淺述地鐵工程竣工檔案質(zhì)量的管控

張雄華

摘 要 近年來，地鐵工程建設(shè)規(guī)模迅速擴(kuò)大，本文結(jié)合廣州地鐵在建設(shè)過程中積累的竣工檔案管控經(jīng)驗(yàn)，主要從標(biāo)準(zhǔn)制定、人才培養(yǎng)、源頭管控、過程把關(guān)、規(guī)范驗(yàn)收等五個方面來闡述地鐵工程竣工檔案質(zhì)量的管控措施，目的是為地鐵工程檔案管理人員提供有效的管控建議，共同提高地鐵工程檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 地鐵；檔案；質(zhì)量；管控

截至2016年5月份，國內(nèi)共有40座城市獲批修建地鐵。目前國內(nèi)地鐵工程施工技術(shù)相對成熟，但由于技術(shù)人員缺乏檔案知識和工程項(xiàng)目缺少檔案管理人才，導(dǎo)致工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料形成質(zhì)量難以把控，形成質(zhì)量參差不齊。特別是需要?dú)w檔的資料出現(xiàn)錯誤之后難以被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致工程竣工檔案在移交時(shí)問題集中暴露，整改難度較大。鑒于此，建設(shè)及施工單位檔案管理人員需要在建設(shè)過程中及時(shí)把控檔案資料形成質(zhì)量，探索一條既符合建設(shè)單位要求又符合工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理模式，進(jìn)一步保證地鐵工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。才能更好地為地鐵工程建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

1 完善制度，走檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化之路

地鐵工程檔案管理需要依靠完善的制度、細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)。特別是在地鐵建設(shè)規(guī)模大、線路長、參建單位數(shù)量多的前提下更需要完善的制度來規(guī)范地鐵檔案從業(yè)者和地鐵檔案工作參與者的行為。在廣州地鐵二十年多的建設(shè)過程中，為了能夠高標(biāo)準(zhǔn)完成竣工檔案歸檔工作，使接收的竣工檔案符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，工程檔案管理人員一方面結(jié)合工程管理實(shí)際，共制定“歸檔范圍”、“歸檔要求”、“檔案整理規(guī)定”、“驗(yàn)收及移交規(guī)定”等各類型的檔案管理制度19套，明確了建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、總體總包、施工單位等各方的職責(zé)；另一方面結(jié)合國家、省市各級工程規(guī)范用表及地鐵施工的工序工法，制定了詳細(xì)的歸檔范圍、分類編號原則，形成了一系列完整的地鐵工程竣工檔案歸檔清單，進(jìn)一步細(xì)化了車站、區(qū)間及停車場（含車輛段綜合基地）工程竣工檔案歸檔范圍。同時(shí)，把《DA/T28-2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》作為地鐵工程竣工檔案質(zhì)量要求的基準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上，形成了更加標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量、技術(shù)、驗(yàn)收與移交要求。

2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高參建人員檔案意識

近年來，地鐵建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，無論是建設(shè)單位還是施工單位，都面臨工程檔案管理人才短缺的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。此外，由于檔案行業(yè)的特殊性，固有的人員知識結(jié)構(gòu)難以短期提升，新鮮血液難以注入，導(dǎo)致很多新制度新方法的落實(shí)不到位。以廣州地鐵為例，從2013年開始進(jìn)入大規(guī)模線網(wǎng)建設(shè)階段，10條（段）線，300多個工點(diǎn)同時(shí)開工，工點(diǎn)地域分布廣泛，開工后面臨著施工單位重工程輕檔案、檔案資料不完整、組卷不規(guī)范、專業(yè)人才缺乏、人員變動頻繁等諸多難題。要解決這些問題，可以從以下幾個方面入手。

2.1 倒查問題所在。從制度建設(shè)、人員組織、管理結(jié)構(gòu)、培訓(xùn)方式等方式全面分析本單位工程竣工檔案管理工作中出現(xiàn)的問題對癥下藥。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案意識。全面加強(qiáng)檔案培訓(xùn)的力度和廣度，實(shí)施“以培訓(xùn)促發(fā)展”的工作方案，借助本單位內(nèi)部培訓(xùn)平臺，分批培訓(xùn)本單位的項(xiàng)目經(jīng)理，向項(xiàng)目經(jīng)理傳達(dá)基本的檔案知識，提高項(xiàng)目經(jīng)理的檔案意識；進(jìn)一步解決工程檔案事后整改較多、積重難返的被動局面。

2.3 主動出擊宣傳檔案工作。結(jié)合問題原因，通過培訓(xùn)，參建單位對地鐵竣工檔案有力一定的認(rèn)識，接下來就是要地鐵工程檔案管理人員主動出擊，分階段到已開工的工點(diǎn)舉行點(diǎn)對點(diǎn)的竣工檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加深施工單位對地鐵竣工檔案管理制度、驗(yàn)收要求及移交標(biāo)準(zhǔn)的了解，提高參建單位檔案歸檔意識及歸檔技能，確保每個工點(diǎn)的檔案人員在工程開工前都基本熟悉廣州地鐵工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2.4 學(xué)以致用，將知識技能落到實(shí)處。通過創(chuàng)新業(yè)務(wù)培訓(xùn)手段，把知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)相結(jié)合，要求每個施工單位和監(jiān)理單位的檔案資料人員必須參加工程竣工檔案業(yè)務(wù)實(shí)際操作培訓(xùn)，讓每一位資料員都掌握工程檔案的理論知識和實(shí)際操作技能。通過一系列的措施，把工程檔案管理過程中的每一個節(jié)點(diǎn)連接起來，“以點(diǎn)帶面”延伸檔案人才培養(yǎng)范圍，初步解決施工單位檔案資料員被動歸檔的思想，積極主動學(xué)習(xí)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識，遇到檔案業(yè)務(wù)問題能夠積極與建設(shè)單位檔案管理人員溝通協(xié)調(diào)，主動參與其中，逐步形成“隨時(shí)收集、隨手整理”的良好氛圍。

3 管控前置，確保檔案源頭形成質(zhì)量

針對工程檔案收集、整理、歸檔、移交過程中出現(xiàn)的問題，廣州地鐵從三個方面入手解決這些難題。一是借助合同管理平臺，把檔工程檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)移交作為合同條款寫入合同；二是為避免工程檔案移交期間才發(fā)現(xiàn)問題導(dǎo)致整改較多、積重難返的被動局面，檔案管理人員在工程前期就主動介入檔案的收集管理工作，通過參加第一次監(jiān)理例會，明確參建單位在地鐵工程檔案管理工作中的職責(zé)和要求，從源頭上注重檔案的完整性和準(zhǔn)確性；三是依托制度建設(shè)，結(jié)合信息化手段，從細(xì)節(jié)上把控工程檔案的形成質(zhì)量。

目前，借助“工程一體化管理平臺”及編制完善的工程檔案精細(xì)化清單，工程項(xiàng)目的文件資料全部在該平臺流轉(zhuǎn)、審批，并與新的檔案管理信息系統(tǒng)對接，工程檔案管理人員能及時(shí)對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄，有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性，確保各部門及時(shí)獲取有效檔案資料或信息。

此外，通過合同條款的約束、人員的介入、制度的完善、流程的細(xì)化進(jìn)一步從源頭上把控工程檔案的形成質(zhì)量。

4 過程把關(guān)，嚴(yán)把節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收質(zhì)量

管控工作前置，在一定程度上保證了地鐵工程檔案的形成質(zhì)量。但由于工程建設(shè)形勢的不斷變化，并不能一勞永逸的解決問題，過程中也會出現(xiàn)收集不及時(shí)、人員更換帶來的新問題，針對這樣的情況，地鐵工程檔案管理人員從工程質(zhì)量安全管理方面汲取經(jīng)驗(yàn)，把定期巡查不定時(shí)抽查工程檔案作為常態(tài)化的工作來抓，重點(diǎn)就監(jiān)理單位履職盡責(zé)情況，施工單位的工程檔案基礎(chǔ)管理、材料形成質(zhì)量、案卷整理質(zhì)量及聲像檔案的分類整理共五個方面展開深入檢查。并充分發(fā)揮施工單位的自主性和監(jiān)理單位的監(jiān)督作用，巡查工作采用“分步分級”的方式進(jìn)行，首先由施工單位對每一個分部的工程檔案進(jìn)行自檢，將存在的問題逐一記錄，形成自檢報(bào)告；其次監(jiān)理單位在確保監(jiān)理資料做好的前提下，現(xiàn)場對施工單位的資料進(jìn)行檢查；最后，建設(shè)單位檔案管理人員帶著參建單位發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合工程實(shí)際，再進(jìn)行詳細(xì)的問題排查。針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，巡查人員根據(jù)檢查評分記錄表給施工單位和監(jiān)理單位評分，并把該評分作為季度勞動競賽分?jǐn)?shù)的依據(jù)。另外根據(jù)巡查發(fā)現(xiàn)的問題現(xiàn)場向施工單位負(fù)責(zé)人和監(jiān)理人員提出整改要求并發(fā)放整改通知單，形成檔案過程把關(guān)的書面記錄。

通過逐一巡查，以分部驗(yàn)收為節(jié)點(diǎn)，進(jìn)一步控制地鐵工程檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量。依托工程一體化管理平臺的管理流程和編制詳細(xì)的工程檔案精細(xì)化文件清單，使每一個分部工程建設(shè)過程中的每一道工序工法所產(chǎn)生的文件都被一一細(xì)化。分部驗(yàn)收之前，施工單位需要根據(jù)廣州地鐵的要求對要驗(yàn)收的分部工程資料進(jìn)行預(yù)組卷，監(jiān)理單位需要根據(jù)地鐵工程檔案精細(xì)化清單和工程實(shí)際一一檢查施工單位的分部工程檔案是否齊全完整，并形成規(guī)范細(xì)化的分部工程檔案檢查報(bào)告，在分部驗(yàn)收之前提供給檔案驗(yàn)收人員。組卷方式的優(yōu)化，將工程檔案的組卷工作前置，從工程資料的形成開始就保證了單位工程竣工檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，有效地解決了工程檔案工作人員缺位、材料缺失等相關(guān)問題。

5 規(guī)范驗(yàn)收，確保驗(yàn)收移交雙同步

通過標(biāo)準(zhǔn)制定、人才培養(yǎng)、源頭管控、過程把關(guān)等一系列措施，確保了地鐵工程檔案在施工過程中的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。為了能夠達(dá)到地鐵工程竣工檔案“雙同步”（同步驗(yàn)收、同步移交）的要求，廣州地鐵工程檔案管理人員嚴(yán)格按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求開展檔案驗(yàn)收工作，通過四個方面落實(shí)工程實(shí)體與檔案的“雙同步”。一是落實(shí)預(yù)驗(yàn)收制度，在專項(xiàng)驗(yàn)收之前，所有參建單位和驗(yàn)收單位對項(xiàng)目竣工檔案作一次全面的檢查，詳細(xì)列出存在問題及整改期限，盡量將問題解決在專項(xiàng)驗(yàn)收之前；二是單位自評，專項(xiàng)驗(yàn)收之前，建設(shè)單位和施工單位分別依照《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分表》從組織管理、檔案質(zhì)量、整理質(zhì)量、檔案安全四個方面逐項(xiàng)開展自評工作，把每一項(xiàng)評分落實(shí)到位；三是落實(shí)監(jiān)理職責(zé)，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，由于監(jiān)理檔案較少，整理和移交進(jìn)度相較施工單位快很多，監(jiān)理檔案移交完成后，施工單位檔案處于無監(jiān)理狀態(tài)。如果將監(jiān)理檔案與項(xiàng)目竣工檔案作為一個整體來看待，監(jiān)理檔案與項(xiàng)目竣工檔案同步移交，相互制約，有助于加快移交進(jìn)度；四是提高檔案專項(xiàng)驗(yàn)收人員話語權(quán)，除了平時(shí)的監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)外，檔案管理人員在驗(yàn)收工作中應(yīng)該嚴(yán)格按照地鐵工程檔案驗(yàn)收規(guī)范開展驗(yàn)收工作，對于整理質(zhì)量和組卷質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目，有權(quán)否決驗(yàn)收，嚴(yán)把最后一道質(zhì)量關(guān)。