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      淺述地鐵工程竣工檔案質(zhì)量的管控

      2016-10-19 02:28:34張雄華
      建筑與裝飾 2016年5期
      關(guān)鍵詞:施工單位監(jiān)理管控

      張雄華

      摘 要 近年來,地鐵工程建設(shè)規(guī)模迅速擴(kuò)大,本文結(jié)合廣州地鐵在建設(shè)過程中積累的竣工檔案管控經(jīng)驗(yàn),主要從標(biāo)準(zhǔn)制定、人才培養(yǎng)、源頭管控、過程把關(guān)、規(guī)范驗(yàn)收等五個方面來闡述地鐵工程竣工檔案質(zhì)量的管控措施,目的是為地鐵工程檔案管理人員提供有效的管控建議,共同提高地鐵工程檔案管理水平。

      關(guān)鍵詞 地鐵;檔案;質(zhì)量;管控

      截至2016年5月份,國內(nèi)共有40座城市獲批修建地鐵。目前國內(nèi)地鐵工程施工技術(shù)相對成熟,但由于技術(shù)人員缺乏檔案知識和工程項(xiàng)目缺少檔案管理人才,導(dǎo)致工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料形成質(zhì)量難以把控,形成質(zhì)量參差不齊。特別是需要?dú)w檔的資料出現(xiàn)錯誤之后難以被發(fā)現(xiàn),導(dǎo)致工程竣工檔案在移交時(shí)問題集中暴露,整改難度較大。鑒于此,建設(shè)及施工單位檔案管理人員需要在建設(shè)過程中及時(shí)把控檔案資料形成質(zhì)量,探索一條既符合建設(shè)單位要求又符合工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理模式,進(jìn)一步保證地鐵工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。才能更好地為地鐵工程建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

      1 完善制度,走檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化之路

      地鐵工程檔案管理需要依靠完善的制度、細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)。特別是在地鐵建設(shè)規(guī)模大、線路長、參建單位數(shù)量多的前提下更需要完善的制度來規(guī)范地鐵檔案從業(yè)者和地鐵檔案工作參與者的行為。在廣州地鐵二十年多的建設(shè)過程中,為了能夠高標(biāo)準(zhǔn)完成竣工檔案歸檔工作,使接收的竣工檔案符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求,工程檔案管理人員一方面結(jié)合工程管理實(shí)際,共制定“歸檔范圍”、“歸檔要求”、“檔案整理規(guī)定”、“驗(yàn)收及移交規(guī)定”等各類型的檔案管理制度19套,明確了建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、總體總包、施工單位等各方的職責(zé);另一方面結(jié)合國家、省市各級工程規(guī)范用表及地鐵施工的工序工法,制定了詳細(xì)的歸檔范圍、分類編號原則,形成了一系列完整的地鐵工程竣工檔案歸檔清單,進(jìn)一步細(xì)化了車站、區(qū)間及停車場(含車輛段綜合基地)工程竣工檔案歸檔范圍。同時(shí),把《DA/T28-2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》作為地鐵工程竣工檔案質(zhì)量要求的基準(zhǔn),在此基礎(chǔ)上,形成了更加標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量、技術(shù)、驗(yàn)收與移交要求。

      2 加強(qiáng)培訓(xùn),提高參建人員檔案意識

      近年來,地鐵建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,無論是建設(shè)單位還是施工單位,都面臨工程檔案管理人才短缺的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。此外,由于檔案行業(yè)的特殊性,固有的人員知識結(jié)構(gòu)難以短期提升,新鮮血液難以注入,導(dǎo)致很多新制度新方法的落實(shí)不到位。以廣州地鐵為例,從2013年開始進(jìn)入大規(guī)模線網(wǎng)建設(shè)階段,10條(段)線,300多個工點(diǎn)同時(shí)開工,工點(diǎn)地域分布廣泛,開工后面臨著施工單位重工程輕檔案、檔案資料不完整、組卷不規(guī)范、專業(yè)人才缺乏、人員變動頻繁等諸多難題。要解決這些問題,可以從以下幾個方面入手。

      2.1 倒查問題所在。從制度建設(shè)、人員組織、管理結(jié)構(gòu)、培訓(xùn)方式等方式全面分析本單位工程竣工檔案管理工作中出現(xiàn)的問題對癥下藥。

      2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案意識。全面加強(qiáng)檔案培訓(xùn)的力度和廣度,實(shí)施“以培訓(xùn)促發(fā)展”的工作方案,借助本單位內(nèi)部培訓(xùn)平臺,分批培訓(xùn)本單位的項(xiàng)目經(jīng)理,向項(xiàng)目經(jīng)理傳達(dá)基本的檔案知識,提高項(xiàng)目經(jīng)理的檔案意識;進(jìn)一步解決工程檔案事后整改較多、積重難返的被動局面。

      2.3 主動出擊宣傳檔案工作。結(jié)合問題原因,通過培訓(xùn),參建單位對地鐵竣工檔案有力一定的認(rèn)識,接下來就是要地鐵工程檔案管理人員主動出擊,分階段到已開工的工點(diǎn)舉行點(diǎn)對點(diǎn)的竣工檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),加深施工單位對地鐵竣工檔案管理制度、驗(yàn)收要求及移交標(biāo)準(zhǔn)的了解,提高參建單位檔案歸檔意識及歸檔技能,確保每個工點(diǎn)的檔案人員在工程開工前都基本熟悉廣州地鐵工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求。

      2.4 學(xué)以致用,將知識技能落到實(shí)處。通過創(chuàng)新業(yè)務(wù)培訓(xùn)手段,把知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)相結(jié)合,要求每個施工單位和監(jiān)理單位的檔案資料人員必須參加工程竣工檔案業(yè)務(wù)實(shí)際操作培訓(xùn),讓每一位資料員都掌握工程檔案的理論知識和實(shí)際操作技能。通過一系列的措施,把工程檔案管理過程中的每一個節(jié)點(diǎn)連接起來,“以點(diǎn)帶面”延伸檔案人才培養(yǎng)范圍,初步解決施工單位檔案資料員被動歸檔的思想,積極主動學(xué)習(xí)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,遇到檔案業(yè)務(wù)問題能夠積極與建設(shè)單位檔案管理人員溝通協(xié)調(diào),主動參與其中,逐步形成“隨時(shí)收集、隨手整理”的良好氛圍。

      3 管控前置,確保檔案源頭形成質(zhì)量

      針對工程檔案收集、整理、歸檔、移交過程中出現(xiàn)的問題,廣州地鐵從三個方面入手解決這些難題。一是借助合同管理平臺,把檔工程檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)移交作為合同條款寫入合同;二是為避免工程檔案移交期間才發(fā)現(xiàn)問題導(dǎo)致整改較多、積重難返的被動局面,檔案管理人員在工程前期就主動介入檔案的收集管理工作,通過參加第一次監(jiān)理例會,明確參建單位在地鐵工程檔案管理工作中的職責(zé)和要求,從源頭上注重檔案的完整性和準(zhǔn)確性;三是依托制度建設(shè),結(jié)合信息化手段,從細(xì)節(jié)上把控工程檔案的形成質(zhì)量。

      目前,借助“工程一體化管理平臺”及編制完善的工程檔案精細(xì)化清單,工程項(xiàng)目的文件資料全部在該平臺流轉(zhuǎn)、審批,并與新的檔案管理信息系統(tǒng)對接,工程檔案管理人員能及時(shí)對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄,有效地了解檔案的來龍去脈,防止其丟失、損毀、失效,確保檔案的完整性和有效性,確保各部門及時(shí)獲取有效檔案資料或信息。

      此外,通過合同條款的約束、人員的介入、制度的完善、流程的細(xì)化進(jìn)一步從源頭上把控工程檔案的形成質(zhì)量。

      4 過程把關(guān),嚴(yán)把節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收質(zhì)量

      管控工作前置,在一定程度上保證了地鐵工程檔案的形成質(zhì)量。但由于工程建設(shè)形勢的不斷變化,并不能一勞永逸的解決問題,過程中也會出現(xiàn)收集不及時(shí)、人員更換帶來的新問題,針對這樣的情況,地鐵工程檔案管理人員從工程質(zhì)量安全管理方面汲取經(jīng)驗(yàn),把定期巡查不定時(shí)抽查工程檔案作為常態(tài)化的工作來抓,重點(diǎn)就監(jiān)理單位履職盡責(zé)情況,施工單位的工程檔案基礎(chǔ)管理、材料形成質(zhì)量、案卷整理質(zhì)量及聲像檔案的分類整理共五個方面展開深入檢查。并充分發(fā)揮施工單位的自主性和監(jiān)理單位的監(jiān)督作用,巡查工作采用“分步分級”的方式進(jìn)行,首先由施工單位對每一個分部的工程檔案進(jìn)行自檢,將存在的問題逐一記錄,形成自檢報(bào)告;其次監(jiān)理單位在確保監(jiān)理資料做好的前提下,現(xiàn)場對施工單位的資料進(jìn)行檢查;最后,建設(shè)單位檔案管理人員帶著參建單位發(fā)現(xiàn)的問題,結(jié)合工程實(shí)際,再進(jìn)行詳細(xì)的問題排查。針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,巡查人員根據(jù)檢查評分記錄表給施工單位和監(jiān)理單位評分,并把該評分作為季度勞動競賽分?jǐn)?shù)的依據(jù)。另外根據(jù)巡查發(fā)現(xiàn)的問題現(xiàn)場向施工單位負(fù)責(zé)人和監(jiān)理人員提出整改要求并發(fā)放整改通知單,形成檔案過程把關(guān)的書面記錄。

      通過逐一巡查,以分部驗(yàn)收為節(jié)點(diǎn),進(jìn)一步控制地鐵工程檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量。依托工程一體化管理平臺的管理流程和編制詳細(xì)的工程檔案精細(xì)化文件清單,使每一個分部工程建設(shè)過程中的每一道工序工法所產(chǎn)生的文件都被一一細(xì)化。分部驗(yàn)收之前,施工單位需要根據(jù)廣州地鐵的要求對要驗(yàn)收的分部工程資料進(jìn)行預(yù)組卷,監(jiān)理單位需要根據(jù)地鐵工程檔案精細(xì)化清單和工程實(shí)際一一檢查施工單位的分部工程檔案是否齊全完整,并形成規(guī)范細(xì)化的分部工程檔案檢查報(bào)告,在分部驗(yàn)收之前提供給檔案驗(yàn)收人員。組卷方式的優(yōu)化,將工程檔案的組卷工作前置,從工程資料的形成開始就保證了單位工程竣工檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,有效地解決了工程檔案工作人員缺位、材料缺失等相關(guān)問題。

      5 規(guī)范驗(yàn)收,確保驗(yàn)收移交雙同步

      通過標(biāo)準(zhǔn)制定、人才培養(yǎng)、源頭管控、過程把關(guān)等一系列措施,確保了地鐵工程檔案在施工過程中的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。為了能夠達(dá)到地鐵工程竣工檔案“雙同步”(同步驗(yàn)收、同步移交)的要求,廣州地鐵工程檔案管理人員嚴(yán)格按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求開展檔案驗(yàn)收工作,通過四個方面落實(shí)工程實(shí)體與檔案的“雙同步”。一是落實(shí)預(yù)驗(yàn)收制度,在專項(xiàng)驗(yàn)收之前,所有參建單位和驗(yàn)收單位對項(xiàng)目竣工檔案作一次全面的檢查,詳細(xì)列出存在問題及整改期限,盡量將問題解決在專項(xiàng)驗(yàn)收之前;二是單位自評,專項(xiàng)驗(yàn)收之前,建設(shè)單位和施工單位分別依照《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分表》從組織管理、檔案質(zhì)量、整理質(zhì)量、檔案安全四個方面逐項(xiàng)開展自評工作,把每一項(xiàng)評分落實(shí)到位;三是落實(shí)監(jiān)理職責(zé),根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn),由于監(jiān)理檔案較少,整理和移交進(jìn)度相較施工單位快很多,監(jiān)理檔案移交完成后,施工單位檔案處于無監(jiān)理狀態(tài)。如果將監(jiān)理檔案與項(xiàng)目竣工檔案作為一個整體來看待,監(jiān)理檔案與項(xiàng)目竣工檔案同步移交,相互制約,有助于加快移交進(jìn)度;四是提高檔案專項(xiàng)驗(yàn)收人員話語權(quán),除了平時(shí)的監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)外,檔案管理人員在驗(yàn)收工作中應(yīng)該嚴(yán)格按照地鐵工程檔案驗(yàn)收規(guī)范開展驗(yàn)收工作,對于整理質(zhì)量和組卷質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目,有權(quán)否決驗(yàn)收,嚴(yán)把最后一道質(zhì)量關(guān)。

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