謝玉明
【摘要】教學(xué)秘書作為秘書的一種類型,其主要職責(zé)是協(xié)助教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)做好輔助管理,同時要為學(xué)校、部門領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生做好綜合服務(wù),具有輔助性、綜合性、事務(wù)性等特征。教學(xué)秘書要做好工作,首先要擺正位置、端正心態(tài)。其次要深入師生、服務(wù)大局。最后要干在實處、走在前列。
【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書;服務(wù);協(xié)調(diào)
筆者自2006年開始擔(dān)任某高職院校教學(xué)秘書一職,曾先后在系、教務(wù)處等教學(xué)單位從事教學(xué)秘書工作,至今已有十年經(jīng)歷。期間歷經(jīng)院系機構(gòu)調(diào)整、主要負責(zé)人更換、人才培養(yǎng)水平評估、國家骨干高職院校建設(shè)乃至教育部部長到校調(diào)研等重大事件,當然更多的是為領(lǐng)導(dǎo)撰寫材料、起草相關(guān)文件、參與人才培養(yǎng)方案修訂等輔助工作,也有大量的日常事務(wù),諸如安排教學(xué)任務(wù)和教學(xué)課表、進行教學(xué)督導(dǎo)和教學(xué)檢查、組織召開教學(xué)座談會、編制教學(xué)簡報等。
總結(jié)起來,可以說,教學(xué)秘書的工作,既涉及學(xué)校人才培養(yǎng)大事,也與課堂教學(xué)過程中的細微環(huán)節(jié)息息相關(guān),是高校履行人才培養(yǎng)職能的重要內(nèi)容,教學(xué)秘書是教育教學(xué)過程中不可或缺的重要角色。因此,教學(xué)秘書一定要擺正位置、端正心態(tài),只有這樣,才能真正發(fā)揮輔助管理作用,圍繞中心工作作出貢獻;同時,秘書還要經(jīng)常深入師生進行調(diào)研,想問題辦事情從學(xué)校大局出發(fā),只有這樣,才能起到綜合服務(wù)作用,為教育教學(xué)工作順利開展增磚添瓦;此外,秘書還要干在實處、走在前列,在各方面起表率作用,時刻保持良好形象,只有這樣,才能做到工作到位。
一、擺正位置,端正心態(tài)
教學(xué)秘書是秘書的一種。要當好教學(xué)秘書,首先要認清秘書的含義和特點,熟悉教學(xué)秘書的主要工作內(nèi)容。其次,要了解掌握各項業(yè)務(wù)工作的流程和具體做法,能夠針對工作中常見的問題采取行之有效的措施;關(guān)鍵是要做到擺正位置,端正心態(tài)。
國家勞動和社會保障部頒發(fā)的《秘書職業(yè)技能標準》中對“秘書”的定義是:“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員?!绷?xí)近平總書記早在1990年就指出:“秘書是個特殊的職業(yè)?!薄懊貢傻氖禽o助性、鋪墊性工作,是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書的工作性質(zhì),決定了它要正確對待名利榮辱,樹立無私奉獻的精神,不斷加強和深化自身的修養(yǎng)?!薄白鳛槊貢藛T,隨時隨地都要加強學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策,學(xué)習(xí)時事,不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平?!薄懊貢奶厥庑怨ぷ?,光有埋頭苦干的精神還是不夠的。就我個人體會,秘書在加強自身修養(yǎng)中,還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風(fēng),注意生活小節(jié),即要努力做到不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是等”。教學(xué)秘書作為秘書的一種類型,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,主要起著輔助管理和綜合服務(wù)作用,要主動作為,敢于擔(dān)當,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。
作為教學(xué)秘書,經(jīng)常會遇到許多突發(fā)事件。比如剛開學(xué)時,老師記不清課表,該上課忘了,學(xué)生找不到老師,也沒有任課老師聯(lián)系方式,情況反映到教學(xué)秘書這里,該怎么辦?是直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報,按教學(xué)事故處理,還是第一時間通知任課教師趕往教室,抑或自己先安撫學(xué)生情緒,這是考驗教學(xué)秘書辦事水平的難題。如果認清了秘書所處的位置,這個問題就會迎刃而解。首先要做的是安撫學(xué)生情緒,讓學(xué)生先在教室自習(xí),然后通知任課教師立刻到教室上課,教師實在到不了現(xiàn)場的就要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,再考慮是否按程序更換教師或者調(diào)整上課時間,最后才是處理教師的問題。如果教師能及時趕往教室上課,事后也要向領(lǐng)導(dǎo)匯報此事,以便領(lǐng)導(dǎo)能夠了解事情緣由,同時還要提醒教師按學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度進行教學(xué)活動,至于是否需要“下不為例”這樣的忠告仍需領(lǐng)導(dǎo)決定后再作表態(tài),切勿為了所謂的人情世故而擅自行事。
此外,教學(xué)秘書作為具體事務(wù)的執(zhí)行者和處理人,尤其是在涉及師生利益時,難免會遭人誤解甚至被人非議。這時一定要沉下心去,努力做好工作,用事實“說話”,而不能到處“訴苦”,說自己都是“公道正派,純屬冤枉好人”。面對種種“不理解”和“不公正待遇”,教學(xué)秘書要端正心態(tài),耐得住寂寞、經(jīng)得起考驗。
二、深入師生,服務(wù)大局
教學(xué)秘書的主要服務(wù)對象有所在教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生,此外還涉及到不同院系和不同部門的相關(guān)人員。處在溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的樞紐位置,教學(xué)秘書肩負著教學(xué)工作能否順利開展的重大使命。因此,教學(xué)秘書一定要經(jīng)常深入一線,到師生中開展調(diào)查研究,聽取他們的心聲、了解他們的困難,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,從大局出發(fā),提出可行性建議。
2015年12月21日,李克強總理接見全國政府秘書長和辦公廳主任會議 代表時強調(diào):“要觀大勢、謀大局,密切關(guān)注改革發(fā)展中的新情況、新變化,圍繞破解發(fā)展難題和突出矛盾加強調(diào)查研究。”對于教學(xué)秘書來說,就要認真學(xué)習(xí)黨和國家的教育方針政策,結(jié)合本地區(qū)、本單位實際貫徹落實,時刻做到深入師生、服務(wù)大局。在具體工作中,教學(xué)秘書既要耐心傾聽教師的訴求、收集學(xué)生的意見,更要站在學(xué)校發(fā)展穩(wěn)定的大局來正確面對工作中出現(xiàn)的問題。因此,教學(xué)秘書在處理日常事務(wù)中要及時了解把握當前學(xué)校的大事要事,緊緊圍繞中心工作,時刻想著高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新等基本職能。特別是當個別教師以家庭生活為由對工作挑三揀四時,教學(xué)秘書就要從大局出發(fā),給他講清是非曲直和輕重緩急,同時要根據(jù)實際情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報,適時做好協(xié)調(diào)處理。
教學(xué)秘書不一定每學(xué)期都要擔(dān)任教學(xué)任務(wù),進行課堂教學(xué),但要經(jīng)常深入教學(xué)一線和頂崗實習(xí)現(xiàn)場,實時掌握師生動態(tài),便于做好服務(wù)。有的新入職教師,本著對學(xué)生負責(zé)的態(tài)度,對一些教學(xué)資源提出了新要求和建議,意見很好,但是目前學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀并不具備實施條件。這時教學(xué)秘書就要動之以情,向該教師講清楚學(xué)校目前存在的困難,同時要及時給領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,將此事列入部門發(fā)展規(guī)劃和議事日程。在召開教學(xué)工作座談會時,學(xué)生發(fā)言除了對課程設(shè)置、課時安排、教師上課情況、實驗實訓(xùn)條件等提出合理性建議,也會涉及到諸如教室衛(wèi)生、宿舍管理、水電供應(yīng)、學(xué)生管理等內(nèi)容,這就需要教學(xué)秘書按要求整理相關(guān)信息,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后,反饋給相關(guān)部門,為學(xué)生成長成才提供幫助。
三、干在實處,走在前列
教學(xué)秘書作為教學(xué)單位的形象代言人,是任課教師和學(xué)生最熟悉的直接“領(lǐng)導(dǎo)”,在廣大師生看來,教學(xué)秘書的一言一行,在無形中代表了教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)的意見和態(tài)度;同時,教學(xué)秘書又是領(lǐng)導(dǎo)身邊最主要的“群眾”,教學(xué)秘書所反饋的信息和呈現(xiàn)的狀態(tài),在領(lǐng)導(dǎo)看來,很大程度上代表了群眾的呼聲、體現(xiàn)了民意。因此,教學(xué)秘書一定要在工作中干在實處、公道正派,力爭在各項工作中以突出的業(yè)績贏得領(lǐng)導(dǎo)認可,以真誠的態(tài)度贏得廣大師生的認同。
干在實處,首先體現(xiàn)在落實領(lǐng)導(dǎo)意圖上。秘書的工作一個很大的特點就是輔助性,因此秘書工作是否能落到實處,評價標準就是落實領(lǐng)導(dǎo)意圖是否到位。如果領(lǐng)導(dǎo)安排的工作,你忘了、沒有按時完成、質(zhì)量不高、打折扣了,這就是辦事不力、落實不到位。只有嚴格按領(lǐng)導(dǎo)批示辦事、按照規(guī)定和時間節(jié)點辦事,才有可能落實領(lǐng)導(dǎo)意圖。干在實處,還體現(xiàn)在為人真誠老實上,如果師生的反饋意見你壓著不放,領(lǐng)導(dǎo)就有可能獲得信息不夠全面,乃至影響作出決策的科學(xué)有效;如果上級文件精神和領(lǐng)導(dǎo)的批示要求你不及時傳達,就有可能影響貫徹落實,甚至造成不穩(wěn)定因素,影響發(fā)展大局。干在實處,關(guān)鍵一點是工作作風(fēng)要扎實。要把主要精神放到貫徹落實上,及時、準確、完整地做好上情下達,讓廣大師生在第一時間了解學(xué)校大局和發(fā)展愿景,加強其作為學(xué)校一員的存在感、認同感、使命感和責(zé)任感,凝聚學(xué)校改革發(fā)展的共識,形成干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍,帶領(lǐng)廣大師生扎實推進各項工作。
走在前列,并不是說教學(xué)秘書要在行進中“走”在領(lǐng)導(dǎo)前面,而是在籌備事務(wù)時,要做好領(lǐng)導(dǎo)的堅強“前哨”,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,事前做好準備;在推動工作時,要急師生之所急,做好領(lǐng)導(dǎo)穩(wěn)定“后院”,為工作順利開展提前做好謀劃。此外,教學(xué)秘書還要有優(yōu)秀的品質(zhì),理論水平要高、知識面要寬、工作能力要強、人際關(guān)系要好等等。只有這樣,才能干在實處,走在前列,做好工作。
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