小議學(xué)校檔案管理在基建工作中的重要作用

張海濤

摘 要：近年來，在政府主導(dǎo)下，各級(jí)教育部門更加重視學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)，每年都有大量的資金用于各級(jí)學(xué)校的基建工作，從而產(chǎn)生了大量的基建竣工檔案。同時(shí)，出于建設(shè)法治社會(huì)的要求，政府陸續(xù)出臺(tái)了相關(guān)文件以及法律法規(guī)對(duì)于基建檔案管理起到了推動(dòng)作用。本文著重從記錄、估值、參考與評(píng)價(jià)等四個(gè)方面闡述學(xué)校檔案管理工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基建工作；作用

近年來，在政府主導(dǎo)下，各級(jí)教育部門更加重視學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)，每年都有大量的資金用于各級(jí)學(xué)校的基建工作，從而產(chǎn)生了大量的基建竣工檔案?？梢哉f，基建工作中存留的原始材料對(duì)于每一個(gè)工程中都有著深刻的影響。基建檔案會(huì)包含很多項(xiàng)目，主要是一些可行性研究、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工管理等基本建設(shè)程序內(nèi)容，它們可以深刻地展示工程、反映項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程。同時(shí)，出于建設(shè)法治社會(huì)的要求，政府陸續(xù)出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》、《關(guān)于做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的通知》等相關(guān)文件以及法律法規(guī)對(duì)于基建檔案管理起到了推動(dòng)作用，促進(jìn)校園基建檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化發(fā)展。因此，做好校園基建檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)教育事業(yè)又好又快地發(fā)展具有重要意義。

1 對(duì)整個(gè)基建工作的建設(shè)過程進(jìn)行了詳實(shí)的材料記錄

學(xué)?；n案主要是指學(xué)?；üぷ靼l(fā)展中積累的文字以及圖表信息，在檔案中真實(shí)的記載了校園建筑物、管線位置等相關(guān)信息，并且在建筑過程中真實(shí)的反應(yīng)了校園建筑物建筑的全過程的數(shù)據(jù)記錄。學(xué)?；n案貫穿于基建工程的整個(gè)建設(shè)過程當(dāng)中并且涉及多個(gè)部分的施工文件管理工作，突顯了基建檔案管理的及時(shí)性和全面性的重要特性?；n案是項(xiàng)目施工過程中的重要記錄數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目工程的施工過程、檢驗(yàn)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)以及后期維修工作都有十分重要的作用。它就為后期學(xué)校在投資建設(shè)其它項(xiàng)目或者對(duì)原有的項(xiàng)目進(jìn)行維修或者改建、擴(kuò)建提供原始的信息依據(jù)。通過查閱相關(guān)檔案，就在很大程度上減少不必要的錯(cuò)誤或者糾紛。所以說，學(xué)?；n案管理在學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)發(fā)展的過程之中起著不可忽視的作用。

完整的基建檔案通常對(duì)于基建檔案進(jìn)行了統(tǒng)籌管理，通過全面收集，分類處理，對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目都要進(jìn)行資料安排和歸檔工作，形成了系統(tǒng)的分類檔案。具體來說，高質(zhì)量的基建檔案都做到了以下幾點(diǎn)：對(duì)于基建檔案管理進(jìn)行了資料收集工作；對(duì)于基建檔案收集進(jìn)行了基礎(chǔ)性分類管理；對(duì)于整個(gè)工程實(shí)施中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行了整套的記錄與管理，全面地收集了工程施工進(jìn)度的相關(guān)資料，及時(shí)地收集了各種檢查工作的相關(guān)數(shù)據(jù)，此外還要對(duì)所收集的資料進(jìn)行了審核記錄等。筆者認(rèn)為，零散的檔案資料總會(huì)為后期信息的查找?guī)肀姸嗟睦щy和麻煩，特別是基建檔案，由于其信息繁雜，種類多，為了更好地做好基建檔案管理工作及方便之后的信息查找工作，學(xué)校的基建檔案管理必須將每個(gè)項(xiàng)目工程在檔案文件中成套地記錄。

2 對(duì)整個(gè)基建工作的檔案信息進(jìn)行了有效的價(jià)值重構(gòu)

筆者認(rèn)為，完整并且較為系統(tǒng)的基建檔案能夠?yàn)閷W(xué)校的再建設(shè)以及維護(hù)方面帶來有利影響，對(duì)校園建設(shè)者予以相應(yīng)的啟示。這是因?yàn)閷W(xué)校基建檔案當(dāng)中包含了大量的信息，特別是在工程施工部門的檔案信息，得到了具體施工的驗(yàn)證，能夠證明相關(guān)信息的科學(xué)性與合理性。而在學(xué)校基建工作開展過程中，這些信息不止一次地被重復(fù)利用。因此，便捷地提取相關(guān)基建檔案信息就對(duì)開展學(xué)校整體的基建工作起到了積極作用，它能夠在加快建筑工程速度的同時(shí)，提升工作效率，從而保證學(xué)校基建工作的有效開展。特別指出的是，因?qū)W校辦學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的提升，當(dāng)前許多學(xué)校都需要進(jìn)行改擴(kuò)建工程，因此，學(xué)?；n案中所包含的大量歷史性信息在現(xiàn)代校園擴(kuò)建的過程中能夠?qū)?dāng)時(shí)的基建檔案作為重要數(shù)據(jù)進(jìn)行參考與利用。可以說，有序的、完整的、真實(shí)的基建檔案中能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)建筑的原貌與現(xiàn)狀，為學(xué)校改擴(kuò)建工作在提升設(shè)計(jì)質(zhì)量的同時(shí)，又節(jié)省了工程的成本預(yù)算。

另一方面，在現(xiàn)代化學(xué)校發(fā)展中，通過對(duì)于基建材料的查閱與掌握，能夠在未來學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的過程中起到估值的效果，隨著時(shí)間的推移，基建檔案對(duì)于學(xué)?；ǖ膬r(jià)值就會(huì)隨之增大。比如，A學(xué)校在進(jìn)行工程建設(shè)時(shí)，由于資金短缺等因素，某建筑單體在初建過程中只建設(shè)了三層。但由于現(xiàn)階段小班額的要求，該校參考了歷史基建檔案中的信息，得知該建筑實(shí)際可承載六層，那么它就可以進(jìn)行二次改擴(kuò)建而不用新建，從而滿足建筑加層的需求。又如，B學(xué)校對(duì)學(xué)校當(dāng)中的舊圖書樓進(jìn)行改造時(shí)，參考的是在舊圖書樓建造初期的基建檔案，與改造時(shí)間相差十五年之久。根據(jù)原有檔案信息，舊圖書樓在改造的過程中進(jìn)行比較順利，在節(jié)省了人財(cái)物的成本的同時(shí)，使得改造工期大大縮短，從而保證學(xué)校新學(xué)期的教學(xué)工作的正常有序開展。

3 對(duì)整個(gè)基建工作的后期維護(hù)提供了可靠的數(shù)據(jù)參考

學(xué)校基建完成之后，需要對(duì)建筑進(jìn)行后期維護(hù)。由于基建檔案資料具有載體多、數(shù)量大、價(jià)值高等特點(diǎn)，因此在行政擴(kuò)建、管網(wǎng)維修的過程中需要將學(xué)?；n案作為重要的參考依據(jù)?？梢哉f，基建檔案里面包含了關(guān)于學(xué)?；ǖ娜績?nèi)容，不僅包括建筑工程的結(jié)構(gòu)、管線的布置等資料，還包括了后期工程建設(shè)完成后存在的各種文件、簽訂的合同等。此外，當(dāng)原有的基建人員離任后，新的接任人員對(duì)于學(xué)校建筑各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的檢修、改造工作，都需要參考以往形成的基建檔案資料。

學(xué)?；n案就是通過文字、影像等形式對(duì)整個(gè)基建過程進(jìn)行全程記錄，換言之，就是以靜態(tài)的形式記錄學(xué)校建筑工程動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，真實(shí)、全面地呈現(xiàn)學(xué)校建筑工程項(xiàng)目建設(shè)在不同施工階段的施工進(jìn)展情況，體現(xiàn)了學(xué)?；ǖ馁|(zhì)量和實(shí)際情況，從而為學(xué)校的建設(shè)工作、學(xué)校的規(guī)劃工作、學(xué)校的管理工作提供了重要的依據(jù)。如果沒有這些具體的記錄資料，很多后期維護(hù)工作因無法獲取第一手資料，就需要進(jìn)行再次測量與計(jì)算，勢必在進(jìn)行后期維護(hù)以及改造中追加不必要的成本。

4 完整的基建檔案真實(shí)地反映了學(xué)校的總體建設(shè)與發(fā)展

學(xué)校的基建檔案在一定程度上反映了學(xué)校的發(fā)展速度和學(xué)校的整體規(guī)模。因?yàn)椋梢詮膶W(xué)校的基建檔案中詳細(xì)了解到學(xué)校的各個(gè)工程建設(shè)的規(guī)模大小及各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)施設(shè)備配置等方面的情況。同時(shí)，還可以從學(xué)校的基建檔案中看出未來學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃?；n案真實(shí)地記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，也記錄著學(xué)校在各個(gè)階段的發(fā)展變化。學(xué)校想要一直持續(xù)良好的發(fā)展，必須依據(jù)學(xué)?；n案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，一旦學(xué)校的基建檔案丟失或者不完備，那么將會(huì)對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展起著不同程度的制約影響。

在實(shí)踐中，我們常常會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)學(xué)校想要進(jìn)行建筑內(nèi)配裝修時(shí)，就要根據(jù)基建檔案進(jìn)行施工。當(dāng)學(xué)校想要進(jìn)行重新改建或者升級(jí)消防報(bào)警系統(tǒng)，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，學(xué)校就需要依照基建檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃改建。這樣不僅可以用很少的資金升級(jí)消防報(bào)警系統(tǒng)，還可以保障學(xué)校建設(shè)工程的有序進(jìn)行。

總之，隨著教育改革的深入與校園標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的推廣， 基建檔案管理工作在校園基建過程中地位日益突出。同時(shí)檔案利用工作將面臨許多的新情況、新問題。因此，學(xué)校在進(jìn)行基建檔案管理過程中需要提升重視程度，對(duì)未來基建工作的開展奠定基礎(chǔ)。

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