也談檔案管理中的前端控制

黃濤?謝旭?張麗微

摘 要：前端控制理論是目前檔案學(xué)研究的一個(gè)重要課題，也是檔案管理體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)和保障。本文旨在從歷史性、全面性、控制性與前瞻性原則出發(fā)，分析與探討前端控制理論的含義和本質(zhì)，并就檔案管理工作中前端控制的運(yùn)用進(jìn)行淺析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；前端控制；本質(zhì)；運(yùn)用

隨著當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的高速發(fā)展和檔案事業(yè)地位的逐步提高，越來越多的人將目光投向檔案管理工作和其對(duì)應(yīng)的學(xué)科—檔案學(xué)，廣大檔案工作者們?cè)谶M(jìn)行檔案管理理論研究和工作實(shí)踐中，積極探討和建立新的管理理論和體系，在這一背景下，前端控制理論由此被提出和應(yīng)用。

1 前端控制從何而來，其含義是什么？

前端控制理論是由法國(guó)著名檔案學(xué)者C·諾加雷提出的，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文件和檔案是“分而治之”、“分工又分家”的，這種模式表現(xiàn)為：各類文件的日常管理工作是由“上游”的文書管理部門進(jìn)行管理， “下游”的檔案部門對(duì)其進(jìn)行管控則是在文件辦理完歸檔手續(xù)成為檔案之后才相繼展開的，在這一模式影響下，檔案管理部門接受各類文件十分被動(dòng)，沒有任何主動(dòng)權(quán)，歸檔文件的質(zhì)量（即真實(shí)性、完整性、有效性、可靠性等）如何保證就成為困擾檔案管理部門的一大難題，源于此，檔案管理部門需要重新審視和更加重視這一問題，并需要提前介入文件管理工作，也正基于此，作為當(dāng)時(shí)法國(guó)國(guó)家檔案館總保管員的C·諾加雷就指出：檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。所謂前端控制，是指檔案工作人員根據(jù)“文件生命周期理論”和“全程控制”理論，對(duì)于應(yīng)歸檔文件進(jìn)行的“提前介入”和“超前管理”，即是按照文件形成之前——文件形成——文件整理——文件歸檔——文件轉(zhuǎn)化為檔案——檔案管理這一系列節(jié)點(diǎn)和整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，把涉及文件管理和文件控制的各項(xiàng)功能提前“預(yù)埋”入文件管理和流轉(zhuǎn)系統(tǒng)之中，在這個(gè)系統(tǒng)中一直對(duì)文件的流轉(zhuǎn)進(jìn)行各項(xiàng)管控，并將這個(gè)管理延伸至檔案形成和維護(hù)階段。

2 前端控制究竟是為了做什么？

前端控制的目的是如何保證文件歸檔后轉(zhuǎn)化為檔案后的各項(xiàng)特質(zhì)（真實(shí)性、完整性、可靠性和有效性等），無疑，前端控制是保證檔案管理質(zhì)量和提高檔案管理水平的重要工具。然而，前端控制究竟是要做什么，它的使命和精髓是什么，很多廣大檔案工作者對(duì)此是心存疑惑的。其實(shí)對(duì)于文件的“檔案化”，或者說是“檔案化管理”就是前端控制原則的本質(zhì)，也就是說要充分保證確保文件的質(zhì)量（即真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性等檔案特質(zhì)），保證檔案化管理在這些文件在歸檔成為檔案前就開展。充分認(rèn)識(shí)和理解前端控制的這個(gè)精髓，可以避免檔案工作人員按照日常工作慣性解決各類問題，并全過程監(jiān)控文件的生成和流轉(zhuǎn)等各項(xiàng)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)，使其每一件文件都具備成為檔案的資格并能及時(shí)轉(zhuǎn)入檔案管理的階段。由此可見，前端控制理論所提倡的“檔案化”和“檔案化管理”理念對(duì)文件和檔案管理工作意義重大，影響深遠(yuǎn)。

3 筆者關(guān)于前端控制的幾種應(yīng)用方法推介

在經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變及“文檔一體化”的發(fā)展趨勢(shì)下，文件歸檔過程中出現(xiàn)諸多嚴(yán)重的問題和現(xiàn)象：例如文件歸檔不完整；文件歸檔不及時(shí)；文件歸檔質(zhì)量不合格；缺乏文件整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范指引；混用文件格式；歸檔文件不完整等，凡此種種嚴(yán)重增加了檔案管理的難度，一直成為檔案工作者管理工作中的令人棘手的“攔路虎”。由此可見，前端控制的思想是檔案學(xué)研究和檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，它的應(yīng)用必將對(duì)推進(jìn)各項(xiàng)檔案工作的開展產(chǎn)生重大的影響。因此，如何運(yùn)用前端控制理論開展檔案工作是擺在我們面前需要認(rèn)真思考和著手解決的問題。

3.1 培養(yǎng)檔案隊(duì)伍，提升其職業(yè)操守和業(yè)務(wù)水平

“人”在各項(xiàng)工作中扮演著主角，影響前端控制的重要因素首先是“人”，也正基于此，檔案工作人員需要具備良好的職業(yè)操守（即具備高度的工作責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)）和專業(yè)水準(zhǔn)的業(yè)務(wù)水平（即具備檔案專業(yè)知識(shí)，精通文字處理能力）；同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案工作人員要緊跟節(jié)奏，及時(shí)適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響力和推動(dòng)力，在檔案管理理論學(xué)習(xí)和研究的同時(shí)，還要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化、文書處理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以更好地開展各項(xiàng)檔案工作。

另一方面，諸多檔案兼職人員因處于文件管理的“上游”，對(duì)各類文件管理業(yè)務(wù)以及文件處理事務(wù)中出現(xiàn)的問題了然于胸，因此檔案工作人員要多組織對(duì)于兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從文件的收集方式、整理規(guī)則、歸檔要求等各方面業(yè)務(wù)進(jìn)行專門培訓(xùn)，藉以提升兼職人員的專業(yè)業(yè)務(wù)水平和技能，使文件管理工作科學(xué)管理，并能得到有效控制，為日后檔案管理的各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，做好保障服務(wù)工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案隊(duì)伍不斷進(jìn)步和檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

3.2 盡快實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，內(nèi)部日常溝通“常態(tài)化”

以前端控制思想為指引，傳統(tǒng)檔案管理模式開始轉(zhuǎn)變，檔案工作提前至文件生成和生成之前的設(shè)計(jì)階段，基于這一模式的轉(zhuǎn)變，前端控制理論對(duì)各文件管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力的要求更加嚴(yán)格，對(duì)于業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的需求更加突出，檔案管理人員要根據(jù)這種情況及時(shí)實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，加強(qiáng)到文件生成和管理部門進(jìn)行調(diào)研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的力度，對(duì)文件管理各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的具體指導(dǎo)，提出標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性的要求，對(duì)調(diào)研和指導(dǎo)過程中發(fā)現(xiàn)的影響文件生成和管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行匯總分析，并及時(shí)完善和改進(jìn)，協(xié)助加強(qiáng)文件管理的內(nèi)部控制。

3.3 以基礎(chǔ)制度建設(shè)為“抓手”，狠抓前端控制

前端控制的實(shí)施離不開標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指引和助推，專業(yè)、良好的制度規(guī)范是前端控制順利開展的基礎(chǔ)。以我司為例，為提升集團(tuán)公文處理工作效率、推進(jìn)公文處理標(biāo)準(zhǔn)化和可執(zhí)行化，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》、《歸檔文件整理規(guī)則》等十余項(xiàng)國(guó)家和行業(yè)內(nèi)規(guī)范性文件，同時(shí)與公司實(shí)際管理情況相結(jié)合，我司組織專業(yè)資深人士編制了《XX集團(tuán)公文處理辦法》。該《辦法》中明確規(guī)定了公文分類、公文保密、公文格式，行文規(guī)則，收發(fā)流程、文件整理及歸檔要求，使前端控制有章可循，有法可依，保證了歸檔文件的各項(xiàng)質(zhì)量要求，極大地提升了我司行政管理部門公文事務(wù)的辦理效率和公文的保密安全，為文件歸檔后檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供了極大的便捷條件。

在文檔一體化和電子文件快速發(fā)展的今天，前端控制作為檔案管理的重要抓手和“助推器”，其在檔案體系建設(shè)中的指導(dǎo)意義更加深遠(yuǎn)，輔助作用更加明顯，我們廣大檔案工作者在今后各項(xiàng)檔案工作中，一定要充分認(rèn)識(shí)和利用這個(gè)“犀利”的工具，在各行業(yè)中為檔案事業(yè)做出更大、更多的貢獻(xiàn)。

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