對(duì)地震文書檔案OA管理及應(yīng)用的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議

文/河北省地震局 楊柳

對(duì)地震文書檔案OA管理及應(yīng)用的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議

文/河北省地震局 楊柳

自動(dòng)化辦公已經(jīng)成為當(dāng)前極為流行且效率的一種辦公方式，基于OA系統(tǒng)的自動(dòng)化、安全性等特性的高效利用，對(duì)地震文書檔案的保存及管理有指向性作用。對(duì)地震文書檔案OA系統(tǒng)在管理中的應(yīng)用作用進(jìn)行闡述，在以此為理論依據(jù)的前提下，提出OA系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中存在管理方向不明確、專業(yè)性能相對(duì)降低等一系列問題。最后，根據(jù)地震文書檔案的管理過程及方式等方面，提出加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)人才及保證系統(tǒng)信息必須準(zhǔn)確等一系列措施，旨在強(qiáng)化地震文書檔案的有效保存。

地震文書檔案；OA系統(tǒng)；管理

地震文書檔案的存儲(chǔ)及管理，其整理、收集的作用是為后續(xù)的地震災(zāi)害提供急救方向。例如，汶川地震的發(fā)生，在接受沉痛事實(shí)的同時(shí)，地震文書檔案的建立，可以為后續(xù)的地震發(fā)生提供參考意見，也是國民經(jīng)濟(jì)歷史沉痛事件的有效證明。隨著科技的高效發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，自動(dòng)化OA系統(tǒng)逐漸成為地震文書檔案管理工作的主要輔助工具，但是在技術(shù)應(yīng)用的過程中，在人員專業(yè)技能及管理方向等方面仍然存在問題，研究及分析地震文書檔案OA管理及應(yīng)用，對(duì)地震文書檔案工作的優(yōu)化及管理工作的效率提升有指向性作用。

一、OA系統(tǒng)在地震文書檔案管理中的積極作用

首先，自動(dòng)化OA系統(tǒng)的有效應(yīng)用，其無紙化特點(diǎn)可以簡(jiǎn)化地震文書檔案的存儲(chǔ)方式，例如，電子文檔儲(chǔ)存是以網(wǎng)絡(luò)虛擬空間為基點(diǎn)，對(duì)地震文書檔案及管理過程有簡(jiǎn)化作用。其次，自動(dòng)化OA系統(tǒng)具有快速傳播的特性，在進(jìn)行文書檔案調(diào)取的過程中，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及電子技術(shù)的高效率傳遞特性，實(shí)現(xiàn)歷史信息的跨地域傳遞。最后，自動(dòng)化OA系統(tǒng)對(duì)地震文書檔案的管理工作效率提高有推動(dòng)作用，傳統(tǒng)紙化管理，會(huì)受到外界空氣、潮濕等因素的影響，無法保證文件的質(zhì)量，雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也存在黑客供給的可能，但是相比傳統(tǒng)紙化文檔管理，其安全性及管理工作效率等方面相對(duì)穩(wěn)定。

二、地震文書檔案OA系統(tǒng)在應(yīng)用過程中存在的問題

（一）管理方向不明確。在應(yīng)用OA系統(tǒng)的過程中，由于電子信息化文檔的變化影響，導(dǎo)致地震文書檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息與實(shí)際信息之間存在差異。例如，在對(duì)汶川地震的傷亡人數(shù)、失蹤人數(shù)、救災(zāi)物資等方面進(jìn)行整理歸檔的過程中，因技術(shù)本身的安全性及字體、字號(hào)的設(shè)置等原因，部分?jǐn)?shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)差異記錄的情況，進(jìn)而影響地震文書檔案的準(zhǔn)確性。最后，管理方向在明確的過程中，由于管理人員本身的管理能力及電子文檔的原件抄錄過程存在“失真”現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致地震文書檔案的保密性相對(duì)缺失。

（二）專業(yè)技能仍然需要全面提升。部分工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙化地震文書檔案管理工作，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、OA系統(tǒng)的應(yīng)用等方面仍然無法全面掌握技能要領(lǐng)，進(jìn)而影響地震文書檔案的全面性。例如，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算過程中，OA系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的加減、占比等方面可以進(jìn)行自動(dòng)核算，但是，部分工作人員并不能完全掌握此項(xiàng)專業(yè)技能，進(jìn)而無法發(fā)揮OA系統(tǒng)的高效率工作。最后，專業(yè)技能的降低以及管理人員本身的綜合素質(zhì)，是OA系統(tǒng)在應(yīng)用過程中的主要問題之一，部分文檔的缺失及失真，大部分原因都是因?yàn)楣芾砣藛T本身的專業(yè)技能較弱，而且，對(duì)功地震文書檔案的管理工作缺乏責(zé)任感，進(jìn)而影響OA系統(tǒng)的有效應(yīng)用。

三、優(yōu)化地震文書檔案OA系統(tǒng)管理及應(yīng)用的可行性對(duì)策

（一）明確管理方向。在明確地震文書檔案的OA系統(tǒng)應(yīng)用方向過程中，首先應(yīng)該建立“三位一體”的運(yùn)行模式，針對(duì)自動(dòng)化OA系統(tǒng)的高效應(yīng)用，建立針對(duì)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的管理制度，以此明確管理工作的方向。其次，“三位一體”的管理模式建立，需要技術(shù)保障部門、管理部門及行政部門進(jìn)行綜合管理，以此強(qiáng)調(diào)地震文書檔案管理的很總要性。再次，對(duì)地震文書檔案形成針對(duì)性的管理工作體系，對(duì)文檔信息的收集、整理、總結(jié)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性管理，以此保證每一工作環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性及高效率。最后，管理方向的明確需要管理人員及部門共同開展，OA系統(tǒng)的全面應(yīng)用是具體的方式，而相應(yīng)的配套制度及管理制度落實(shí)，是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的有效途徑。

（二）以培訓(xùn)提高管理人員的綜合能力。首先，以培訓(xùn)的方式提高相關(guān)管理人員的專業(yè)技能掌握能力，以此優(yōu)化OA系統(tǒng)在地震文書檔案管理中的有效應(yīng)用，例如，培訓(xùn)活動(dòng)以O(shè)A系統(tǒng)的工作原理、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用、實(shí)際操作方法等方面為核心，以此提高管理人員都額專業(yè)技能掌握能力。其次，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該注意培養(yǎng)管理人員都額責(zé)任感及使命感，地震文書檔案的建立及管理，其主要的目的就是對(duì)自然災(zāi)害進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以此為地質(zhì)學(xué)、自然科學(xué)等方面的研究工作提供數(shù)據(jù)支撐，所以，培訓(xùn)的方式及內(nèi)容應(yīng)該注意管理人員的責(zé)任感提升。最后，管理人員的綜合能力可以通過培訓(xùn)的方式進(jìn)行優(yōu)化及提高，但是，這并不能完全保證管理人員的工作質(zhì)量及效率提高，所以，應(yīng)該建立針對(duì)工作效率及質(zhì)量的績(jī)效考核制度，以此提高地震文書檔案袋的準(zhǔn)確性及安全性。

四、結(jié)語

檔案是歷史的真實(shí)記錄,是不可再生的社會(huì)資源。作為歷史檔案永久保管的基地和中心,確保檔案安全是檔案館的重要任務(wù)和基本職責(zé)。所以，地震文書檔案的有效管理對(duì)學(xué)術(shù)研究及抗自然災(zāi)害的措施構(gòu)建等方面有指向性作用?；谧詣?dòng)化OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性及準(zhǔn)確性等方面都可以通過管理人員專業(yè)技能、綜合素質(zhì)等方面的提高而得到優(yōu)化，進(jìn)而提出針對(duì)管理人員本身及管理制度建立的一系列措施，提出建議的目的就是通過OA系統(tǒng)的高效率應(yīng)用提高地震文書檔案規(guī)范化管理工作的效率及質(zhì)量。

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