高校學(xué)籍檔案管理與利用探析

文/晉中師范高等?？茖W(xué)校 楊婷婷

高校學(xué)籍檔案管理與利用探析

文/晉中師范高等專科學(xué)校 楊婷婷

高校學(xué)籍檔案管理與利用復(fù)雜性強(qiáng)，專業(yè)要求高。如何認(rèn)識學(xué)籍檔案，創(chuàng)新學(xué)籍檔案的管理工作，有效利用學(xué)籍檔案，不斷挖掘生存空間，發(fā)揮高校學(xué)籍檔案在學(xué)校和社會中的最大作用成為當(dāng)前我們應(yīng)該思考的問題。筆者就高校學(xué)籍檔案的管理與利用進(jìn)行淺析。

學(xué)籍檔案；管理；利用

高校的學(xué)籍檔案記錄著每一位學(xué)生在校學(xué)習(xí)和生活的基本情況和信息，是學(xué)校教學(xué)活動的真實(shí)再現(xiàn)，能夠客觀地反映出學(xué)生在校期間的道德素質(zhì)、人文素養(yǎng)以及專業(yè)素質(zhì)等方面的原始情況。學(xué)生的學(xué)籍檔案由學(xué)校統(tǒng)一管理，標(biāo)志著學(xué)生得到學(xué)校和社會的認(rèn)可，作為一名合格的學(xué)生所應(yīng)獲得的憑證。學(xué)籍檔案能夠展現(xiàn)出學(xué)生所在學(xué)校的文化底蘊(yùn)和教育教學(xué)水平，對于學(xué)生個人、學(xué)校以及招聘單位都有著重要的參考價值。

一、高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)及管理要求

（一）檔案材料來源的分散性和私密性。高校的學(xué)籍檔案材料是對學(xué)生各種動態(tài)過程的記錄，材料來源廣，涉及范圍廣，是對不同部門和活動的收集和整理，為學(xué)籍檔案材料的收集帶來了一定的麻煩。而學(xué)籍檔案中的某些內(nèi)容是具有一定私密性的，具有明確的適用范圍和界限，不可以隨意擴(kuò)散和公示。這就要求在學(xué)籍檔案的管理與利用中應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理的規(guī)定與準(zhǔn)則，保護(hù)學(xué)籍檔案的隱私性。

（二）檔案材料內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。學(xué)籍材料是對學(xué)生在各個部門以及活動中表現(xiàn)的歷史記錄，有其特殊的原始性。檔案材料中的某些學(xué)生信息，如學(xué)生出生日期、學(xué)期成績、獎罰情況等必須根據(jù)原始數(shù)據(jù)，真實(shí)地記錄，關(guān)系到學(xué)生未來發(fā)展和用人單位的參考，也能夠?yàn)楦咝５母母锖桶l(fā)展提供真實(shí)資料。

（三）檔案材料形式的多樣性和特殊性。學(xué)生在校內(nèi)所參加的各部門、各種活動的形式和過程是多種多樣，所以檔案記錄的形式和類型也不盡相同，需要檔案管理者細(xì)心分類和歸納。另外學(xué)籍檔案材料的記錄方式有正式的文件和普通文字記錄，沒有固定的紙張規(guī)格規(guī)定，這也是學(xué)籍檔案區(qū)別于其他檔案的特殊性。

（四）檔案材料時間的跨越性和完整性。學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一時間段內(nèi)的所有教育活動情況，一般以學(xué)期或?qū)W年為周期，形成了時間上的跨越性。但學(xué)生的學(xué)籍檔案在時間上的跨越并不能影響它在不同階段的連續(xù)性，學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該是一套完整的檔案記錄。這就要求高校學(xué)籍檔案管理要立足于高校的特殊性，在管理過程中要保證學(xué)籍檔案管理的連續(xù)性和完整性。

（五）檔案材料立卷的重復(fù)性和交叉性。高校學(xué)籍檔案在收集、整理、歸納、記錄等過程中難免與其他相關(guān)檔案產(chǎn)生重復(fù)和交叉，這需要在檔案管理過程中根據(jù)情況準(zhǔn)備同樣檔案材料的份數(shù)，在保證材料原始性和真實(shí)性的同時解決檔案需求重復(fù)性和交叉性的問題，以保證了各項(xiàng)檔案管理的完整性。

二、高校學(xué)籍檔案的具體管理措施

（一）嚴(yán)格規(guī)章制度 完善檔案管理體系。遵循學(xué)籍檔案形成規(guī)律，制定完善高校學(xué)籍檔案獨(dú)特的貫穿檔案管理每一環(huán)節(jié)的規(guī)章制度；加強(qiáng)宣傳，提高檔案使利用；建立檔案檢查與監(jiān)督制度，減少管理紕漏；還要利用規(guī)章制度約束檔案管理者，使檔案管理工作做到有法可依，保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量和數(shù)量。用制度積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)強(qiáng)化檔案管理工作。檔案管理工作者必須積極參與政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會主義制度，始終同黨中央保持思想上的高度一致，貫徹執(zhí)行黨組織的要求和大局需要，積極主動地開展檔案工作。樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，堅(jiān)持一絲不茍的工作作風(fēng)。積極參加職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等，不斷更新自身的專業(yè)知識和技能,鍛煉信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度,提高信息專業(yè)化程度,以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

（三）全員參與，豐富檔案內(nèi)容。高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，讓全體教職工理解學(xué)籍檔案管理的重要性,促進(jìn)教職工的檔案意識提高，全力支持學(xué)校的檔案工作,為檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。學(xué)校各部門應(yīng)積極配合工作,保證檔案工作的順利開展。檔案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

（四）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，也是保證檔案管理質(zhì)量的有效手段。各高校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理設(shè)置專門的檔案管理場所，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，為學(xué)籍檔案管理設(shè)置一個專門的保護(hù)系統(tǒng)，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

三、高校學(xué)籍檔案的利用

高校學(xué)籍檔案當(dāng)前的用途主要有：學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、補(bǔ)辦學(xué)位證明書和畢業(yè)證明書、出國留學(xué)和移民、考研等。在此基礎(chǔ)上我們應(yīng)該拓展學(xué)籍檔案的利用空間。

（一）發(fā)揮學(xué)籍檔案在教育教學(xué)中的作用。加強(qiáng)對教師教學(xué)和學(xué)生的管理，促進(jìn)學(xué)生思想道德素質(zhì)提高，并為學(xué)校各部門開展工作提供依據(jù)。

（二）強(qiáng)化學(xué)籍檔案對于學(xué)生就業(yè)的作用。充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的教育憑證作用，利用學(xué)籍檔案中的真實(shí)記錄，為用人單位提供原始記錄。高?？梢越W(xué)籍檔案信息庫，以便學(xué)生隨時查閱，提高利用速度。

（三）主動為人力資源開發(fā)和用人單位服務(wù)。當(dāng)前的學(xué)籍檔案利用處于被動地位，我們應(yīng)該讓學(xué)籍檔案利用走出去，主動為社會人力資源開發(fā)和用人單位提供資料，提高檔案利用效率。

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