檔案庫(kù)房管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/寶鈦集團(tuán)股份有限公司檔案室 王曉芬

檔案庫(kù)房管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/寶鈦集團(tuán)股份有限公司檔案室 王曉芬

本文著重闡述了企業(yè)檔案庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題，并給出相應(yīng)的完善措施，以促進(jìn)企業(yè)檔案庫(kù)房管理改革的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的發(fā)揮。

檔案庫(kù)房；管理問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

檔案庫(kù)房是企業(yè)重要的組成部分，保存著與企業(yè)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的檔案文件，并確保檔案信息的安全性，其重要性不言而喻。近些年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科技水平的提高，檔案庫(kù)房管理?xiàng)l件及技術(shù)不斷提高，取得了一定的成績(jī)。但實(shí)際中依然存在一些問(wèn)題影響檔案庫(kù)房管理工作的效率，本文中重點(diǎn)闡述這些問(wèn)題的成因及應(yīng)對(duì)措施，提高檔案庫(kù)房管理水平。

一、檔案庫(kù)房管理現(xiàn)狀分析

目前檔案庫(kù)房管理工作并不是很理想，其中存在著諸多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在不但影響檔案庫(kù)房管理工作的順利進(jìn)行，還會(huì)影響企業(yè)發(fā)展壯大。

（一）不重視檔案的管理工作。目前檔案庫(kù)房管理工作中普遍存在的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題就是對(duì)其重視度不高，這在實(shí)際中主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案庫(kù)房管理人員對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)度不高，簡(jiǎn)單地認(rèn)為庫(kù)房檔案庫(kù)房管理就是對(duì)檔案進(jìn)行裝訂保管等事務(wù)性工作，只要不出現(xiàn)檔案丟失、泄密、錯(cuò)亂等情況，可以將相關(guān)資料提供給檔案使用者就可以了，工作本身沒(méi)有什么大的價(jià)值，因此工作中存在輕視心理，工作積極性不高；另一方面，檔案庫(kù)房管理工作人員及相關(guān)設(shè)備存在問(wèn)題，部分工作人員專業(yè)水準(zhǔn)較低，加上相關(guān)設(shè)備不是很完善，影響檔案信息化建設(shè)的展開(kāi)，最終影響檔案庫(kù)房管理工作的效率，對(duì)檔案功能發(fā)揮產(chǎn)生一定的掣肘。

（二）檔案庫(kù)房管理制度不是很完善。檔案庫(kù)房管理工作順利展開(kāi)的前提就是有配套的制度規(guī)范，但是結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，部分檔案庫(kù)房管理制度并不是很完善，在實(shí)際中制度并沒(méi)有落實(shí)下去，造成實(shí)際中出現(xiàn)一人多職的情況；部分單位只有檔案查閱制度，并沒(méi)有制定相應(yīng)的管理規(guī)范；還有部分單位缺乏完善的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，影響檔案庫(kù)房管理工作的實(shí)施效果。

（三）檔案庫(kù)房管理信息化程度不高。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)信息化技術(shù)水平的提高，檔案庫(kù)房管理工作中正在不斷推廣及深化信息化技術(shù)水平，進(jìn)而影響到檔案庫(kù)房管理效率。但結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，目前很多檔案庫(kù)房管理工作信息化水平不是很高，電腦很多時(shí)候僅僅用于打印檔案目錄，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理電子化，也沒(méi)有網(wǎng)上查詢及檢索功能。這種情況造成人力資源的浪費(fèi)，加大人為錯(cuò)誤出現(xiàn)的概率，影響檔案庫(kù)房管理的工作效率。

二、檔案庫(kù)房管理工作的強(qiáng)化措施

通過(guò)上文分析可以發(fā)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理工作的重要性，因此有必要采取措施做好檔案庫(kù)房管理工作，這也是目前亟須解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題之一。這里筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)分析提高檔案庫(kù)房管理的措施。

（一）提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)水平。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)檔案庫(kù)房管理模式的改革，原有的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的要求。作為檔案庫(kù)房管理部門的直屬及分管領(lǐng)導(dǎo)，也要根據(jù)形勢(shì)及具體要求更新檔案庫(kù)房管理知識(shí)，確保自己掌握最先進(jìn)的檔案庫(kù)房管理理念，保證檔案庫(kù)房管理工作的順利進(jìn)行。結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，可以對(duì)主管及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)法律、法規(guī)的培訓(xùn)教育及新時(shí)期政策、檔案知識(shí)、內(nèi)控制度等進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案庫(kù)房管理專業(yè)水平，促進(jìn)管理效率的提高。

（二）強(qiáng)化相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)。檔案庫(kù)房管理工作對(duì)相關(guān)人員有著較高的技術(shù)要求，所以應(yīng)該不斷引入高技術(shù)人才，同時(shí)提高薪酬待遇；強(qiáng)化內(nèi)部人員的培訓(xùn)教育工作，提高檔案庫(kù)房管理人員的專業(yè)水平。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)管理模式的改革，原有的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的要求。其次，要通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方法不斷地引進(jìn)復(fù)合型的人才，優(yōu)化檔案庫(kù)房管理的人才隊(duì)伍；此外，要善于向其他先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)和借鑒，取其精華去其糟粕，完善既有的檔案庫(kù)房管理體系。

（三）做好檔案庫(kù)房管理的信息化建設(shè)。加大信息技術(shù)的投入和使用的力度對(duì)于檔案庫(kù)房管理工作效率的提高和質(zhì)量的提高都有著一定的促進(jìn)作用，所以一方面要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，例如DA、ERP、檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)等；另一方面，要做好設(shè)備的維護(hù)和系統(tǒng)的更新工作；此外，要加大對(duì)檔案庫(kù)房管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)力度，使其能夠熟練地操作和掌握計(jì)算機(jī)技能，對(duì)于小的故障能夠自行排除。

（四）提高檔案庫(kù)房管理重視程度。想要提高檔案庫(kù)房管理工作的效率，就需要提高對(duì)其重視程度。實(shí)際中可以通過(guò)宣傳檔案庫(kù)房管理工作的價(jià)值及重要性，提高相關(guān)工作人員內(nèi)心對(duì)檔案庫(kù)房管理工作的重視程度及支持力度；要適當(dāng)增加檔案庫(kù)房管理的資金強(qiáng)度，確保檔案庫(kù)房管理工作中可以適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)裝備，提高方案管理工作效率；除此之外，還需要做好制度及獎(jiǎng)懲機(jī)制的建設(shè)，讓檔案庫(kù)房管理工作可以有法可依，提高工作人員工作熱情及積極性，最終穩(wěn)步提高管理工作的績(jī)效。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入以及經(jīng)濟(jì)水平的提升，檔案庫(kù)房管理具有新的發(fā)展特點(diǎn)。但在任何情況下做好檔案庫(kù)房的管理都是很有必要的。為確保復(fù)雜環(huán)境中發(fā)揮檔案庫(kù)房管理的作用，就需要及時(shí)調(diào)整管理策略。

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