基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略

文/防災(zāi)科技學(xué)院檔案館 王翀

基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略

文/防災(zāi)科技學(xué)院檔案館 王翀

隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的不斷進步，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)成為一種發(fā)展的必然趨勢，在高校檔案管理中也需要網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)作支撐，并為建立高校檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)揮重要的作用。在高校檔案的管理中，實現(xiàn)信息化的管理依賴于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳送和交流，從而實現(xiàn)高校檔案管理的效率化。通過分析信息環(huán)境下高校檔案建設(shè)的重要作用和意義，探討實現(xiàn)高校檔案管理信息化的方法和策略。

信息化；高校；檔案管理；策略

高校的檔案管理在國家的教育發(fā)展中占據(jù)著重要的作用和意義，是國家檔案管理不可缺少的一個重要的組成部分。在信息化的環(huán)境下，高校的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，為實現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化提供了有利的條件和技術(shù)支撐。高校檔案管理的信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是高校自身發(fā)展的內(nèi)在動力。在信息化的背景下實現(xiàn)高校檔案管理的高效化是當(dāng)前高校發(fā)展的基本道路，也是推進我國教育事業(yè)的必經(jīng)之路。

一、消息化環(huán)境下高校檔案管理的作用的意義

實現(xiàn)高校檔案的信息化管理不僅是教育發(fā)展的必然要求，更是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然要求。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，教育體制的不斷改革，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化環(huán)境下的發(fā)展模式，因此需要改革高校檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的高效化。

（一）高校檔案的信息化管理有利于檔案的保存、使用和開發(fā)。在信息化技術(shù)應(yīng)用之前，高校的檔案管理普遍采用傳統(tǒng)的人工管理的模式，在檔案的檢索上效率低下，具有普遍的局限性。往往在翻閱檔案或者查閱重要的信息時耗費大量的時間和人力。在查閱的過程中如果沒有進行及時的整理會容易造成數(shù)據(jù)的丟失，會給檔案管理帶來很大麻煩。因此必須要改革高校的檔案管理，實現(xiàn)信息化管理，進行有效的數(shù)據(jù)傳輸和信息的共享，并進行有效的數(shù)據(jù)檢索，提高工作的效率。與傳統(tǒng)的人力管理相比具有明顯的優(yōu)勢，節(jié)省了時間和人力，且操作簡單快捷。高校檔案的信息化管理可以有效地推進科研工作，將管理后的時間更多地投入到科研工作當(dāng)中，為學(xué)校的發(fā)展贏得了更加廣闊的空間和范圍。信息化檔案的建立可以為高校的教師和學(xué)生提供更加便捷的方式的和服務(wù)。在高校檔案信息化的建設(shè)過程中要注重給使用者提供不同的價值。另外檔案的信息化建設(shè)要根據(jù)時代和教育的發(fā)展需要，不斷地進行更新，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為高校的教師和學(xué)生提供便捷和實際的服務(wù)。高校檔案的信息化管理可以實現(xiàn)對檔案資源的不斷開發(fā)和挖掘，進行工作的創(chuàng)新和研究，從而為高校的發(fā)展提供便捷的服務(wù)。

（二）高校檔案信息化是高校改革的必由之路。高校檔案管理是在信息化的基礎(chǔ)上對學(xué)校具有價值的科研資料以及人事檔案、學(xué)生檔案利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行儲存，有利于數(shù)據(jù)的檢索和查閱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都利用信息技術(shù)進行信息的儲存，為提高工作效率作出了重要的貢獻。因此實現(xiàn)高校檔案的信息化管理是高校改革的必經(jīng)之路，也是教育跟隨時代發(fā)展的一種必然趨勢。檔案的建立是要發(fā)揮其最大的價值和意義。高校實現(xiàn)檔案的信息化管理不但可以提高效率，還能夠彰顯檔案的價值和意義。在信息化的時代背景下，高校檔案的建設(shè)推出數(shù)字化概念，并在數(shù)字化理念的指導(dǎo)下實現(xiàn)高校檔案的信息化管理。高校檔案的信息化管理首先需要一定的信息化技術(shù)平臺，為規(guī)范檔案信息化管理提供基礎(chǔ)。其次要聚集高校各種信息資源并進行篩選。因此高校檔案的管理在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案管理的最大價值和作用。

（三）高校檔案信息化加強了與社會信息的交流與融合。隨著信息時代的到來，文化信息和科技信息實現(xiàn)了不斷的更新。高校作為文化和教育的基地，需要先進的科學(xué)技術(shù)文化信息作為教育發(fā)展的基礎(chǔ)，因此實現(xiàn)高校檔案管理的信息化可以有效地加強與社會之間的文化信息和科技信息的交流和溝通，實現(xiàn)高校與社會接軌，為社會培養(yǎng)更多的人才。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理理念滯后。雖然當(dāng)前高校檔案管理信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢，但在實際的檔案管理中還受到傳統(tǒng)管理理念的影響，在檔案的收藏和整理中，受到輕使用重收藏的影響，阻礙著高校檔案管理的進步發(fā)展。社會經(jīng)濟的發(fā)展帶動了信息化的發(fā)展步伐，因此實現(xiàn)高校檔案管理的信息化是實現(xiàn)社會和經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)。面對當(dāng)前經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，高校的檔案管理要及時地更新管理理念，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為高校教育的發(fā)展作出重要的貢獻。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，建設(shè)費用不足。雖然高校檔案管理人員對于檔案的信息化建設(shè)十分的重視，但在信息化體系以及平臺的建設(shè)上存在著嚴重的資金不足，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施十分陳舊和落后，嚴重阻礙著的檔案管理的信息化進程。高校在信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上存在著嚴重的問題和資金不足，因此高校要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)就必須加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，不斷地提高基礎(chǔ)設(shè)施的信息化技術(shù)程度。

（三）從事檔案管理的人員素質(zhì)不高。目前在高校的檔案管理人員當(dāng)中缺乏專業(yè)檔案管理人才，許多管理人員沒有經(jīng)過檔案管理的培訓(xùn)和檔案管理方面的學(xué)習(xí)。還有些高校在檔案管理人事制度方面沒有明確的規(guī)定，從而導(dǎo)致管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識。因此在高校檔案的信息化管理過程中必須提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，加強專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，不斷地提高人員的業(yè)務(wù)能力。

（四）檔案信息管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在高校檔案信息化管理的過程中，對檔案的儲存、信息搜集等方面還缺少完整的體系，導(dǎo)致了信息不完整，有些信息存在嚴重的失真，在查閱時給工作帶來了嚴重的影響。因此在高校檔案信息化的建設(shè)過程中必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，保障高校檔案信息的完整性和科學(xué)性。

三、實現(xiàn)高校檔案信息化管理的策略

（一）進行數(shù)字化檔案館的建設(shè)。高校檔案信息化管理要結(jié)合本校的實際情況，制定出相應(yīng)的計劃和管理策略。對于學(xué)校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù)要有計劃科學(xué)地實施數(shù)字化管理。數(shù)字化的設(shè)計應(yīng)當(dāng)首先放到學(xué)校的館藏資源當(dāng)中，如學(xué)生的檔案、人事檔案、科研成果等，優(yōu)化館藏資源。對學(xué)校各個院系的兼職檔案員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，實現(xiàn)前端的控制和全程的管理，將具有價值的信息和數(shù)據(jù)歸檔處理，將院系各部門的信息數(shù)據(jù)歸檔入庫。在工作上，各個檔案員要具有工作的主動性和前瞻性，保障數(shù)據(jù)信息的完整和健全。

（二）改進檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。隨著高校檔案的信息化管理腳步不斷加快，在高校檔案管理的體制上有了更高的要求。但目前高校檔案管理還沒有形成統(tǒng)一的體制，管理目標(biāo)和管理機制不統(tǒng)一，因此在高校檔案信息化的建設(shè)過程中首先制定統(tǒng)一的管理目標(biāo)和管理的體制，結(jié)合檔案管理部門的綜合因素制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而實現(xiàn)高校各類檔案的規(guī)范化管理。在高校檔案信息化的建設(shè)中要提高檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量，落實國家和教育部門關(guān)于檔案管理的各項方針和政策，制定統(tǒng)一的嚴格的管理標(biāo)準(zhǔn)，并認真地貫徹執(zhí)行，從而保障高校檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）加強信息化管理人才的培養(yǎng)。隨著信息化進程的不斷加快，高校檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響著檔案管理信息化的水平和程度。檔案管理人員是用戶和資源之間的橋梁和紐帶，隨著高校檔案信息化管理進程的不斷加快，檔案管理人員大多占據(jù)著重要的作用和地位，需要大量高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員為提高檔案管理質(zhì)量作出重要的貢獻。在信息化的背景下，高校的檔案管理人員要不斷地加強自身的管理技能和專業(yè)的知識素養(yǎng)，運用專業(yè)化的信息技術(shù)手段熟練掌握各種操作軟件和信息系統(tǒng)，運用先進的信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的儲存、歸類和整理，從而實現(xiàn)檔案管理的高效化。高校在招聘專業(yè)的管理人才時要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，注重專業(yè)人才的引入，注重管理人員專業(yè)知識和技能方面的培訓(xùn)，加強人員的實踐應(yīng)用能力，并且具備高端的信息技術(shù)操作技能，不斷通過工作鍛煉自身的工作能力，從而形成扎實的管理能力。

（四）保障檔案數(shù)據(jù)的安全。在高校檔案信息化管理的過程中要加強對資源和信息的防護，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的安全防范系統(tǒng)。對計算機上的病毒進行及時清理和防范，加強安全防范體系的建設(shè)，給高校檔案管理人員配備網(wǎng)絡(luò)安全管理員，杜絕非法操作和非檔案管理人員的登錄，定期對檔案的信息系統(tǒng)進行維護和升級，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中潛在的危險。在高校檔案管理的信息化平臺上安裝防火墻和殺毒軟件。提高檔案信息化管理的安全性能。

（五）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和資金投入。目前許多高校在檔案信息化建設(shè)上嚴重缺乏資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，資金基本上滿足檔案資源的基本運行。對高校檔案的資金投入包括加強對高校檔案館的建設(shè)以及信息硬件和軟件，購買維護檔案信息化管理的資金等。由于電子產(chǎn)品的更新周期十分短暫，因此在購買電子產(chǎn)品上的預(yù)算不能一成不變，要根據(jù)實際情況和檔案管理信息化的建設(shè)實際情況增加投入，從而為高校檔案信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

在信息化時代的背景下，高校的檔案管理要結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，建設(shè)信息化的檔案管理體系。檔案信息化管理不但可以實現(xiàn)檔案信息的高效儲存，還實現(xiàn)了辦公的信息化，為高校的科研和教育工作提供了更多的空間和時間，為高校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。高校檔案管理人員要不斷地提高自身檔案信息化管理的能力，加強自身信息化技術(shù)的實踐操作能力，為高校檔案的信息化管理貢獻自身的力量。

（防災(zāi)科技學(xué)院檔案館信息化建設(shè)研究，JY2015B25，防災(zāi)科技學(xué)院教育研究與教學(xué)改革項目。）

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