標(biāo)題”樣式，回車后自動(dòng)調(diào)整為正文樣式。

模板應(yīng)具備完善規(guī)范的樣式庫，如正文章節(jié)段落樣式、章節(jié)編號(hào)、附錄編號(hào)、圖表編號(hào)等，采用多級(jí)編號(hào)的樣式庫可以大大簡化格式設(shè)置操作，在文檔編輯過程中可以快速刷新格式，在章節(jié)變化時(shí)實(shí)現(xiàn)編號(hào)的自動(dòng)更新。

2.3便于管理文件信息

Word技術(shù)文件模板中應(yīng)包含完整規(guī)范的信息標(biāo)記，如書簽、域，這樣在信息系統(tǒng)中創(chuàng)建、修改、審簽時(shí)，可以對(duì)文件信息進(jìn)行提取和回寫。模板文件應(yīng)定義完整規(guī)范的書簽，如型號(hào)代號(hào)、文件代號(hào)、文件名稱、階段、密級(jí)、各級(jí)簽署的位置等，明細(xì)表和更改單等表格也需要用書簽標(biāo)記，便于信息的提取和回寫。

3　Word文件模板的定制

Word編輯功能強(qiáng)大，一般不需要開發(fā)即可實(shí)現(xiàn)模板的大部分要求。但是Word本身在樣式定制上具有方法多樣、功能分散、操作繁瑣、功能不穩(wěn)定等特點(diǎn)，需要進(jìn)行長期的摸索總結(jié)和持續(xù)改進(jìn)。

3.1外框元素模塊化

根據(jù)QJ 1714.4B《設(shè)計(jì)文件的格式》，技術(shù)文件由附加欄和標(biāo)題欄組成，附加欄通常由版本號(hào)、密級(jí)、會(huì)簽、底圖登記號(hào)、頁碼等組成。定制技術(shù)文件外框元素有3種常用方式：表格、線條和文本框。表面上看，表格最容易實(shí)現(xiàn)，在早期技術(shù)文件封面和技術(shù)通知單 （偏離單）模板中大量使用表格拆分合并的方式定制，但實(shí)踐表明，不同表格間容易產(chǎn)生干涉，導(dǎo)致復(fù)雜表格的拆分合并和調(diào)整困難。由于表格在頁眉頁腳中定位困難，早期模板使用線條組合定制頁眉頁腳中的附加欄，調(diào)整起來也比較麻煩。

在定制QJ 1714.4B模板時(shí)，采用模塊化定制技術(shù)，構(gòu)建常用外框、標(biāo)題欄、會(huì)簽欄等模塊，每個(gè)模板是一個(gè)內(nèi)部嵌入表格的文本框，表格單元格內(nèi)可以直接插入書簽。文本框的定位非常準(zhǔn)確，避免了嵌套表格編輯困難和表格間互相影響的問題以及設(shè)計(jì)師誤操作引起的模板樣式變更。模塊化模板示例如圖1所示。

圖1　模塊化模板示例

圖1為定義了書簽的標(biāo)題欄模塊，文檔屬性和審簽信息等按規(guī)則定義書簽標(biāo)識(shí)位置，內(nèi)部線條使表格便于繪制，外邊框使文本框不受其它表格干擾。在定制不同幅面和不同格式的模板時(shí)，標(biāo)題欄模塊可作為一個(gè)整體，與圖框、會(huì)簽欄等模塊組合而成，提高了定制模板的效率。

3.2樣式標(biāo)準(zhǔn)化

QJ 1714.8B-2011《文字內(nèi)容設(shè)計(jì)文件的編制》對(duì)文字內(nèi)容設(shè)計(jì)文件封面、正文、標(biāo)題欄的的字體、字號(hào)有了明確規(guī)定。實(shí)際在正文編輯時(shí)還涉及到更多的段落和文字樣式。我單位內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)對(duì)QJ 1714.8B進(jìn)行了進(jìn)一步補(bǔ)充說明，詳細(xì)規(guī)定了：封面、正文、目次、附錄的樣式，包括章節(jié)的中英文字體、字號(hào)、段落間距、行間距，正文編號(hào)，圖、表編號(hào)；公式、引用、注等編寫要求。

如果沒有統(tǒng)一的文件模板，設(shè)計(jì)師在編輯文件時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整格式的工作是非常繁瑣的。我們把各級(jí)樣式定義在模板文件中，形成標(biāo)準(zhǔn)的樣式庫，包括引言、章標(biāo)題、章標(biāo)題無標(biāo)題、某級(jí)無標(biāo)題頭、某級(jí)有標(biāo)題頭、表格字號(hào)、參考文獻(xiàn)編號(hào)、附錄、附錄標(biāo)題、附錄表、附錄圖、公式等格式，設(shè)計(jì)師在編輯時(shí)可以方便地選用樣式刷新。另外，目次 （目錄）的樣式，也需要直接定義在模板目次樣式中，編輯時(shí)可以直接生成符合要求的目錄格式。

3.3多級(jí)自動(dòng)編號(hào)

技術(shù)文件中的編號(hào)主要包括段落編號(hào)、圖表編號(hào)、附錄編號(hào)、附錄圖表編號(hào)、公式編號(hào)等。Word中可以使用段落編號(hào)、題注、域等方式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)，使用模板實(shí)現(xiàn)多級(jí)章節(jié)的自動(dòng)編號(hào)。經(jīng)過驗(yàn)證，除公式編號(hào)需要使用Mathtype外，其它編號(hào)都可以使用Word的樣式定制實(shí)現(xiàn)，與其它段落樣式一樣使用樣式庫刷新，操作簡單。

技術(shù)文件模板編號(hào)的難點(diǎn)主要有兩處：①章節(jié)的編號(hào)，一般需要定義4～5級(jí)編號(hào)，每一級(jí)又分為有內(nèi)容條和無內(nèi)容條，都需要實(shí)現(xiàn)連續(xù)編號(hào)；②附錄圖表編號(hào)，需要按附錄順序?qū)崿F(xiàn)圖表自動(dòng)編號(hào)，如 “附圖A.1”，“附圖B.1”。Word本身的多級(jí)段落編號(hào)定制界面不夠友好，操作繁瑣且功能不穩(wěn)定，但一旦定制好以后，使用起來比其它編號(hào)方式方便，使用時(shí)還比較穩(wěn)定。

3.4定位技術(shù)

Word常用的定位方式有域、書簽、章節(jié)編號(hào)。書簽有基于全文管理的唯一標(biāo)識(shí)，無論在正文還是頁眉頁腳、在文本框中或者表格中，都可以通過書簽名實(shí)現(xiàn)定位。通過在文件模板做定位標(biāo)記，可以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)和Word文件之間的信息集成，通過書簽提取和回寫文件的屬性信息、電子審簽流程信息，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文件關(guān)鍵信息的檢索查詢。

定制Word模板時(shí)，書簽一般定義在表格中，相當(dāng)于給表格增加了個(gè)標(biāo)記，對(duì)表格內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行管理，而且書簽定義在表格中不容易被誤刪除。我們把明細(xì)表等表格內(nèi)容設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容區(qū)的第一行也按列定義書簽，結(jié)合自動(dòng)換頁的模板，程序可以判斷表格和列的位置，使信息系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表文件可以直接打印到Word報(bào)表模板中。

3.5自動(dòng)換頁

技術(shù)通知單 （偏離單）、更改單等文件，首頁與續(xù)頁的標(biāo)題欄不一樣，首頁標(biāo)題欄有簽署區(qū)，續(xù)頁標(biāo)題欄沒有簽署區(qū)。因?yàn)榧夹g(shù)原因，以前只能把這類定制為兩種模板：單頁模板和多頁，在使用時(shí)，需要先判斷使用單頁模板還是多頁模板。兩個(gè)模板帶來了成倍的管理工作，文件內(nèi)容的增減則需要增減續(xù)頁模板，兩種模板之間更換操作繁瑣。

經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，利用 “連續(xù)的分節(jié)符”代替“下一頁分節(jié)符”，可以把首頁和續(xù)頁的格式做到同一個(gè)文件中，定制不同的頁面設(shè)置和頁眉頁腳（首頁續(xù)頁格式）。編輯時(shí)默認(rèn)只顯示首頁文件，當(dāng)首頁寫滿后Word會(huì)自動(dòng)調(diào)出續(xù)頁模板；同樣文件內(nèi)容減少后，Word會(huì)自動(dòng)隱藏續(xù)頁，只顯示首頁。難點(diǎn)是首頁和續(xù)頁的編輯區(qū)范圍靠頁邊距控制，尺寸精度較差，需要多次調(diào)整驗(yàn)證。

4　模板的應(yīng)用

Doc格式的技術(shù)文件模板在我單位得到廣泛應(yīng)用，段落和字體樣式已經(jīng)基本固化。近年，結(jié)合QJ 1714B的貫標(biāo)工作，按新標(biāo)準(zhǔn)重新定制了模板外觀，并針對(duì)原模板的使用不足進(jìn)行改進(jìn)，包括外框元素模塊化，雙頁模板自動(dòng)換頁，段落樣式規(guī)范化，附錄圖標(biāo)自動(dòng)編號(hào)。新模板的使用為設(shè)計(jì)人員提高技術(shù)文件版面質(zhì)量和文檔編制效率發(fā)揮了重要作用，設(shè)計(jì)師可以把更多的時(shí)間用到技術(shù)創(chuàng)新上。

4.1段落樣式規(guī)范化

按QJ 1714B重新定制了模板打印格式，線條元素由復(fù)雜表格修改為內(nèi)嵌表格的模塊化文本框。以往用表格定制的外框，編輯時(shí)容易與其它表格線干涉，復(fù)雜表格的累計(jì)顯示誤差明顯，編輯、預(yù)覽時(shí)的尺寸與打印結(jié)果相差3mm～5mm。而用模塊化的文本框嵌入表格的方式，減少了編輯過程中對(duì)格式的干涉和誤操作，顯示誤差控制在1mm以內(nèi)。

對(duì)模板樣式庫進(jìn)行統(tǒng)一，增加附錄圖表樣式，去除無用樣式。結(jié)合設(shè)計(jì)師、標(biāo)準(zhǔn)化人員等的意見，修改大量細(xì)節(jié)設(shè)置，如對(duì)有內(nèi)容條的段落樣式中的中英文字體、段落編號(hào)的字體等進(jìn)行了統(tǒng)一等。

4.2編制效率提高

技術(shù)文件模板大量采用了段落樣式定制，操作簡單，使用方法一致。使用模板時(shí)，條文、圖、表等的編號(hào)及附錄標(biāo)題、編號(hào)等不需要手工輸入數(shù)字，應(yīng)用模板內(nèi)的 “樣式庫”自動(dòng)生成相應(yīng)級(jí)別的編號(hào)，或采用 “格式刷”的方法給定同級(jí)別的編號(hào)。以前無法實(shí)現(xiàn)附錄圖表的自動(dòng)編號(hào)，通過設(shè)置特定列表級(jí)別的編號(hào)，也可以用樣式庫實(shí)現(xiàn)。

充分考慮設(shè)計(jì)師編寫文件的習(xí)慣，在模板中預(yù)先設(shè)置好常用的設(shè)置，如某個(gè)樣式后續(xù)的樣式，表格常用的對(duì)齊方式。模板中每個(gè)可能編輯或電子簽署的區(qū)域，都事先按實(shí)際字符數(shù)的各種極端情況進(jìn)行模擬驗(yàn)證和調(diào)整，如字體、字號(hào)、行間距、段落間距、對(duì)齊方式等，實(shí)現(xiàn)絕大多數(shù)場(chǎng)景都能清晰顯示。

4.3信息系統(tǒng)集成

模板定制不是簡單滿足文件輸出的格式標(biāo)準(zhǔn)化，更重要的是要考慮與信息系統(tǒng)的集成。新模板規(guī)范了各類書簽的定義，通過書簽自動(dòng)回寫文件的主要屬性信息，如產(chǎn)品代號(hào)、主題詞、摘要等信息，以及流程審簽信息。

新的多頁模板推廣應(yīng)用了自動(dòng)換頁技術(shù)，如更改單、技術(shù)通知單 （質(zhì)疑單），以及各類明細(xì)表、匯總表等雙頁模板。自動(dòng)換頁模板減少了信息系統(tǒng)管理的模板數(shù)量，在編輯時(shí)可根據(jù)內(nèi)容自動(dòng)增減續(xù)頁，最重要的是編輯區(qū)信息是連續(xù)的，在信息系統(tǒng)向Word文件回寫信息時(shí)不需要考慮調(diào)用續(xù)頁模板和換頁計(jì)算等問題，從而大大降低了集成開發(fā)難度，可替換Excel模板解決換頁換行排版問題。

4.4應(yīng)用實(shí)例

我單位在某驗(yàn)證項(xiàng)目中，結(jié)合結(jié)構(gòu)化更改單紙質(zhì)輸出的要求，對(duì)Doc格式的更改單模板進(jìn)行了改進(jìn)。原更改單模板在格式上高度模仿紙質(zhì)更改單，存在大量的合并單元格，編輯時(shí)增減行、增減頁非常不方便，雖然可以實(shí)現(xiàn)流程信息的審簽，但無法實(shí)現(xiàn)更改內(nèi)容的自動(dòng)回寫。使用自動(dòng)換頁技術(shù)將更改單的首頁續(xù)頁定制到一個(gè)文件中，將原模板更改內(nèi)容區(qū)調(diào)整為規(guī)則表格，增加了更改內(nèi)容區(qū)及各列的書簽標(biāo)識(shí)。經(jīng)過開發(fā)驗(yàn)證，信息系統(tǒng)可調(diào)用Doc格式的更改單模板回寫輸出可打印的更改單，由程序識(shí)別更改內(nèi)容區(qū)和列、自動(dòng)增減行數(shù)，Word模板自動(dòng)更換首頁續(xù)頁模板、增減續(xù)頁。新的更改單模板在數(shù)據(jù)集成方面開發(fā)工作量小，為更改單的結(jié)構(gòu)化管理提供了有力的支持。

［1］康奕東．巧用Word編制帶框設(shè)計(jì)文件模板［J］．電腦開發(fā)與應(yīng)用，2013（2）.

［2］王明美．Word中目錄的生成和編輯方法 ［J］．科技信息，2013（2）.

［3］薛濤．Word在學(xué)位論文排版中的應(yīng)用 ［J］．軟件導(dǎo)刊，2013（2）.

［4］王雪濤．在Word中建立科技論文的標(biāo)準(zhǔn)模板［J］．科技與出版，2001（5）.

［5］侯捷．Word排版藝術(shù) ［M］．北京：電子工業(yè)出版社，2004（10）.

周國濤 （1971年—），男，高級(jí)工程師，主要從事信息化技術(shù)保障工作。