文/廣州市花都區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 李巧美

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淺談文件資料的收集與檔案價(jià)值之間的關(guān)系構(gòu)建

文/廣州市花都區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 李巧美

【摘要】為了使得檔案具備相應(yīng)的社會(huì)價(jià)值以及能夠?yàn)槿嗣裉峁┤娴姆?wù)，需要對(duì)文件資料的收集和檔案價(jià)值之間的關(guān)系進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和理解。本文對(duì)文件資料和檔案價(jià)值進(jìn)行概述，并分析了文件資料的收集與檔案之間的關(guān)系。

【關(guān)鍵詞】文件資料；收集；檔案價(jià)值；關(guān)系；構(gòu)建

根據(jù)我國(guó)檔案行業(yè)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案的具體概述為：“國(guó)家部門、社會(huì)機(jī)構(gòu)以及個(gè)人的行為活動(dòng)在社會(huì)發(fā)展過程中形成的具有記錄價(jià)值的歷史事件?！睂?duì)于歷史事件的記錄具有廣泛的意義：其中包括文件資料、影像錄音以及圖紙等。也可以說，檔案是社會(huì)活動(dòng)或者個(gè)人活動(dòng)在社會(huì)環(huán)境中直接形成的具體信息。為了使檔案信息具有較高的利用價(jià)值，需要提高對(duì)文件資料收集的完整性，認(rèn)清文件資料和檔案價(jià)值之間的關(guān)系具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案文化的存在價(jià)值

檔案是對(duì)人類真實(shí)活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)客觀規(guī)律的主要依據(jù)。根據(jù)檔案資料能夠很好地了解歷史事實(shí)，把握現(xiàn)在的社會(huì)生活。檔案是人們從事社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄和文化保存，具有特定的文化價(jià)值以及利用價(jià)值，是人類對(duì)歷史強(qiáng)而有力的考察證據(jù)，檔案文化不僅有利于當(dāng)代子孫的發(fā)展，其所蘊(yùn)含的價(jià)值財(cái)富遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了其它文獻(xiàn)資料。檔案文化是我國(guó)的巨大財(cái)富，是人類文化發(fā)展史的主要載體。一個(gè)國(guó)家的檔案保存得越是久遠(yuǎn)，越能說明此國(guó)家的文化程度較高。檔案文化的具體利用價(jià)值主要有以下幾點(diǎn)：其一，記錄歷史。檔案是對(duì)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，這類記錄具有真實(shí)性，深刻地反映了人們對(duì)自然的認(rèn)識(shí)和改造，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展的歷史進(jìn)程。根據(jù)以往的數(shù)據(jù)實(shí)踐證明，歷史研究需要依靠真實(shí)的數(shù)據(jù)資料，特別是以檔案為歷史研究的依據(jù)，才能夠準(zhǔn)確地反映出歷史進(jìn)程，科學(xué)、合理地總結(jié)歷史的發(fā)展規(guī)律。檔案文化是連接過去和現(xiàn)在的歷史紐帶。其二，是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史憑證。在人們的日常生活中就可以感受到檔案文化的作用。對(duì)于歷史事件的爭(zhēng)議，最具有說服力的依據(jù)是來自于檔案，檔案可以幫助現(xiàn)代人還原歷史真相，再現(xiàn)當(dāng)時(shí)場(chǎng)景，解決爭(zhēng)議之人的心頭疑惑。檔案的原始記錄決定了檔案的利用價(jià)值，是其他材料所不能代替的，具有一定的法律效益。其三，檔案是科學(xué)研究的依據(jù)。科學(xué)研究需要具備一定的信息依據(jù)，一方面，檔案能夠提供原始的歷史借鑒；另一方面，檔案能夠?yàn)榭茖W(xué)研究提供大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及信息資料等。科學(xué)研究的發(fā)展主要依靠研究人員不斷總結(jié)前人留下的寶貴經(jīng)驗(yàn)和研究成果，避免在科研過程中走不必要的彎路，檔案是記錄歷史研究成果的主要依據(jù)，其真實(shí)性和可靠性是其它材料所不能替代的，因而現(xiàn)代研究的任何成果都離不開檔案文化的數(shù)據(jù)支持。

二、文件資料的搜集是保證檔案價(jià)值的前提

檔案是文件資料或者是固化信息在一定條件下的轉(zhuǎn)化，其條件需要符合以下幾點(diǎn)：其一，需要保證該事件的文件資料是辦理完畢的。其二，需要保證文件資料具有一定的利用價(jià)值。其三，需要文件資料是經(jīng)過查考憑證的。檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在檔案價(jià)值的具體作用，即檔案對(duì)個(gè)人、社會(huì)以及國(guó)家是否能夠具有一定的價(jià)值性和可用性，有價(jià)值的檔案信息必須是完整的、齊全的、真實(shí)的信息。要想使檔案具有較高的價(jià)值，并為所需者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，需要使文件資料的收集盡可能做到完整。因此，文件資料的收集具有重要的現(xiàn)實(shí)作用。文件資料的收集相對(duì)于完整、齊全，其利用價(jià)值也就越高。例如，以某人社局檔案管理中心為例，機(jī)關(guān)單位的檔案管理與企業(yè)單位不同，因此檔案管理工作也存在一定的特殊性。長(zhǎng)期在機(jī)關(guān)單位工作的人員通常會(huì)發(fā)現(xiàn)以下情況：各個(gè)科室工作人員的管理工作不夠集中，而且工作事物分配不夠明確，已經(jīng)形成的檔案管理材料不能夠合理完整地存放在管理負(fù)責(zé)人的手中，這樣對(duì)檔案資料的收集工作產(chǎn)生了一定難度，檔案管理人員認(rèn)定的有效材料，不能夠讓其他工作人員也認(rèn)定為有價(jià)值，而檔案材料的價(jià)值性往往存在于具體的細(xì)節(jié)當(dāng)中，除此之外，絕大部分的檔案材料不夠規(guī)范和完整。因此，會(huì)出現(xiàn)重視主件而忽視附件的現(xiàn)象，需要檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的添加和補(bǔ)充。由此看來，文件資料的完整收集是保證檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)。

三、構(gòu)建文件資料和檔案價(jià)值的關(guān)系

（一）加強(qiáng)宣傳力度，提高相關(guān)認(rèn)識(shí)。文件資料的收集工作涉及到不同方面，需要根據(jù)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，有針對(duì)性地進(jìn)行宣傳指導(dǎo)。使我國(guó)各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)以及人民群眾能夠認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于國(guó)家來說具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，是重要的資源來源。由于檔案具有共享資源的特點(diǎn)，所以認(rèn)為文件資料在誰手中就歸誰所有的現(xiàn)象只不過是一些工作人員為了方便自身使用時(shí)的做法，這些做法與檔案法的規(guī)定是相背離的。通過對(duì)《檔案法》進(jìn)行宣傳，將會(huì)使全社會(huì)的檔案意識(shí)有所提高，是我們需要適應(yīng)新時(shí)代的重要任務(wù)和要求，同時(shí)需要我們采取相應(yīng)的措施，根據(jù)法律法規(guī)及各種條例，在一定程度上滿足使用者的需求才能夠使文件資料的收集工作得以順利進(jìn)行。

（二）建立健全的檔案管理制度。建立健全的檔案管理制度是保證檔案具有價(jià)值的基礎(chǔ)和前提，因此，我們需要在建立健全檔案管理體制的同時(shí)，建立以專業(yè)技術(shù)為保證的檔案制度。為了能夠保證檔案制度的文件資料收集完整和齊全，比如可以按照不同類別、不同內(nèi)容進(jìn)行歸類，可以根據(jù)類別歸類分為政府檔案、事業(yè)單位檔案、機(jī)關(guān)檔案等；也可以根據(jù)檔案內(nèi)容歸類為行政檔案、軍事檔案、科技檔案等，不同的檔案分類對(duì)于檔案管理有著重要的作用，可以根據(jù)不同的分類構(gòu)建較為完善的檔案管理體制，使人力資源與社會(huì)保障局的工作效率能夠得到提升，使檔案管理更加具體化，有利于構(gòu)建更加完善的檔案管理體制。根據(jù)《檔案法》制定相關(guān)的實(shí)施計(jì)劃。伴隨現(xiàn)代社會(huì)媒體網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，可以建立起以計(jì)算機(jī)為載體的檔案信息網(wǎng)，明確其中工作人員的具體工作職責(zé)，通過各種形式開展對(duì)文件資料的收集工作，將散落于社會(huì)各個(gè)角落以及個(gè)人手中的資料保存于檔案信息中，并根據(jù)當(dāng)前檔案的具體情況有針對(duì)性地進(jìn)行收集工作?，F(xiàn)代化的管理體系不僅需要專業(yè)的操作人員，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)人才。目前，我國(guó)的檔案團(tuán)隊(duì)依然存在知識(shí)結(jié)構(gòu)過于陳舊、現(xiàn)代管理人才缺乏等現(xiàn)象，因此，建設(shè)能夠收集完整文件資料的人員隊(duì)伍是非常有必要的。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。定期進(jìn)行文書以及檔案工作人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)訓(xùn)練等，能夠提高其專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力，這是做好檔案工作的具體保證，也是檔案建設(shè)工作的重要改革內(nèi)容。因?yàn)闄n案人員是各部門機(jī)關(guān)、各單位資料整理以及歸檔的主要執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)水平和能力的高低是影響檔案工作能否順利展開的關(guān)鍵因素，建立一個(gè)具有業(yè)務(wù)水平高、管理能力強(qiáng)以及具有高度責(zé)任感的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，是有效保證檔案工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。檔案管理工作的好壞在一定程度上取決于檔案管理的工作人員。而檔案涉及過于復(fù)雜和龐大的內(nèi)容，這就要求檔案管理人員需要對(duì)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)進(jìn)行深入的鉆研和學(xué)習(xí)，既需要具有相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)還要有解決問題的實(shí)際能力。應(yīng)該使工作人員積極地進(jìn)行交流和討論，相互學(xué)習(xí)和交流檔案管理的相關(guān)規(guī)定以及管理理念，檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平只有進(jìn)一步地提高，才能夠有效保證檔案工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語：

做好資料收集工作是提高檔案價(jià)值的重要保證。伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和深入，人們?cè)诟鞣N現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中，需要通過對(duì)歷史進(jìn)行研究、繼承和發(fā)揚(yáng)已有的成果，才能有效體現(xiàn)出檔案文化的利用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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