俞燕
摘 要:機(jī)關(guān)的檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)之一,其中全卷宗的建設(shè)優(yōu)勢(shì)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的重點(diǎn)。本文以此為切入點(diǎn),首先介紹了全宗卷的基本內(nèi)容,然后介紹了全宗卷的建立方法,在介紹了機(jī)關(guān)檔案管理工作中全宗卷建立的必要性,最后提出了機(jī)關(guān)單位的自身完善措施。
關(guān)鍵字:機(jī)關(guān)檔案;全卷宗;管理模式
全卷宗是機(jī)關(guān)檔案室在管理全宗檔案的過程中形成的,能夠說明全宗歷史情況的各種文件材料所集中組成的專門案卷。它以全宗為單位,一個(gè)全宗只有一卷(或若干件),故稱“全宗卷”。
1 全宗卷的基本內(nèi)容
全卷宗是檔案管理人員在進(jìn)行工作的時(shí)候形成的文字材料,文字材料主要包含有各個(gè)方面的內(nèi)容。主要有本機(jī)關(guān)的檔案在立卷時(shí)候的情況說明、卷宗分類的方法、相關(guān)的鑒定方案、內(nèi)容交接的憑條證據(jù)、進(jìn)行銷毀的內(nèi)容清單、檢查情況和全宗的說明情況等一系列的材料。全卷宗主要包含有以下的內(nèi)容:
立卷時(shí)候的情況說明,他是指文字的處理部門對(duì)于文件的材料進(jìn)行的文字說明,說明的情況主要包含有進(jìn)行立卷的機(jī)構(gòu)部門、機(jī)構(gòu)人員的變動(dòng)情況、案卷的內(nèi)容、立卷的時(shí)間,數(shù)量等等內(nèi)容。
立卷的分類方法主要是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案管理的部門,按照機(jī)關(guān)的文件方法,對(duì)機(jī)關(guān)的各種文件進(jìn)行分類保管,主要包含有分類的標(biāo)準(zhǔn)、層次以及編號(hào)方案。
鑒定材料,它是指對(duì)于檔案的保管期限、保存的價(jià)值進(jìn)行鑒別的材料。一般包含有鑒定的原則、鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、文件的歸檔范圍以及保管的期限等方面的內(nèi)容。
內(nèi)容交接的憑證,它主要是指在檔案的管理活動(dòng)中形成的文字材料和表冊(cè)。機(jī)關(guān)的檔案交接主要有三種情況組成。第一種情況是指機(jī)關(guān)各部門完成了立卷的工作之后,將成體系的卷宗交給機(jī)關(guān)的檔案室進(jìn)行保管;第二種是指機(jī)關(guān)的檔案室向?qū)iT的檔案室進(jìn)行卷宗的交接;第三種是指撤銷或者變換的機(jī)關(guān)向代管或者接受的機(jī)關(guān)移交憑證。
檔案的銷毀是指達(dá)到了保管的年限,經(jīng)過多次的鑒別之后,不再需要保存,可以進(jìn)行銷毀的文字材料或者表冊(cè),如銷毀審批、銷毀簽字等等內(nèi)容。
檢查記錄是指對(duì)于保管的檔案進(jìn)行的日常檢查,有定期的檢查制度和不定期的檢查制度兩種。例如對(duì)于檔案室的溫度進(jìn)行檢查,對(duì)于檔案的保管完整性進(jìn)行的檢查等等內(nèi)容。
全宗的介紹是指介紹保存的卷宗的內(nèi)容,組成情況等。
除了以上的分類之外,全卷宗還可以分為以下內(nèi)容構(gòu)成:全宗的介紹類、檔案的收集類、檔案的整理類、檔案的鑒定類、檔案的保管類、檔案的統(tǒng)計(jì)類、檔案的利用類、新技術(shù)的應(yīng)用類和綜合全宗類。
2 全宗卷的建立方法
全卷宗的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的過程,也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,需要牽涉到多方面的內(nèi)容,對(duì)于工作人員的要求除了有基本的知識(shí)修養(yǎng)之外,還需要專業(yè)刻苦的精神。
在建立全卷宗的時(shí)候,我們首先需要進(jìn)行對(duì)所有的材料進(jìn)行管理,材料的集中管理是建立全卷宗的必備條件。全卷宗的集中管理主要包含有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:在檔案的收集管理過程中形成的數(shù)據(jù)材料、檔案進(jìn)行移交的目錄、在進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候進(jìn)行的各種檔案的歸檔分類的方法、在檔案進(jìn)行保管的過程中形成的各種原始的數(shù)據(jù)內(nèi)容、在檔案的管理過程中運(yùn)用等多方面的內(nèi)容數(shù)據(jù)、在長(zhǎng)期的管理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、管理的制度、管理的內(nèi)容等等。以上的內(nèi)容對(duì)于全卷宗的建立具有積極的作用,可以促進(jìn)對(duì)全卷宗的有效管理。
從全卷宗的機(jī)構(gòu)層次的管理上,我們可以發(fā)現(xiàn)全卷宗的歸檔需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃,對(duì)于歸檔和管理需要做到盡善盡美。對(duì)于卷宗的管理人員來說,在進(jìn)行管理的時(shí)候,需要對(duì)不同的檔案進(jìn)行劃分,可以按照年代進(jìn)行劃分,按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序,方便日后的查閱。
在進(jìn)行文件管理的時(shí)候,我們還需要制定專門的管理分類的方法,使得管理更加具有效率。我們可以采取合理化的原則,將每一份的檔案材料按照文件夾的方式進(jìn)行管理。對(duì)于卷宗材料我們可以按照細(xì)線進(jìn)行訂制,并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)管理,在編寫完成之后,再用專門的歸檔章在每頁(yè)的右上角進(jìn)行蓋章,在歸檔章的內(nèi),需要注明時(shí)間,文件號(hào)碼和歸屬等多方面的信息。
在進(jìn)行全卷宗管理的時(shí)候,我們還需要編制一個(gè)完整的卷宗材料目錄。由于全卷宗中包含有眾多的材料,這些材料都有自己的個(gè)性,在時(shí)間、性質(zhì)、類別等多方面都具有不同。為了方便以后的調(diào)閱,需要編排一個(gè)完整的目錄,使得人們?cè)诓殚喚碜诘臅r(shí)候一目了然。
在最后,對(duì)于成體系形成的全卷宗材料,需要按照標(biāo)準(zhǔn)的順序?qū)⒕碜谂帕泻?,并將它們進(jìn)行分類,避免出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。
以上的方法是建立合理卷宗的基本方法,各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互配合,相互銜接,共同構(gòu)成了一個(gè)完整有序的卷宗。
除了以上的規(guī)定外,我們還需要掌握全卷宗的編制原則,在編制全卷宗的時(shí)候我們需要堅(jiān)持以下幾方面的原則:
第一,在進(jìn)行全卷宗的編寫的時(shí)候要堅(jiān)持以全宗為單位的原則。
第二,在整理全卷宗的時(shí)候,務(wù)必要將所有的材料整理完整,使得全卷宗可以如實(shí)的反映事件的原貌。
第三,在全卷宗的整理的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持合理分類的原則,做到管理科學(xué)。
3 機(jī)關(guān)檔案管理工作中全宗卷建立的必要性
在當(dāng)前的機(jī)關(guān)工作中,機(jī)關(guān)的檔案工作放在了一個(gè)非常重要的位置。在黨的十八大以后,機(jī)關(guān)的工作變得日益的復(fù)雜,全卷宗的管理也變得愈發(fā)重要。建立全卷宗的管理具有以下幾個(gè)方面的必要性:
第一,可以客觀的反應(yīng)機(jī)關(guān)單位檔案管理的全過程。全卷宗的建立實(shí)質(zhì)上是對(duì)所有的檔案進(jìn)行歸類管理的過程,在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理的過程中,需要我們進(jìn)行統(tǒng)一的歸納,將檔案管理的前期到后期的整個(gè)過程進(jìn)行有效的管控,使得整個(gè)機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)程得到全面的細(xì)分,還可以掌握機(jī)關(guān)的整體工作狀態(tài),這也可以促使機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)自身的問題,改進(jìn)工作的方式。
第二,可以更加有效地查詢檔案信息,促進(jìn)檔案信息的合理運(yùn)用。檔案管理的一個(gè)重要的方式就是對(duì)各種檔案進(jìn)行有效的儲(chǔ)存,為以后的查閱提供有效的途徑。在進(jìn)行途徑建設(shè)的時(shí)候,我們可以采取系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔管理方式,使得不同種類的案件得到有效地安置,減少檔案遺失或者檔案的信息不完全等現(xiàn)象,保證各類的檔案可以保證完整,整個(gè)全卷宗的體系得到完善,使得全卷宗成體系的建設(shè)完成。這些前期的工作做好做細(xì),可以很好地為以后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),方便以后的查閱。
第三,充當(dāng)后備資源。在機(jī)關(guān)的工作中,機(jī)關(guān)檔案室建立全卷宗檔案具有積極的作用,他對(duì)于機(jī)關(guān)的日常工作具有現(xiàn)實(shí)的意義。其一,在各個(gè)機(jī)關(guān)的向上一級(jí)的機(jī)關(guān)移交檔案的時(shí)候,可以將已經(jīng)成體系的全卷宗作為一個(gè)材料,方便各個(gè)機(jī)關(guān)的編寫,可以做到直接取數(shù)據(jù),直接取材料,甚至對(duì)于時(shí)間跨度短,數(shù)據(jù)沒有變動(dòng)的全卷宗,可以直接移交給上一級(jí)的檔案管理機(jī)關(guān)或者上一級(jí)的單位。其二,對(duì)于檔案學(xué)的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理實(shí)質(zhì)上就是對(duì)于檔案信息的集中管理,是一種全新的檔案管理模式,他是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,是歷史的必然選擇。除了以上的優(yōu)點(diǎn)外,建立機(jī)關(guān)全卷宗的管理還可以有效地為我國(guó)的檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
四、機(jī)關(guān)單位的自身完善措施
全卷宗的實(shí)施者就是機(jī)關(guān)單位,對(duì)于現(xiàn)在的全卷宗的工作需要多方面的完善。第一,需要進(jìn)行思想認(rèn)識(shí)的深化。將全卷宗的工作落實(shí)到機(jī)關(guān)各個(gè)工作人員當(dāng)中,是每一個(gè)人都擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任;第二,強(qiáng)化對(duì)檔案管理的人事管理,維持檔案管理人員的穩(wěn)定性,并進(jìn)行人員儲(chǔ)備工作,調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性,加大對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案人員的培養(yǎng);第三,積極發(fā)揮主管部門的領(lǐng)導(dǎo)能力,促進(jìn)全卷宗的有效管理;第四,嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作,提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,制度化,加大培訓(xùn)的力度,促使檔案管理上一個(gè)新的臺(tái)階。
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