試論事業(yè)單位檔案管理及其信息化建設(shè)

文/廣西壯族自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 梁羨篁 楊繼

試論事業(yè)單位檔案管理及其信息化建設(shè)

文/廣西壯族自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 梁羨篁 楊繼

檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，本文分析了檔案管理工作的主要內(nèi)容、涉及人員及具體工作措施，提出了加快檔案管理信息化建設(shè)及深度分析利用檔案信息等建議，以期完善檔案管理工作、充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。事業(yè)單位檔案與單位和每位干部職工切身利益息息相關(guān)，妥善管理好檔案，對單位的穩(wěn)定和發(fā)展具有重要意義。信息化是增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，提高檔案信息利用的有效途徑，是檔案管理發(fā)展的必由之路。

一、檔案管理主要內(nèi)容

檔案管理是對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的過程，是一項(xiàng)綜合系統(tǒng)工作。

（一）檔案收集。是按照有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把散布在各部門和個(gè)人手中的資料，集中到單位檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理的過程，是檔案管理的起點(diǎn)。

（二）檔案整理。是將凌亂無序的檔案資料，進(jìn)行分類、組合、編號、排列、建立宗卷，使檔案形成有序整體的過程，是檔案管理的關(guān)鍵措施。

（三）檔案保管。是對檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)，并維護(hù)檔案的完整、安全并便于調(diào)用的過程，是檔案管理中的重要內(nèi)容。

（四）檔案鑒定。是區(qū)別與判定檔案真?zhèn)巍n案價(jià)值、保管期限，按規(guī)定處理、銷毀無保存價(jià)值的或保管期滿檔案的過程，是檔案管理中的一項(xiàng)必要環(huán)節(jié)。

（五）檔案統(tǒng)計(jì)。是通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程，是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

（六）檔案利用。是查找、轉(zhuǎn)遞、分析、利用檔案信息，滿足工作需求的過程，是檔案信息資源作用實(shí)現(xiàn)的過程，是檔案管理的核心價(jià)值。

信息化可以貫穿檔案管理的各個(gè)流程，使得各環(huán)節(jié)銜接更加緊密，管理更加高效。

二、檔案管理涉及人員

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)管。做好檔案管理工作，需要以下基本保障措施：一是要為檔案管理部門配備足夠的專業(yè)人員，并定期輪派專業(yè)人員接受培訓(xùn)，建立一支高效的檔案管理隊(duì)伍；二是要足額安排好檔案管理經(jīng)費(fèi)，保障耗材的購買、設(shè)備的購置維護(hù)需求；三是樹立檔案管理部門權(quán)威，要求全體職工遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理部門工作。這些保障措施的實(shí)現(xiàn)，均需要單位領(lǐng)導(dǎo)來統(tǒng)籌安排。

（二）主管部門要細(xì)管。檔案數(shù)量卷帙浩繁、內(nèi)容秘不可宣、涉及方方面面，檔案管理事物瑣碎繁雜、工作責(zé)任重大、成績不易彰顯，需要主管部門嚴(yán)管、善管、細(xì)管，需要檔案管理人員多動(dòng)腦、勤用手、管住嘴、平下心。

（三）全體職工要協(xié)管。檔案是單位珍貴的資料，全體職工都應(yīng)認(rèn)識到其重要性，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。檔案是一個(gè)流動(dòng)變化的過程，會(huì)隨著單位發(fā)展不斷增加而增長，需要全體職工不斷配合更新相關(guān)信息，全體職工均應(yīng)主動(dòng)按檔案管理部門要求，及時(shí)提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。

三、完善檔案管理建議

（一）完善檔案管理工作制度。依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)和上級部門規(guī)章制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂覆蓋檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)密制度并嚴(yán)格執(zhí)行。做到有制可依，遵制而行，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、安全性。

（二）加快檔案信息化建設(shè)步伐。目前不少事業(yè)單位的檔案管理還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行，在面對大量的檔案是，管理人員很難對大量的信息進(jìn)行處理，嚴(yán)重影響工作效率。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得檔案管理信息化變成可能，信息化管理勢必大幅提升檔案管理和利用的效能。但信息化也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，需要在實(shí)際工作中加以監(jiān)管。

（三）提高檔案信息分析利用。當(dāng)前不少事業(yè)單位檔案信息分析仍停留在簡單的統(tǒng)計(jì)描述階段，未能充分發(fā)揮出這些信息應(yīng)有的價(jià)值。在信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何充分發(fā)揮檔案自身價(jià)值，成為檔案管理面臨的新任務(wù)，需要深入思考、挖掘、分析、利用檔案中的信息。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。完善制度、信息化建設(shè)、深度數(shù)據(jù)分析等任務(wù)，都要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)：一是政治素質(zhì)。要鑒定政治責(zé)任感，提高政治敏銳性，強(qiáng)化政治鑒別力；二是專業(yè)素質(zhì)。要熟悉檔案管理相關(guān)法規(guī)制度和操作技能，熟練使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件，努力學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)分析和利用技能；三是職業(yè)素質(zhì)。要以求真務(wù)實(shí)、一絲不茍的態(tài)度開展工作，同時(shí)做好保密工作。

綜上，檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、主管部門主導(dǎo)、全體職工配合。只有完善制度，不斷提升工作人員素質(zhì)，才能更好地管理好檔案。今后還需不斷檔案管理信息化建設(shè)，深度分析利用檔案信息，為單位發(fā)展發(fā)揮更大作用。

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