淺論檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及改進(jìn)措施

李紅?潘恒亮

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)的迅速普及，人們的生活、工作自動(dòng)化程度也在不斷提高。檔案管理作為一項(xiàng)繁雜而細(xì)致的工作，若能根據(jù)其實(shí)際工作的需求，將新手段和新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，將大大提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化程度。本文分析了當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，并為加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化提出來相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期為加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程奠定一定的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；存在問題；改進(jìn)措施

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大地推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的現(xiàn)代化發(fā)展。在現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展的大環(huán)境下，我國檔案管理工作也逐漸走向了科技化和現(xiàn)代化，資源處理系統(tǒng)、現(xiàn)代檔案存儲(chǔ)技術(shù)、信息采集分類軟件等現(xiàn)代科技技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，極大地提高了檔案管理的工作效率，完善了檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化過程。檔案管理現(xiàn)代化主要是指在檔案管理過程中，依據(jù)科學(xué)的理論指導(dǎo)，采取相關(guān)的科技手段，開展高效率的管理手段，使得檔案管理達(dá)到預(yù)期的效果，并創(chuàng)造良好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。目前，各種先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大大推動(dòng)了我國檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，并取得明顯的成效，但在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中還存在很多不足之處限制著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

2 檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

目前，在檔案管理現(xiàn)代化過程中主要存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入較少以及檔案管理人員素質(zhì)偏低等問題。

2.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，在復(fù)雜的檔案管理體系中，涉及到很多松散的管理問題，如：整理、鑒別、保存、查詢等工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式相對比較混亂，各個(gè)不同的基層單位根據(jù)自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，因此管理模式和風(fēng)格差別比較大。此外，不同的部門使用的檔案管理軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理部門常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)不完整、管理水平低下、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等問題。由于部門管理分散、協(xié)調(diào)力度弱、配合度低，常出現(xiàn)檔案重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，嚴(yán)重限制了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入較少

目前，很多企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠全面，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)思想意識(shí)薄弱，在檔案管理的資金投入上也相對較少。因此，實(shí)際工作中，常常出現(xiàn)資源緊缺、管理設(shè)備落后、安全設(shè)施不到位等現(xiàn)象。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的落后嚴(yán)重制約了檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，各種先進(jìn)的管理技術(shù)和方法在沒有設(shè)備支撐的環(huán)境下是很難發(fā)揮其效用的。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不僅需要先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備作為支撐，還需要具有相關(guān)技術(shù)水平和前瞻性知識(shí)的管理人員才能最大化地發(fā)揮設(shè)備的作用。只有不斷地更新管理理念、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能夠更好地滿足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求。目前，我國大部分檔案管理人員并沒有及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，仍保留傳統(tǒng)的思維方式、采用傳統(tǒng)管理方法，這種不緊跟時(shí)代步伐的做法嚴(yán)重制約了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 檔案管理現(xiàn)代化的改進(jìn)措施

檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利展開，針對上述問題，可以采取相應(yīng)的改進(jìn)措施加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化，如重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、增加檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施、注重現(xiàn)代化檔案管理人才培養(yǎng)等。

3.1 重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在檔案管理的實(shí)際工作中，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要根據(jù)工作的實(shí)際需求制定出一套科學(xué)、合理的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格約束檔案管理的秩序，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。想要真正提高檔案管理的質(zhì)量和速度，僅僅依靠技術(shù)上的支持，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理上的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，只有將檔案管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)視為檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的第一步，才能為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展打好基礎(chǔ)。

3.2 增加軟硬件設(shè)施的投入

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，配套且齊全軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。企業(yè)只有適當(dāng)?shù)卦黾訖n案管理資金的投入，用于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)設(shè)備的購置，才能更好地將現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際工作中。

3.3 注重現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理現(xiàn)代化的重要保障是人才的培養(yǎng)，現(xiàn)代化檔案管理人才在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中起到了不可或缺的作用。所以說，加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)勢在必行。針對目前檔案管理人員的缺陷，擬定適當(dāng)?shù)呐囵B(yǎng)計(jì)劃與方案，重點(diǎn)放在提高檔案管理人才的技術(shù)知識(shí)和知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面，保證其能夠充分快速地適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展需求。

4 結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，只有充分了解認(rèn)識(shí)到其發(fā)展中存在的問題并根據(jù)工作實(shí)際需求采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，才能更好地完善檔案管理現(xiàn)代化手段、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理質(zhì)量和工作效率。

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