B公司采購(gòu)流程優(yōu)化及對(duì)策分析

熊立華，賈秀明

（河北工業(yè)大學(xué)，天津　300401）

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B公司采購(gòu)流程優(yōu)化及對(duì)策分析

熊立華，賈秀明

（河北工業(yè)大學(xué)，天津300401）

從B公司的采購(gòu)流程出發(fā)，將管理事務(wù)流程圖與ASME分析法相結(jié)合，分析制約采購(gòu)流程效率的原因，并運(yùn)用工業(yè)工程的思想和方法進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到簡(jiǎn)化流程，減少非增值作業(yè)的目的。

采購(gòu)；流程優(yōu)化；供應(yīng)鏈；ECRS法

1　引言

2015年年初，微軟宣布關(guān)停諾基亞東莞工廠，曾經(jīng)的蘋果手機(jī)屏幕供應(yīng)商聯(lián)建科技也于同年倒閉，而后又有多家大型工廠倒閉或停產(chǎn)，制造業(yè)的日子越來越難。到了2016年，制造業(yè)的情況仍舊不容樂觀。而采購(gòu)處于生產(chǎn)活動(dòng)的最前端，成本節(jié)約的程度將極大影響公司的盈利水平，還能在惡劣的市場(chǎng)環(huán)境下尋找機(jī)遇謀求發(fā)展。在整個(gè)的采購(gòu)流程中除了涉及采購(gòu)部門外，還要與需求部門、物流部門，財(cái)務(wù)部門、質(zhì)監(jiān)部門等進(jìn)行聯(lián)系，這就使得信息在多個(gè)部門之間流動(dòng)，將極大增加采購(gòu)流程時(shí)間，同時(shí)審批流程過多會(huì)導(dǎo)致行政性工作增加而致使采購(gòu)員的商務(wù)性時(shí)間減少，進(jìn)而影響采購(gòu)效果。因此本文以B公司為例，采用管理事務(wù)流程圖與ASME方法相結(jié)合，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行分析，并運(yùn)用ECRS原則進(jìn)行優(yōu)化，為提高縮短采購(gòu)周期、減少員工非增值作業(yè)、提高采購(gòu)效率提供借鑒意義。

2　B公司采購(gòu)流程現(xiàn)狀及分析

2.1B公司簡(jiǎn)介

B集團(tuán)是德國(guó)最大的工業(yè)企業(yè)之一，總部設(shè)在德國(guó)，從事汽車技術(shù)、工業(yè)技術(shù)和消費(fèi)品及建筑技術(shù)的產(chǎn)業(yè)。B集團(tuán)是全球第一大汽車技術(shù)供應(yīng)商，在全球的雇員約270 000名，其中中國(guó)雇員約21 000名。該公司在中國(guó)設(shè)立了11個(gè)獨(dú)資公司，9個(gè)合資公司和數(shù)個(gè)貿(mào)易公司及代表處。本文研究的B公司是B集團(tuán)旗下的子公司，屬于工業(yè)技術(shù)的產(chǎn)業(yè)，為全資外商投資企業(yè)。該公司的主營(yíng)產(chǎn)品為活塞、蓄電池、模擬放大器、傳感器、防暴產(chǎn)品、泵、電動(dòng)機(jī)、液壓機(jī)等。

B公司有著比較特殊的職能劃分，各部門分工明確，相互配合完成各項(xiàng)活動(dòng)。在該公司一共有兩個(gè)總經(jīng)理，分別為行政總經(jīng)理和技術(shù)總經(jīng)理，行政總經(jīng)理主要負(fù)責(zé)服務(wù)類的部門，包括人事部、財(cái)務(wù)部、物流部、信息部、直接采購(gòu)部、間接采購(gòu)部、監(jiān)控部；技術(shù)總經(jīng)理主要負(fù)責(zé)和生產(chǎn)相關(guān)性的部門，包括設(shè)備部、健康安全部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目管理部、質(zhì)量部、工程部、技術(shù)培訓(xùn)部等。其中直接采購(gòu)部，間接采購(gòu)部和監(jiān)控部是三個(gè)比較特殊的部門，雖然身處本公司，工作時(shí)間，薪資待遇等需要按照該公司的明文規(guī)定實(shí)施，但是部門本身是有一套組織結(jié)構(gòu)。公司組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1　公司組織結(jié)構(gòu)

2.2B公司簡(jiǎn)介采購(gòu)部門現(xiàn)狀

B集團(tuán)間接采購(gòu)部是集團(tuán)性質(zhì)的采購(gòu)部門，屬于全球采購(gòu)組織，負(fù)責(zé)全世界九個(gè)區(qū)域的間接采購(gòu)，包括東歐、西歐、北歐、德國(guó)南部、亞太區(qū)、印度、日本、拉丁美、北美。間接采購(gòu)主要負(fù)責(zé)機(jī)器和設(shè)備、間接材料（非生產(chǎn)材料）以及服務(wù)的采購(gòu)。包括供應(yīng)策略的執(zhí)行、對(duì)區(qū)域供應(yīng)市場(chǎng)的處理以及與工廠的使用部門直接聯(lián)系。每位采購(gòu)員有一個(gè)物料組領(lǐng)導(dǎo)和一個(gè)行政領(lǐng)導(dǎo)，物料組領(lǐng)導(dǎo)都是相關(guān)物料領(lǐng)域內(nèi)比較專業(yè)的人員，主要負(fù)責(zé)對(duì)本物料領(lǐng)域物料供應(yīng)策略、供應(yīng)市場(chǎng)等信息進(jìn)行宏觀上的把握，同時(shí)幫助采購(gòu)員解決該物料領(lǐng)域內(nèi)比較棘手的問題。采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理、協(xié)助和監(jiān)督本地采購(gòu)員在本地的采購(gòu)工作，包括與行政總經(jīng)理以及工廠其它部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，以協(xié)助采購(gòu)工作在本工廠的順利完成。

2.3公司采購(gòu)流程分析

2.3.1采購(gòu)流程現(xiàn)狀。由于該公司大部分的采購(gòu)是與現(xiàn)有供應(yīng)商的合作，因此本部分將對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行的采購(gòu)流程進(jìn)行說明分析。采購(gòu)流程如下：

（1）當(dāng)使用產(chǎn)生需求，首先確認(rèn)庫存是否有，如果有則只需從倉庫之提取來進(jìn)行后面的生產(chǎn)，如果沒有則需要準(zhǔn)備產(chǎn)品規(guī)格，并且在SAP中提出需求申請(qǐng)并由部門經(jīng)理通過。

（2）采購(gòu)員收到需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，需要向多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，其中包括需求中涉及的供應(yīng)商。供應(yīng)商的談判數(shù)量則是由需求的金額決定的，若需求金額大于30 000歐元，則需要得到至少三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單；若需求金額在6 000歐元至30 000歐元之間，則至少需要兩家報(bào)價(jià)；若需求金額小于3 000歐元，則至少得到一家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。而后采購(gòu)員則需要根據(jù)三家報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較，選擇一家最優(yōu)的作為最終的供應(yīng)商。

（3）由于采購(gòu)的最終結(jié)果是使用部門和采購(gòu)部門最終協(xié)商后得到的結(jié)果，因此采購(gòu)訂單是由采購(gòu)需求在SAP中直接轉(zhuǎn)換生成的。

（4）生成采購(gòu)訂單之后，如果采購(gòu)員根據(jù)多方的詢價(jià)和談判后，價(jià)格下降，則需要在SAP中做一個(gè)間接采購(gòu)成本報(bào)告（簡(jiǎn)稱ICR）。這個(gè)報(bào)告用于記錄購(gòu)買價(jià)格的變化，并在間接購(gòu)買時(shí)編制購(gòu)買決策。對(duì)于訂單金額大于12 500歐元的訂單，需要采購(gòu)員將ICR紙質(zhì)版簽字后，交由經(jīng)理審核簽字；訂單金額在6 000歐元至12 500歐元之間的訂單，則需要采購(gòu)員進(jìn)行簽字；訂單金額小于6 000歐元的訂單，則不需要打印，直接在SAP中完成ICR報(bào)告即可。此時(shí)如果訂單金額大于10萬人民幣，則需要采購(gòu)經(jīng)理對(duì)訂單進(jìn)行審核簽字方可。

（5）在完成訂單和ICR報(bào)告之后，需要將訂單發(fā)送至供應(yīng)商，等待供應(yīng)商的訂單確認(rèn)。如果訂單確認(rèn)無誤，則需要跟蹤訂單的進(jìn)度，通知相關(guān)部門到貨計(jì)劃，如果訂單確認(rèn)有誤，則需要告知供應(yīng)商取消訂單，并在SAP中關(guān)閉訂單，同時(shí)將相關(guān)資料在SAP中歸檔。

（6）物流部收到貨物，需要對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，是否符合收貨標(biāo)準(zhǔn)。如果有需要可以要求質(zhì)量部門進(jìn)行配合。如果符合要求，則可進(jìn)行入庫處理，如不符合，則拒絕收貨并退貨。此時(shí)需要將退貨理由告知采購(gòu)部門，由采購(gòu)員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，同時(shí)關(guān)閉訂單。

（7）將各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，ICR報(bào)告（如果有必要），訂單，訂單確認(rèn)的紙質(zhì)版進(jìn)行掃描，在SAP中歸檔。

（8）對(duì)于已經(jīng)入庫的貨品，財(cái)務(wù)部門需要檢查訂單和發(fā)票之間的差距，如果沒有問題，則可憑借采購(gòu)訂單、發(fā)票以及入庫申請(qǐng)單填寫付款申請(qǐng)單，由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核通過后即可按照訂單條款進(jìn)行付款；如果發(fā)票有問題，則需要供應(yīng)商重新開具發(fā)票，直至發(fā)票無誤。

根據(jù)以上信息繪制采購(gòu)流程圖，如圖2所示。

圖2　采購(gòu)流程圖

2.3.2基于ASME方法的采購(gòu)流程分析。根據(jù)以上采購(gòu)流程圖，運(yùn)用ASME對(duì)采購(gòu)流程中存在的問題進(jìn)行定量的分析。見表1。

根據(jù)表1中各活動(dòng)類型所花費(fèi)的時(shí)間，我們可以計(jì)算得出其在總時(shí)間中所占的比重（如圖3所示）。其中增值活動(dòng)需要10.4h，約占50.24%，在非增值的活動(dòng)中，檢查和輸送所占的比例非常之大，其中輸送的比例已經(jīng)占到了高達(dá)一半的比例。也就是說，在整個(gè)的采購(gòu)流程中各部門的審批以及文件信息在各個(gè)部門之間的傳遞以及與供應(yīng)商之間的信息交流上占據(jù)了非常多的時(shí)間，而且對(duì)于一個(gè)訂單采購(gòu)員需要花費(fèi)的時(shí)間高達(dá)12.1h。

表1　采購(gòu)流程的ASME分析

將非增值活動(dòng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步分析整理，可以得出非增值活動(dòng)在部門與供應(yīng)商之間、部門內(nèi)部以及采購(gòu)部門和其他部門之間所占的時(shí)間比例。（見表2）我們可以看出采購(gòu)部門與供應(yīng)商之間的非增值活動(dòng)高達(dá)58%，部門內(nèi)部之間的非增值活動(dòng)也超過了30%。也就是說大多數(shù)的時(shí)間浪費(fèi)在了部門與供應(yīng)商以及部門內(nèi)部的活動(dòng)中。在非增值的活動(dòng)中，檢查和輸送分別占了非增值活動(dòng)的22.71%和32.81%，也就是說在審批和文件或者信息的傳達(dá)上浪費(fèi)了很多的時(shí)間。

圖3　ASME數(shù)據(jù)分析

表2　非增值活動(dòng)具體分析

2.3.3采購(gòu)流程中存在的問題

（1）行政類工作多。在整個(gè)流程中有大量的對(duì)于報(bào)價(jià)單，訂單，ICR，等諸多的文件進(jìn)行打印，掃描。將紙質(zhì)版保存，并將電子版上傳的SAP中。紙質(zhì)版存檔的目的一部分是對(duì)大金額訂單的把控，是有保存的價(jià)值；而另一部分是由于為了將相關(guān)的訂單發(fā)送給供應(yīng)商或者將ICR的紙質(zhì)版存檔，這一部分是可以取消的無效作業(yè)。

（2）問題訂單的返工。在整個(gè)的流程中有三個(gè)重要的判斷節(jié)點(diǎn)，分別為訂單信息是否準(zhǔn)確無誤、收貨條件是否符合要求和訂單和發(fā)票內(nèi)容是否一致。這三個(gè)節(jié)點(diǎn)關(guān)系著整個(gè)采購(gòu)流程能否高效率的，高質(zhì)量的完成，一旦其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題沒有發(fā)現(xiàn)，將會(huì)影響后續(xù)的整個(gè)工作。對(duì)于現(xiàn)有的流程中可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)于上述的判斷過程只有是與否兩種答案，不可以有任何的誤差，一旦答案是否定的，則會(huì)關(guān)閉訂單，并需要采購(gòu)員重新做一個(gè)新的訂單，這樣極大的增加了采購(gòu)員的工作量，影響工作效率，還會(huì)影響最終的產(chǎn)品到貨時(shí)間，嚴(yán)重會(huì)使生產(chǎn)線停頓，這將造成極為嚴(yán)重的后果。

（3）詢價(jià)過程較長(zhǎng)。在采購(gòu)流程中我們可以看到有很多溝通的過程，比如對(duì)外要與供應(yīng)商溝通進(jìn)行詢價(jià)、談判、催收?qǐng)?bào)價(jià)單，在這個(gè)過程中催收?qǐng)?bào)價(jià)單的時(shí)間和談判的時(shí)間幾乎一致的，談判這種商務(wù)性的工作是增值的活動(dòng)，一個(gè)好的談判結(jié)果能為公司節(jié)省非常大的利潤(rùn)，但是在談判前期需要花費(fèi)大量的時(shí)間來對(duì)市場(chǎng)、公司情況以及產(chǎn)品的發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行了解，其他活動(dòng)占用時(shí)間過長(zhǎng)勢(shì)必會(huì)減少前期準(zhǔn)備時(shí)間，降低談判效果，影響采購(gòu)效果。

（4）審批流程多。在上述流程中我們可以看到，在活動(dòng)完成之后需要向其它部門傳遞相關(guān)信息的時(shí)候都需要本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批才能進(jìn)行。這種審批雖然有時(shí)候能保證傳遞的文件的準(zhǔn)確性，但是大多數(shù)情況下的審批只是象征性的，在整個(gè)流程中并沒有起到實(shí)質(zhì)性的作用。

（5）溝通不及時(shí)。采購(gòu)是一種輔助性的部門，采購(gòu)過程中信息流會(huì)在相關(guān)的部門流動(dòng)。在采購(gòu)過程中許多信息并不能保證一次性就可以準(zhǔn)確無誤的進(jìn)行傳達(dá)，比如由于倉庫盤點(diǎn)錯(cuò)誤或者未能及時(shí)對(duì)庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行更新；或者在于供應(yīng)商協(xié)商之后需要變更采購(gòu)需求或者采購(gòu)訂單等。一旦發(fā)生類似上述錯(cuò)誤需要更改，就需要通知其他部門對(duì)相應(yīng)的活動(dòng)進(jìn)行變更，這種溝通一旦不及時(shí)，將會(huì)使得后續(xù)采購(gòu)流程按照錯(cuò)誤的訂單進(jìn)行，將會(huì)增大錯(cuò)誤涉及的部門，增加無效的工作。而這最終還可能會(huì)使采購(gòu)結(jié)果受到影響，進(jìn)而影響公司的信譽(yù)以及運(yùn)作效率。

（6）操作的不規(guī)范。在采購(gòu)過程中大多數(shù)的信息需要人為的在系統(tǒng)中進(jìn)行輸入，這就使得不規(guī)范的現(xiàn)象非常的嚴(yán)重。比如在使用部門提需求的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)使用零部件的一些簡(jiǎn)稱或者是在使用部門內(nèi)大家都能明白的名稱去填寫，但是采購(gòu)員在填寫采購(gòu)訂單或者與供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)的過程中應(yīng)該使用專業(yè)的名稱以保證訂單的合法性和有效性。這些不規(guī)范會(huì)嚴(yán)重影響工作效率以及采購(gòu)的進(jìn)程。

（7）供應(yīng)商效率較低。在上述流程中我們可以看到采購(gòu)員需要與供應(yīng)商進(jìn)行多方面的接觸和交流，供應(yīng)商的辦事效率會(huì)直接影響采購(gòu)員的采購(gòu)效率。而公司雖然有一套比較完善的供應(yīng)商管理制度，但是因?yàn)闊o人監(jiān)督執(zhí)行的原因，使得在近幾年中忽略了對(duì)供應(yīng)商的管理。

（8）SAP系統(tǒng)的不完善。SAP系統(tǒng)作為輔助性工具，它的開發(fā)和使用是為了滿足使用者的日常需要而提供的技術(shù)保障，這不僅方便采購(gòu)員對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)的查找，同時(shí)也便于公司的監(jiān)督和管理，而公司是2007年引入SAP系統(tǒng)，由于某些原因，使得現(xiàn)有的SAP系統(tǒng)只是具有基礎(chǔ)的功能，并不能完全滿足操作者的日常需求。

3　B公司采購(gòu)流程的優(yōu)化

本文在上一章以對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的采購(gòu)流程為研究對(duì)象，通過繪制采購(gòu)流程圖，運(yùn)用ASME的分析方法，多個(gè)角度對(duì)流程進(jìn)行分析，直觀的展現(xiàn)出采購(gòu)流程存在的問題。由于B公司的采購(gòu)流程是相對(duì)完整的，因此本章在對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化的過程中，本著對(duì)局部流程進(jìn)行調(diào)整的原則，將ECRS四原則滲透到每一個(gè)優(yōu)化點(diǎn)，提出行之有效的優(yōu)化方案。

3.1采購(gòu)流程的改善方案

（1）減少跨職能的工作。在采購(gòu)流程圖中可以看到整個(gè)采購(gòu)過程橫跨了多個(gè)部門，這勢(shì)必會(huì)增加采購(gòu)的時(shí)間，因此當(dāng)使用部門提出生產(chǎn)需求之后，可以通過升級(jí)SAP系統(tǒng)或者開放相關(guān)的權(quán)限使得使用部門可以直接查看倉庫中產(chǎn)品的庫存信息。

（2）避免重復(fù)的工作。使用部門提出的需求很可能與最終訂單的供應(yīng)商信息不一致，但由于訂單是由需求直接生成的，為了避免因需求錯(cuò)誤而導(dǎo)致的需求部門重復(fù)工作以及部門經(jīng)理的重復(fù)性審批，可以調(diào)整順序，需求人將相關(guān)需求發(fā)郵件給采購(gòu)員，采購(gòu)員根據(jù)需求信息進(jìn)行詢價(jià)工作，最終確定采購(gòu)決策之后通知需求部門，在SAP中提出需求，可以提高需求的準(zhǔn)確性，減少不必要的工作。

（3）減少采購(gòu)員的行政類工作。采購(gòu)員應(yīng)該將重點(diǎn)放在商務(wù)性的合作上，比如與供應(yīng)商進(jìn)行磋商、整個(gè)供應(yīng)商的資源、分析市場(chǎng)的大環(huán)境以便協(xié)助談判等工作，過多的行政性工作將影響采購(gòu)員在重要事件上的時(shí)間，進(jìn)而影響采購(gòu)的效果和效率。在B公司的供應(yīng)商體系中，有一類供應(yīng)商屬于首選供應(yīng)商，這類供應(yīng)商屬于對(duì)本公司有巨大收獲潛力的供應(yīng)商，并且與之有密切的合作，這類供應(yīng)商通常是有價(jià)格協(xié)議的，在對(duì)這類供應(yīng)商下的產(chǎn)品進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，就無需詢價(jià)的過程直接根據(jù)價(jià)格協(xié)議進(jìn)行采購(gòu)即可；但是對(duì)于某些產(chǎn)品的供應(yīng)商，雖然雙方簽訂了價(jià)格協(xié)議，但是該產(chǎn)品的價(jià)格在協(xié)議中沒有提及，因此需要對(duì)于金額較低的需求可以由需求部門直接詢價(jià)片即可；而對(duì)于沒有價(jià)格協(xié)議的供應(yīng)商，對(duì)于價(jià)格較低的需求還是可以由需求部門進(jìn)行詢價(jià)，而對(duì)于金額較大的需求還是應(yīng)該由采購(gòu)人員進(jìn)行多方詢價(jià)。在這個(gè)過程中，使用部門參與到個(gè)別的詢價(jià)工作中既能明確的表達(dá)自身的意能愿，同時(shí)也能更好的減少采購(gòu)部門的行政性工作，為談判提供了充分的時(shí)間。

（4）減少部門內(nèi)部的審批流程。ICR報(bào)告是非常重要的一份報(bào)告，公司對(duì)這部分也是有明確的要求的，因此審批簽字的環(huán)節(jié)是不能少的。但是在審批過程中，但是為了減少無效的審批，對(duì)于有價(jià)格協(xié)議的ICR，只需要按照價(jià)格協(xié)議的內(nèi)容直接填好報(bào)告即可，可以不需要簽字審批。

（5）允許差異在合理范圍內(nèi)的存在。在整個(gè)的流程中有三個(gè)重要的判斷節(jié)點(diǎn)處，如果出現(xiàn)的問題小并且最終不會(huì)對(duì)結(jié)果產(chǎn)生任何影響，則可以在雙方通過郵件達(dá)成一致的基礎(chǔ)上繼續(xù)進(jìn)行采購(gòu)流程。這樣既方便了公司采購(gòu)過程中涉及的相關(guān)部門，又可以減少供應(yīng)商因?yàn)橐稽c(diǎn)小的問題造成人力和物力上的浪費(fèi)。

3.2優(yōu)化后的采購(gòu)流程

通過上述的改善方案，將流程進(jìn)行局部?jī)?yōu)化，優(yōu)化后的采購(gòu)流程為：

（1）當(dāng)使用部門產(chǎn)生需求時(shí)，首先確認(rèn)庫存是否有，如果有則只需從倉庫之提取來進(jìn)行后面的生產(chǎn)，如果沒有則需要判斷供應(yīng)商是否和我們公司有價(jià)格協(xié)議，如果有價(jià)格協(xié)議，則需要判斷需求的產(chǎn)品是否在價(jià)格協(xié)議的范圍內(nèi)，如果在價(jià)格協(xié)議的范圍，則可以直接在SAP中提出需求，如果沒有明確價(jià)格，對(duì)于30 000歐元以下的需求，需求部門需要準(zhǔn)備產(chǎn)品的規(guī)格并從一個(gè)合同供應(yīng)商處得到一份報(bào)價(jià)，反之則只需要準(zhǔn)備產(chǎn)品規(guī)格而后交由采購(gòu)部門；如果供應(yīng)商與公司沒有任何協(xié)議和合同，那么對(duì)于6 000歐元以下的需求則需要需求部門準(zhǔn)備規(guī)格的同時(shí)從潛在的供應(yīng)商處得到報(bào)價(jià)，反之則只需要準(zhǔn)備產(chǎn)品規(guī)格，最終交予采購(gòu)員。

（2）采購(gòu)員收到需求部門的產(chǎn)品規(guī)格或者報(bào)價(jià)單之后，需要判斷是否有談判潛力或者需要進(jìn)一步報(bào)價(jià)，如果需要，則根據(jù)不同的金額進(jìn)行相應(yīng)的詢價(jià)過程，如果認(rèn)為沒有談判的必要，做出采購(gòu)決策之后，告知需求部門在系統(tǒng)中提出需求，通過需求部門的領(lǐng)導(dǎo)審批之后，采購(gòu)員即可創(chuàng)建訂單。

（3）由于采購(gòu)的最終結(jié)果肯定是使用部門和采購(gòu)部門最終協(xié)商得到的結(jié)果，因此采購(gòu)訂單是由采購(gòu)需求在SAP中直接轉(zhuǎn)換生成的，如若采購(gòu)需要和最終采購(gòu)訂單的相關(guān)信息不一致，則需要修改一致方可生成最終的訂單。

（4）生成采購(gòu)訂單之后，如果采購(gòu)員根據(jù)多方的詢價(jià)和談判后，價(jià)格下降，則需要在SAP中做一個(gè)間接采購(gòu)成本報(bào)告（簡(jiǎn)稱ICR）。這個(gè)報(bào)告用于記錄購(gòu)買價(jià)格的變化，并在間接購(gòu)買時(shí)編制購(gòu)買決策。在原來流程的基礎(chǔ)上考慮了有價(jià)格協(xié)議的供應(yīng)商，去除了采購(gòu)經(jīng)理簽字的過程。對(duì)于訂單金額大于12 500歐元的訂單，如果有價(jià)格協(xié)議，只需要采購(gòu)員打印ICR并簽字，沒有價(jià)格協(xié)議則需要經(jīng)歷審核并簽字；對(duì)于6 000歐-12 500歐元的訂單，如果沒有價(jià)格協(xié)議則需要采購(gòu)員打印簽字即可，反之則只需要在SAP系統(tǒng)中完成ICR報(bào)告保存即可，不需要任何的簽字審批環(huán)節(jié)；對(duì)于6 000歐元以下的訂單，在SAP中保存即可。將最終的紙質(zhì)版的相關(guān)報(bào)告存檔即可。對(duì)于訂單的簽字流程則不變。

（5）在完成訂單和ICR報(bào)告之后，需要將訂單發(fā)送至供應(yīng)商，等待供應(yīng)商的訂單確認(rèn)。如果訂單確認(rèn)無誤，則需要跟蹤訂單的進(jìn)度，通知相關(guān)部門到貨計(jì)劃，如果訂單確認(rèn)有誤，則需要與供應(yīng)商協(xié)商是否最終需要修改訂單，如果需要?jiǎng)t回到修改訂單的過程，如果不需要?jiǎng)t需要關(guān)注跟蹤訂單的進(jìn)度，沒通知相關(guān)部門到貨計(jì)劃。

（6）物流部收到貨物，需要對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，是否符合收貨標(biāo)準(zhǔn)。如果有需要可以要求質(zhì)量部門進(jìn)行配合。如果符合要求，則可進(jìn)行入庫處理，對(duì)于不符合收貨要求的，若誤差在合理的范圍內(nèi)則需要需求部門修改相關(guān)的需求等，若在不允許誤差范圍內(nèi)，則拒絕收貨并退貨，此時(shí)需要通知采購(gòu)部門，并由采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商并關(guān)閉訂單。并將相關(guān)的紙質(zhì)版資料在SAP中存檔。

（7）將各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，ICR報(bào)告（如果有必要），訂單，訂單確認(rèn)的紙質(zhì)版進(jìn)行掃描，在SAP中歸檔。

（8）對(duì)于已經(jīng)入庫的貨品，財(cái)務(wù)部門需要檢查訂單和發(fā)票之間的差距，如果沒有問題，則可憑借采購(gòu)訂單、發(fā)票以及入庫申請(qǐng)單填寫付款申請(qǐng)單，有財(cái)務(wù)經(jīng)理審核通過后即可按照訂單條款進(jìn)行付款；如果發(fā)票出現(xiàn)的問題在合理范圍之內(nèi)，則需要需求部門修改需求，若差異范圍不合理，則需要供應(yīng)商重新開具發(fā)票，直至發(fā)票無誤。并完成后續(xù)的工作。

根據(jù)以上信息繪制優(yōu)化后的采購(gòu)流程圖，如圖4所示。

為了使上述流程的改善能夠達(dá)到較好的效果，還需要從其他方面落實(shí)相關(guān)措施使得優(yōu)化達(dá)到明顯的效果。

（1）提供組織上的支持。任何優(yōu)化方案的出現(xiàn)，都會(huì)受到利益相關(guān)者的阻礙，并且優(yōu)化涉及部門之間，更增加了改變的難度。要想變革能夠貫徹公司的每個(gè)部門甚至每個(gè)員工，就需要公司高層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和擁護(hù)，并且要做好優(yōu)化后的反饋工作，以便優(yōu)化能夠順利的實(shí)施。

圖4　優(yōu)化后的采購(gòu)流程

（2）增強(qiáng)本地經(jīng)理對(duì)于本地資源的統(tǒng)籌工作。從B集團(tuán)采購(gòu)的組織結(jié)構(gòu)可以看出來，行政領(lǐng)導(dǎo)和物料組領(lǐng)導(dǎo)是分屬兩條不同的線，部門經(jīng)理主要對(duì)本地采購(gòu)員日常的采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督和審批的作用，物料組的領(lǐng)導(dǎo)則是對(duì)本物料的一些專業(yè)問題給予采購(gòu)員以指導(dǎo)。對(duì)于本地供應(yīng)商資源整合的工作只能靠采購(gòu)員來完成，但是采購(gòu)員的采購(gòu)量是非常的大，并沒有太多的時(shí)間進(jìn)行整合，而且由于涉及采購(gòu)員手里供應(yīng)商的信息以及任務(wù)完成情況，因此采購(gòu)員之間很難完成這個(gè)工作。所以如果這個(gè)工作交給本地的采購(gòu)經(jīng)理，在有必要的情況下，采購(gòu)經(jīng)理可以從采購(gòu)員處獲得相關(guān)供應(yīng)商的資料并可以對(duì)于一些問題進(jìn)行解決。由于采購(gòu)經(jīng)理更了解公司以及集團(tuán)的戰(zhàn)略規(guī)劃和方針，可以起到統(tǒng)籌全局的作用。這樣將有利于采購(gòu)員更順暢的完成工作。

（3）增加采購(gòu)員的綜合素質(zhì)。采購(gòu)的工作是一項(xiàng)需要多種綜合能力的人，不僅需要在對(duì)供應(yīng)商的談判、評(píng)估等工作中具備對(duì)供需市場(chǎng)的洞察和分析能力、對(duì)于產(chǎn)品價(jià)格和供應(yīng)量等的未來預(yù)測(cè)能力、清晰準(zhǔn)確的表達(dá)能力、以及對(duì)于產(chǎn)品專業(yè)知識(shí)的積累，還需要廉潔、自律、敬業(yè)等品質(zhì)，因此應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于上述能力的培養(yǎng)以及品質(zhì)的提升，使得采購(gòu)員能夠更好的適應(yīng)未來發(fā)展的需要。

（4）加強(qiáng)供應(yīng)商的管理。供應(yīng)商是與采購(gòu)部門聯(lián)系最緊密的外部伙伴，如果供應(yīng)商是與公司本著互惠互利的原則合作，則可以深化合作，達(dá)到高度的戰(zhàn)略一致。對(duì)于供應(yīng)商準(zhǔn)確分類可以保證在與供應(yīng)商合作的時(shí)候減少類似于催報(bào)價(jià)單這種非增值活動(dòng)的發(fā)生。而公司雖然有完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)的體系，但是由于監(jiān)督使得在近三年內(nèi)并沒有更新供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，為了采購(gòu)流程更好的優(yōu)化，需要完善這個(gè)制度，制定相關(guān)的規(guī)程，保證每年對(duì)一些重要的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，增強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。

（5）增強(qiáng)各部門之間的交流和反饋。整個(gè)采購(gòu)流程涉及多個(gè)部門，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題就有可能影響整個(gè)采購(gòu)結(jié)果，因此加強(qiáng)各部門員工之間工作交流的同時(shí)，增加部門經(jīng)理的協(xié)作溝通，使所有部門以公司的整體利益為主，弱化部門利益，使得工作可以高質(zhì)量的完成。

（6）完善的系統(tǒng)保證。采購(gòu)流程是需要多個(gè)部門的協(xié)作配合，因此硬件上的保證可以很好的將信息在各部門之間傳遞，以便相關(guān)部門做出反應(yīng)。在這個(gè)過程不僅需要技術(shù)部門前期的完善工作，還需要將相關(guān)信息傳遞到各部門員工處，并幫助他們了解并且使用新的功能。與此同時(shí)需要升級(jí)系統(tǒng)，將輸入的部分盡量轉(zhuǎn)變?yōu)橹痪哂羞x擇功能的部分，防止因認(rèn)為失誤導(dǎo)致的信息錯(cuò)誤。

（7）建立有效的激勵(lì)機(jī)制。員工的工作效率如果僅僅靠相關(guān)的制度約束，僅僅可以保證員工能夠完成工作，要想出色的完成工作，就需要發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性。一個(gè)有效的激勵(lì)機(jī)制不僅能減少員工的惰性，還能將員工的潛力挖掘出來，而且隨著流程復(fù)雜性的越來越高，工作量的越來越大，使得員工可以高效輸出，整個(gè)團(tuán)隊(duì)、部門、公司才能得到最大的有效輸出。因此應(yīng)該建立基于整體利益的輸出來明確針對(duì)個(gè)人的激勵(lì)機(jī)制。

4　結(jié)語

本文運(yùn)用案例研究的方法對(duì)B公司采購(gòu)流程中的問題進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題，并運(yùn)用工業(yè)工程的思想和方法對(duì)其進(jìn)行分析、優(yōu)化及改善，在整個(gè)流程中減少了不必要的跨部門活動(dòng)以及部分審批流程，減少采購(gòu)員的行政工作進(jìn)而增加商務(wù)性談判的效果，為了使其能夠貫徹并達(dá)到很好的效果，還從組織、人員、機(jī)制等方面提出了相關(guān)的配套措施。因此對(duì)于B公司的采購(gòu)流程，本文根據(jù)實(shí)際情況，提出了有針對(duì)性的優(yōu)化方案，這對(duì)公司降低采購(gòu)成本，縮短采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率起到借鑒性的意義。

［1］王斯婷.A公司采購(gòu)流程優(yōu)化案例研究［D］.長(zhǎng)春：吉林大學(xué)，2015.

［2］黃雯超.供應(yīng)鏈環(huán)境下A公司采購(gòu)流程的優(yōu)化研究［D］.廈門：廈門大學(xué)，2014.

［3］蔡育春.A半導(dǎo)體設(shè)備公司的采購(gòu)流程管理［D］.西安：陜西師范大學(xué)，2014.

［4］陳中鳳.茂飛公司的采購(gòu)管理研究［D］.上海：華東理工大學(xué)，2014.

［5］王佩佩.基于ASME流程的分銷配送優(yōu)化分析［J］.北京信息科技大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，28（5）：56-60.

［6］汪澍東.基于ECRS原則的倉儲(chǔ)物流企業(yè)作業(yè)流程優(yōu)化分析［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，30（2）：118-119.

［7］汪雪玲.管理事務(wù)分析法在某高校教室設(shè)備維護(hù)中的應(yīng)用研究［J］.長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，7（12）：142-144.

Countermeasures for Optimizing of Purchasing Process of Company B

Xiong Lihua，Jia Xiuming
（Hebei University of Technology， Tianjin 300401， China）

In this paper， starting from the purchasing process of the company B， we combined the management affairs flowchart with theASME process， analyzed the causes restricting the efficient running of the purchasing process， and optimized the process using the principleand methodology of industrial engineering so as to simplify it and trim non-value-added activities.

purchasing； process optimization； supply chain； ECRS method

F253.2

A

1005-152X（2016）07-0149-08

10.3969/j.issn.1005-152X.2016.07.033

2016-05-23

河北省科技計(jì)劃項(xiàng)目“基于不完全契約理論的供應(yīng)鏈產(chǎn)能規(guī)劃研究”（134576281）

熊立華（1974-），女，江西人，博士，河北工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院副教授，研究方向：基礎(chǔ)工業(yè)工程、物流系統(tǒng)工程；賈秀明（1992-），女，山西人，河北工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院工業(yè)工程碩士，研究方向：基礎(chǔ)工業(yè)工程、物流系統(tǒng)工程。