新形勢下如何更好地進行電子檔案管理

段燕芳

摘 要：本文對檔案管理進行探究分析，闡述了如何更好地進行電子檔案的管理，并提出相關優(yōu)化電子檔案管理的策略。

關鍵詞：電子；檔案管理；策略

隨著信息數字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。本文對電子檔案管理中容易出現的問題進行探究分析，并提出相關優(yōu)化電子檔案管理的策略。

1 電子檔案特點

1.1 查詢方便，儲量大

電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關資料經計算機分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進行查詢檢查和下載打印。紙質檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數字化信息技術的產物，對技術設備依賴性強，以磁性介質或光盤為載體，具有非直讀性。同時電子檔案存儲量大，但對保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質質量、載體存在環(huán)境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當數據將全部丟失。

1.2 保密性強同時對管理人員要求素質高

由于電子檔案管理是一個新年事物，對計算機等技術設備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。 如傳統(tǒng)的紙質檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據，因此電子檔案對工作人員素質要求更高。另外，計算機的保密系統(tǒng)比較完備，能針對不同級別的檔案，設置不同密碼，對不同的人群授予不同的權限。但由于計算機與網絡本身的技術性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統(tǒng)安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當，信息也將受到損失。

2 電子檔案管理存在的不足

2.1 網絡安全保障力度不足

在流動傳播的過程中，檔案信息因為信息系統(tǒng)自身的漏洞及網絡的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網絡檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經采取了各種防范措施，但對于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網絡功能，才可實現電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網的同時，相應的安全隱患也會隨之產生。作為非常重要的機密文件，其含有的信息非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關的網絡系統(tǒng)進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。

2.2 檔案的原始性、真實性存在問題

傳統(tǒng)的檔案管理是實行紙質文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現文件的原始性。而一旦紙質檔案向電子形式轉變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實態(tài)檔案向虛擬檔案轉變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸的狀態(tài)是一致的，既是復制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。同時也很難辨別檔案的真實性。傳統(tǒng)的紙質檔案往往是通過相關的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。

2.3 無法保障檔案的完整性

傳統(tǒng)的紙質文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據可依，則不能對檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。

3 如何更好地進行電子檔案管理

3.1 設定權限的審核，進行數據備份

要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。同時在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。

3.2 明確職責，加強管理

電子檔案的制作人員，應對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子檔案在制作階段不出現失真現象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員各負其責。同時要 加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的。對于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強教育同，定期培訓，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質、認真負責的工人精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平。

3.3 完善的電子檔案管理系統(tǒng)

檔案部門在對檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性進行鑒定；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)紙質檔案。同時電子檔案可被復制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時，電子文件檔案信息安全又受到嚴重威脅，所以應從簽署技術、加密技術、身份驗證、增設防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設備等安全技術措施強化管理。 同時為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質量，在系統(tǒng)設計階段，在遵循有關規(guī)定標準的前提下，應充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務部門、技術研發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調，把相關的管理性措施納入其中，通過技術手段來實現。通過軟件系統(tǒng)來滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實有效。同時，電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工作，與紙質檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項標準、法規(guī)的建立，以防止有長遠保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。另一方面，為維護檔案部門的權威性，我們必須建立相關制度來規(guī)范檔案部門作業(yè)流程，并賦予其一定職責、權限及義務。

4 結束語

電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態(tài)迎接這場革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻

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