新時期檔案信息化建設(shè)的必要性

摘 要：本文主要對檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，指出了現(xiàn)階段我國檔案數(shù)字化建設(shè)的不足，然后針對這些問題對我國檔案數(shù)字化建設(shè)提出了一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)

1 引言

我國檔案管理的數(shù)字化起步較晚，還存在著諸多問題，例如檔案數(shù)字化安全建設(shè)不足、軟硬件配套措施跟不上、管理模式老化、信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、缺乏專業(yè)的人才等等，因此，我國的檔案數(shù)字化建設(shè)工作還有待加強(qiáng)。

2 檔案信息化發(fā)展的必要性

2.1 信息社會的需要

檔案信息化建設(shè)的必要性近年來，社會信息化進(jìn)程逐漸加快，信息資源成為人類社會經(jīng)濟(jì)活動的重要戰(zhàn)略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術(shù)的發(fā)展和人事檔案管理開放化、社會化轉(zhuǎn)變，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供了條件，這是時代發(fā)展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2.2 檔案信息安全性的需要

檔案信息化管理主要以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機(jī)內(nèi)，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。

2.3 檔案工作效率提升的需要

在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網(wǎng)絡(luò)可以加快更新速度，對本部門管理范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行實時更新，實現(xiàn)資源共享，消除傳統(tǒng)紙質(zhì)信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴(kuò)充知識，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

3 檔案數(shù)字化管理中存在的問題

3.1 檔案數(shù)字化人才缺乏

在實際的操作中，部門這方面的管理工作不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案數(shù)字化管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的檔案數(shù)字化管理工作還停留在原始、粗放的工作層面。即使購買了檔案管理軟件，在加之計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.2 檔案數(shù)字化安全建設(shè)不足

檔案由于其涉及到人員的各項私密資料，因襲對安全性要求很高。但是現(xiàn)階段我國檔案安全工作落實的不夠，數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)存在安全漏洞等方面，檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.3 管理模式老化

傳統(tǒng)的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，不僅效率低下，而且很容易發(fā)生錯誤錄入的情況；二是檔案流動起來比較麻煩，單位內(nèi)部以及各單位之間缺乏有效的檔案流通機(jī)制；三是檔案更新起來比較慢，很多人的檔案資料還是停留在好年前的狀態(tài)，給工作帶來了很大的不便；四是存在監(jiān)管漏洞，檔案管理部門一般都是獨立存在，缺少相關(guān)部門的監(jiān)督。

3.4 軟硬件配套措施不足

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求，很多人事部門用的電腦還是十年前的電腦，容易出現(xiàn)死機(jī)等毛病，沒有備份的硬盤，一旦出現(xiàn)問題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進(jìn)。軟硬件的配套設(shè)施是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和保障，一定要滿足要求。

3.5 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在檔案錄入上，有時為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導(dǎo)致檔案的一系列問題。

4 檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

4.1 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理數(shù)字化的要求，一方面要對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些數(shù)字化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習(xí)機(jī)會或就業(yè)崗位。此外，檔案的數(shù)字化管理對人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對相關(guān)工作人員加強(qiáng)這樣面的培養(yǎng)，以保證檔案管理工作的專業(yè)性和安全性。

4.2 強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門首先要制定出檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的數(shù)字化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學(xué)、有效、規(guī)范的數(shù)字化檔案運(yùn)行機(jī)制。

4.3 加大檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計算機(jī)相比傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于檔案的特殊性，對計算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.4 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機(jī)制

檔案資源共享機(jī)制是指在檔案管理部門與其他檔案部門建立起檔案的共享機(jī)制，包含三個層次的共享：管理部門內(nèi)部的共享、檔案部門內(nèi)部的共享、管理部門和管理部門的共享。在具體的實現(xiàn)方式上，管理部門和檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學(xué)習(xí)美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務(wù)。

4.6 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實現(xiàn)對人事局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團(tuán)隊，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個完善的數(shù)字化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

5 總結(jié)

本文分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，討論了檔案數(shù)字化建設(shè)中常見的一些問題進(jìn)行了分析，并針對問題給出了一些建議，例如加大檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施的投入、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提升網(wǎng)站建設(shè)水平、建立檔案資源共享機(jī)制等，希望能對我國檔案建設(shè)數(shù)字化有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]高麗紅.檔案管理數(shù)字化建設(shè)思考.合作經(jīng)濟(jì)與科技，2009.

[2]張鳳霞.我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)的若干問題探討.集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究，2006.

[3]鄧紹興.檔案的歷史沿革出自[J].中國人才，2002.

作者簡介

王爽（1987-），女，黑龍江省虎林人，碩士研究生，畢業(yè)于東北師范大學(xué)，助理館員；研究方向：辦公室文書與檔案管理。