文/臺州科技職業(yè)學(xué)院 陳晗幽

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高校公文管理與保密問題的研究

文/臺州科技職業(yè)學(xué)院 陳晗幽

【摘要】本文針對高校的公文管理及保密工作進(jìn)行研究，先對其現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其必要性進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的對策，希望具有借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】高校；公文管理；保密問題；研究

一、加強(qiáng)高校的公文管理與保密的必要性

第一，高校參與國家重要決策的公文需要做好管理和保密，高校的科研人員眾多，他們積極地參與我國的重大決策，積極從事學(xué)術(shù)課題研究。因?yàn)槠溲芯康膬?nèi)容有隱秘性，不能對社會公布，所以必須要以社會的形式上傳給政府有關(guān)部門，因此必須要做好公文的管理與保密。第二，高?？萍佳芯恐匾晒嚓P(guān)的公文需要做好管理與保密，高校是我國創(chuàng)新知識、技術(shù)、國防科技、文化傳承的重要基地，在研究的過程中產(chǎn)生了大量的科技秘密，其中部分研究成果達(dá)到世界先進(jìn)水平，大多都是保密項(xiàng)目，申報(bào)、批復(fù)、決算這些項(xiàng)目的相關(guān)公文都是國家機(jī)密，所以必須要做好保密工作。第三，高校需要對政策性公文做好管理與保密，省委黨委或者是地方政府經(jīng)常向高校辦公室派發(fā)涉密公文，辦公室機(jī)要秘書對這些涉密文件進(jìn)行管理，其中關(guān)系到黨和國家的重要決策，對于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會的穩(wěn)定都有重要關(guān)系，其中包含著國家的關(guān)鍵信息，所以對其進(jìn)行妥善管理很有必要。

二、高校公文管理與保密工作現(xiàn)狀

第一，保密意識淡薄，高校的工作人員對保密工作沒有引起重視，一些普通教師和部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為保密工作與自己無關(guān)或者認(rèn)為沒有保密的必要，一些領(lǐng)導(dǎo)對于公文批閱之后，將其與普通文件一起存放，并沒有按照規(guī)定對其單獨(dú)保管，甚至沒有設(shè)置公文管理人員。部分領(lǐng)導(dǎo)把公文留在辦公場所過夜或者安排非黨員收發(fā)公文，導(dǎo)致公文泄密的機(jī)率上升。第二，網(wǎng)絡(luò)管控松懈，有些管理人員為了圖一時的便利，用網(wǎng)絡(luò)把涉密性文件進(jìn)行傳閱，為了便于保管還對文件進(jìn)行電子掃描，增加了泄密的可能性。第三，公文管理人員隊(duì)伍建設(shè)落后，我國部分高校辦公室缺乏專職的公文管理人員，對公文進(jìn)行管理的以兼職居多，人員流動大。這樣就難以開展我國的高校公文保密人員建設(shè)工作。

三、高校公文管理與保密工作面臨的挑戰(zhàn)

第一，迅速增加的涉密文件帶來的挑戰(zhàn)，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及教學(xué)質(zhì)量的提高，人才的培養(yǎng)任務(wù)也日趨加重，在科技研發(fā)和社會服務(wù)方面的涉密文件都有所增加，公文數(shù)量和范圍也在擴(kuò)展，這就給公文的管理和保密帶來了不便。第二，辦公自動化引發(fā)的網(wǎng)絡(luò)泄密挑戰(zhàn)，高校辦公室對于電子信息技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)的使用，雖然提高了辦公整體效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享和協(xié)調(diào)共享，但是由于公文工作傳輸信息方式的改變，保密對象也轉(zhuǎn)變成了無形的電子信息，管理保密工作也從鎖住文件延伸到綜合防護(hù)整個信息系統(tǒng)，這就在一定程度上增加了困難。第三，多校區(qū)辦學(xué)與開放式校園產(chǎn)生的挑戰(zhàn)，由于校區(qū)的增多、校園的開放化，在涉密網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建方面難以進(jìn)行保障。

四、加強(qiáng)高校公文管理與保密工作的對策

第一，加強(qiáng)保密意識，制度措施到位，首先要傳閱規(guī)范，密級文件及密碼電報(bào)要采用專門的處理文件夾，當(dāng)天收發(fā)，如果領(lǐng)導(dǎo)沒有對資料進(jìn)行閱讀也要當(dāng)天及時回收。如果閱文領(lǐng)導(dǎo)較多，可以按照職稱等級先后順序?qū)嵭?。其次，保存要?guī)范，對于高校的資料文件，一定要做好保存工作，對于地市級以上的密級文件與電報(bào)要堅(jiān)持存儲規(guī)范，對于存放的公文要三分開，對絕密公文與普通密級文件分別存放，普通密級文件與非涉密文件分開放，保證管理公文的安全性。此外密級文件需要放在專門的鐵柜中加鎖。最后要借閱規(guī)范，對于密級文件的借閱及文件的登記簿要嚴(yán)格把關(guān)，對于借閱的人物及時間做好登記工作。第二，嚴(yán)格處理公文的利用與保密關(guān)系，對公文進(jìn)行印發(fā)其目的就是為了科學(xué)利用，公文管理人員的職責(zé)就是對公文進(jìn)行利用和管理，如果只是管理而不加利用，那么公文的管理工作就徹底沒有意義，如果只是利用而不加管理，那么對文件的利用也難以開展。想對公文進(jìn)行管理就要注意以下兩點(diǎn)：一方面不能對公文的利用過分強(qiáng)調(diào)，而忽略掉其管理和保密工作，隨意看不該看的內(nèi)容，不僅是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)，也會增加泄密的風(fēng)險(xiǎn)，違背了公文的保密性原則。另一方面不能為了保密就不加以利用，一味將公文放置在保險(xiǎn)柜中，這樣公文就喪失了價值，所以對公文的利用與保密進(jìn)行統(tǒng)一才能積極地開展服務(wù)工作。第三，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，確保保密工作的到位。公文閱辦的主體是領(lǐng)導(dǎo)，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)了解到秘密公文保管的重要性，例如，桌上放著密級文件夾但是人卻離開了辦公室，或者有第三人在場時簽約密級文件等都會帶來安全隱患，此外送去領(lǐng)導(dǎo)那邊簽閱的文件需要當(dāng)天拿回，做到不過夜。只有領(lǐng)導(dǎo)了解了泄密的嚴(yán)重性，才會真正對密級文件給予重視。第四，清退及銷毀密級文件。每到年底，機(jī)要秘書需要根據(jù)登記薄對密級文件進(jìn)行清點(diǎn)，中央級和部分省級文件按照要求進(jìn)行清退，其余沒有保存價值的公文和資料可進(jìn)行銷毀，銷毀公文有焚燒和漿化這兩種辦法。焚燒是把秘密公文放進(jìn)焚燒爐里徹底銷毀。漿化是在指定的造紙廠把公文資料化成紙漿。漿化可以化廢為利，同時又達(dá)到了銷毀秘密公文的目的。但是這兩種方式都需要二人以上執(zhí)行，個人不得私自銷毀文件。此外將公文運(yùn)輸去銷毀的途中也需要格外當(dāng)心文件的散落和遺失，等公文全部銷完后監(jiān)管人員才可以離開。

【參考文獻(xiàn)】

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