論信息化背景下的檔案服務(wù)創(chuàng)新

文/內(nèi)蒙古河套灌區(qū)義長灌域管理局 楊宇

論信息化背景下的檔案服務(wù)創(chuàng)新

文/內(nèi)蒙古河套灌區(qū)義長灌域管理局 楊宇

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，水利檔案管理的信息化已經(jīng)為水利檔案管理提供了先進(jìn)的管理手段，如何在信息化環(huán)境下更好地加強(qiáng)水利檔案管理，更好地為工農(nóng)業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)，已經(jīng)成為檔案管理者要深入思考的問題。本文就此結(jié)合筆者多年水利檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，在深入分析水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了解決的措施和創(chuàng)新策略，與同行商榷。

信息化；背景下；水利檔案；服務(wù)創(chuàng)新；策略措施

一、水利檔案信息化的技術(shù)條件

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給水利檔案管理信息化發(fā)展帶來了機(jī)遇，可以告別檔案室、檔案櫥、檔案袋、文件夾等傳統(tǒng)的管理器物，入檔、保存、查詢、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行，進(jìn)而方便、快捷、安全地處理、管理和利用水利檔案資源。首先，信息技術(shù)改變了儲(chǔ)存保管方式，提高了水利檔案的保管期限，加大了檔案的安全性，同時(shí)也減少了檔案管理的資金投入。特別是減少了受潮、蟲蛀、災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，也避免了查詢、借閱時(shí)容易造成的丟失和損壞的可能。其次，水利檔案本來是信息，應(yīng)該方便用戶的查詢、復(fù)制等，這樣才能充分發(fā)揮水利檔案的信息功能。要充分利用檔案信息，就要規(guī)范檔案形式，使檔案建設(shè)進(jìn)入規(guī)范化和科學(xué)化的軌道，以利于水利檔案的開發(fā)利用，提高檔案信息共享的有效性，最大限度地發(fā)揮檔案信息的功能。第三，利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)在線檢索、聯(lián)網(wǎng)共享，極大地提升水利檔案的信息功能，更好地為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算的平臺(tái)支持下，水利檔案的信息化可以極大地拓展其服務(wù)功能和范圍，更好地為水利服務(wù)提供強(qiáng)大的技術(shù)支持，更好地發(fā)揮水利檔案的功能，也同時(shí)促進(jìn)水利檔案建設(shè)快速發(fā)展，更好地為工農(nóng)業(yè)和社會(huì)服務(wù)。水利檔案管理要實(shí)現(xiàn)以上功能，其信息化技術(shù)條件已經(jīng)滿足，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，這些已經(jīng)為普通辦公所應(yīng)用，所以，水利檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)條件已經(jīng)滿足，各有關(guān)單位完全可以建設(shè)好檔案的信息化管理，以充分發(fā)揮水利檔案在工農(nóng)業(yè)發(fā)展中的巨大作用。

二、水利檔案管理中存在的問題

誠然，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，有些水利單位與時(shí)俱進(jìn)，在水利檔案信息化這方面的工作，做得也較出色，但就全國水利部門全局來看，部分地區(qū)這方面的工作還存在不少問題。這些問題的表現(xiàn)如下：

（一）水利檔案管理的投入嚴(yán)重不足。水利檔案管理的信息化是需要投入一定的資金的，需要管理部門給予必要的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來支撐的，主管單位不能因?yàn)橘Y金緊張或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足而不對檔案管理信息化予以重視。而實(shí)際情形卻也如此。不少水利部門，在檔案管理的信息化建設(shè)上不僅資金投入少，而且領(lǐng)導(dǎo)重視也不夠，只是把檔案管理視作單位的小配角，限制場館建設(shè)，控制信息化設(shè)備投入，疏于人才引進(jìn)和培養(yǎng)，致使水利檔案信息化建設(shè)處于停止?fàn)顟B(tài)，可以說，水利檔案管理還處在傳統(tǒng)的管理狀態(tài)中，極大地限制了水利檔案的有效利用，不能更好地為工農(nóng)業(yè)產(chǎn)生提供強(qiáng)大的支持。

（二）水利檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提高。在水利系統(tǒng)，一些部門由于體制的原因，其檔案文件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的檔案就文件分散在一些部門，沒有實(shí)現(xiàn)水利主管部門的統(tǒng)一收集、整理和保存，損壞、丟失比較嚴(yán)重，其利用率不高。加之水利檔案管理還處于傳統(tǒng)管理方式中，其原始檔案未經(jīng)數(shù)字化處理，不能應(yīng)用信息化管理，不能實(shí)現(xiàn)在線查詢檢索，未與社會(huì)聯(lián)網(wǎng)，不能共享，檔案信息的效能沒有充分發(fā)揮出來。

（三）在水利檔案管理中，管理人員素質(zhì)不高，信息技術(shù)水平低，不能適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育有待進(jìn)一步加強(qiáng)；高水平的信息技術(shù)人才需要及時(shí)引進(jìn)。這些是需要長期而深入地進(jìn)行的工作。

三、水利檔案管理信息化的優(yōu)勢

筆者在多年的水利檔案管理檔案工作中，在不斷總結(jié)完善中，研究總結(jié)了信息化的一些優(yōu)勢，現(xiàn)小結(jié)如下：

（一）水利檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)信息檢索便捷化。水利檔案管理信息化后，通過管理網(wǎng)站可實(shí)現(xiàn)在線檢索與查詢，其便捷化優(yōu)勢十分突出。同時(shí)，水利檔案管理工作人員可以利用查詢等方式檢索出讀者所需的檔案信息，一方面方便讀者對水利檔案資源的提取，另一方面提高了檔案信息服務(wù)的效率。

（二）水利檔案信息化可實(shí)現(xiàn)管理模式的現(xiàn)代化和檔案查閱使用的可控化。傳統(tǒng)的檔案信息查閱方式容易出現(xiàn)失誤或丟失，水利檔案管理信息化后，檔案信息一體化、智能化，提升了檔案信息實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，也使檔案信息得到有效控制，杜絕了檔案信息的損壞或丟失流失現(xiàn)象。

（三）水利檔案信息化可以建立檔案館網(wǎng)站，開展網(wǎng)上服務(wù)，擴(kuò)大檔案的使用范圍。信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到水利部門可以建立自己的檔案網(wǎng)站，可以是內(nèi)部局域網(wǎng)，也可以與互聯(lián)網(wǎng)連接，使檔案服務(wù)與工農(nóng)業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)相連接，擴(kuò)大檔案的使用范圍，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索水利檔案信息，為用戶提供更好的服務(wù)。

四、水利檔案管理信息化背景下的服務(wù)創(chuàng)新措施

（一）改革水利檔案管理體制，統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。水利檔案管理信息化建設(shè)，要很好地服務(wù)于工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，就必須進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制，如規(guī)范技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的、科學(xué)合理的檔案服務(wù)流程，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，以更好地為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。特別是電子檔案數(shù)據(jù)庫，可以與企事業(yè)單位信息管理部門密切配合，建立電子檔案管理網(wǎng)站，為其提供有限制性或非保密電子檔案的查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高資源的利用率。更為重要的是，水利檔案信息化，為發(fā)展檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)化提供了最大可能。所以要發(fā)展水利檔案的產(chǎn)業(yè)化建設(shè)，要使其具備檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)等功能，以便開發(fā)經(jīng)濟(jì)、市場、法律等信息，為企業(yè)提供各種服務(wù)，更好地開發(fā)水利檔案資源，服務(wù)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)。

（二）加強(qiáng)培養(yǎng)信息化人才，提高檔案信息資源共享水平。水利檔案信息化環(huán)境下，管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系檔案資源共享水平。要提高檔案資源的共享水平，就必須有具有較高專業(yè)素質(zhì)與良好職業(yè)道德的信息化管理人員，這就要求水利檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，單位要經(jīng)常組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)，能熟練掌握各種計(jì)算機(jī)軟件、系統(tǒng)等應(yīng)用技能，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息收集、整理、使用等操作，形成較強(qiáng)的檔案信息化管理能力。這樣才能有效地發(fā)揮信息化檔案的便捷化特性，使檔案網(wǎng)站中的數(shù)據(jù)得以查詢，運(yùn)用電子信箱等為客戶提供查詢和資信服務(wù)，提高資源共享的水平。

（三）建立水利檔案信息的反饋機(jī)制，不斷更新檔案資源，更好為市場提供高質(zhì)量的服務(wù)。水利檔案信息走上市場發(fā)展的道路是其自身發(fā)展的必然。要適應(yīng)市場的需要，就必須建設(shè)用戶的反饋機(jī)制，通過反饋用戶的相關(guān)使用信息，通過進(jìn)行分析，分清那些是需要改進(jìn)的，那些是應(yīng)該適應(yīng)市場需要的，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn)，以達(dá)到檔案為用戶服務(wù)的目標(biāo)，使水利檔案的服務(wù)更具針對性、適用性和功效性。這種反饋可以利用網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)查，也可以用問卷的形式抽查，并使其制度化，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)的方式，提高檔案服務(wù)的水平。

[1]馬斌.淺談水利工程檔案的特點(diǎn)和建設(shè)期間的檔案管理[J].人民珠江,2009(03):65-67.

[2]蔡陽.推進(jìn)水利信息化的實(shí)踐[J].中國水利,2005,(11):46-48.

[3]李江鳳,王宏欣.淺談如何做好水利工程項(xiàng)目檔案的收集工作[J].新疆水利,2004(02):52-53.

[4]劉曉蘭.淺談水利水電工程設(shè)計(jì)電子文件的歸檔和管理問題[J].安徽電力職工大學(xué)學(xué)報(bào),2001(01):92-94.

[5]張輝,呂廓.淺談如何做好新時(shí)期水利檔案工作[J].黑河學(xué)刊.2007(01):103-104.

[6]仇勇，孫宏偉，高荔.新時(shí)期水利科技檔案管理現(xiàn)代化之我見[J].蘭臺(tái)世界,2007(09):36.

[7]賽蘭.淺談加強(qiáng)水利檔案工作[J].新疆社科論壇,2008(2):95-96.

[8]王蓓華.淺談電子檔案信息化管理[J].檔案天地,2011(1):49-50.