文/濟南市148協(xié)調(diào)指揮中心 夏偉

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機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)探析

文/濟南市148協(xié)調(diào)指揮中心 夏偉

【摘要】開展機關(guān)檔案管理信息化工作要求檔案管理人員能夠主動參與其中。對于檔案管理信息化而言，檔案信息化和機關(guān)信息化的同步、遵守法律法規(guī)以及做好館藏的數(shù)字化加工，才是檔案管理邁入電子信息管理賦予我們的重要使命，同時也是現(xiàn)階段機關(guān)檔案管理工作的新目標(biāo)、新要求。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)檔案；管理；信息化

作為國家的重要事業(yè)之一，檔案管理對于造福人民、服務(wù)社會有著重要意義。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時代。但是縱觀機關(guān)檔案整體性的管理策略，還存在資金不足、思想認(rèn)識不足、缺少專業(yè)人才等諸多方面的問題，使得機關(guān)檔案的管理工作無法做到與時俱進(jìn)，這樣就可能給機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)帶來阻礙。所以，當(dāng)今時代下的機關(guān)檔案管理工作就應(yīng)該加強信息化建設(shè)與管理，這樣才能推動機關(guān)檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行。

一、機關(guān)信息化與機關(guān)檔案信息化要實現(xiàn)同步推進(jìn)

作為各級機關(guān)部門，應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息化工作對于機關(guān)的重要性，能夠統(tǒng)一規(guī)劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機關(guān)檔案的信息化建設(shè)能具備所需的人力、物力、財力等，從而切實擔(dān)負(fù)責(zé)任，做好各級部門之間的相互協(xié)調(diào)與協(xié)作。協(xié)調(diào)處理能解決檔案信息化建設(shè)遭遇的困難或問題，有效推動建設(shè)檔案信息化與建設(shè)機關(guān)辦公自動化、電子政務(wù)之間的相互協(xié)調(diào)，從而圍繞信息化工作開展檔案的信息化管理工作，使機關(guān)檔案信息化能與機關(guān)信息化實現(xiàn)同步發(fā)展。但機關(guān)信息化要求機關(guān)做到與時俱進(jìn)，從而為機關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)提供更好的環(huán)境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設(shè)問題。在當(dāng)下機關(guān)加強信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)，檔案人員應(yīng)迎難而上，積極參與信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)變成機關(guān)信息化建設(shè)不可或缺的部分，從而將兩者相互地結(jié)合起來，實現(xiàn)機關(guān)的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。要求檔案管理人員迎難而上，就應(yīng)該提升檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，做好檔案信息化管理方面的培訓(xùn)工作，讓他們意識到檔案信息化管理對于機關(guān)發(fā)展的重要性，從而推動機關(guān)檔案信息化與機關(guān)信息化的和諧發(fā)展。

二、專注法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的機關(guān)檔案信息化管理

開展機關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，滿足統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文件歸檔，傳統(tǒng)載體檔案逐漸實現(xiàn)數(shù)字化，并通過數(shù)字化的傳遞、保管和利用等工作，實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化的要求。在檔案的信息化建設(shè)之中，各個機關(guān)都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，這樣才能保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范性、長期可讀性、格式統(tǒng)一性的要求，方便后續(xù)的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發(fā)利用融入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關(guān)檔案管理中應(yīng)該實施集中化管理，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，監(jiān)理文件管理指標(biāo)體系，實現(xiàn)規(guī)范化的電子文件管理。在機關(guān)檔案數(shù)字化加工之前，應(yīng)該得到檔案行政管理部門的認(rèn)可，并且能夠在業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與監(jiān)督下進(jìn)行操作。此外，機關(guān)還應(yīng)不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關(guān)檔案信息服務(wù)功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機關(guān)檔案管理的信息化水平。

三、完善機關(guān)室藏檔案的數(shù)字化加工

機關(guān)在傳統(tǒng)載體檔案信息資源的研究中，應(yīng)該積極開展數(shù)字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發(fā)揮機關(guān)檔案管理部門的綜合優(yōu)勢，整合機關(guān)檔案的信息資源，才能逐漸實現(xiàn)各個部門之間的數(shù)字化檔案管理的互通。各個層次的機關(guān)應(yīng)該對室藏檔案的數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌的安排，這樣才可以嚴(yán)格遵循科學(xué)管理機關(guān)檔案的工作規(guī)律，針對各類基礎(chǔ)性的機關(guān)檔案工作進(jìn)行分類與鑒定，夯實檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)。如果條件允許，機關(guān)應(yīng)盡可能針對紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，并加強多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中的一系列標(biāo)準(zhǔn)與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數(shù)字化檔案管理的具體規(guī)范，就能真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立健全紙質(zhì)檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫。在移交機關(guān)檔案館的紙質(zhì)檔案或其他載體的檔案時，應(yīng)該充分考慮到數(shù)字化的檔案管理。

四、結(jié)論

總而言之，開展機關(guān)檔案管理的信息化工作是一項長久的、系統(tǒng)的過程，想要將現(xiàn)階段的機關(guān)檔案管理工作完善，不局限于傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)狀，就應(yīng)該對機關(guān)檔案管理面臨的問題進(jìn)行妥善地分析和處理，再配合上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，確保技術(shù)、資金等方面到位，就可以做好機關(guān)檔案的信息化管理建設(shè)工作。時代的發(fā)展，讓我們認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實，所以，想要推動機關(guān)的穩(wěn)步發(fā)展，檔案信息化管理工作必不可少。

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