淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

梅州市梅縣區(qū)廣播電視臺(tái) 林嶺春

淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

梅州市梅縣區(qū)廣播電視臺(tái) 林嶺春

文書檔案管理是企業(yè)、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)組織管理工作中重要的內(nèi)容，管理水平的高低對(duì)文書檔案的完整性和質(zhì)量有著很大的關(guān)系。只有將文書檔案的管理水平提高，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案的價(jià)值，但在目前很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作中存在著不少問題，需要檔案管理人員制定相應(yīng)的對(duì)策。

文書檔案；檔案管理；問題；對(duì)策

文書檔案在各個(gè)單位中具有重要的價(jià)值，對(duì)單位的各項(xiàng)活動(dòng)能夠客觀地反映，也是單位管理水平的直接體現(xiàn)，方便單位的管理層對(duì)企業(yè)的管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而找出管理工作中存在的弊端，進(jìn)行科學(xué)的整改。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，文書檔案管理也具備信息化的特點(diǎn)，而文書檔案管理工作中存在的一些問題仍然需要管理人員加以重視。

一、文書檔案管理工作中的不足

（一）事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)。目前，在很多企業(yè)和單位中，文書檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)并不充分，缺乏科學(xué)的認(rèn)知，以至于在管理工作中沒有加以重視，使得文書檔案管理工作難以做到有序開展。造成這樣的情況主要是因?yàn)闄n案管理人員認(rèn)為該工作對(duì)單位的直接效益沒有太大的關(guān)系，因此，在文書檔案管理中過于懈怠。然而事實(shí)上，文書檔案的管理對(duì)單位的良好發(fā)展是有著一定關(guān)系的。就是因?yàn)閱挝粚?duì)文書檔案管理沒有充分的認(rèn)識(shí)，所以在實(shí)施管理制度時(shí)就會(huì)受到各種因素的限制，阻礙了事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。總之，如果單位的領(lǐng)導(dǎo)僅僅注重眼前利益而忽視文書檔案管理，管理人員也沒有形成文書檔案管理的意識(shí)，那么就會(huì)造成文書檔案管理工作的低效率，對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響，管理工作就會(huì)出現(xiàn)各種不該出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

（二）文書工作和檔案管理工作相混淆。文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內(nèi)容，但檔案管理需要在文書工作順利開展的前提下才能夠有效進(jìn)行。當(dāng)前很多單位對(duì)這兩個(gè)工作相混淆，并且沒有做好這兩個(gè)工作的協(xié)調(diào)管理，文書檔案管理人員沒有重視與文秘的工作銜接，以至于文書檔案管理與文書工作相脫節(jié)，使得檔案管理工作難以有序地開展，同時(shí)也一定程度上影響了文秘的文書工作。所以在對(duì)文書工作和檔案管理工作的問題上，兩者是相互聯(lián)系的，檔案管理人員只有正確認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，才能保證工作質(zhì)量。

（三）人員培訓(xùn)不足。人手不足是文書檔案管理工作中普遍存在的問題，究其原因，主要是因?yàn)閷?duì)這一工作重視不足導(dǎo)致的。為了解決人手不足的問題，臨時(shí)補(bǔ)缺文書工作人員是大部分單位所采取的措施，但這些補(bǔ)缺人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)經(jīng)歷，其上崗資格也未經(jīng)考核，因?yàn)槿鄙賹I(yè)的管理知識(shí)和基本的文書檔案管理能力，并不能很好完成崗位工作，不能熟練進(jìn)行分類、立卷等檔案管理。而現(xiàn)有的工作人員也同樣存在培訓(xùn)不足的問題，雖然這些工作人員在職時(shí)間較長(zhǎng)，積累了一定的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但卻缺少知識(shí)的更新與培訓(xùn)，一直沿用舊的工作方法，而一些方法已不能很好地適應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理的工作要求。在信息技術(shù)時(shí)代，文書檔案管理工作能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)施便利化管理，這就要求工作人員及時(shí)了解和掌握新的技術(shù)與方法，并將之應(yīng)用于實(shí)際工作中，與自身的專業(yè)知識(shí)相結(jié)合更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。但接受新的知識(shí)與技術(shù)對(duì)于部分老員工來說具有一定的難度，其思維方式與工作方法都不能快速地跟進(jìn)時(shí)代要求，這就制約了文書檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步。

（四）文書檢索效率問題。手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索是現(xiàn)階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主，對(duì)文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤，認(rèn)為提升文書檔案服務(wù)質(zhì)量需要進(jìn)行更多檢索工具的編制?？偠灾?，沒有能夠很好地在工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檢索效率的主要原因。

二、優(yōu)化文書檔案管理的措施

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度。提高對(duì)檔案管理的重視程度，需要在單位內(nèi)加強(qiáng)宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，如《檔案法實(shí)施辦法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》等。積極調(diào)動(dòng)庫(kù)存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對(duì)文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點(diǎn)中、在單位總體工作規(guī)劃中納入文書檔案工作，增加經(jīng)費(fèi)支持。

（二）注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在互聯(lián)網(wǎng)普及范圍不斷擴(kuò)大與科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應(yīng)注重提升自身的綜合素質(zhì)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應(yīng)新時(shí)代對(duì)于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應(yīng)注意根據(jù)檔案管理要求鼓勵(lì)管理人員參加繼續(xù)教育，在必要的情況下可建立起定期培訓(xùn)制度，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計(jì)劃地參與繼續(xù)教育，從而為專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)的提升奠定基礎(chǔ)，同時(shí)提高檔案管理隊(duì)伍的工作質(zhì)量。另一方面，應(yīng)根據(jù)時(shí)代變化對(duì)檔案管理工作提出要求加快信息化管理進(jìn)程。管理文書檔案的根本目的在于實(shí)現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發(fā)掘檔案價(jià)值，進(jìn)而為生產(chǎn)實(shí)踐提供服務(wù)。為了能夠使檔案資源在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享，則應(yīng)注意加快信息化管理步伐。首先，應(yīng)注意增加信息化管理的經(jīng)費(fèi)投入。其次，應(yīng)注意根據(jù)文書檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設(shè)施、硬件設(shè)施，以便為信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供支撐。此外，應(yīng)加快信息安全機(jī)制的建設(shè)進(jìn)程，在保證檔案信息處于安全狀態(tài)的（三）完善管理工作環(huán)節(jié)。文書檔案的管理工作涉及多個(gè)部門，為了提升管理質(zhì)量，必須重視強(qiáng)化各部門間的溝通與聯(lián)系。首先，管理人員應(yīng)定期到基層單位與相關(guān)部門中收集檔案資料，同時(shí)了解檔案文件的處理情況，在發(fā)現(xiàn)問題的情況下需要及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)與糾正，以確保能夠從各基層單位與相關(guān)部門中收集到完整、齊全及真實(shí)的檔案文件。其次，管理人員應(yīng)定期與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，以有效掌控文書檔案的收集、整理動(dòng)向，以減少文書檔案不及時(shí)歸檔、資料遺失等問題。除了做好部門間的溝通與聯(lián)系工作外，還應(yīng)注重對(duì)檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效完善，保證管理工作具有規(guī)范化的特點(diǎn)。例如，可以根據(jù)檔案管理及利用現(xiàn)狀聘請(qǐng)專業(yè)人員設(shè)計(jì)規(guī)范化管理流程，同時(shí)對(duì)管理小組的人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以保證采用專業(yè)化與程序化的管理方法收集文書檔案、整理文書檔案及利用文書檔案。

基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。

（四）文書工作和檔案工作規(guī)范化銜接。因?yàn)槲臅ぷ髋c檔案工作密切相關(guān)，其質(zhì)量直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，因此，提高檔案的質(zhì)量首先要提高文件質(zhì)量。首先，文件的處理要按照規(guī)定和流程嚴(yán)格操作，科學(xué)分類后立卷歸檔，要做到這一點(diǎn)需要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員對(duì)相關(guān)的文書處理流程的培訓(xùn)，提高其工作技能水平。其次，要注意細(xì)節(jié)部分的相關(guān)工作，比如文書的格式必須按統(tǒng)一的格式，紙張版式、材質(zhì)以及紙面清潔等均要注意到，文件必須及時(shí)處理和歸檔避免遺忘、遺失等現(xiàn)象發(fā)生，要做到這一點(diǎn)需要工作人員具備高度的責(zé)任意識(shí)，并且養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。文書工作和檔案工作兩者規(guī)范銜接，不僅可以避免很多不必要的過失引起不良后果，也使檔案管理工作的效率得到很大的提高。

（五）確保電子檔案的有效保存和安全性。電子檔案是應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行的，應(yīng)用該技術(shù)可以大批量地處理文件，收集整理大量的信息，為文書檔案管理工作的高效進(jìn)行提供了技術(shù)條件，大大節(jié)省了管理文書檔案所需的時(shí)間。但是必須確保電子檔案的有效保存和安全性，首先，在保存這一塊應(yīng)該提高危機(jī)意識(shí)，注意及時(shí)保存文件信息，采取數(shù)字備份功能等，這樣可以避免停電或者計(jì)算機(jī)突然發(fā)生故障而致使文件信息的丟失。其次，在安全性這一塊需要計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的參與，給計(jì)算機(jī)安裝正規(guī)的防毒殺毒軟件、防火墻，預(yù)防計(jì)算機(jī)受到非法攻擊導(dǎo)致檔案信息丟失、泄漏，確保電子檔案的安全性。

三、總結(jié)

文書檔案管理工作在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等各項(xiàng)管理工作中均占有很重要的地位，因此文書檔案管理工作的順利開展意義十分重大。要順利進(jìn)行文書檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變管理理念，提高責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，并且有關(guān)的部門要相互協(xié)調(diào)、互幫互助，使文書檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地展開，為企業(yè)、單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和形象的提高作出貢獻(xiàn)。

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