文/即墨市自來(lái)水公司 張莉

對(duì)新形勢(shì)下自來(lái)水公司檔案管理的信息化分析

文/即墨市自來(lái)水公司 張莉

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分。信息化時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)檔案管理工作的信息化越加重視。自來(lái)水公司在檔案管理的過(guò)程中同樣需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，逐步提升檔案管理水平，從而推動(dòng)自來(lái)水公司的快速發(fā)展。以下就主要針對(duì)自來(lái)水公司檔案管理的信息化進(jìn)行了分析和研究。

自來(lái)水公司；檔案管理；信息化

自來(lái)水公司涉及的工作內(nèi)容較為廣泛，且與人們的日常生活息息相關(guān)。自來(lái)水公司的檔案管理工作，不僅會(huì)直接影響到公司員工的正常工作，同時(shí)還關(guān)系到人民大眾的日常生活。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，是推動(dòng)自來(lái)水公司快速發(fā)展的必要舉措。

一、自來(lái)水公司檔案信息化管理的重要性分析

隨著自來(lái)水公司的快速發(fā)展，涉及的業(yè)務(wù)種類(lèi)也逐漸增加。自來(lái)水公司的檔案管理內(nèi)容不再局限于人們使用自來(lái)水的情況，同時(shí)還包括施工圖紙、地下管網(wǎng)資料等，這些資料都需要進(jìn)行妥善保存，是后期評(píng)定工程質(zhì)量的重要參考依據(jù)。完善自來(lái)水公司的檔案管理工作程序，提高檔案管理工作的管理水平，是現(xiàn)代自來(lái)水公司需要集中處理的一大問(wèn)題。但是在自來(lái)水公司的檔案管理工作中，有一點(diǎn)不容忽視，自來(lái)水公司的服務(wù)對(duì)象是千千萬(wàn)萬(wàn)的人民大眾，涉及的資料內(nèi)容必然是十分廣泛的，如果沒(méi)有一套系統(tǒng)的管理體系，必然會(huì)造成管理的混亂。信息化時(shí)代的到來(lái)為檔案管理工作提供了條件，也為檔案管理工作的信息化奠定了基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必將推動(dòng)自來(lái)水公司的快速發(fā)展，提升其服務(wù)水平和服務(wù)效率，更好地為大眾服務(wù)。

二、自來(lái)水公司檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

自來(lái)水公司在檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題一直沒(méi)有得到妥善解決，問(wèn)題的存在阻礙了自來(lái)水公司的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）檔案資料信息不全面。早期的檔案管理工作主要依賴(lài)于人工，信息獲取的不及時(shí)、不全面，在檔案管理工作中管理的內(nèi)容也不全面。自來(lái)水公司本身的要求比較嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)管理的內(nèi)容要求嚴(yán)格，注重對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性的審核。早期檔案管理中由于一些規(guī)章制度不完善，對(duì)一些反應(yīng)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)采取解決措施，導(dǎo)致問(wèn)題越來(lái)越嚴(yán)重。甚至有些部門(mén)完全不重視檔案資料的搜集和整理工作，為了方便本部門(mén)的工作，在檔案記錄填寫(xiě)方面盡可能的簡(jiǎn)單，不利于后期檔案資料的核查，如此一來(lái)，容易造成原始檔案數(shù)據(jù)的丟失，造成資料的不完整。

（二）檔案管理工作的規(guī)范性不足。檔案管理工作需要有既定的原則進(jìn)行約束，工作人員在管理中可以依據(jù)這個(gè)規(guī)范來(lái)開(kāi)展。但是就現(xiàn)階段反映的情況來(lái)看，管理規(guī)范還不全面。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制定檔案管理工作規(guī)范的意識(shí)缺乏，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)此沒(méi)有加以重視，后期在管理中導(dǎo)致問(wèn)題頻出。

（三）檔案管理的信息化水平較低。二十一世紀(jì)是信息化的時(shí)代，人們的日常生活也都逐步進(jìn)入到了信息化的時(shí)代。但是在檔案管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須從多各不同方面加以管理。很多自來(lái)水公司的檔案管理中心依舊使用紙質(zhì)檔案和手工管理的方式，在檔案搜集、建檔、存檔、保管、統(tǒng)計(jì)過(guò)程中難免出現(xiàn)人為的失誤。這也都是很難避免的。一些重要的設(shè)計(jì)圖紙、票據(jù)由于保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有進(jìn)行妥善的處理，導(dǎo)致這些資料出現(xiàn)老化甚至遺失的現(xiàn)象，由于早期并可以進(jìn)行備份處理，一旦這些資料丟失，必然會(huì)造成資料的不完整。

三、實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下自來(lái)水公司檔案管理信息化的措施分析

自來(lái)水公司的檔案管理，在信息化時(shí)代的推動(dòng)下，信息化管理檔案已經(jīng)成為適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的必然需求。但是在實(shí)現(xiàn)信息化管理的路程中，還有很多需要改進(jìn)和完善的地方。

（一）工程檔案管理模塊。自來(lái)水公司涉及很多工程建設(shè)項(xiàng)目，包括這些項(xiàng)目在建設(shè)期間所有的資料都是需要作為檔案保存的重要內(nèi)容。工程檔案管理模塊是一個(gè)不容忽視的部分，紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中很容易忽視一些細(xì)小的部分。因而在推進(jìn)信息化管理的進(jìn)程中，需要借用信息化的平臺(tái)，按照功能的具體分類(lèi)，對(duì)這些不同類(lèi)別的項(xiàng)目具體劃分，便于多不同類(lèi)別數(shù)據(jù)的收集、整理、編目、打印、移交、借閱等等，逐步完善整個(gè)檔案保存的流程，也便于后期資料的查閱。信息化管理是必然，簡(jiǎn)化信息化流程，是推動(dòng)檔案管理信息化的不竭動(dòng)力。

（二）客戶(hù)檔案管理模塊。自來(lái)水公司的服務(wù)對(duì)象是大眾百姓，直接關(guān)系到人們的切身利益。自來(lái)水公司檔案管理的過(guò)程中，需要將客戶(hù)檔案管理模塊獨(dú)立出來(lái)?？蛻?hù)模塊是不容忽視的，也是必須進(jìn)行改進(jìn)的。為了更好地滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，可以在檔案管理的過(guò)程中，可以增加相應(yīng)的業(yè)務(wù)咨詢(xún)、信息查詢(xún)、業(yè)務(wù)申報(bào)處理、業(yè)務(wù)投訴處理、用戶(hù)服務(wù)熱線等等模塊，切身為廣大人民的生活提供便利。針對(duì)辦理業(yè)務(wù)的所有用戶(hù)，建立對(duì)應(yīng)的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)這些數(shù)據(jù)對(duì)用戶(hù)進(jìn)行管理，及時(shí)了解客戶(hù)的具體需求，便于自來(lái)水公司的后期策劃。

（三）經(jīng)營(yíng)管理模塊。經(jīng)營(yíng)管理模塊主要是為方便人們的日常使用，包括抄電表、收費(fèi)、與銀行間代收水費(fèi)數(shù)據(jù)之間的事項(xiàng)，這些都是需要保存在經(jīng)營(yíng)管理模塊中。人們對(duì)于這方面有任何的問(wèn)題，也都可以進(jìn)行查證。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)自來(lái)水公司檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然。只有不斷完善檔案管理的功能，切實(shí)為百姓生活提供便利，才能更好地推進(jìn)自來(lái)水公司檔案管理信息化的進(jìn)程。

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