高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

文/賀州學(xué)院校長(zhǎng)辦公室 梁驍；賀州學(xué)院監(jiān)察處 余義文

高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

文/賀州學(xué)院校長(zhǎng)辦公室 梁驍；賀州學(xué)院監(jiān)察處 余義文

本文針對(duì)當(dāng)前高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔存在的主要問(wèn)題，提出要明確其立卷歸檔范圍、要求，結(jié)合實(shí)際設(shè)計(jì)出高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程，并對(duì)各流程環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、標(biāo)準(zhǔn)和要求加以規(guī)范。

高校二級(jí)單位；聲像檔案；立卷歸檔流程

隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展及現(xiàn)代辦公設(shè)備的普遍應(yīng)用，高校二級(jí)單位在各項(xiàng)工作中形成的聲像檔案越來(lái)越多，它們直觀生動(dòng)地記載著各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。然而，由于聲像檔案在檔案管理中較容易被忽視，高校二級(jí)單位在聲像檔案立卷歸檔方面還存在一些問(wèn)題，因此探索一個(gè)適合高校二級(jí)單位實(shí)際的聲像檔案立卷歸檔流程已刻不容緩。

一、當(dāng)前高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔存在的主要問(wèn)題

（一）立卷歸檔不及時(shí)。由于部分二級(jí)單位專(兼)職攝錄人員甚至有的兼職檔案員對(duì)聲像檔案的了解和認(rèn)識(shí)不足，只有文書檔案意識(shí)，而聲像檔案意識(shí)缺乏，他們所認(rèn)為的檔案就是上級(jí)來(lái)文、紅頭文件等，因此對(duì)在學(xué)校或本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、影音錄制資料等聲像檔案則不知道也應(yīng)該收集和立卷歸檔，認(rèn)為誰(shuí)形成就歸誰(shuí)掌握，將其視為個(gè)人的勞動(dòng)成果。時(shí)過(guò)境遷之后, 對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，有些聲像資料成為無(wú)用資料，失去保存價(jià)值， 因而被個(gè)人隨便處理掉，但這些聲像檔案對(duì)本單位或?qū)W校來(lái)說(shuō)是珍貴的，卻因沒(méi)有及時(shí)立卷歸檔而造成了無(wú)法彌補(bǔ)的后果。

（二）立卷歸檔不規(guī)范。部分二級(jí)單位兼職檔案員對(duì)聲像檔案整理歸檔業(yè)務(wù)不清楚，沒(méi)有規(guī)定統(tǒng)一規(guī)范的聲像檔案立卷歸檔范圍和要求,多按個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行整理。對(duì)已形成的聲像檔案沒(méi)有輔以文字說(shuō)明或文字說(shuō)明過(guò)于簡(jiǎn)單，以致難以確認(rèn)聲像檔案的類別。于是造成有些照片與底片分離，有些錄像母帶遺失，尤其在面對(duì)積存的聲像檔案整理難度大時(shí)，聲像檔案整理歸檔毅然被放棄，最終導(dǎo)致聲像檔案的長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用受到嚴(yán)重影響。

（三）立卷歸檔不完整。高校中有些二級(jí)單位在舉行重要會(huì)議或開(kāi)展重大活動(dòng)時(shí)，檔案管理意識(shí)淡薄，從會(huì)議 (活動(dòng))籌備到結(jié)束沒(méi)有貫穿始終的檔案管理和服務(wù)工作。雖然專門安排了攝錄像人員，并獲得了大量珍貴的聲像資料,但歸檔要求缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一性，也未制定相應(yīng)的控制措施。會(huì)議 (活動(dòng))結(jié)束后，所形成的聲像檔案資料仍然各歸各處，有價(jià)值的聲像檔案丟失無(wú)法避免。有的二級(jí)單位工作人員從自身工作便利出發(fā),聲像檔案未交給兼職檔案員進(jìn)行立卷歸檔，個(gè)人私自分散保存。高校發(fā)展過(guò)程中，二級(jí)單位人員調(diào)動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)有發(fā)生，人員調(diào)動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整后，沒(méi)有辦理聲像檔案移交手續(xù)，導(dǎo)致聲像檔案或無(wú)人控制，或無(wú)形流失。最終導(dǎo)致單位聲像檔案不完整。

上述問(wèn)題充分說(shuō)明要改變高校聲像檔案歸檔率低、流失大、保護(hù)開(kāi)發(fā)利用難的狀況，必須從高校二級(jí)單位聲像檔案的立卷歸檔流程上進(jìn)行改革。

二、高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

（一）明確立卷歸檔范圍。要做好高校聲像檔案的立卷歸檔工作,必須有明確的立卷歸檔范圍，只有明確范圍，各二級(jí)單位收集和立卷歸檔才能按要求進(jìn)行。當(dāng)今高校聲像檔案立卷歸檔范圍應(yīng)從以下幾方面予以規(guī)定:1.體現(xiàn)二級(jí)單位主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作業(yè)績(jī)和成果的聲像檔案；2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人士參加二級(jí)單位重大公務(wù)活動(dòng)的聲像檔案；3.記錄本校召開(kāi)的國(guó)際、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議等各類重要會(huì)議、慶典等重活動(dòng)、重大事件的聲像檔案；4.歷屆畢業(yè)生集體合影，民主黨派、無(wú)黨派人士、海內(nèi)外校友活動(dòng)，博士、碩士論文答辯，學(xué)生重要社團(tuán)活動(dòng)，歷屆運(yùn)動(dòng)會(huì)、軍訓(xùn)等的聲像檔案；5.記錄二級(jí)單位重大事項(xiàng)的聲像檔案，包括重大事件、重大事故、異常情況和現(xiàn)象等；6.其他珍貴的聲像檔案。

（二）確定立卷歸檔要求。高校各二級(jí)單位應(yīng)集中統(tǒng)一管理自身聲像檔案，以保證聲像檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。具體要求如下：1. 聲像檔案應(yīng)為原版原件，特殊情況下也可是基于原版編輯制作的聲像制品；編輯制作的聲像制品內(nèi)容要真實(shí)，復(fù)制品與原件要一致；2.照片與底片影像應(yīng)一致，并同時(shí)歸檔。數(shù)碼照片使用JPEG、TIFF格式采集，其中JPEG格式文件不低于900k，TIFF格式文件不低于10M。3.聲像檔案保存前應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備上演示或檢測(cè)，以確保其圖像清晰、聲音清楚，保存歸檔時(shí)應(yīng)選用安全穩(wěn)定的介質(zhì)，保存的聲像檔案內(nèi)容必須完整準(zhǔn)確。4.應(yīng)由承辦活動(dòng)的二級(jí)單位編寫文字說(shuō)明，并隨聲像檔案一同立卷歸檔。若聲像檔案為單張照片，編寫說(shuō)明則以張為單元，若聲像檔案為聯(lián)系密切的一組照片，則可編寫組合說(shuō)明。若聲像檔案為錄音錄像帶、光盤，編寫說(shuō)明則以盒或盤為單元。5.聲像檔案文字說(shuō)明字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)200字，反映聲像檔案的全部信息的文字說(shuō)明要通順、簡(jiǎn)潔且具有概括性。（1）照片檔案的文字說(shuō)明包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物及其職務(wù)、事由、背景、攝影者等。如為數(shù)碼照片,其文件名應(yīng)包含照片事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物及其職務(wù)。畢業(yè)生畢業(yè)證照片應(yīng)說(shuō)明二級(jí)學(xué)院名稱、年級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)等。如為數(shù)碼照片,其文件名應(yīng)包含學(xué)院名稱、年級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)。（2）錄像檔案要標(biāo)注事件名稱、錄制二級(jí)單位、地點(diǎn)、放映時(shí)長(zhǎng)、攝制日期、密級(jí)等。如為數(shù)碼影像,其文件名應(yīng)包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物及其職務(wù)。（3）錄音檔案文字說(shuō)明應(yīng)包括講話人姓名、職務(wù)、事由，以及講話錄制時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)、密級(jí)等。如為數(shù)碼錄音,其文件名稱應(yīng)包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物及其職務(wù)。

（三）規(guī)范立卷歸檔流程。1.采集整理。學(xué)校和二級(jí)單位每次開(kāi)展活動(dòng)時(shí)，應(yīng)安排攝錄人員對(duì)活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行攝錄?；顒?dòng)結(jié)束后，在五個(gè)工作日內(nèi)，聲像檔案攝錄的執(zhí)行單位或兼職攝錄人員要對(duì)本次活動(dòng)形成的聲像資料進(jìn)行剪輯，其過(guò)程為初步篩選、鑒別和整理，在剪輯過(guò)程中應(yīng)選擇聲音和圖像清晰、完整的資料，作為一組聲像檔案反饋給活動(dòng)承辦單位的兼職檔案員。2.精選歸檔?；顒?dòng)承辦單位兼職檔案員在接到攝錄單位或攝錄人員反饋的聲像檔案后，以聲像檔案立卷歸檔范圍和要求為基本準(zhǔn)則來(lái)精選聲像檔案，精選出的聲像檔案要有代表性，能體現(xiàn)主題內(nèi)容、主要人物和場(chǎng)景特色等，轉(zhuǎn)入下一立卷歸檔流程，對(duì)不需歸檔的聲像資料加以剔除。3.編寫文字說(shuō)明。在五個(gè)工作日內(nèi)，活動(dòng)承辦單位兼職檔案員對(duì)其精選歸檔的聲像檔案逐個(gè)編寫文字說(shuō)明。主要包括:（1）事由，即事物、 活動(dòng)的情由；（2）時(shí)間，即聲像檔案所攝錄活動(dòng)開(kāi)展、事物產(chǎn)生或變化的時(shí)間及其攝錄時(shí)間；（3）地點(diǎn)，即聲像檔案所攝錄活動(dòng)或事物的具體地點(diǎn)；（4）人物，即所攝錄聲像檔案中主要人物的姓名、身份，在聲像檔案中所處位置(例如: 前排右二)；（5）背景，即影響聲像檔案主題的背景；（6）聲像檔案的攝錄單位名稱和攝錄人姓名，即攝影者。文字說(shuō)明編寫完成后，對(duì)屬于學(xué)校級(jí)別的活動(dòng)的聲像檔案返回?cái)z錄單位，由攝錄單位轉(zhuǎn)入以下各立卷歸檔流程；屬于二級(jí)單位活動(dòng)的聲像檔案則由活動(dòng)承辦單位轉(zhuǎn)入以下各立卷歸檔流程。4.分類歸檔。聲像檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是載體類別、年度、問(wèn)題(內(nèi)容、事由)和保管期限。聲像材料的形成有其自然規(guī)律，具有成套性特點(diǎn)，彼此間相互聯(lián)系，因此聲像檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，注意其特點(diǎn)，以便于保管和利用。5.歸檔組卷。一般來(lái)說(shuō)，聲像檔案的組卷方式主要按專題或事件、內(nèi)容進(jìn)行。照片檔案與照片相對(duì)應(yīng)的電子文件和光盤的組卷要一致,并注明參見(jiàn)號(hào)，即與照片檔案對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件材料所保存的檔號(hào)。建立數(shù)碼照片文件夾，以專題或事件、內(nèi)容命名，把一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片存放在一起。一些載體聲像檔案如錄音錄像帶、電影膠片、光盤(含數(shù)碼照片光盤)等，組卷時(shí)則按其相應(yīng)的載體盒(盤)進(jìn)行。6.編制檔號(hào)：按照聲像檔案分類編號(hào)方法編制,按年度—分類—卷(冊(cè)、盒、盤)—件數(shù)編制檔號(hào)。照片檔案的檔號(hào)按其形成年度的分類順序排列，其組成要素分別為分類號(hào)、保管期限、卷號(hào)(冊(cè)號(hào))、張?zhí)?；?shù)碼照片的檔號(hào)的組成要素分別為分類號(hào)、事件順序號(hào)、照片順序號(hào)，所有照片進(jìn)行編號(hào)，且其編號(hào)與文字說(shuō)明編號(hào)必須一致；其他載體聲像檔案按以下順序進(jìn)行編號(hào)，即載體類別、年度、保管實(shí)體。7.電腦著錄：以卷為單位，根據(jù)材料內(nèi)容擬定檔號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等各著錄項(xiàng)目?；诨顒?dòng)承辦單位兼職檔案員對(duì)檔案資料完成文字說(shuō)明著錄，屬于二級(jí)單位的活動(dòng)的聲像檔案由活動(dòng)承辦單位兼職檔案員將聲像資料內(nèi)容對(duì)照必著項(xiàng)逐份錄入專用的聲像檔案管理系統(tǒng)；屬于學(xué)校級(jí)別的活動(dòng)的聲像檔案由攝錄單位兼職檔案員將聲像資料內(nèi)容對(duì)照必著項(xiàng)逐份錄入專用的聲像檔案管理系統(tǒng)。8.打印目錄：聲像檔案應(yīng)分別編制涵蓋卷(冊(cè)、盒、盤)號(hào)、內(nèi)容、制作者、密級(jí)、保管期限、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目的檔案目錄。照片檔案編制目錄時(shí)應(yīng)以冊(cè)為單位，同時(shí)每?jī)?cè)也要編制目錄，即卷內(nèi)目錄；聲像載體類檔案，如錄音錄像帶、電影膠片、光盤(含數(shù)碼照片光盤) 編制目錄時(shí)則以盒(盤)為單位。按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分別打印目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)一式三份進(jìn)行打印，案卷目錄的打印需一式兩份。9.檔案裝盒：完成上述流程后，將聲像檔案按保管期限分別裝入檔案盒中暫存，并對(duì)檔案盒背脊項(xiàng)目及備考表要進(jìn)行完整填寫。10.移交檔案：各二級(jí)單位應(yīng)于次年3月底前，將上年度立卷歸檔的聲像檔案目錄、聲像檔案實(shí)體一并移交學(xué)校檔案管理部門。移交前，移交單位要填寫一式兩份移交目錄清單。移交時(shí)，根據(jù)移交目錄，交接雙方進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，移交完成后履行簽字手續(xù)。在一些重要活動(dòng)中形成的聲像材料，尤其是科研項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目、大宗儀器設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的聲像材料，應(yīng)一同隨項(xiàng)目歸檔移交。11.驗(yàn)收檔案:學(xué)校檔案管理部門專職檔案員對(duì)各二級(jí)單位移交的聲像檔案實(shí)體、聲像檔案目錄及磁盤進(jìn)行檢查驗(yàn)收，主要檢查移交的聲像檔案是否齊全，有無(wú)遺漏，頁(yè)碼、檔案章、裝訂、目錄及電腦著錄是否符合要求。12.檔案排架：學(xué)校檔案管理部門專職檔案員將接收的聲像檔案實(shí)體按其檔號(hào)、排列順序按從左到右，從上到下進(jìn)行。13.編制檢索工具：學(xué)校檔案管理部門專職檔案員撰寫聲像檔案歸檔說(shuō)明，裝訂聲像檔案目錄，并填寫目錄夾封面和目錄夾背脊項(xiàng)目。

三、規(guī)范高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程的意義

（一）明確了各流程環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，確保歸檔及時(shí)和齊全完整。明確了各單位在聲像檔案立卷歸檔流程中職責(zé)和分工，簡(jiǎn)化了操作手續(xù)，嚴(yán)格各流程環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，層層審核，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保了立卷質(zhì)量和歸檔的及時(shí)齊全完整。同時(shí)，提高了二級(jí)單位對(duì)聲像檔案立卷歸檔的意識(shí)和積極性，有利于二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔的順利施行。

（二）統(tǒng)一了二級(jí)單位的檔案管理工作，提高了工作效率。過(guò)去二級(jí)單位立卷歸檔的聲像檔案，多憑其兼職檔案員的主觀判斷而組成，所移交的聲像檔案，大多不符合檔案管理的要求，學(xué)校檔案管理部門往往又要拆開(kāi)再重新整理、裝訂。規(guī)范高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程，可使聲像檔案整理歸檔時(shí)有了一致的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔工作也能進(jìn)行統(tǒng)一，檔案工作效率由此得到提高，聲像檔案的利用效率同時(shí)也得到提高。

四、結(jié)語(yǔ)

高校二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程推進(jìn)工作，需要全校各二級(jí)單位的大力支持和配合，廣泛的宣傳教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)由高校檔案管理部門去很好地完成，此外，各高校要建立健全切合高校實(shí)際的、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，促進(jìn)二級(jí)單位聲像檔案立卷歸檔流程的順利實(shí)施，使二級(jí)單位聲像檔案立卷歸工作真正落到實(shí)處。

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賀州學(xué)院2015年科研項(xiàng)目《高校聲像檔案數(shù)字化管理研究》項(xiàng)目編號(hào)：2015ZZSK11。）