醫(yī)院培訓檔案信息化管理的探討

文/連云港市第一人民醫(yī)院 邵然

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醫(yī)院培訓檔案信息化管理的探討

文/連云港市第一人民醫(yī)院 邵然

【摘要】本文在研究醫(yī)院檔案管理的基礎上，通過分析加強醫(yī)院培訓檔案信息化的意義和目前存在的問題，提出改進的合理化建議，對提升醫(yī)院培訓檔案信息化管理工作具有一定的借鑒作用。

【關鍵詞】培訓檔案；醫(yī)院培訓檔案；檔案信息化

一、醫(yī)院培訓檔案的分類

（一）流程檔案。流程檔案是醫(yī)院培訓組織者在開展培訓過程中形成的過程文件，包括醫(yī)院培訓規(guī)劃、課程評估記錄、講課老師記錄、培訓通知、培訓報名記錄、考勤記錄、培訓評估報告、培訓結果，包括如試卷、成績、證書等相關內容。

（二）授課檔案。授課檔案主要包括以專業(yè)類別劃分的培訓課程內容的檔案資料，可以是文字檔案，也可以是圖片、音視頻檔案；還包括老師的備課筆記和教學筆記。

（三）講師檔案。講師檔案主要由醫(yī)院人力資源部提供或者授課教師自己提供，包括講課老師的基本信息、研究方向、講課內容、講課風格、培訓計劃，還包括培訓后對學員的評價等。

（四）學員檔案。學員檔案主要包括培訓者的基本情況、對培訓課程接受的情況、對培訓課程的滿意度、培訓后的成績、培訓后的反饋等。

二、醫(yī)院培訓檔案信息化的意義

醫(yī)院培訓檔案信息化的意義包括以下幾個方面：

（一）保管科學。醫(yī)院檔案綜合管理部門利用計算機技術，將醫(yī)院培訓檔案電子化，使得信息化后的醫(yī)院培訓檔案便于保管，并且保存、管理更加科學、有效。

（二）利用方便。將醫(yī)院培訓檔案信息化有利于實現(xiàn)醫(yī)院培訓檔案資源及時、有效利用。培訓檔案信息化后，使用便利、查詢高效，檔案利用者不受空間與時間的限制，可最大限度體現(xiàn)檔案的利用價值。

（三）傳播快捷。信息化后的醫(yī)院培訓檔案不僅可以滿足現(xiàn)場培訓者回顧培訓內容的需求，還可以將培訓內容通過計算機網(wǎng)絡推送給更多需要此類培訓的人群，滿足他們的培訓需求。

三、醫(yī)院培訓檔案信息化的現(xiàn)狀和存在的問題

目前，醫(yī)院培訓檔案多采用紙質檔案歸檔模式，即由醫(yī)院綜合檔案管理部門搜集每次培訓的具體信息，將培訓分類，按年度立卷歸檔，每年度一個流水號，每一次培訓編制一個歸檔號。如果是圖片、聲音或者影像檔案，則應該刻錄光盤或者制作成電子文件存檔，但是，從實際情況來看，醫(yī)院培訓檔案圖片、音視頻檔案缺失嚴重，檔案形式、歸檔模式單一，直接影像了醫(yī)院培訓檔案的利用價值，具體存在的問題包括以下幾個方面：

（一）歸檔材料收集缺乏及時性和完整性。要想做好檔案保管工作首先要做好檔案收集工作，檔案收集工作是檔案業(yè)務的基礎。如果沒有完整豐富的檔案材料，就無法充分體現(xiàn)檔案的利用價值，無法滿足社會對該類檔案的需求。目前，醫(yī)院培訓檔案普通存在檔案材料收集不及時，對檔案的歸檔范圍、保管的期限及整理的標準不明確，沒有將收集到的材料加以整理和編研，大部分就是將收集到的文字材料直接塞進檔案盒，這樣造成檔案資源的不完整、不系統(tǒng)、不統(tǒng)一。

（二）信息化滯后，跟不上檔案資源利用的需求。大部分醫(yī)院培訓檔案以紙質檔案為主，將此轉換為電子檔案需要一個過程，常常出現(xiàn)紙質檔案向電子檔案轉換滯后的情況。特別是一些醫(yī)學前沿技術的培訓檔案，由于信息化滯后，直接影響了醫(yī)護人員的學習、利用。另一方面，音頻、視頻檔案缺乏，也給檔案的利用帶來了一定的困難。

（三）缺乏醫(yī)院培訓檔案管理制度。目前，醫(yī)院培訓檔案管理沒有建立一套完整、科學、系統(tǒng)的管理制度。這使得在該類檔案的保管上沒有一個統(tǒng)一的工作流程和工作標準。

四、醫(yī)院培訓檔案信息化管理的幾點思考

（一）建立完善的醫(yī)院培訓檔案管理制度。醫(yī)院培訓檔案管理制度可以借鑒醫(yī)院已形成的其他比較完善的檔案管理制度。依據(jù)這些完善的檔案管理制度，確定符合本單位實際的醫(yī)院培訓檔案材料的收集范圍和保管期限，制定醫(yī)院培訓檔案鑒定、保管、復印、轉辦、借閱、移交等一系列具體辦法和立卷歸檔制度，并依據(jù)制度要求，明確工作人員職責，完整、規(guī)范及時完成歸檔工作，避免醫(yī)院培訓檔案資料遺失。此外，在醫(yī)院培訓檔案管理制度的制定中還應當依據(jù)國家《檔案法》規(guī)定及衛(wèi)生部印發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理辦法》等法規(guī)，并參照《歸檔文件整理規(guī)則》及《歸檔范圍和保管期限規(guī)定》的要求。

（二）采取醫(yī)院培訓檔案紙質檔案與數(shù)字檔案共同歸檔的模式。數(shù)字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。數(shù)字化檔案多以光盤、硬盤、U盤等新型存儲介質為載體。醫(yī)院培訓過程中要做好文字、聲、像資料的收集，將這些資料分類整理儲存，并使用可靠的標識在數(shù)字檔案與紙質檔案之間建立關聯(lián)，以實現(xiàn)紙質檔案與電子格式檔案資源共同歸檔。這種歸檔模式的優(yōu)勢在于既有效地保證了醫(yī)院培訓檔案歸檔的完整性，提高了檔案的利用效率，又可以減少利用過程中對紙質檔案造成的損傷。

（三）加強醫(yī)院培訓檔案的利用與傳播。醫(yī)院培訓檔案是一份寶貴的醫(yī)學、教學、檔案資源。通過對醫(yī)院培訓檔案的收集、編研、管理、利用可以總結出每次培訓過程中的薄弱環(huán)節(jié)，以便在之后組織的培訓中加以改進，這對于提高醫(yī)院教學水平、科研服務具有一定的積極意義。醫(yī)院培訓檔案只有傳播出去為更多人所利用才能體現(xiàn)其自身的價值。目前，檔案的利用方式已經(jīng)不再滿足于在檔案館里查閱，可以通過醫(yī)院網(wǎng)站、官方微信平臺等進行查閱和利用。

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