新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理分析

文/國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局信息中心 邁征

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理分析

文/國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局信息中心 邁征

對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理是其中重要的工作組成部分，是事業(yè)單位各項(xiàng)工作能夠順利地設(shè)施的基礎(chǔ)，在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，使其能夠符合現(xiàn)代管理工作的實(shí)施要求，與事業(yè)單位的工作進(jìn)展相適應(yīng)，提升檔案管理工作的效率，使得事業(yè)單位整體的工作效率也得到提升，保障職工利益，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位檔案對(duì)其發(fā)展歷程以及現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，屬于事業(yè)單位發(fā)展中的無形資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的完善對(duì)于事業(yè)單位工作的高效發(fā)展是非常有利的，新形勢(shì)下檔案管理人員應(yīng)該積極的對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改革，使其更加的規(guī)范化、科學(xué)化，與現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展要求相符合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的不斷完善，更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中存在認(rèn)識(shí)不足的問題，科學(xué)化的檔案管理是對(duì)事業(yè)單位健康發(fā)展的一種保障。由于受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，事業(yè)單位的發(fā)展重心通常都會(huì)放在社會(huì)活動(dòng)服務(wù)上，對(duì)于檔案管理工作的重要程度不足，缺乏深刻的認(rèn)識(shí)。而且，大部分的事業(yè)單位工作人員都認(rèn)為檔案管理工作的實(shí)施并不能為事業(yè)單位創(chuàng)造有用的價(jià)值，受到這種既有觀念及無意識(shí)的錯(cuò)誤理解，造成了事業(yè)單位不重視檔案管理工作的開展，相關(guān)的投入也非常少，使得檔案管理工作效率不高。

另外，檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上也存在很大的不足。檔案管理工作的系統(tǒng)化及專業(yè)化比較強(qiáng)，要求工作人員具備較優(yōu)秀的專業(yè)管理知識(shí)與能力，在管理工作中能夠有耐心，一些檔案管理人員屬于兼職，相應(yīng)的專業(yè)檔案管理知識(shí)也比較缺乏，對(duì)管理中的資料整理、保管等程序不熟練，工作中也存在很多不規(guī)范之處。

此外，檔案管理中還存在方法不科學(xué)的問題。信息時(shí)代下科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，信息的傳播及處理方式都發(fā)生了很大的改變，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用下，建立完善的檔案管理系統(tǒng)可以更好地服務(wù)于檔案管理工作。但是，事業(yè)單位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過程中，由于缺乏及時(shí)更新，再加上專業(yè)人才的缺乏，使得實(shí)際的檔案管理方式在系統(tǒng)性與科學(xué)性上都比較缺乏。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展策略

（一）完善檔案管理制度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)及宣傳。任何工作的開展都需要先有制度來作為依據(jù)與保障，檔案管理制度的建立需要按照國(guó)家、省及行業(yè)中的有關(guān)規(guī)定，體現(xiàn)制度的合法性及合理性。建立的管理規(guī)章制度需要與事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)際相符合，使得制度具備指導(dǎo)及規(guī)范作用得到充分的發(fā)揮，突出制度的科學(xué)性特點(diǎn)。制度對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)及普通職工都具有約束作用，真正地實(shí)現(xiàn)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度與檔案管理制度是否能順利的執(zhí)行有直接關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行檢査、督促。一旦發(fā)現(xiàn)問題就需要及時(shí)地提出解決策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善。在事業(yè)單位中，對(duì)檔案管理的宣傳工作做得不到位，缺乏足夠的重視，預(yù)期的管理效果很難實(shí)現(xiàn)。檔案管理的宣傳工作與事業(yè)單位工作人員的參與的積極性及重視程度有著直接的聯(lián)系，其效果對(duì)檔案管理工作順利達(dá)到預(yù)期效果能夠產(chǎn)生重大影響。

（二）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化及信息化建設(shè)。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是事業(yè)單位制度改革的內(nèi)在需求，也是社會(huì)對(duì)檔案信息需求不斷增強(qiáng)的客觀需要，檔案管理應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備及技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，延長(zhǎng)檔案使用壽命。事業(yè)單位需要針對(duì)本單位現(xiàn)有的文獻(xiàn)、資料、科研成果等信息展開系統(tǒng)、科學(xué)的整理，對(duì)檔案進(jìn)行合理補(bǔ)充與調(diào)整，使得檔案材料能夠做到有序存放，分清主次輕重。檔案管理工作需要積極的朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開發(fā)與利用。

計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理中已經(jīng)得到了比較廣泛的應(yīng)用，那些傳統(tǒng)式的檔案管理模式已經(jīng)逐漸的不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。信息時(shí)代下，能夠通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)字設(shè)備把檔案中的信息進(jìn)行整理，然后輸入到計(jì)算機(jī)之中，文字、圖片、聲像等形式的檔案也都可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式管理并存。在實(shí)際的工作中需要重視對(duì)檔案管理技術(shù)設(shè)備的更新，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的快速發(fā)展，為檔案管理的智能化及信息化的實(shí)現(xiàn)提供條件。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位中的檔案管理工作通常沿襲原有的傳統(tǒng)管理模式，工作方法與內(nèi)容度比較的單一乏味，一些檔案管理人員也存在因循守舊的思想，按照原有的規(guī)矩辦事，并不考慮當(dāng)前的檔案管理是否與社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)，新形勢(shì)下必須對(duì)這一狀況進(jìn)行改善，在轉(zhuǎn)變員工觀念的基礎(chǔ)上，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)人力、物力方面的節(jié)約，真正地體現(xiàn)出檔案管理工作所具備的保管及服務(wù)職能。

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